Büro-Auslastung planen? Mit Microsoft Power Apps ganz leicht!

Nach mehr als einem Jahr mit Pandemiewellen und Homeoffice hält in vielen Ländern langsam wieder das normale Leben Einzug. Die Kapazitäten in den Büros bleiben vielerorts erstmal beschränkt. Wegen Abstandsregeln steht nur ein Teil der Schreibtische tatsächlich zur Verfügung. 

Einige Unternehmen fördern außerdem weiterhin das Arbeiten im Homeoffice  – ganz oder teilweise – um Büroflächen zu reduzieren und so Kosten zu senken. Beides führt dazu, dass nicht immer für alle Mitarbeiter ein eigener Schreibtisch im Büro bereitsteht.  

 Auch bei Acolad und Amplexor standen wir vor der Herausforderung, ein effektives Buchungssystem für Arbeitsplätze zu entwickeln. Deshalb haben wir verschiedene SaaS-Tools unter die Lupe genommen. Beim Test stießen wir auf drei weit verbreitete Mängel:  

• Wir konnten keinen eigenen Büroplan erstellen. 
• Die Benutzererfahrung ließ zu wünschen übrig. 
• Die Tools waren zu teuer. 

 Deshalb traten Acoladds Power-Platform-Gurus in Aktion. In nur wenigen Tagen entwickelten sie eine robuste Desk-booking-App – eine Lösung, in die wir unseren eigenen Büroplan integrieren und maximale Kapazitäten individuell festlegen können. Ein weiteres Plus der App ist die herausragende User Experience auf Mobil- wie Desktopgeräten sowie in Microsoft Teams. Und das Beste: Mit einer Office-365-Lizenz ist sie völlig kostenlos! 

Wie funktioniert das Buchen der Arbeitsplätze mit der Microsoft Power Platform? 

Sie melden sich über Ihr eigenes Profil an. Danach können Sie auf der Willkommensseite entweder einen Schreibtisch reservieren oder bestehende Anmeldungen verwalten.

Die Buchung selbst ist ganz einfach: 

• Sie wählen im Kalender den Tag aus, an dem Sie im Büro sein möchten. Der Kalender stellt die durch Sie bereits gebuchten Tage blau, die ausgebuchten Tage rot dar.  
• Nachdem Sie ein Datum ausgewählt haben, bestätigen Sie noch den Zeitraum (ganzer Tag, morgens oder nachmittags) oder definieren eine exakte Zeitspanne mit Uhrzeiten. 
• Im dritten Schritt wählen Sie dann Ihren Schreibtisch auf dem Büroplan aus. Der Plan hat eine clevere Zusatzfunktion: Er stellt belegte Schreibtische rot dar, freie grün. Der von Ihnen bevorzugte Arbeitsplatz ist bereits blau markiert; Sie können aber auch aus allen grünen Plätzen auswählen. 
• Abschließend erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Buchung. Diese können Sie entweder bestätigen, oder Sie kehren für etwaige Änderungen zu einem der vorherigen Schritte zurück.  

Wählen Sie über den Kalender Ihren Wunschtermin aus. Rot bedeutet, dass keine Stellen frei sind.

Wählen Sie Ihr gewünschtes Zeitfenster.

Wählen Sie einen verfügbaren Schreibtisch (grün markiert).

Bestätigen Sie Ihre Buchung!

Power Platform versendet dann eine Bestätigungs-E-Mail und fügt die Buchung automatisch dem Outlook-Kalender hinzu.  

Büro-Manager können eine Übersicht des aktuellen Buchungsstands aufrufen und bei Gesundheits- und Hygienebedenken geeignete Maßnahmen treffen.  

Das Ganze ist ein einfaches, klares Beispiel dafür, wie wertvoll Power Platform für die Prozess-Digitalisierung sein kann. Die Entwicklung der App basiert vollständig auf Lowcode – samt Automatisierung. So hat alles zusammen nicht Wochen oder Monate, sondern wenige Tage in Anspruch genommen.  

Ein weiterer Vorteil ist, dass man diese App auf dem PC, einem Mobilgerät und sogar in Teams verwenden kann. Da wir als Backend ausschließlich SharePoint verwenden, ist die Verwendung im Rahmen einer bestehenden Office 365-Lizenz kostenlos. 

Hätten Sie die App gerne an die Anforderungen Ihres Unternehmens und an Ihren Büroplan angepasst? Oder möchten Sie mit unseren zertifizierten Power-Platform-Experten sprechen, um zu erfahren, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und "app"lizieren können? Lassen Sie uns das einfach besprechen!