Virtuelle møder og arrangementer er for de fleste blevet en konstant i arbejdsdagen. Med væksten i fjernarbejde og globalt samarbejde kan telekonferencer, webinarer, virtuelle sammenkomster eller online-medarbejdermøder være en effektiv måde at bringe folk sammen, uanset hvor i verden de befinder sig.
Men med deltagere, der taler forskellige sprog, kan det blive noget af en opgave at håndtere et virtuelt møde, der er vellykket og produktivt. Effektiv kommunikation er nøglen til succes for enhver virtuel sammenkomst, og når man har at gøre med et flersproget publikum, kan det blive endnu mere krævende.
Der kan være sprogbarrierer, kulturelle nuancer, accenter og dialekter. Disse kan føre til fejlkommunikation og fejlfortolkning, der ender i forvirring og hindringer for effektivt samarbejde. Mennesker med forskellige kulturelle baggrunde kan også være vant til en anden kommunikationstil og andre holdninger og værdier, hvilket for eksempel kan gøre det svært at forstå hinandens indgangsvinkler og finde fælles fodslag.
Men selvom sprog er en stor udfordring, vil du nok også støde på forhindringer, der skyldes forskellige tidszoner, teknologiske begrænsninger og teknologiske vanskeligheder.
Vi har samlet en liste over bedste praksis, der skal være med til at sikre problemfri afvikling af dit flersprogede virtuelle arrangement. Gør dig klar til at være vært for inklusive virtuelle begivenheder, der bryder sprogbarrierer og styrker global tilgængelighed!
Forberedelse er så vigtig ved planlægning af virtuelle begivenheder, og med flersprogede deltagere er det endnu mere afgørende. Ingen ønsker at deltage i dit arrangement kun for at opdage, at den afvikles på et sprog, de ikke kan forstå uden sproglig hjælp. Altså, hvordan forbereder du din succes?
Ved forberedelsen af en flersproget virtuel begivenhed bør du først finde ud af dine deltageres, værters og mødelederes sproglige behov. Det betyder, at du skal vælge, hvilke sprog der skal bruges, og undersøge, om der er et fælles sprog, som alle dine deltagere vil føle sig trygge ved at kommunikere på.
Undersøgelsen af dit publikums sprogbehov vil også hjælpe dig med at bestemme behovet for at oversætte mødedokumenter og kommunikationsmateriale, såsom dagsordener og præsentationer, hvilket vil hjælpe med at sikre, at alle deltagere kan følge med og deltage fuldt ud i mødet eller arrangementet.
Du bør også overveje, om der skal tolke ind over til at understøtte dialogen. Tolkning hjælper alle deltagere med at forstå og deltage i debatten, mens den kører. På den måde føler de sig involveret og hørt.
Du har nok selv siddet i et møde, hvor værten talte og talte, med mikrofonen på lydløs, hvor nogen mistede forbindelsen, eller hvor deltagerne ikke kunne høre mødelederne ordentligt. Så, hvordan kan du undgå det?
Før arrangementet skal du sikre dig, at alle deltagere har det rigtige udstyr til at koble sig på og deltage fuldt ud. Dette vil normalt være en pålidelig internetforbindelse, en mikrofon, et webcam eller måske et headset.
Valget af de rigtige værktøjerer afgørende for succesen af dit møde eller arrangement. Den platform, du vælger at hoste, skal være brugervenlig, pålidelig og levere de nødvendige værktøjer til effektiv kommunikation. Se efter muligheder for at tilføje realtidsoversættelse, optagelse af din session, AI-genererede mødenotater og referater og muligheden for separate spor til alle tolke. Disse værktøjer hjælper med at fjerne sprogbarrierer og sikrer, at alle deltagere kan forstå og deltage.
Før du trykker på live-knappen, skal teknologien og platformen testes for at sikre, at alt fungerer korrekt. Så skulle du kunne undgå tekniske problemer. Sørg for at samle alle dine talere og mødeledere for at tjekke, om deres forbindelse er stabil, at belysningen er god, og at mikrofoner og lydenheder alle fungerer problemfrit.
Med disse forberedelser eliminerer du potentielle barrierer i kommunikationen og får sikkerhed for, at både dine værter og deltagere kan deltage på lige fod.
Effektiv kommunikation ved flersprogede arrangementer er langt mere end at tilbyde flersprogethed. Tilsyneladende sker kommunikationen kun under arrangementet, men den starter allerede før planlægningsfasen med invitationer og promovering forud for arrangementet. Den slutter heller ikke, når arrangementet slutter – kommunikationen efter, i form af opfølgende e-mails til deltagere og takkeskrivelser til talerne, er også afgørende.
Op til dagen skal arrangementet sælges, uanset om det "bare" er at sende invitationer til kolleger og finde det rette tidsrum i deres kalendere eller måske forberede en kampagne til at sende ud i flere kanaler.
Har du brug for en dedikeret landing page til arrangementet eller et fuldt lokaliseret arrangementswebsted? Hvis du forbereder en flersproget e-mail-kampagne, skal e-mailenes indhold være godt lokaliseret til målgruppen for dit arrangement. Husk, at når du reklamerer for arrangementets vigtigste resultater eller fordele, kan der være forskellige forventninger afhængigt af deltagerens kulturelle baggrund, så skræddersy din kommunikation, så det er tydeligt, hvad dit arrangement vil byde på.
Når du kommunikerer virtuelt, på møder eller arrangementer, bør der bruges et klart og enkelt sprog, som alle kan forstå. Det er endnu vigtigere på virtuelle møder end ved fysiske begivenheder, fordi deltagerne ikke kan sætte deres lid til ikke-verbale signaler, såsom kropssprog og ansigtsudtryk, som ellers hjælper med at fortolke og forstå, hvad der bliver sagt.
Deltagerne kan også have gang i flere ting samtidigt eller være lette at distrahere, hvilket gør det vigtigt at holde sproget enkelt og ligetil for at bevare deres opmærksomhed og engagement.
Andre faktorer, som begrænsninger eller tekniske problemer med virtuelle kommunikationsplatforme, kan også gøre det vanskeligt at forstå komplekst eller teknisk sprog, for eksempel hvis der er dårlig lydkvalitet, problemer med internetforbindelsen eller begrænset båndbredde.
Spørg dig selv – vil mit publikum forstå mig? Og undgå at bruge jargon eller tekniske termer, som deltagerne måske ikke er fortrolige med.
Kulturelle forskelle spiller en væsentlig rolle i kommunikation. Det er afgørende at være opmærksom på al kulturel sensitivitet hos alle deltagere. Undgå at bruge sprog eller fagter, der kunne opfattes som stødende eller ufølsomme i andre kulturer.
Ved at bryde isen med små spil, jævnligt stille spørgsmål og bruge interaktive værktøjer, såsom mobilapps, kan man inddrage deltagerne på en perfekt måde og engagere dem i diskussioner, hvilket gør dem mere interessante og dynamiske.
Visuelle hjælpemidler kan hjælpe med at bryde monotonien under et virtuelt møde, hvilket gør det lettere for deltagerne at forstå den information, der præsenteres. En visuel repræsentation af informationen kan også være kraftigt medvirkende til at sænke sprogbarrieren.
Dine mødeledere skal sikre, at det virtuelle møde eller arrangement forløber glat, og at alle deltagere uhindret kan kommunikere og deltage. Mødeledere er afgørende for, hvor godt det virtuelle møde eller arrangement forløber, så det er vigtigt at vælge en person til at indtage denne rolle, som er godt rustet til at påtage sig ansvaret.
Mødelederen skal ved begyndelsen af arrangementet kommunikere mål, dagsorden og eventuelle husregler samt forventningerne til deltagelse. Dette er afgørende, så alle dine deltagere har samme udgangspunkt og forstår, hvilke emner der vil blive diskuteret, hvordan mødet skal afvikles, og hvad der forventes af dem.
Ved at gøre forventningerne klare fra starten af et arrangement vil du også mindske forvirring, misforståelser og distraktioner og sikre, at alle er fokuseret på målet med arrangementet. Dette er med til at skabe en positiv og produktiv atmosfære og lægge op til et vellykket arrangement.
Mødelederen bør også styre tiden og sørge for, at alle deltagere får tid til at stille spørgsmål og komme med deres pointer. Oven i det bør de holde mødet eller arrangementet kørende og undgå lange perioder med tavshed eller inaktivitet.
Tekniske problemer kan opstå under ethvert virtuelt møde eller arrangement. Ansvaret for at løse disse bør ligge hos din mødeleder, der skal kunne lave fejlfinding på tekniske problemer, såsom problemer med internetforbindelse, og sikre, at det virtuelle møde eller arrangement fortsætter glat.
Din begivenhed er nu slut, og det var så det. Faktisk ikke helt. Efterbehandlingen er lige så vigtig som forberedelsen. Formålet med opfølgningen er at sikre, at målene for dit arrangement eller møde er blevet opfyldt og at fange eventuelle erfaringer, der kan bruges til at forbedre fremtidige virtuelle møder eller arrangementer.
Det første skridt i opfølgningsprocessen bør være at dokumentere resultaterne af den. Dette kan omfatte vigtige beslutninger, handlingspunkter og andre vigtige emner, der blev diskuteret under den virtuelle sammenkomst.
Mødeprotokollen og optagelsen (hvis du har besluttet at frigive den) skal distribueres til alle deltagere, inklusive dem, der talte andre sprog, så du skal sikre dig, at disse alle er oversat til dine målsprog. Dette kan hjælpe med at sikre, at alle er opmærksomme på resultaterne af det virtuelle møde eller arrangement og kan træffe passende foranstaltninger.
Efter mødet eller arrangementet er det vigtigt at evaluere, hvor godt det gik. Dette kan gøres på flere måder afhængigt af dine mål, såsom feedback fra deltagerne, en analyse af mødereferaterne og andre målinger, såsom tilstedeværelse og graden af engagement.
De oplysninger, du har indsamlet under opfølgningen, er afgørende for dine næste arrangementer og bør bruges til at forbedre fremtidige virtuelle møder eller arrangementer. Dette kan omfatte ændringer af den virtuelle platform, forbedring af mødeledelsen eller inkorporering af nye teknologier for at forbedre kommunikation og deltagelse.
Forbered opfølgende handlinger efter dit arrangement for at sikre, at deltagerne får en opsummering af handlingspunkter, der er resultatet af mødet, eller at potentielle kunder og partnere ikke glemmer dig. At affatte en flersproget artikel om emnet, sende opfølgende e-mails gennem et kontaktpunkt, de kan nå, eller vurdere deres tilfredshed og interesse for opfølgende arrangementer kan være effektive og nyttige måder at holde kontakten på og oplyse om strategien for dit næste arrangement.
At afholde flersprogede virtuelle møder og arrangementer kan være udfordrende, men det er en omkostningseffektiv og effektiv måde at bringe mennesker sammen fra hele verden. Ved at følge denne bedste praksis kan du sikre, at de virtuelle sammenkomster bliver produktive og underholdende for alle deltagere, uanset deres placering og modersmål.
Det er vigtigt at huske, at virtuelle arrangementer er en kritisk komponent i nutidens globale forretningslandskab, og at effektiv kommunikation er nøglen til deres succes. Uanset om du afholder et virtuelt møde for erhvervslivet eller afholder en virtuel begivenhed for et globalt publikum, kan denne bedste praksis hjælpe med at sikre, at din virtuelle sammenkomst bliver en succes.
Vores eksperter er her for at hjælpe dig, fra forberedelse til opfølgning!