Los eventos y reuniones virtuales se han convertido en el día a día del trabajo de la mayoría de las personas. Con el aumento del trabajo a distancia y la colaboración global, las teleconferencias, los seminarios web, las reuniones virtuales y las reuniones corporativas en línea pueden ser una forma eficaz de juntar a las personas, estén donde estén.
Sin embargo, organizar una reunión virtual y asegurarse de que sea productiva y eficiente puede convertirse en todo un desafío cuando los participantes hablan idiomas diferentes. La comunicación eficaz es clave para garantizar el éxito de cualquier reunión virtual, algo que puede resultar aún más difícil cuando el público es multilingüe.
Puede haber barreras lingüísticas, además de diferentes sutilezas culturales, acentos y dialectos. Estos aspectos pueden generar problemas de comunicación e interpretación que provocan confusiones y suponen un obstáculo para una colaboración efectiva. Las personas con un origen cultural diferente también pueden estar acostumbradas a diferentes estilos de comunicación, actitudes y valores, lo cual, por ejemplo, puede hacer que sea difícil entender las ideas del resto y encontrar puntos en común.
Si bien el idioma es un gran desafío, puede que encuentres igualmente obstáculos con las diferencias horarias y las posibles limitaciones y dificultades tecnológicas.
Con el objetivo de superar estos desafíos, hemos recopilado una lista de mejores prácticas para que te asegures de que tu sesión virtual multilingüe discurre sin problemas. Prepárate para organizar eventos virtuales inclusivos que rompan las barreras lingüísticas e impulsen la accesibilidad global.
La preparación es clave a la hora de organizar cualquier evento virtual, pero resulta crucial cuando se trata de un evento con participantes que hablan diferentes idiomas. A nadie le gustará verse en la situación de asistir a tu sesión y darse cuenta de que se realiza en un idioma que no entiende y que no hay opciones multilingües disponibles. ¿Cómo puedes empezar a prepararte para que tu evento funcione?
Lo primero que tienes que hacer al preparar un evento virtual multilingüe es averiguar cuáles son las necesidades lingüísticas de los asistentes, los anfitriones y los moderadores. Tendrás que elegir los idiomas que se utilizarán y comprobar si hay un idioma común con el que todos los participantes se pueden comunicar cómodamente.
Al explorar las necesidades lingüísticas de los participantes, también podrás determinar si es necesario traducir los documentos de la reunión y los materiales de comunicación, como órdenes del día y presentaciones, lo cual ayudaría a garantizar que todos los asistentes pueden seguir y participar plenamente en la reunión o el evento.
Asimismo, deberías ver si vas a necesitar intérpretes para facilitar el diálogo. La interpretación ayuda a los participantes a entender y participar en la conversación a medida que se va desarrollando. De esta forma, los participantes podrán sentirse implicados y escuchados.
Seguro que alguna vez has estado en una reunión en la que el anfitrión hablaba con el micrófono silenciado, alguien perdió la conexión o los asistentes no podían oír bien a los moderadores. ¿Cómo se pueden evitar estas cosas?
Antes del evento, asegúrate de que todos los participantes tienen el equipamiento adecuado para unirse y participar plenamente. Por ejemplo, que cuentan con una conexión a Internet fiable, un micrófono, una webcam o, incluso, unos auriculares.
Elegir las herramientas correctas es crucial para garantizar el éxito de tu reunión o evento. Deberías elegir una plataforma que sea fácil de usar y fiable y que facilite las herramientas necesarias para asegurarte de que la comunicación es eficaz. Busca opciones que permitan añadir traducción en tiempo real, grabar la sesión, generar notas y resúmenes de la reunión con IA y la posibilidad de tener pistas separadas para cada intérprete. Estas herramientas permiten romper las barreras lingüísticas y, de esta manera, garantizar que todos los participantes puedan entender y participar en la sesión.
Antes de comenzar la sesión en directo, prueba la tecnología y la plataforma para asegurarte de que funcionan correctamente, así evitarás posibles problemas técnicos. Habla con todos los ponentes y los moderadores para que comprueben que su conexión es estable, que la iluminación es buena y que los micrófonos y los dispositivos de sonido funcionan correctamente.
Al realizar estas acciones en la fase de preparación, estarás eliminando las barreras de comunicación potenciales y garantizando que tanto los anfitriones como los asistentes pueden participar de forma igualitaria.
La comunicación eficaz en sesiones multilingües va mucho más allá de ofrecer opciones multilingües. Aunque puede parecer que la comunicación solo se produce durante el evento, en realidad comienza mucho antes de las fases de planificación, con las invitaciones y la promoción previa. De igual manera, tampoco concluye una vez terminado, ya que las comunicaciones posteriores, como los correos electrónicos de seguimiento para los asistentes y los mensajes de agradecimiento para los ponentes, también son fundamentales.
Antes de la fecha, tienes que darle visibilidad a la sesión, ya sea "simplemente" enviando invitaciones a tus compañeros y buscando un hueco compatible en sus calendarios, o preparando una campaña multicanal.
¿Necesitas una página web para el evento o un sitio web totalmente localizado? Si estás preparando una campaña multilingüe por correo electrónico, asegúrate de que el texto se localiza adecuadamente y se adapta al público destinatario. Al hablar de los principales resultados o beneficios del evento, recuerda que las expectativas pueden variar en función de la cultura original de los asistentes y adapta tus mensajes en consecuencia para mostrar qué ofrece la sesión.
Al comunicar en un evento o una reunión virtual, deberías utilizar un lenguaje claro y sencillo que pueda entender todo el mundo. Este aspecto es aún más importante en las reuniones virtuales que en las presenciales, ya que los participantes no pueden recurrir a las señales no verbales, como el lenguaje corporal y las expresiones faciales, para interpretar y entender lo que se está diciendo.
Además, los participantes pueden estar haciendo varias cosas al mismo tiempo o pueden distraerse, así que es importante que se utilice un lenguaje sencillo y directo que mantenga su atención y su participación.
Aparte de estos factores, hay que tener en cuenta, por otro lado, que las limitaciones y los posibles problemas técnicos de las plataformas de comunicación virtual también pueden dificultar la comprensión de un lenguaje complejo o técnico. Por ejemplo, si la calidad del sonido es mala, si hay problemas de conexión a Internet o si se tiene un ancho de banda limitado.
Hazte esta pregunta: ¿esto lo entenderá mi público? Y evita el uso de jerga o terminología técnica que los participantes puedan desconocer.
Las diferencias culturales tienen un rol muy importante en la comunicación, por lo que es fundamental tener en cuenta las sensibilidades culturales de todos los participantes. Evita el uso de un lenguaje o gestos que podrían percibirse como ofensivos o faltos de sensibilidad en otras culturas.
Utilizar juegos para romper el hielo, hacer preguntas con frecuencia y emplear herramientas interactivas, como aplicaciones móviles, pueden ser estrategias perfectas para que los asistentes se sientan incluidos e implicados en las conversaciones y que estas sean más interesantes y dinámicas.
Los recursos visuales pueden ayudar a romper la monotonía de una reunión virtual y a que los asistentes entiendan más fácilmente la información que se está dando. También pueden ser de gran ayuda a la hora de reducir las barreras lingüísticas, ya que aportan una representación visual de la información.
Los moderadores se encargan de garantizar que la reunión o el acto virtual se desarrolla sin problemas y que todos los asistentes pueden comunicarse y participar de forma eficaz. Juegan un papel fundamental a la hora de garantizar el éxito de un evento o una reunión virtual, por eso es crucial asegurarse de elegir a una persona que esté bien equipada para asumir dicha responsabilidad.
Al principio de la sesión, el moderador debería comunicar los objetivos, el orden del día y las normas y expectativas de participación. Este paso es crucial para que todos los participantes estén en sintonía y entiendan sobre qué temas se va a hablar, cómo funcionará la reunión y qué se espera de ellos.
Al fijar las expectativas al principio, también puedes minimizar las confusiones, los malentendidos y las distracciones, y asegurarte de que todos los asistentes se centran en el objetivo del evento, lo cual ayudará a crear un ambiente positivo y productivo y sentará las bases para que tenga éxito.
El moderador también debería encargarse de la gestión del tiempo y asegurarse de que todos los participantes tienen tiempo suficiente para poder hacer preguntas y exponer sus puntos de vista. Además, debería controlar que la reunión o el evento avance y que no se produzcan periodos largos de silencio o inactividad.
En cualquier reunión o evento virtual pueden surgir dificultades técnicas. La responsabilidad de resolver estas cuestiones debería recaer en el moderador, que tiene que ser capaz de solucionar los problemas técnicos, como problemas de conexión a Internet, y garantizar que la reunión o el evento virtual se desarrolla sin ningún contratiempo.
El evento ha terminado, así que ya está. Bueno, no exactamente. Las acciones posteriores al evento son tan importantes como la preparación. El objetivo del seguimiento es asegurarse de que se han alcanzado los objetivos del evento o la reunión e identificar los aprendizajes extraídos que podrían servir para mejorar futuros eventos o reuniones virtuales.
El primer paso del proceso de seguimiento debería consistir en documentar los resultados del evento o la reunión. Aquí puedes incluir las decisiones clave, los puntos de acción y otra información importante de la que se haya hablado durante la reunión virtual.
Se deberían enviar el acta de la reunión y su grabación (si has decidido grabarla) a todos los participantes, independientemente del idioma que hablen, así que tendrás que asegurarte de que están traducidos a los idiomas de destino correspondientes. De esta forma será más probable que todos los participantes conozcan los resultados de la reunión o el evento virtual y puedan tomar las medidas oportunas.
Después de tu reunión o evento, es importante que evalúes su éxito. Puedes hacerlo de varias maneras dependiendo de tus objetivos, por ejemplo, pidiendo a los participantes que te envíen sus comentarios y opiniones, realizando un análisis de las actas de la reunión o utilizando otras métricas, como la asistencia y los niveles de participación.
La información que se recopila durante el proceso de seguimiento es vital para las siguientes sesiones y se debería utilizar para mejorar las reuniones o eventos virtuales futuros. Tal vez tengas que realizar cambios en la plataforma virtual, perfeccionar el proceso de moderación o incorporar nuevas tecnologías para mejorar la comunicación y la participación.
Prepara acciones de seguimiento posteriores a la sesión para asegurarte de que los asistentes reciben un resumen o una relación de las acciones resultantes de la reunión, o para que los clientes y socios potenciales no se olviden de ti. Facilitar un artículo multilingüe sobre el tema, enviar correos electrónicos de seguimiento a través de un punto de contacto al que puedan dirigirse o evaluar su satisfacción e interés en sesiones de seguimiento pueden ser formas eficaces y útiles de mantener el contacto e informar sobre la estrategia de tu próximo evento.
Celebrar reuniones y eventos virtuales multilingües puede ser todo un desafío, pero también es una forma rentable y eficaz de congregar a personas de todo el mundo. Con estas buenas prácticas, puedes asegurarte de que tus reuniones virtuales sean productivas y agradables para todos los participantes, independientemente de dónde estén y de qué idioma hablen.
Es importante recordar que las sesiones virtuales son un componente fundamental en el mundo de los negocios actual y que la comunicación eficaz es un factor clave para asegurarte de que tiene éxito. Tanto si vas a organizar una reunión virtual de negocios como si se trata de un evento virtual para un público internacional, estas buenas prácticas pueden ayudarte a garantizar el éxito de tu encuentro virtual.