Tradicionalmente, muchas empresas globales han permitido que las oficinas regionales gestionen y ejecuten las traducciones de todo tipo, desde el contenido del sitio web, pasando por la documentación y el etiquetado de los productos, hasta las comunicaciones de marketing.
Aunque esto permite el control local/regional y puede dar lugar a lo que parece un ahorro de costes, a menudo puede introducir riesgos para la calidad, la coherencia de la marca y la entrega y, de hecho, puede conducir a la pérdida de control y visibilidad del gasto y los costes.
A continuación, analizamos los retos típicos que plantea el uso de un modelo descentralizado para la contratación de traducciones y las posibles soluciones a los retos típicos de los contenidos multilingües.
Tanto si buscas formas de optimizar la gestión de las traducciones en todos los departamentos o ubicaciones como si diriges un proyecto de contratación de traducciones, continúa leyendo para saber cómo sacar el máximo partido a tus inversiones en traducción.
Al haber muchos proveedores involucrados, cada uno de ellos aporta herramientas y procesos que pueden suponer una carga administrativa para el comprador, ya que cada comprador se adapta a los métodos prescritos por cada proveedor.
Además, puede que cada grupo de compra dentro de la organización MedTech o farmacéutica no valide las cualificaciones de cada proveedor, lo que genera una falta de gobernanza sobre los procesos de calidad, los acuerdos de nivel de servicio y los precios.
En un modelo descentralizado, cada comprador usuario puede utilizar el proveedor de traducciones que desee, lo que da lugar a muchos proveedores locales que no pueden escalar globalmente ni manejar los volúmenes necesarios para cada región.
Es posible que cada proveedor utilice sus herramientas personalizadas que impiden compartir activos de traducción como glosarios terminológicos, guías de estilo y memorias de traducción que podrían beneficiar a los compradores de traducciones. Esto limita la escalabilidad del programa de traducción global; además, se puede perder un ahorro considerable debido a la falta de intercambio y reutilización de contenidos.
Mantener el cumplimiento de los contenidos regulados tanto a nivel global como local puede ser un reto para las empresas que operan en sectores muy regulados, como el farmacéutico, el de dispositivos médicos, el bancario o el de seguros.
Tomando el ejemplo de las empresas farmacéuticas y de dispositivos médicos, en un modelo descentralizado en el que las empresas/divisiones operativas locales controlan el etiquetado local de los productos, es fácil que aparezcan errores. Esto puede llevar a una pérdida de control del contenido de la etiqueta local y a posibles riesgos para la seguridad del paciente o el cumplimiento de la normativa.
Este enfoque también puede crear desajustes o la falta de una única fuente de verdad que puede impedir el uso de la tecnología común de traducción asistida por ordenador y la traducción automática para ayudar a reducir el tiempo y el coste y aumentar la calidad en el proceso de traducción.
Dado que cada usuario/comprador adquiere la traducción de forma independiente, es fácil perder de vista el gasto en traducción.
Además, a menudo la traducción se realiza de forma indirecta a través de un tercero, como una agencia de marketing o un socio consultor, lo que reduce aún más la posibilidad de obtener una visibilidad completa del gasto en traducción.
Es posible que cada una de estas entidades, dentro del ciclo de adquisición de traducciones, no esté negociando el precio más rentable. Esto hace que sea muy difícil para una empresa saber realmente cuánto se gasta en traducciones globales, y mucho menos encontrar oportunidades para racionalizar y reducir los costes. Este modelo no permite una visibilidad global de los KPI de calidad, ya que cada comprador dentro de la organización gestiona e informa sobre las entregas de calidad de forma independiente, si es que lo hace.
¿La solución a todo lo anterior y más? Centralizar las traducciones en un único socio o mantener una lista de proveedores preferentes.
"Muchos cocineros estropean el caldo", y esto puede ser cierto para la gestión de la traducción.
Si hay demasiados proveedores o incluso demasiados pasos, las cosas pueden resultar muy complicadas. Contar con un proveedor de confianza para centralizar todos tus procesos de traducción garantizará un funcionamiento mucho mejor organizado que te permitirá ahorrar a largo plazo, mejorar los plazos de entrega y mantener una alta calidad constante.
Optar por un único socio de traducción o por unos pocos proveedores de confianza para centralizar la gestión lingüística puede dar lugar a un proceso de traducción mucho más eficiente: un proceso de traducción centralizado ahorra costes de traducción y tiempo de entrega y, lo que es más importante, puede reducir los riesgos normativos y mejorar la calidad.
Profundicemos en las ventajas de la contratación única.
Centralizar en un conjunto de tecnologías también tiene sus ventajas. Puede parecer obvio, pero cuando todos los integrantes de la cadena trabajan en la misma plataforma con las mismas herramientas, el proceso de traducción es mucho más eficaz. No hay que preocuparse por encontrar a alguien con las herramientas adecuadas para recibir solicitudes, abrir materiales de referencia y traducir tipos de archivos.
Utilizar un único proveedor de confianza también puede simplificar la gestión de la memoria de traducción (MT). Una memoria de traducción bien mantenida significa que cuanto más contenido se traduzca, más se podrá reutilizar para acelerar la productividad futura y reducir los costes de traducción.
Utilizar un único proveedor para gestionar tus memorias de traducción reduce considerablemente el riesgo de extraviar cualquiera de estos activos lingüísticos esenciales o de no actualizarlos con tus últimas traducciones.
Además, la gestión centralizada de la terminología es clave para garantizar la coherencia de la voz y la terminología de la marca en toda la organización.
Con una base de datos terminológica (un glosario especialmente vinculado a las herramientas de traducción) se pueden realizar comprobaciones adicionales durante el proceso de control de calidad para detectar cualquier caso en el que no se hayan respetado los términos. La actualización de este activo lingüístico contribuye a acelerar la productividad, ya que los lingüistas tienen que realizar menos investigaciones terminológicas.
La gestión centralizada de la terminología garantiza una mejor calidad de la traducción y una identidad de marca coherente para tu público.
Por último, un programa de gestión de la traducción totalmente centralizado y procedente de un único proveedor proporciona una visibilidad total del gasto en toda la cadena. En Acolad, facilitamos la transparencia con el portal de clientes, donde se almacenan y rastrean todas las solicitudes, los presupuestos y los pedidos aprobados.
En Acolad, hemos ayudado a nuestros clientes a implantar un sistema impulsado por la tecnología, la colaboración entre proveedores y la definición de procedimientos operativos estándar (SOP) entre los proveedores seleccionados.
Tanto si las traducciones se gestionan a través de un único departamento como si lo hacen varios equipos en distintas ubicaciones de tu organización, el objetivo es contar con un socio de traducción y localización que permita a todas las partes implicadas realizar su trabajo de la forma más eficaz posible y que pueda asesorarte sobre las mejores prácticas para cada tipo de contenido o dominio empresarial.
Trabajar con un socio de globalización que pueda ver el panorama global y los componentes locales supone poder ofrecer productos y servicios de mayor calidad a tus clientes con retos.