Der er mange måder at strømline oversættelsesprocessen på. Målet kan være at øge omkostningseffektiviteten, speede processen op eller forbedre oversættelseskvaliteten. Hvordan kan man opnå disse mål? Læs videre, og find ud af det.
Hvad ligger der mon i ordet optimere? Lavere priser? Hurtigere levering? Kvalitetssikring?
Hvis jeres oversættelsesbehov udgør tusindvis af sider om året, eller hvis I oversætter hundredtusindvis eller millioner af ord hver måned, anbefaler vi, at I optimerer processen så meget som muligt.
Formålet med optimering er at eliminere så mange manuelle trin som muligt i oversættelsesprocessen. Det sparer penge, og den tid, der frigives fra håndteringen af oversættelser, kan bruges til aktiviteter inden for jeres kerneforretning.
En hurtigere proces indebærer også, at jeres produkter kommer hurtigere på markedet. Hvis lanceringen af et nyt produkt afhænger af, at I bliver færdige med oversættelsen, er der behov for at finjustere processen. Produktlanceringer må ganske enkelt ikke blive forsinket, blot fordi oversættelsen ligger og venter i en e-mail i en persons indbakke, mens vedkommende er på ferie.
Optimering af kvaliteten handler ofte om at opnå vedvarende høj kvalitet og konsekvent terminologi.
E-mail er fortsat den mest anvendte måde at bestille oversættelser på.
Det føles naturligt at kommunikere med en person, ligesom man i øvrigt gør det i andre sammenhænge på jobbet.
Dette diagram viser imidlertid, at processen omfatter mange manuelle trin, der kræver et svar fra en person, enten fra oversættelsesbureauet eller hos kunden. Og diagrammet inkluderer ikke engang de interne godkendelsesprocesser. Det betyder, at processen kan tage adskillige dage – eller til og med uger – at færdiggøre.
Processen skal strømlines, hvis der bestilles oversættelser regelmæssigt og omfanget af materialet er stort.
Der findes mange værktøjer til effektivisering af oversættelsesprocessen. Mange er så almindelige, at de kan benyttes af stort set alle virksomheder, der ønsker at udvikle og optimere deres oversættelsesproces. Selv mindre forbedringer kan have en væsentlig effekt.
Ovenstående diagram viser en typisk oversættelsesproces. Hvis ordren afgives via e-mail, er der behov for mindst fem trin, før teksten når frem til oversætteren. Inden denne proces starter, er der endda også personer, der har udarbejdet det materiale, der skal oversættes, og måske andre personer igen, der har korrekturlæst materialet. Det betyder, at der er endnu flere manuelle trin.
Integration er den bedste metode til at minimere manuelt arbejde i oversættelsesprocessen. Mange mellemfaser kan elimineres gennem integration. I praksis betyder det, at kunden leverer sit materiale til oversættelsesbureauet direkte via deres content management system (CMS). Med andre ord sendes indholdet direkte fra skaberen af indholdet til oversætteren, og oversættelsen leveres direkte til det pågældende CMS-system.
Ideelt set overføres indhold skabt af en technical writer automatisk til oversættelsesbureauet, eller det angives, hvilke målsprog, der er behov for. Indholdet overføres til oversætteren eller oversætterne, og når oversættelserne er færdige, leveres de tilbage til CMS-systemet klar til publicering. I mellemtiden kan den person, der har skabt indholdet fokusere på andre projekter, og processen kræver ikke input fra mange forskellige personer.
Du kan læse mere om integration i et af vores tidligere blogindlæg.
Maskinoversættelse kan være løsningen for jer, hvis I allerede har optimeret oversættelsesprocessen til at køre så glat som muligt, men stadig har brug for at få oversættelserne hurtigere retur. Det fungerer særligt godt, når mængden af oversættelse er stor, og hyppigheden er meget høj. Maskinoversættelse er ideel, når det oversatte materiale kun er beregnet til internt brug.
Den kvalitet, som maskinoversættelse kan levere, er ikke tilstrækkelig i alle sammenhænge. Maskinoversat tekst skal redigeres bagefter, hvis det er til en manual eller dokumenter, der skal være lette at forstå, især hvis det er til kritiske sikkerhedsinstruktioner. I en oversættelsesproces med efterredigering oversættes kildematerialet først ved hjælp af maskinoversættelse, og en person kontrollerer derefter oversættelsen.
Kombinationen af maskinoversættelse og efterredigering sparer ofte både tid og penge.
Du kan læse mere om maskinoversættelse og efterredigering her. Der er også et tidligere indlæg (på engelsk) om maskinoversættelse.
En oversættelseshukommelse er et universelt værktøj i oversættelsesprocessen. Det gør oversættelsesarbejdet hurtigt og effektivt. Når oversættelseshukommelsen er stor nok, bliver oversættelsesprocessen hurtigere, da tidligere oversat indhold kan bruges i nye oversættelser. Dette betyder, at oversætteren kun skal kontrollere, om den tidligere oversættelse, der foreslås af oversættelseshukommelsen, passer i konteksten, eller om den skal redigeres.
Oversættelseshukommelser er især nyttige, når indhold, der er meget ens, skal oversættes jævnligt.
Hvis jeres opgaver ikke er velegnede til integration, og de mængder, der skal oversættes, ikke er store nok til effektiv maskinoversættelse, kan I stadig øge effektiviteten ved hjælp af en kundeportal.
Idéen med en kundeportal er at gøre det let og hurtigt at bestille oversættelser. Processen er gennemsigtig: kunden kan se, hvordan deres oversættelser skrider frem. Portalen kan også bruges til at følge omkostningerne for hvert enkelt projekt og de samlede oversættelsesomkostninger.
Et af de vigtigste mål for en kundeportal er at reducere behovet for e-mails. Det er meget hurtigere og glattere at afgive ordrer, når det sker gennem portalen, og det reducerer mængden af administrativt arbejde. Når medarbejdere, der administrerer oversættelser, får mulighed for at bestille på portalen, kan de afgive ordrer uden at skulle sende ekstra beskeder og anmode om godkendelse. Oversættelserne findes også på portalen i stedet for kun i indbakken hos den person, der bestilte dem.
Termbanker og terminologistyring er hver især gode måder at gøre oversættelsesprocessen mere effektiv på. Vedligeholdt terminologi gør arbejdet lettere for både skabere af indhold og oversættere. Der er ikke behov for at afklare terminologien igen og igen, når de korrekte, aftalte termer findes ét sted.
Det format, som indholdet sendes til oversættelse i, påvirker også oversættelsesprocessens effektivitet. Oversættelsesvirksomheder har mulighed for at behandle næsten ethvert filformat, afhængigt af jeres behov.
Skal det pågældende indhold overføres eller kopieres fra et system til et andet, før det kan videresendes? Skal du oprette en Word-fil til oversættelse? Det betyder ofte, at processen skal gentages i omvendt rækkefølge, når oversættelsen er afsluttet, for at føre det oversatte indhold tilbage til CMS- eller udgivelsessystemet.
Hvis CMS-systemet f.eks. tillader, at indhold eksporteres og importeres i XML-format, er dette et skridt i den rigtige retning. Det vigtige er at undgå at kopiere og forbinde indhold fra et system til et andet.
Når oversættelsesprocessen er finjusteret, er det tid til at fokusere på kvalitet. Hvad er kvalitetsfaktorerne i processen?
Oversættelseshukommelser og termbanker er selvfølgelig vigtige i denne sammenhæng, men hvad har ellers betydning?
Landespecifik validering kan inkluderes i kvalitetssikringsprocessen. I denne proces kontrollerer en medarbejder med et indgående kendskab til målsproget oversættelsen inden den endelige levering. Denne fase sikrer, at oversættelsen opfylder lokale krav med hensyn til både sprog og lovgivning.
Valideringsprocessen kan også automatiseres, hvilket betyder, at det ikke er nødvendigt at sende indholdet separat til hvert land til kontrol.
En oversættelseshukommelse sikrer høj kvalitet, især når det indhold, der oversættes, er relativt ens. Det gør det muligt at genbruge tidligere oversættelser, så der opnås konsistens.
En oversættelseshukommelse sikrer også konsistens, når det er nødvendigt at dele et stort oversættelsesprojekt mellem flere oversættere på grund af en stram tidsplan.
Ud over en oversættelseshukommelse har en opdateret termbank også indflydelse på oversættelseskvaliteten. Det sikrer ensartet terminologi på tværs af alle oversættelser og sprog. Ud over at hjælpe med teknisk terminologi giver en termbank effektiv søgemaskineoptimering.
Ideelt set bør en termbank etableres så tidligt som muligt, men det er aldrig for sent at starte.
Læs om vores TermBANK-løsning til ABB.
Oprettelse af en termbank kræver arbejde, men kunden kan også producere foreløbigt indhold ved hjælp af vores skabelon.
Oversættelseshukommelser, integration, maskinoversættelse og centralisering er vigtige, når det gælder optimering af omkostningseffektiviteten ved oversættelsesprocessen.
En oversættelseshukommelse er et universelt værktøj. Det påvirker ikke kun kvalitet og hastighed, men også omkostningseffektivitet. De projektspecifikke besparelser, der opnås gennem en omfattende oversættelseshukommelse, kan variere fra nogle få procent til et sted i tyverne.
* Tallene i grafen er baseret på en statistisk analyse af Acolad Nordics oversættelseshukommelser. De er indsamlet fra projekter med optimale omkostningsbesparelser.
Oversættelsesvirksomheder bruger altid oversættelseshukommelser. Der oprettes en oversættelseshukommelse for hver nye kunde, og den udvikles løbende. Det betyder, at hvis en kunde f.eks. skifter oversættelsespartner som et resultat af et mere konkurrencedygtigt tilbud, er det vigtigt at give den nye partner oversættelseshukommelsen, så udviklingsarbejdet ikke går tabt.
I integrationen opnås der omkostningseffektivitet ved at reducere mængden af manuelt arbejde væsentligt. Processen kræver ikke input fra flere forskellige personer. Indhold kan sendes til oversættelse med et minimum af manuelt arbejde.
Integration kan spare hundredvis af arbejdstimer på store projekter.
Maskinoversættelse forbedrer ikke kun effektivitet, men også omkostningseffektivitet. Store mængder tekst kan oversættes på få minutter. Kombineret med efterredigering er maskinoversættelse en omkostningseffektiv løsning, når store mængder materiale skal oversættes løbende.
To eller flere metoder kan bruges samtidigt til at strømline oversættelsesprocessen. Nogle metoder kræver lidt mere forberedelse, men hver metode tjener sig ind via besparelse i form af tid eller penge eller begge dele. Det første skridt mod en mere strømlinet oversættelsesproces er at kontakte jeres udbyder af oversættelsestjenester.
Spekulerer du på, hvilken af disse metoder der er bedst for din virksomhed? Eller har du brug for en mere skræddersyet tilgang? Kontakt os, så hjælper vores eksperter dig med at vælge den bedste løsning til videreudvikling af dit oversættelsesprojekt.
Læs om vores oversættelsespartnerskab med Alfa Laval.