Indkaldelse af bud på oversættelser (requests for proposals (RFP)) er ressourcekrævende, både for kunder og for de leverandører, der udarbejder deres bud. Men selvom RFP-processen kan være nyttig af mange årsager, behøver den ikke at blive gjort "på den samme gamle måde" hver gang.
Med RFP-sæsonen godt i gang og med den forestående recession, der vil ramme lokaliseringsbudgetterne, vil det være vigtigt fortsat at få oversættelser af høj kvalitet, mens omkostningerne holdes nede. Men hvordan opnår man hurtige gevinster, når RFP-processen nogle gange kan være så langstrakt?
Det er nu, du skal omstrukturere og bruge de komponenter i RFP-processen, der fungerer mest effektivt, og kombinere dem med nyere metoder til at undersøge talenter, og det er præcis, hvad vi gjorde.
Nedenfor får du fem metoder til at omstrukturere dine fremtidige oversættelses-RFP'er, så du er rustet til at træffe hurtigere datadrevne beslutninger, der bringer dig mere sikkert gennem disse urolige tider.
1 - Speed-dating
Nogle virksomheder har indført en hurtig budløsning ved at sende potentielle partnere en kort RFI (request for information). De interesserede udarbejder en side med krav og behov, der giver et overblik deres vigtigste udfordringer eller behov. Planlæg derefter en videokonference, hvor der stilles en række yderligere spørgsmål til leverandøren, og lad dem svare mundtligt med kort betænkningstid.
På den måde kan kunderne bedre sætte ansigt og personlighed på leverandørernes svar og få en opfattelse af, om de er autentiske og har tillid til egne evner.
Afhængigt af arbejdets omfang kan projektet tildeles efter denne spørgerunde, eller du kan fortsætte processen med en meget kortere liste over leverandører.
2 - Før-RFP-møde
Når du har opstillet din liste over potentielle partnere, kan du invitere hver af dem til at møde dig personligt til et før-RFP-møde. Under besøget vil de blive fortrolige med dine teams, processer og nuværende teknologiske formåen samt din forretningskultur og måde at gøre tingene på.
Når du så lancerer RFP'en, vil leverandørerne meget bedre kunne skræddersy deres bud til dine behov og udfordringer, da de har en meget bedre forståelse af dine krav. Dette kan reducere mange forespørgsler frem og tilbage i løbet af processen.
3 - Proof of Concept (POC)
Et andet alternativ er at indføre et "proof of concept" ( PoC ). Dette er ikke kun med til at styre risici, men muliggør også indførelsen af nye, innovative teknologier eller tjenester, giver forståelse af, hvordan de kan tilføje værdi, og kan kvantificere denne værdi for organisationen på en skalerbar måde.
Ved sin iterative proces giver PoC mulighed for samarbejde og innovation på en måde, som den traditionelle RFP måske ikke gør, og det er også med til at få andre nøgleinteressenter i din organisation til at acceptere forandringen.
4 - Arbejdets omfang
De prækvalificerede leverandører skal have tilsendt din SOW (scope of work), der detaljeret beskriver dine forretningsbehov. Bed derefter hver leverandør om at afgive et kreativt og tilpasset forslag som svar på din SOW.
Du kan medsende en skabelon til svar for at få ensartethed og gøre det nemmere at sammenligne senere, men lad dem bestemme, hvordan de vil svare, og hvilke yderligere oplysninger de mener, det er nødvendigt at inkludere.
5 - En omvendt RFP
I den traditionelle RFP-proces giver spørgerunden leverandørerne mulighed for at stille spørgsmål, så de bedre kan tilpasse deres bud specifikt til kunden. Hvis du virkelig ønsker at eksperimentere og rokke ved tingene, kunne du prøve dette:
Lad de potentielle partnere på din liste stille højst 10 spørgsmål hver om dine særlige forretningsmæssige udfordringer og derefter komme med et forslag, der skal hjælpe dig med at løse disse.
6 - Video-RFP
Når du vurderer potentielle partnere til meget kreative lokaliseringstjenester til e-læring, marketingindhold eller endda websteder og apps, er forslag i standard Word/Pdf-formater muligvis ikke den bedste måde for potentielle partnere til at fremvise deres virkelige formåen.
Lad i stedet leverandørerne producere deres RFP-svar i en 5 til 10-minutters video, der fortæller deres unikke historie. Lad dem være så kreative, som de ønsker inden for rammerne af dine RFP-retningslinjer for krævede/foreslåede emner og videoens længde.
Afsluttende bemærkninger
Selvfølgelig ved ingen præcis, hvad fremtiden vil bringe. Men hvis vi får en økonomisk recession, vil det forværre de nuværende udfordringer, som virksomhederne allerede står over for. Når du vurderer en potentiel oversættelsespartner, skal du sørge for at medregne værdier som ydmyghed, en vilje til at acceptere usikkerhed og evne til hurtigt at kunne tilpasse sig din situation.
Se: Komplet guide til en succesfuld udbudsrunde for oversættelse for at få flere gode praktiske råd og dokumenterede strategier til planlægning af et udbud, der hjælper dig med at nå dine forretningsmål og samtidig reducere omkostningerne.