Er du ansvarlig for at organisere kurser i din virksomhed? Overvejer du, hvordan du kan sikre, at alle ansatte får den oplæring og uddannelse, de har behov for? Har den eksplosive vækst i at arbejde eksternt fået dig til at tænke på alternativer til kurser, der foregår ansigt til ansigt? Hvis det er tilfældet, så kan vi hjælpe dig.
Til denne artikel interviewede vi Terhi Leppiniemi fra Acolad Nordic og Teemu Vaalasmaa fra Claned Group.
I princippet er der ingen grænser for digitalisering af læring. E-læring kan omhandle næsten ethvert emne. Dette kan ses i praksis ved at kigge på, hvilke typer undervisning, der tilbydes online. Bør al oplæring og uddannelse digitaliseres? Sandsynligvis ikke, da det ikke er alt, der er relateret til arbejdsopgaver eller interne virksomhedsprocesser, som kan gøres til effektiv online undervisning. Nogle ting kan man kun lære ved at gøre dem, og andre ting kan kræve samarbejde med andre.
Når man overvejer at prioritere digitaliseringen, er det værd at spørge, hvor mange medarbejdere, underleverandører eller interessenter kurserne tjener, og på hvilke områder en hurtig skalering af færdigheder kan blive nødvendig.
I bund og grund er digitalisering en investering i fremtiden. Det kan selvfølgelig være en løsning på et eksisterende behov, men velkonstruerede kurser kan tjene virksomheden i lang tid.
Når man overvejer behovet for uddannelse og digitalisering, bør der også tages hensyn til fremtidige behov. Planlægges der væsentlige ændringer eller reformer i din virksomhed, som har stor indflydelse på, hvordan dit personale arbejder? Reformer af operationelle modeller, systemer, nye produkter eller brandet påvirker det daglige arbejde for mange medarbejdere og resulterer ofte i et behov for uddannelse.
Digitalisering af kurser er indsatsen værd, når målgruppen er stor, og behovet for uddannelse er tilbagevendende. Produkt- og servicetræning kan fx digitaliseres til salgs- og kundeservice. En del af introforløb for nye medarbejdere kan digitaliseres, og oplæringen kan ledes af en instruktør der fokuserer på de ting, der er vigtige for de pågældende arbejdsopgaver.
En anden fordel ved digitalisering er, at uddannelsens indhold er det samme for alle. Over tid skal indholdet muligvis opdateres, og de anvendte pædagogiske værktøjer kan udvikles yderligere, men tanken er, at et omhyggeligt implementeret online program kan bruges i lang tid. Det er hurtigt og nemt at implementere små opdateringer i indholdet, hvis dette blev overvejet under design af kurset.
En af fordelene ved digitalisering af kurser er sparede ressourcer. For eksempel er der ikke behov for, at en bestemt ekspert er en fast del af uddannelsespersonalet. Når alt kommer til alt er det muligt at destillere en bred ekspertgruppes ekspertise til e-læring i en form, som tjener forskellige læringsstile. Digitaliserede introforløb giver vigtig information om virksomheden og beskæftigelsesrelaterede emner. Efter kurset kan instruktøren besvare mere specifikke spørgsmål. Tiden brugt med instruktøren kan rettes mod at lære ting, der er nødvendige i direkte relation til arbejdsopgaverne.
Det er også let at nå den tilsigtede målgruppe med digitaliserede kurser. Der er ikke behov for, at vejledere eller HR-afdelingen foretager kalender- og lokalereservationer. Det eneste, der er brug for, er, at personen får tid til at tage kurset. Teamvejlederen eller HR-personalet kan overvåge, at alle afslutter undervisningen, og at de får de nødvendige færdigheder. Ved kurser, der foregår ansigt til ansigt, kan selv et enkelt tilfælde af sygdom eller lignende medføre ulejlighed.
Onlineundervisning, der er tilgængelig når som helst og hvor som helst, gør det også muligt for brugerne at modtage nye oplysninger, lige når de har brug for det, og når det er nemmest for dem.
”Den største besparelse skyldes dog, at indholdet er defineret, opdelt og opsummeret på en måde, som gør det enkelt for målgruppen. Når der er et stort antal brugere, akkumuleres fordelene gennem tidsbesparelser og læringseffektivitet hurtigt.”
Terhi Leppiniemi, chef for kreativt talent, Acolad
"Digitalisering af undervisning i høj kvalitet er en investering i brugernes og hele organisationens fremtid.”
Terhi Leppiniemi, chef for kreativt talent, Acolad
Emner til e-læring er ubegrænsede. Men når du planlægger programmet, er målgruppens størrelse og undervisningens mål de vigtigste ting at overveje. Digitalisering af meget specifik undervisning kan let kræve flere ressourcer end kurser, der foregår ansigt til ansigt eller virtuelt.
Et introforløb er et godt eksempel på en type undervisning, der er velegnet til digitalisering. Det kan bruges til at give en bred præsentation af virksomheden og dens værdier, men også introducere praktiske emner i forbindelse med ansættelsesforholdet, såsom arbejdsmiljø og trivsel på arbejdspladsen.
Fordelen ved digitalisering af introforløbet er, at alle nye medarbejdere får de samme oplysninger, selvom de har forskellige roller i virksomheden. Det de har til fælles er, at de er nye på arbejdspladsen, og det er vigtigt for organisationen, at de lærer virksomheden og dens praksis at kende.
Digitaliserede introforløb er stærkest i situationer, hvor der er høj personaleomsætning, eller virksomheden opererer flere steder. Introforløb i form af e-læring kan også have en positiv effekt på arbejdsgiverens image.
Målet med undervisning i proces- og driftsmodeller er, at den resulterer i, at tingene bliver gjort på den rigtige og aftalte måde i organisationen. En fordel ved undervisning, der udføres digitalt, er, at den kan overvåges. Hvis alle medarbejdere eller personer i en bestemt position har brug for at gennemføre et bestemt program, er det lettere at overvåge deres fremskridt, når undervisningen sker digitalt. At indarbejde øvelser eller prøver i undervisningen kan også sikre, at brugerne lærer de ting, der skal læres.
Procesundervisning for kundeservicemedarbejdere kan bygges omkring leveringsprocessen for en krævende service, et produkt eller en kundeklageproces og dens faser. Naturligvis vil en kunde vide, hvor hurtigt deres klage behandles. Undervisningen hjælper kundeservicemedarbejdere med at forstå processens stadier og give velinformerede svar på kundernes spørgsmål.
Undervisning i driftsmodeller er stærkt knyttet til procesundervisning, men der er ofte behov for at understrege de interne driftsmodeller, der for eksempel kan skyldes juridiske krav. Et eksempel på dette er et kursus inden for overensstemmelse. Se vores kundeeksempel, hvor vi byggede et flersproget e-læringsprogram til Biocodex Nordics om overensstemmelse.
Fordelene ved digitalisering af kurser om produkter eller tjenester er den brede anvendelighed og ensartetheden af indholdet for alle deltagere.
Produkter og tjenester er en integreret del af hverdagen for medarbejdere i produktion samt kundeservice og salg. På samme tid kan det samme kursus også bruges til interessenter. Hvis der er behov for mere detaljerede oplysninger om et produkt eller en tjeneste, er en salgsbrochure ikke altid nok, og en instruktionsmanual er ikke en særligt tiltalende mulighed.
Kurset behøver ikke kun at fokusere på fordelene og funktionerne ved et produkt. Det kan for eksempel også inkludere installationsrelateret information. Se vores kundeeksempel, hvor Acolad leverede en e-læringsløsning til at konvertere en undervisningsinstitutions materiale til et digitalt format.
Det kan være en udfordrende opgave at give oplæring i brugen af et nyt kundestyrings- eller ERP-system til alle de medarbejdere, der har brug for det. Det kan tage lang tid at udvikle de nødvendige kompetencer på kurser, der finder sted ansigt til ansigt. Hvis undervisningen om grundlæggende funktioner digitaliseres og skræddersys til specifikke brugerroller, kan den implementeres mere effektivt. De, der allerede er fortrolige med systemet, kan således koncentrere sig om mere avanceret materiale.
En anden fordel er, at undervisningen kan bruges i fremtiden som introforløb for nye medarbejdere.
Fordelene ved digitaliserede introforløb er som regel langvarige. Det er let at gå tilbage til digitalt indhold, og det kan altid opdateres efter behov.
I praksis afhænger digitalisering af de tilgængelige ressourcer, og der er tre muligheder.
Den første er at udføre digitaliseringen af undervisningen internt og erhverve et læringsstyringssystem. Dette er en god mulighed, hvis virksomheden har mange ressourcer og færdighederne til at digitalisere indhold.
Den anden er at outsource enten digitaliseringen af indholdet eller læringsstyringssystemet. Hvis organisationens egne ressourcer ikke er tilstrækkelige til at digitalisere indholdet, behøver de blot at vedligeholde læringsstyringssystemet og sikre, at de nødvendige programmer er tilgængelige.
Den tredje mulighed er at outsource både digitaliseringen af indholdet og læringsstyringssystemet. I dette tilfælde tager den eksterne partner sig af alle aspekter af digitaliseringen. Dette er den bedste mulighed, hvis der ikke er nok interne ressourcer.
Hvert digitaliseringsprojekt er unikt, men der er visse grundlæggende ting at overveje, når man går i gang med digitaliseringen. Vi har sammensat denne korte liste for at hjælpe dig med at forstå et digitaliseringsprojekts forskellige aspekter.
Ved digitalisering af undervisning er det vigtigste at huske, hvem kurset sigter mod, og hvad målet med det er. At definere disse kan hjælpe dig med at vælge relevant indhold. Disse to ting skal holdes for øje i løbet af hele projektet.
"I kommunikation med målgruppen skal du fokusere på, hvad fordelene ved undervisningen er for deltagerne, eller hvordan det kan hjælpe dem i deres arbejdsopgaver."
Teemu Vaalasmaa, leder for læringsdesign, Claned Group
"Jo mere kritisk undervisningen er, desto vigtigere er det at sætte de rigtige mål."
Terhi Leppiniemi, chef for kreativt talent, Acolad
Hvad angår projektledelse er det vigtigt, at der udpeges en person - eller helst et team - til at håndtere projektet. Hvis der kun kan arbejdes lejlighedsvis på et projekt, fordi der skal være tid til andet arbejde, kan det tage uger eller endda måneder at gennemføre det.
Digitalisering kan være udfordrende, hvis der mangler interne ressourcer. For eksempel kan der være behov for hjælp til at udarbejde et script, der bruges som en ramme for undervisningens indhold. At producere selve indholdet kan også kræve hjælp. Organisationen har muligvis de nødvendige billed-, lyd- og videobehandlingsevner, men folk med disse færdigheder kan have travlt med andre projekter.
”Digitalisering bør påbegyndes med et enkelt mindre kursus for at sikre, at det kan gennemføres. Det, der læres fra dette projekt, kan derefter bruges i følgende projekter. Faren ved at starte med et stort projekt er, at der er risiko for, at det aldrig bliver afsluttet.”
Teemu Vaalasmaa, leder for læringsdesign, Claned Group
Det nødvendige materiale er ofte i digital form og let tilgængeligt. Nogle gange er det nødvendige materiale til programmet dog i trykt eller på anden måde ikke-digital form. Dette inkluderer implicit viden, som kun visse medarbejdere har. I dette tilfælde er det nødvendigt at interviewe eksperter, så deres information kan bruges i undervisningsmaterialet.
”Powerpoint-dias bliver ikke bare lige sådan til undervisning.”
Teemu Vaalasmaa, leder for læringsdesign, Claned Group
Indholdet skal være kortfattet, men det må ikke kun bestå af tekst. Billeder, lyd, video og interaktive elementer hjælper med at holde brugernes opmærksomhed og tjene en række forskellige læringsstile. Billeder og video kan bruges til at understrege en besked og hjælpe med at lære emnet.
Spørgsmål, øvelser, spil eller muligheden for at tilføje kommentarer eller stille spørgsmål fungerer som interaktive elementer. For eksempel kan deltagerne dele implicit viden om bedste praksis vedrørende emnet. Muligheden for at stille spørgsmål tjener også alle, der deltager i kurset. Interaktivitet bryder den lineære progression af et kursus, hvor deltageren ellers kun passivt modtager information.
Læringsstyringssystemet er en væsentlig del af hele projektet. Når du vælger et læringsstyringssystem, skal du være opmærksom på brugeroplevelsen. Selv et fremragende kursus kan gå til spilde, hvis brugeren er frustreret over, at websider indlæses langsomt eller der skal indtastes oplysninger mange forskellige steder.
Brugeroplevelsen bør også overvejes fra administratorens perspektiv. Er det let at oprette et online program, hvor let er det at opdatere indhold, og understøtter læringsstyringssystemet lokalisering?
Det er vigtigt, at brugeroplevelsen er god for både deltagere og administratorer.
Et læringsstyringssystem er mere end bare en udgivelsesplatform. Det giver organisationen vigtig information om programmernes indhold samt fremtidige undervisningsbehov. Afslutter deltagerne ikke bestemte dele af kurser? Er nogle kurser så populære, at folk uden for målgruppen vil tage dem?
I bedste fald kan information produceret af læringsstyringssystemet bruges i virksomhedens forretningsdrift i større skala. Hvordan reflekteres uddannelse af kundeservicemedarbejdere i kundernes tilfredshed? Hvordan reflekteres salgsteamets digitale produktoplæring i det faktiske salg? Hvordan har arbejdsgivernes image udviklet sig med undervisningen? Lær læringsstyringssystemet fra Claned at kende.
Digitalisering af undervisningsmateriale giver målbare og overvågelige resultater. Du behøver ikke at spørge, om dine medarbejdere har gennemført et påkrævet program, fordi du selv kan kontrollere det i læringsstyringssystemet.
Digitalisering er mest gavnligt, når behovet for undervisning er tilbagevendende, og indholdet forbliver det samme. Effektiviteten forbedres, jo større målgruppen er. For eksempel kan et digitaliseret introforløb lokaliseres, så det kan bruges i flere lande.
Velimplementeret digitalisering af uddannelse vil betale for sig selv med sparede ressourcer. Kurser, som foregår ansigt til ansigt, kan fokusere på mere avancerede ting, fordi det grundlæggende er blevet dækket gennem e-læring. Der er ikke behov for en underviser på forskellige virksomhedsplaceringer for at uddanne personalet. Underviseren behøver kun at deltage i digitaliseringen og hjælpe med yderligere spørgsmål bagefter. Der kan også spares tid og kræfter ved at kende deltagernes situation og ved ikke at behøve at planlægge møder og reservere mødelokaler.
Har du brug for hjælp til at skrive et script til et online kursus eller digitalisering af indhold? Er det en udfordring at definere en målgruppe eller et mål for uddannelsen? Fortvivl ikke! Vores eksperter hjælper dig gerne. Tøv ikke med at kontakte os.