Tout savoir sur la PAO multilingue

Qu'est-ce que la PAO multilingue ? De son utilité aux problématiques liées à la réalisation de documents multilingues, découvrez nos conseils pour mettre en page sereinement vos documents traduits dans différentes langues.

Qu'est-ce que la PAO et à quoi sert-elle en général ?

La publication assistée par ordinateur (PAO) consiste à adapter et mettre en page le contenu d'une publication, telle qu'une brochure ou une présentation PowerPoint, afin de lui donner un format attrayant. Le but du travail de mise en page est de rendre une publication aussi attrayante et facile à utiliser que possible. Le même principe s'applique aux publications imprimées au moyen d'une imprimante ou d'une presse à imprimer, ainsi qu'aux éditions numériques.

Le travail de PAO intervient en réalité dans de nombreux domaines de notre vie quotidienne. Les prospectus publicitaires que nous recevons dans notre boîte aux lettres, par exemple, ont fait appel à un travail de mise en page. C'est aussi le cas des ouvrages que nous lisons dans le cadre de nos loisirs ou apprentissages. Les textes et éléments visuels figurant sur la bouteille de jus de fruit qui se trouve dans notre réfrigérateur ont été positionnés avec soin et dans un but précis. Le même principe s'applique aux panneaux d'affichage que nous croisons dans la rue et qui parviennent (ou non) à capter notre attention.

Cette technique est aussi nécessaire dans les environnements numériques. Une présentation PowerPoint ou un livre électronique nécessitent eux aussi un travail de mise en page, de sorte que l'intérêt du lecteur soit maintenu jusqu'à la fin de la présentation ou de d'ouvrage.

Du reste, la PAO ne se limite pas à l'adaptation et à la mise en page de différents éléments. Le texte y joue également un rôle prépondérant. Les titres se détachent-ils suffisamment bien ? Y a-t-il trop, ou au contraire pas assez de texte ? Le choix de la police et la taille des caractères ont une importance déterminante sur l'ensemble d'une publication.

Prenons le cas d'un manuel d'instructions qui ne comporte absolument aucune illustration, mais dont la quantité de texte est énorme et où les titres se démarquent difficilement du corps de texte. Il est alors peu probable qu'un tel manuel sera consulté d'un bout à l'autre par beaucoup de lecteurs. Même si le contenu est difficile à lire, la mise en page sous PAO permet de l'adapter sous un format plus lisible, de manière à ce que ce manuel remplisse mieux sa fonction. Il serait quand même dommage qu'un contenu dont la production a demandé tellement de temps et d'efforts soit négligé simplement parce que sa présentation est défaillante.

Quels sont les finalités de la PAO ?

Nous venons d'expliquer l'avantage le plus important et le plus évident qui peut être retiré de la PAO. Lorsqu'un contenu imprimé ou numérique est lisible, le message qu'il contient peut être transmis plus efficacement. On ne saurait trop insister sur ce point. La mise en page attire l'attention et invite le lecteur à s'intéresser au contenu. Dans le meilleur des cas, la mise en page est comparable à une lumière qui brille dans l'obscurité et attire les gens vers le contenu.

La PAO entre également pour une part fondamentale dans l'identité visuelle d'une entreprise. Le travail de mise en page en lui-même n'est pas un module distinct. Il fait partie d'un ensemble plus étendu. Pour une entreprise, il est important que les contenus imprimés et visuels soient harmonisés. Sinon, l'entreprise et ses communications risquent d'être plus difficilement identifiables.

Une marque peut par exemple se reconnaître aisément sur l'emballage d'un produit ou la couverture d'un dépliant sans même que le nom de la société n'apparaisse, auquel cas le travail de mise en page et de communication ont atteint leur objectif.

Quand la PAO est-elle nécessaire dans des projets de traduction ?

Qu'est-ce que la PAO a à voir avec la traduction ? À vrai dire, beaucoup. Une fois qu'un contenu est traduit, son équivalent dans la langue cible diffère parfois sensiblement du texte original. La traduction contient très probablement un nombre différent de caractères et de mots, voire des structures de phrases distinctes. Il peut par exemple arriver que la quantité de caractères et de mots augmente au point qu'il soit impossible de faire tenir le contenu traduit dans la langue cible sur une page A4. La situation peut également être inverse : il arrive que le texte traduit dans la langue cible soit beaucoup plus court que l'original et laisse de grands espaces vides dans le document.

Si le projet concerne la traduction d'un catalogue de produits dans une autre langue, il est fort probable qu'un travail de mise en page s'impose. L'espace dévolu aux caractéristiques et au texte de présentation des produits y est restreint, notamment dans les brochures contenant un grand nombre d'articles.

Les rapports annuels d'entreprise, les manuels d'utilisation et les guides de l'utilisateur sont d'autres exemples de contenus pour lesquels une mise en page est nécessaire. Les rapports annuels contiennent des diagrammes assortis d'un texte descriptif. Les manuels d'utilisation et les guides de l'utilisateur contiennent quant à eux des images qui viennent illustrer le contenu textuel. Tous ces éléments doivent être pris en compte au moment où le contenu a été traduit et que débute le travail de mise en page sur le contenu en langue cible. La police de caractères doit-elle être réduite ? La taille d'une photo peut-elle être augmentée de sorte que sa légende soit mieux cadrée ? Il s'agit là de questions classiques pour les professionnels de la mise en page.

Il est rare que le contenu traduit puisse être copié-collé directement, car le nombre de caractères et de mots sont variables d'une combinaison de langues à l'autre. Dans pratiquement tous les cas, il est nécessaire de modifier considérablement la composition et la mise en page.

Ne serait-ce que pour l'article de blog que vous êtes en train de lire : Dans sa version d'origine en finnois, l'article contient 1451 mots et 11 629 caractères.

• En version anglaise, il contient 2230 mots et 11225 caractères
• En version suédoise, il contient 2061 mots et 11574 caractères
• En version danoise, il contient 1788 mots et 10397 caractères

Quelle est la valeur ajoutée qu'apporte le service de PAO d'une agence de traduction ?

Parmi les organisations qui sollicitent des traductions, peu disposent d'une expertise interne en matière de mise en page. Même si elles emploient des graphistes, ceux-ci sont probablement affectés à d'autres tâches et indisponibles pour traiter les travaux de composition et de mise en page urgents. C'est la raison pour laquelle il est tout à fait normal de proposer des services de PAO en complément de ceux de la traduction.

Outre la question des ressources, un autre avantage est que les traducteurs et les professionnels de la mise en page sont ainsi regroupés sous un même toit. La commande d'un travail de traduction et de mise en page en une seule opération permet de gagner du temps, car elle évite de confier les documents à différents experts. Lorsque vous commandez une traduction comprenant un service de mise en page, vous recevez en fin de projet un contenu publiable directement tel quel. Si nécessaire, les spécialistes de la mise en page peuvent demander au traducteur de procéder à une inspection finale du contenu avec la mise en page finalisée. Cette vérification permet par exemple de garantir que toutes les césures de mots et les sauts de ligne sont corrects. Il est particulièrement utile de le prévoir dans les situations où le donneur d'ordre d'une traduction ne connaît pas bien la langue cible.

Lorsque le contexte du projet est clairement délimité, le traducteur peut fournir des conseils ou signaler certains aspects susceptibles de poser problème sur le plan culturel. À supposer par exemple que le support traduit utilise des images ou des couleurs problématiques dans la culture du pays cible, il est facile de les adapter durant la phase de production.

Par ailleurs, les services de mise en page ne se limitent pas exclusivement aux projets de traduction. Les experts d'Acolad peuvent concevoir et composer des mises en page sur la base des directives que vous leur fournissez.

En savoir plus sur les services de PAO du groupe Acolad

Types de contenus qui font le plus souvent appel à la PAO

La liste ci-dessous répertorie les types de contenus les plus courants pour lesquels un travail de mise en page est demandé en complément de la traduction :

• Manuels d'instructions et guides de l'utilisateur à usage interne ou externe
• Emballages de produits contenant beaucoup de texte
• Brochures et catalogues de produits
• Documents de communication, tels que les rapports de société annuels et provisoires ou d'autres documents officiels destinés à une publication multilingue

Cette liste montre que le travail de mise en page peut s'appliquer à presque tous les secteurs d'activité, que ce soit dans le domaine de l'industrie, de la médecine, du droit, du commerce ou des technologies. Certains documents nécessitant une mise en page peuvent avoir vocation à être exploités à la fois en interne et en externe. Au final, le bénéficiaire en est toujours le lecteur, qu'il s'agisse d'un employé, d'un partenaire, d'un représentant des médias ou d'un client.

Conseils d'experts en PAO sur les projets de traduction

Notre offre de prestations inclut également des conseils sur la manière de fluidifier le processus de publication assistée par ordinateur. Pour cela, nous avons interrogé quatre experts de la mise en page travaillant chez Acolad : Marie-Sophie Petit, Christer Saltin, Jouni Jakonen et Ilja Patrikainen.

Les fichiers PDF sont des documents extrêmement courants qui nécessitent un traitement après la traduction. Souvent, il suffit d'y insérer le texte traduit en suivant la même mise en page que celle du document d'origine.

Lorsqu'un client commande la traduction d'un fichier PDF, il convient qu'il communique au chef de projet des instructions concernant le résultat final souhaité. Seule la traduction du contenu est-elle requise ? Si tel est le cas, le texte est « détaché » du fichier d'origine avant d'être traduit, puis remis au client. Si le fichier PDF est destiné à être publié, il convient de préciser si l'usage est prévu en interne ou en externe.

Il est important de garder à l'esprit que, sans les fichiers de travail d'origine, il est impossible de produire un PDF d'un niveau de qualité équivalent à celui du fichier d'origine. Si le contenu est publié en vue d'une utilisation en externe, les meilleurs résultats s'obtiennent en assurant un rendu en haute qualité des images d'origine, en plus du texte.

S'il s'agit d'un projet de traduction urgent comprenant une mise en page, les documents doivent être fournis dans un format éditable. Bien que le texte puisse être rapidement extrait d'un fichier PDF au moyen d'outils de reconnaissance optique de caractères, cette étape peut être évitée.

Il est également souhaitable que les fichiers de travail d'origine soient fournis, car la mise en page et la structure d'un document peuvent se retrouver décalées lors de la conversion d'un format à l'autre.

Cette image montre un exemple de la manière dont la conversion d'un fichier PDF en document Word délite la mise en page de l'original. La disposition du texte d'origine figure sur la partie gauche.

Lorsque vous fournissez un fichier de PAO à traduire, vous devez inclure tous les éléments que celui-ci contient, y compris les images, liens ou polices de caractères spéciales. La mise en page pourra ainsi être effectuée immédiatement après la traduction et le projet ne sera pas interrompu pour cause de supports manquants. Une qualité et un résultat de niveau optimal s'obtiennent en utilisant les éléments d'origine.

Lors de la passation d'une commande de traduction, nos experts recommandent d'utiliser les fichiers originaux. Le contenu peut être généré indifféremment sous Adobe InDesign, Illustrator, FrameMaker, Photoshop ou d'autres logiciels. Le seul critère important à retenir, c'est l'utilisation des fichiers de travail d'origine.

S'agissant des textes à traduire, la recommandation la plus facile à adopter est d'éviter d'insérer des sauts de ligne dans les paragraphes. En d'autres termes, il faut éviter d'appuyer sur la touche Entrée, qui génère un « retour à la ligne forcé » dans le texte. La raison à cela a davantage à voir avec les mémoires de traduction qu'avec le travail de mise en page lui-même. En effet, lorsqu'un retour à la ligne est utilisé dans un paragraphe, il se peut que la mémoire de traduction n'interprète pas correctement les segments traduits. Dans ce cas, le problème qui se pose est que la traduction consignée en mémoire ne pourra pas être réutilisée telle quelle lors de projets de traduction futurs. Si le contenu ne nécessite pas réellement de retours à la ligne dans un paragraphe, évitez d'en mettre. Les avantages liés à la mémoire de traduction en termes d'efficacité et de coût seront ainsi préservés.

Découvrez comment fonctionne la mémoire de traduction

Lors de la création d'un fichier mis en forme, efforcez-vous de prendre en compte l'espace nécessaire à la traduction. Au moment de sa traduction dans une autre langue, il arrive que la quantité de texte augmente de 10 à 30 %, suivant la combinaison de langues considérée. Si un document exigeant un travail de mise en page ne dispose que d'un espace limité pour insérer le texte, il se peut que sa traduction pose des problèmes très complexes. La taille des polices ne peut être diminuée que dans une mesure limitée, car la lisibilité se détériore si la police est trop petite. La réservation d'espace s'impose également lorsque la langue cible est l'arabe ou une langue utilisant l'alphabet cyrillique.

De même que dans toute autre coopération, la clé de la réussite repose sur une communication efficace. Lorsqu'un projet de traduction nécessitant une intervention de PAO s'appuie sur des objectifs clairs, les attentes peuvent être satisfaites de façon plus efficiente. Une compréhension mutuelle s'établit quant aux conditions requises pour obtenir un résultat optimal. Qu'il s'agisse d'une vérification post-traduction avec la mise en page finale effectuée par le traducteur ou de la livraison des fichiers de travail originaux, une communication efficace permet de cerner parfaitement les besoins.

Conseils

• Un fichier PDF ne peut être produit dans une version de qualité équivalente au fichier d'origine que si les fichiers de travail originaux sont sont pas fournis. Quel que soit le fichier PDF concerné, veuillez nous préciser la manière dont vous comptez l'utiliser, afin que nous puissions le traiter de la manière la plus adéquate.
• Dans la mesure du possible, évitez les sauts de ligne dans les paragraphes. Une mémoire de traduction bien structurée permet de réaliser des économies sur le long terme.
• Réservez de l'espace pour contenir le texte traduit. La quantité de texte augmente parfois de 10 à 30 % selon la combinaison de langues. La mise en page d'un texte est plus facile à modifier que le contenu réel.
• Les meilleurs résultats s'obtiennent grâce à une communication efficace.

Une mise en page réussie est un régal pour les yeux et attire l'intérêt du lecteur

Le résultat de la PAO fait partie de notre vie quotidienne, d'une manière ou d'une autre. Des publications mises en page et positionnées de manière attrayante sont disponibles partout. Nous sommes tellement habitués à voir des mises en page de bonne qualité que nous n'y prêtons même plus attention. En revanche, lorsqu'un manuel d'instructions est rempli de texte sans illustrations, ou que les images sont de mauvaise qualité ou ne correspondent pas au texte, cela se voit immédiatement.

Tout contenu se destine à des lecteurs. L'objectif de la PAO est donc de garantir sa présentation dans un format attrayant et accessible. La publication assistée par ordinateur permet de donner vie au contenu destiné à être publié. Ce principe s'applique aux publications de tout type, qu'il s'agisse de supports imprimés ou du rapport d'activité annuel d'une société.

Avez-vous un projet de traduction qui nécessite un travail de mise en page ? Avez-vous besoin de conseils sur les projets qui nécessitent une mise en page ? Demandez l'avis de nos experts, qui se feront un plaisir de vous assister dans vos projets de PAO.

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