Sin duda alguna, los procesos de solicitud de propuestas de traducción (RFP) requieren muchos recursos, tanto por parte de los clientes como de los proveedores que envían sus respuestas. Aunque el proceso de RFP puede ser de utilidad por muchas razones, no tiene por qué hacerse cada vez de la misma manera.
La temporada de las RFP ya está en marcha y, cuando la inminente recesión afecte a los presupuestos de localización, será importante seguir ofreciendo traducciones de alta calidad a la vez que se controlan los costes. Pero, ¿cómo se pueden obtener ganancias rápidas cuando los procesos de RFP pueden ser tan largos?
Es hora de hacer cambios, coger los componentes del proceso de RFP más eficaces y combinarlos con métodos más recientes de evaluación del talento, y eso es exactamente lo que hemos hecho.
A continuación, te presentamos cinco formas de cambiar las cosas en tus futuras RFP de traducción para que puedas tomar decisiones más rápidas basadas en datos y atravesar con más facilidad estos tiempos difíciles.
1 - Speed dating (cita rápida)
Algunas empresas han desarrollado una solución de licitación rápida enviando a los socios potenciales una breve solicitud de información (RFI). Las partes interesadas del negocio preparan un documento de requisitos de una página con una descripción general de sus principales desafíos o necesidades. A continuación, programan una videoconferencia, en la que se le plantean una serie de preguntas adicionales al proveedor y se le da un tiempo para responder verbalmente.
Este proceso ayuda a los clientes a poner cara y personalidad a las respuestas de los proveedores y comprender si son auténticos y confían en sus capacidades.
Dependiendo de la declaración de trabajo, el proyecto se puede adjudicar después de esta entrevista o puedes continuar con el proceso con muchos menos proveedores.
2 - Reunión previa a la RFP
Una vez que tengas tu preselección de posibles socios, invita a cada uno de ellos a reunirse contigo en persona antes de la RFP. Durante la visita, podrán familiarizarse con tus equipos, procesos y panorama tecnológico actual, así como con tu cultura empresarial y tu forma de hacer las cosas.
Cuando inicies la RFP, los proveedores podrán adaptar su respuesta mucho más a tus desafíos y necesidades, ya que entenderán mucho mejor cuáles son tus requisitos, lo cual puede reducir las continuas solicitudes de información en un futuro.
3 - Prueba de concepto (PoC, por sus siglas en inglés)
Otra opción es establecer una prueba de concepto. algo que no solo ayuda a gestionar el riesgo, sino que también permite el ingreso de nuevos servicios o tecnologías innovadores, comprender cómo pueden agregar valor y cuantificar ese valor para la organización de una manera escalable.
A través de su proceso iterativo, la PoC permite la colaboración y la innovación de una manera que la RFP tradicional podría no hacerlo, lo cual también ayuda a que otras partes interesadas clave de tu organización se comprometan con el cambio.
4 - Declaración de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés)
Envía a una preselección de candidatos una declaración de trabajo que describa detalladamente las necesidades de tu negocio. Después, pídele a cada proveedor que presente una respuesta de propuesta creativa y personalizada a tu SOW.
Puedes enviarles una plantilla de respuestas para garantizar la consistencia y poder compararlas más fácilmente, pero deja que ellos mismos decidan cómo quieren responder y qué información adicional creen que es necesario incluir.
5 - RFP inversa
En el proceso de RFP convencional, la parte de preguntas y respuestas permite a los proveedores hacer preguntas para que puedan personalizar mejor su propuesta en función de las especificidades del cliente. Si realmente quieres experimentar y cambiar las cosas, puedes convertir esto en tu RFP.
Permite a algunos de los posibles socios hacer un máximo de diez preguntas cada uno sobre tus desafíos comerciales concretos y, a continuación, presentar una propuesta dirigida a ayudarte a resolver dichos retos.
6 - RFP en vídeo
En la evaluación de posibles socios para la prestación de servicios de localización altamente creativos de cursos de formación en línea, contenido de marketing o incluso páginas web y aplicaciones, recibir propuestas en los formatos estándar de Word/PDF podría no ayudar a estos socios a mostrar sus verdaderas capacidades.
En lugar de eso, permite que los proveedores elaboren su respuesta a la RFP en un vídeo de cinco a diez minutos que cuente su historia. Permíteles toda la creatividad que quieran dentro de las pautas de la RFP relativas a la duración del vídeo y los temas requeridos/sugeridos.
Reflexiones finales
Evidentemente, nadie sabe exactamente qué nos depara el futuro. Sin embargo, si se produce una recesión económica, los desafíos actuales a los que ya se enfrentan las organizaciones se multiplicarán. Al evaluar a un posible socio de traducción, asegúrate de tener en cuenta valores como la humildad, en cuanto a la disposición a aceptar la incertidumbre y a adaptarse rápidamente en respuesta a tus circunstancias.
Si deseas más información sobre otras prácticas recomendadas para RFP de traducción y estrategias probadas de planificación de RFP que te ayuden a alcanzar tus objetivos comerciales y reducir costes al mismo tiempo, consulta nuestra Guía completa paso a paso de una solicitud de propuesta de traducción ganadora.