Staldtips til et vellykket og håndterbart udbud af oversættelser

S

At vælge en oversættelsesudbyder er ikke nogen nem opgave. Et oversættelsesudbud (for nemheds skyld kalder vi det RFP: Request for Proposal) er den bedste standardprocedure til at vælge den rigtige globale indholdspartner eller LSP (Language Service Provider), der ellers nemt bliver en kompleks og tidskrævende investering af ressourcer. Men bare rolig: Vores guide leder dig igennem, trin for trin!

Lad os starte med begyndelsen – og det mest grundlæggende spørgsmål af alle:

Hvad er en oversættelses-RFP egentlig?

En RFP er en indkaldelse af bud, der kan være offentlig eller begrænset, hvori du beskriver et projekt, hvor du søger bud fra leverandører på det sproglige behov, du skal have dækket. Det giver dig mulighed for at sammenligne tilbud fra prækvalificerede leverandører og bede dem om at demonstrere, hvilke løsninger de vil foreslå, med de relaterede USP'er (unikke konkurrencefordele, der ideelt set skulle udskille den ideelle kandidat til opgaven).

En indkaldelse af bud, der er udført rigtigt og velorganiseret, er afgørende for enhver større udgift eller engagement i din virksomhed. Det er ikke kun vigtigt, når det handler om at forbedre dine resultater og øge dit investeringsafkast, men det hjælper dig også med at forhindre potentielle tab.

Men for at det skal være tiden og ressourcerne værd, er det vigtigt at:

• identificere de situationer, der er årsagen til, at du vil investere i dette
• vide, hvordan du afholder en udbudsrunde på den mest effektive og fordelagtige måde.
  
  

Er det virkelig nødvendigt at afholde en udbudsrunde i forbindelse med nye oversættelsesprojekter?

Et oversættelsesudbud kan være den rette tilgang:

• Hvis du endnu ikke har din egen centraliserede oversættelsesproces, selvom du måske har fået lavet oversættelser i mange år – til at optimere kvaliteten, effektiviteten og leveringen af oversættelserne og overvågningen af leverandørerne.
• Hvis du skal i gang med et stort projekt, der kræver en bestemt erfaring eller ekspertise.
• Hvis du ikke er tilfreds med dit nuværende arrangement, der normalt skyldes et af følgende:
  
  
• Utilfredsstillende kvalitet i oversættelser
• Dårlig service (kommunikation, leveringstider osv.)
• Mangelfulde oversættelsesprocesser og -teknologier
• Mangel på komplet servicepakke
• Stigende oversættelsesomkostninger
• Større volumen / flere sprog
  
  

Før du kaster dig direkte ud i det: Kunne du have brug for en RFI (Request for Information eller Anmodning om information) først?

Hvad! – mere endnu? Nogle tænker på en RFI som noget, der godt kan springes over. Selvom dette muligvis kan gå an i mindre projekter, er oversættelsesudbud ofte noget mere komplekse. Hvis du forsøger at presse alle spørgsmål ind i udbudsrunden, kan resultatet blive uoverskueligt og umuligt at håndtere, og det er hverken godt for dig eller de leverandører, du henvender dig til.

Disse er de vigtigste fordele ved først at gennemføre en indledende RFI:

• Jeres udbudsrunder får mere formål og bliver mere præcise.
• Du slipper for at bruge tid på irrelevante svar i udbudsrunden.
• Svarene i din udbudsrunde vil være meget mere informative og sammenlignelige.
• Du gør det nemmere for relevante leverandører at indsende relevante svar.
• Der er større sandsynlighed for, at de ønskede leverandører svarer.
• Hvis du vil, gør RFI-processen det muligt at lave en liste over favoritter.

I skal se RFI som en hjælp til at gennemse alle jeres muligheder. Af samme grund bør RFI kun indeholde få generiske og åbne spørgsmål – lad være med at overdrive.

Målet er at indsamle information og forhåndsudvælge potentielle leverandører til den næste runde! En korrekt udført RFI giver et generelt overblik over leverandørprofiler, hvilket hjælper dig med at blive bekendt med markedet og vælge de leverandører, som du ønsker, skal deltage i den kommende udbudsrunde.

Det skal din fremtidige oversættelses- og lokaliseringspartner kunne

Efter evalueringen af RFI-svarene bør du være i stand til ret præcist at definere, hvilken slags partner du skal satse på. Vigtige spørgsmål, du nu bør kunne svare på:

• Er leverandørens fysiske placering vigtig for jer?
• Hvad er dine minimumskrav, hvad angår succesrate og dokumenteret erfaring?
• Kan dine oversættelsesprojekter håndteres af freelancere?
• Kan du nøjes med en leverandør, der kun specialiserer sig i ét sprog? De har ofte et sort kendskab til stil, terminologi og brug på det givne sprog.
• Kræver mængden af tekst til oversættelse, at du benytter flere sprogleverandører, der håndterer flere sprog på én gang? Disse leverandører arbejder typisk sammen med eksperter indenfor mange forskellige sprog og kan håndtere oversættelser, der varierer i størrelse, formål og fokus.
• Eller har du brug for en global indholdspartner, der kan tilbyde mere end bare at opfylde dine oversættelsesbehov?

Det kan eksempelvis være, at du udover præcise oversættelser også har brug for at få lavet nyt indhold, automatiserede arbejdsgange med den nyeste oversættelsesteknologi, digitalt indhold optimeret for SEO, vejledning og rådgivning.

Kort sagt: Jo større dit projekt er, jo mere komplekst det er, og jo flere sprog det indeholder, desto mere sandsynligt er det, at du har brug for en global partner, der kan tilbyde en komplet tilgang.

For et par flere tips til, hvordan du vælger den rigtige oversættelsespartner, tjek vores blog for en oversigt over de vigtigste fem nøgleovervejelser at tage i betragtning.

Din RFP tager form

Lad os starte fra begyndelsen: Det er vigtigt at bestemme på forhånd, om folk kun skal kunne deltage i udbudsrunden efter invitation, eller om alle kvalificerede leverandører skal kunne byde ind. Hvis det er tilfældet, kan det være en rigtig god idé at give en deadline for alle bud.

Og som ved ethvert andet vigtigt projekt bør du udvælge et team, der skal stå for udbudsrunden – før processen sættes i gang. Deres grundlæggende ansvarsområder bliver at:

• Evaluere buddene
• Håndtere kontraktmæssige forhandlinger
• Være primær kontaktperson mellem sekundære interne interessenter og potentielle partnere

Dette rejser de næste store spørgsmål:

Hvilke interessenter bør du involvere?

Nogle interessenter er mere oplagte end andre. Sørg for, at du ikke overser vigtige dele af puslespillet:

• Et udbud er en oplagt mulighed, men det kan ikke stå alene, da det normalt ikke interagerer direkte med udbydere. 
  
  
• Derfor skal man også involvere de afdelinger, der skal arbejde sammen. De ledere, der har ansvaret for den strategiske planlægning af deres respektive afdelinger, har desuden til opgave at definere de ønskede arbejdsgange, de nødvendige integrationsniveauer, KPI'er ift. kvalitet og volumen osv.
  
  
• IT- og tekniske teams spiller også en afgørende rolle, når det kommer til moderne sprogtjenesteydelser, for eksempel for den nødvendige systemintegration. IT vil være kritisk i forbindelse med automatisering af oversættelses-/lokaliseringsprocessen og alle relaterede systemkrav. Disse folk skal vurdere og undgå risici.
  
  
• Markedsføringsteamet Fra indholdsmarkedsføring til virksomhedskommunikation og fra digital annoncering til multikanalkampagner: Du skal have markedsføringsteamet med ved bordet af mange grunde. Omfatter jeres lokaliseringsbehov også indhold til de sociale medier, hvad end det er sporadisk eller med komplette kampagner? I det tilfælde bliver I nødt til at involvere det specifikke team, der har ansvaret for netop dette.
  
  
• Produktchefer som interessenter er også vigtige! Deres videns- og kommunikationsbehov skal komplementere markedsføringsafdelingens ekspertise i planlægningen af udbudsrunden.
  
  
• Andre indholdsejere kan det være mere problematisk at glemme. Ligger noget af det indhold, der skal oversættes og lokaliseres, indenfor HR-afdelingens ansvarsområde? De skal også inkluderes i RFP-teamet – for at sikre, at deres behov bliver opfyldt med hensyn til formulering, stil, timing, deadlines og fortrolighed.
  
  
• Eventplanlægningsteamenes behov er meget specifikke, både hvad angår ordvalg og stil, men også når det kommer til lokalisering af visuelle elementer og korte deadlines/timing osv. Hvis møder og events afholdes på flere sprog, kan de også have avancerede krav til tolkeservices (på stedet eller via fjerntolkning).
  
  
• Tekniske eksperter er uundgåelige, hvis projektet, der skal lokaliseres, indeholder teknisk indhold, meddelelser, såsom produktdokumentation, struktureret indhold (XML/DITA) eller andre dokumenter, der er typiske for brancher som eksempelvis fremstillingsindustrien. I sådanne tilfælde skal du involvere producenter, udviklere og/eller kollegaer, der kan håndtere disse tekniske dokumenter! Tekniske dokumenter stiller andre sproglige krav, f.eks. til ordlister og oversættelseshukommelser, og de kræver, at oversætteren har specifik viden om emnet.
  
  
• Andre interessenter kan være enhver, der på nogen måde kan bidrage på kildesproget - for at sikre, at alle fornødenheder og mulige begrænsninger bliver taget i betragtning.
  
  

Sørg for, at du har involveret alle de personer, der kan være med til at evaluere, hvorvidt din fremtidige partner kan opfylde alle jeres specifikke krav og imødekomme mulige begrænsninger.

Hvilke oplysninger skal komme fra dig?

Det vigtigste: Fremlæg en oversigt over projektet og baggrundsinformation om din virksomhed:

• Hvem er du? Detaljer om din organisation og hvordan oversættelse/lokalisering stemmer overens med dine forretningsmål.
• Hvad mangler i din eksisterende opsætning af oversættelses- og lokaliseringsprocesser?  Hvad er de største problemer og udfordringer, du i øjeblikket står overfor, når det kommer til oversættelse?
• Hvilken erfaring har du med oversættelse fra før? Ved at dele din erfaring (både god og dårlig) kan leverandører få indblik i, hvad der i din optik karakteriserer et godt samarbejde.
• Hvad er projektets overordnede mål? Vær så specifik som muligt, når du beskriver jeres forventninger. Hvilken type indhold taler vi om? Hvilke platforme og kanaler skal indholdet ud på?
• Hvordan ser dine interne lokaliseringsprocesser ud nu?
• Hvordan ser din teknologiske opsætning ud? For eksempel dit website-CMS eller andet eksisterende indholdsstyringssystem (CMS) samt konnektorer eller integrationer.
• Hvilke sprogkombinationer har I brug for (herunder lokale sprogvarianter)?
• Hvad er den forventede oversættelsesvolumen og -frekvens?
• Hvad ville være de vigtigste emneområder og indholdsformater, herunder efterlevelseskrav?

Jo mere information du oplyser om dine behov, desto bedre kan potentielle partnere skræddersy deres bud til din specifikke situation.

Hvad skal du inkludere i din oversættelses-RFP

• Virksomhedsstørrelse og -struktur
  Dette er vigtigt for dig både i forhold til udskiftning af personale og antal fuldtidsansatte medarbejdere – opdelt efter rolle – eftersom det er gode indikatorer på, hvor stærkt virksomheden står. Ekstra tip: Spørg ind til, hvor stor udskiftning der er blandt vigtige medarbejdere og partnere. En lav udskiftning af medarbejdere er tegn på en god ledelse, en succesfuld forretning og en stabil organisation.
  
  
• Virksomhedslokalitet(er)
  En oversættelsesleverandørs primære lokation og lokale kontorer kan indikere deres styrker og svagheder, hvad angår tilbudte sprogkombinationer.
  
  
• Virksomhedens ledelses- og organisationsdiagram
  Hvis du forstår, hvordan virksomheden er organiseret, vil du hurtigt få en idé om virksomhedskulturen, og hvorvidt den vil være et godt match for din organisation.
  
  
• Kundestyringsoplysninger
  Spørg om, hvordan kundestyringsstrukturen vil se ud for dig, hvem der bliver dit kontaktpunkt, og hvilken slags kundegrænseflader, der vil være på plads.
  
  
• Kundereferencer og casestudier
  Dette giver det dig ikke blot en idé om deres kvalitet, men også om, hvordan du vil blive set: Bliver du en alt for lille eller alt for stor kunde for dem, sammenlignet med deres nuværende kundebase? Forhør dig om, hvor stor en volumen de har oversat samt hvilke sprogkombinationer og hvilke indholdstyper. Ekstra tip: Casestudier kan vise dig, hvorvidt de potentielle leverandører har været proaktive i implementeringen af innovative løsninger for at løse deres kunders problemer.
  
  
• Omkostninger
  Lav en struktureret skabelon, der kan lette efterfølgende sammenligninger. Sortér efter det, der er mest relevant for dig, hvilket generelt vil omfatte alle eller nogle af nedenstående:
  
  • Standardpris for oversættelse pr. ord/time (plus pris for post-editing af maskinoversættelse, hvis relevant)
  • Mulige forskellige priser på forskellige kilde- og målsprog
  • Omkostninger i forbindelse med yderligere behandling, f.eks. DTP
  • Eventuelle skjulte omkostninger i forbindelse med onboarding, f.eks. for implementering/migrering
  • Eventuelle yderligere abonnementsomkostninger, f.eks. for licenser
  • Alle mulige rabatter (typisk for hits fra oversættelseshukommelser og/eller baseret på projektvolumen), yderligere gebyrer (f.eks. for levering dagen efter) og minimumspriser. Ekstra tip: Bed om et prøvetilbud baseret på et typisk projekt for at få en idé om deres samlede prissætning!
• Oversættelsesteknologier og -processer
  Du har muligvis allerede identificeret avancerede teknologikrav, eller også kan du benytte lejligheden til at bede dine potentielle partnere om en vurdering. Afhængigt af dine nuværende arbejdsgange og teknologiske opsætning har du muligvis brug for:

• • Et system til håndtering af oversættelser (TMS = Translation Management System) med en klar tilpasning af hosting-miljø, ansvar og lokation
  • Udvidelse af biblioteker, der potentielt set kan forvandle ethvert projekt til en base for fremtidige oversættelser/lokaliseringer
  • Tydelige procedurer for gennemgang og godkendelse af termer til ordlister
  • Gennemlæsninger med kontekst
  • Cloud-baseret gennemlæsning for flere brugere
  • Opbevaring af dokumenter, der til enhver tid kan hentes frem
  • Kundeportal, der kan tilpasses til at administrere og spore oversættelsesprojekter i realtid
  • Direkte kommunikation med oversættere (valgfrit)
  • Yderligere sprogteknologiske værktøjer

• Kvalitet
  Oversættelser i høj kvalitet får man kun, hvis leverandøren har indført nogle fornuftige processer, hvor de kombinerer manuelle og automatiske kvalitetstjek og samtidig har et godt overblik over samt styr på deres lingvister. Kritiske tip:
  • Stil specifikke spørgsmål om anerkendte kvalitetscertifikater såsom ISO 17100 og ISO 18587 (oversættelsestjenester/post-editing af maskinoversættelse).
  • Bed om resultater fra kundetilfredshedsundersøgelser.
  • Spørg, hvordan afvigelser overvåges og håndteres.
    
    

• IT-infrastruktur, sikkerhed og databeskyttelse
  Oversættelsesprocesser involverer typisk yderst fortrolige oplysninger og indhold. Derfor er det vigtigt, at din udbyder af sprogtjenester kan garantere komplet beskyttelse af dine data. Spørg ind til, hvilke sikkerhedsforanstaltninger dine potentielle partnere har truffet for at beskytte dine oplysninger bedst muligt.
  
  
• Kapacitet og tilgængelighed
  Sidst, men ikke mindst, skal du sikre dig, at din fremtidige leverandør vil være i stand til at håndtere din ønskede mængde oversættelser. Spørg, hvor hurtigt de normalt kan levere et almindeligt projekt.
  
  

Begynder buddene at komme ind? Tiden er inde til evaluering og eventuelle RFQ'er

Grundlæggende spørgsmål, såsom hvem i teamet, der skal evaluere de indkommende forslag, og hvor det største fokus vil være, bør allerede være veldefinerede, før forslagene begynder at komme ind.

I kan sikkert komme langt med et pointbaseret system til at evaluere buddene. Definér en liste over, hvad bud skal indeholde, og hvad det ville være godt at finde i buddet. For eksempel behøver I muligvis ikke en særlig kunderelateret terminologiordliste lige nu, men foretrækker at have denne mulighed i fremtiden - derfor muligheden for rangering.

Overvej nøje, hvad der er bedst for jer – nu og i fremtiden. Resultatet bør være en liste over de mest lovende kandidater. Når der skal vælges blandt disse, bør man have følgende kriterier for øje:

• Var deres bud præcist, og modtog I det til tiden?
• Har de erfaring med oversættelse og indhold indenfor jeres branche/område?
• Kan de skalere deres tjenester, efterhånden som jeres virksomhed vokser?
• Hvor lang tid har de drevet deres virksomhed?

Hvis der skal gås mere i dybden med evalueringen af den eller de fremtidige partnere, kan man også overveje at anmode om:

• Referencer fra eksisterende kunder, der arbejder indenfor samme branche som jer.
• Testoversættelser af indhold, I leverer, så der kan sendes identiske tekster til alle potentielle leverandører og dermed opnås bedre sammenligning af resultatet.
• En RFQ: Et dokument, der præcist beskriver forskellige priser for specifikke tjenester eller produkter. I beder med andre ord leverandørerne om at sende priser på de tjenester, der anmodes om i udbudsrunden.

En RFQ er altså et indkøbsvurderingsværktøj, der fokuserer på de økonomiske aspekter.

Styr mod en god start: Onboarding af din nye globale indholdsudbyder

Når først der er truffet beslutning om jeres sprog- eller indholdsudbyder er truffet, er der emner, der bør defineres på forhånd, hvis de ikke var medtaget i RFP'en.

• Hvilke aktiver har de brug for fra jer, inden de kan gå i gang?
• Hvem står for den teknologiske implementering?
• Er der behov for oplæring? Og i så fald hvilken?
• Hvor lang tid kan I forvente, at processerne tager?
• Hvordan udvælges oversætterne, der skal arbejde på jeres projekt?

Løbende evaluering

Når det nye oversættelsespartnerskab sættes i gang, skal du planlægge regelmæssige kontroller og overvåge KPI'er såsom oversættelseskvalitet, rettidig levering og servicekvalitet.

Det er også godt at afsøge markedet med et eller flere års mellemrum. En god lejlighed til at evaluere de nuværende service, se hvordan de er i sammenligning med potentielt mere innovative tilbud eller partnere, der bedre stemmer overens med din vækststrategi.

For endnu mere dybdegående viden om planlægning af en vellykket RFP, bør I se vores komplette trinvise guide til en vellykket oversættelses-RFP. Der medfølger en praktisk tjekliste i slutningen til at sikre, at I ikke glemmer de vigtigste ting.

Er I ved at forberede et nyt projekt? Inviter os med til udbudsprocessen.