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ich für einen Übersetzungsanbieter zu entscheiden, ist keine einfache Sache. Ein RFP (Request for Proposal) hat sich für die Wahl des richtigen globalen Content-Partners und Sprachdienstleisters vielfach bewährt. Dieser Prozess ist jedoch meistens komplexer als gedacht und erweist sich dann als zeit- und ressourcenintensiv. Aber keine Sorge: Unser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt zum Erfolg!
Fangen wir mit der grundlegendsten aller Fragen an:
Was genau ist ein Übersetzungs-RFP?
Ein Übersetzungs-RFP ist eine öffentliche oder auch nur an bestimmte Anbieter gerichtete Ausschreibung mit einer möglichst genauen Projektbeschreibung, damit die Bewerber ein passgenaues Angebot abgeben können. Sie können damit die Angebote der in Frage kommenden Content- und Sprachdienstleister vergleichen. Bitten Sie sie dafür um möglichst vollständige Vorstellungen der jeweligen Lösungen – samt Herausstellen der jeweiligen Alleinstellungsmerkmale (USPs).
Exakt geplant und entsprechend durchgeführt, bietet ein gut strukturierter RFP-Prozess die richtige Grundlage für alle größeren Ausgaben oder Investitionen Ihres Unternehmens. Das ist nicht nur ein wichtiger Schritt für optimale Ergebnisse und bestmögliche Rendite, sondern hilft auch, potenzielle Verluste zu vermeiden.
Damit sich der Aufwand lohnt, müssen aber zunächst folgende Fragen geklärt werden:
- Welche Szenarien rechtfertigen diese Investition?
- Wie handhaben Sie die Ausschreibung am effizientesten und nutzbringendsten?
Brauchen Sie tatsächlich ein Übersetzungs-RFP?
Ein RFP ist besonders sinnvoll für bestimmte Szenarien:
- In Ihrem Unternehmen gibt es noch keinen gut eingespielten, zentralisierten Standardprozess für Übersetzungen, der Qualität, Effizienz, Lieferzeiten und Kosten Ihrer Dienstleister optimiert – auch, wenn Sie vielleicht schon seit Jahren mit Übersetzungen arbeiten.
- Es steht ein Großprojekt an, dessen Bearbeitung spezielle Erfahrung und Expertise voraussetzt.
- Sie sind mit dem Status quo Ihrer Übersetzungsprozesse unzufrieden. Gründe könnten sein:
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- Unzureichende Qualität der Übersetzungen
- Schlechte Service-Qualität (Kommunikation, Bearbeitungszeiten etc.)
- Übersetzungsprozesse und Technologie mit Optimierungspotenzial
- Unvollständiges Service-Angebot
- Explodierende Übersetzungskosten
- Wachsender Übersetzungsbedarf/ weitere Sprachen.
Sollten Sie vielleicht erstmal einen RFI (Request for Information) erstellen?
Upps, noch ein Arbeitsschritt?! Vielen meinen, ein RFI lasse sich leicht überspringen. Auf kleinere Projekte kann das zutreffen – aber Übersetzungs-RFPs sind im Allgemeinen komplexer! Wenn Sie alle Vorab-Fragen in den RFP packen, entsteht schnell ein unübersichtliches Konstrukt, das niemandem nützt − weder Ihnen noch den angesprochenen Anbietern.
Ein vorgeschalteter RFI bietet gleich mehrere Vorteile:
- Der anschließende RFP ist wesentlich zielgerichteter und übersichtlicher.
- Ihr RFP wird keine irrelevanten Angebote bekommen.
- Die Angebote fallen wesentlich informativer aus und lassen sich besser vergleichen.
- Sie bekommen die richtigen Antworten von den richtigen Anbietern.
- Die interessantesten Anbieter werden in der Tat antworten.
- Sie können mit Hilfe des RFI auch schon eine Vorauswahl treffen.
Stellen Sie sich den RFI als eine Art Vorsondierung vor, mit der Sie Ihre Optionen ausloten. Er sollte daher einige allgemeinere, offene Fragen umfassen – nur übertreiben Sie es nicht.
Es geht um Vorab-Informationen, mit denen Sie interessante Anbieter identifizieren für die nächste Runde. Richtig aufgestellt, verschafft Ihnen der RFI einen guten Überblick über den Markt und die verschiedenen Profile. So können Sie geeignete Kandidaten für Ihren RFP auswählen.
Das sollte Ihr künftiger Übersetzungs- und Lokalisierungspartner können
Nach Auswertung der RFI-Antworten lässt sich in der Regel recht gut abschätzen, welche Content- und Sprach-Partner die richtigen sein könnten. Über diese wesentlichen Fragen sollte nun Klarheit herrschen:
- Ist der physische Standort des Partners für Sie relevant?
- Welche Mindestanforderungen stellen Sie an Erfolgsbilanzen und nachweisbare Erfahrung?
- Eignen sich Ihre Übersetzungsprojekte für Freiberufler:innen?
- Wären auf eine Sprache spezialisierte Anbieter für Sie sinnvoll? Diese sind für die jeweilige Zielsprache meist besonders qualifiziert, wenn es um Stil, Terminologie und natürlichen Gebrauch geht.
- Rechnen Sie mit hohen Volumina, die eher für multilinguale Dienstleister sprechen, die mehrere Sprachen gleichzeitig abdecken? Normalerweise arbeiten diese Anbieter mit Experten für unterschiedlichste Sprachen zusammen und können Übersetzungen skalierbar liefern, für verschiedenste Themen und Verwendungszwecke.
- Oder brauchen Sie einen weltweit agierenden Content-Partner, dessen Service- und Technologie-Portfolio weit über Übersetzungen hinaus reicht?
Das ist der Fall, wenn Sie mehr brauchen als akkurate Übersetzungen – etwa auch Content-Erstellung, automatisierte Workflows, neueste, effektivste Übersetzungs-Technologie, SEO-Optimierung Ihres digitalen Contents sowie qualifizierte Beratung.
Kurz gesagt: Je größer und komplexer Ihre Projekte sind und in je mehr Sprachen sie übersetzt werden, desto sinnvoller ist ein globaler Content-Partner mit einem Service-Angebot von A bis Z.
Wenn Sie noch mehr Tipps brauchen, wie Sie den richtigen Übersetzungspartner finden, lesen Sie unseren Blog über die fünf wichtigsten Kernpunkte dieser Entscheidung.
Ihr RFP in der Praxis
Das Wichtigste zu Beginn: Entscheiden Sie bereits im Vorfeld, ob sich der RFP nur an bestimmte oder generell an alle qualifizierten Anbieter richten soll. Eine Frist für die Angebotsabgabe is auf jeden Fall sinnvoll – in letzterem Fall erst recht.
Stellen Sie, wie bei jedem wichtigen Projekt, auch Ihr RFP-Team schon vor Beginn des Prozesses zusammen. Bestimmte Standard-Aufgaben gilt es immer zu verteilen:
- Auswerten der Angebote
- Führen von Vertragsverhandlungen
- Vermitteln zwischen sekundären internen Stakeholdern und möglichen Partnern.
Daraus ergibt sich die nächste wichtige Frage:
Welche Stakeholder gehören mit ins Boot?
Einige sind offensichtlich. Aber Sie sollten kein Teil dieses Puzzles übersehen:
- Der Einkauf ist auf jeden Fall mit an Bord. Aber nicht allein, schließlich wird in der Regel diese Abteilung nicht mit den Sprachdienstleistern direkt zusammenarbeiten.
- Deshalb sind auch die operativen Teams unverzichtbar. Die gewünschten Workflows, die notwendige Integrationstiefe und die KPIs für Qualität, Quantität usw. zu definieren − diese Aufgabe fällt den Strategie-Verantwortlichen aus den jeweiligen Geschäftseinheiten zu.
- IT- und Tech-Teams kommen ins Spiel, wenn es darum geht, die für die moderne Sprachverarbeitung notwendigen Systemintegrationen zu realisieren. Besonders für Automatisierungen der Übersetzungs- und Lokalisierungsprozesse sowie für alles rund um die Systemvoraussetzungen sind sie unverzichtbar. Außerdem bewertet die IT mögliche Risiken und weiß, wie sich diese vermeiden lassen.
- Das Marketing-Team: Vom Content Marketing bis zur Unternehmenskommunikation, von digitalem Marketing bis Multichannel-Kampagnen: Das Marketing-Team gehört aus vielen Gründen mit an den Tisch. Gilt es auch, Social-Media-Content zu lokalisieren − sei es sporadisch oder in Form ganzer Kampagnen? Dann ist nicht nur die Marketing-Abteilung generell gefragt, sondern speziell auch Ihr Social-Media-Team.
- Produktmanager: Auch sie sind wichtige Stakeholder für Lokalisierungen! In vielerlei Hinsicht baut die Expertise des Marketings auf dem Wissen und dem Kommunikationsbedarf der Produktmanager auf – daher spielen sie auch bei der RFP-Planung eine ähnlich große Rolle.
- Andere Content-Verantwortliche werden leichter vergessen. Zum Beispiel die Personalabteilung (HR): Steuert auch sie Content bei, den es zu übersetzen gilt? Dann muss sie auch in den RFP-Prozess eingebunden werden – damit ihre Anforderungen in Sachen Wortwahl, Stil, Zeitplanung, Fristen und Vertraulichkeit berücksichtigt werden.
- Das für Events zuständige Team hat sehr spezielle Ansprüche; nicht nur in Bezug auf Wording und Stil, sondern auch, was Lokalisierungen von Bildmaterial sowie exakte Zeitplanung mit engen Fristen usw. angeht. Gerade bei mehrsprachigen Konferenzen und Veranstaltungen steigen die Anforderungen, zum Beispiel an Dolmetscher-Dienstleistungen (vor Ort oder remote).
- Technische Experten: Geht es um die Lokalisierung technischer Inhalte, etwa von Produktdokumentationen, Structured Content (XML/DITA) oder anderen branchenspezifischen Unterlagen, zum Beispiel aus der Fertigung, gehören Hersteller, Entwickler und/ oder technische Redakteure ebenfalls ins Team! Sie haben sprachlich ihre ganz eigenen Ansprüche, wenn es um Glossare und Translation Memories geht – und ihre Übersetzungen verlangen umfangreiche Kenntnisse der jeweiligen Fachgebiete.
- Sonstige Stakeholder: Hierzu gehören alle, die möglicherweise am ausgangssprachlichen Content mitwirken. Auch ihre Anforderungen gilt es zu erfüllen und mögliche Einschränkungen zu berücksichtigen.
Mit den jeweiligen Stakeholdern an Bord lässt sich viel besser einschätzen, ob ein möglicher Partner alle Erwartungen und Vorgaben erfüllt.
Welche Informationen sollten Sie bereitstellen?
Das Wichtigste: Liefern Sie einen Projekt-Überblick – und Eckdaten Ihres Unternehmens:
- Wer sind Sie? Details zu Ihren Geschäftsfeldern sowie zu Ihrem Übersetzungs- und Lokalisierungsbedarf.
- Was ist an den bisherigen Übersetzungs- und Lokalisierungsprozessen verbesserungswürdig? Wo liegen derzeit Ihre größten Herausforderungen und Probleme, wenn es um Übersetzungen geht?
- Welche Erfahrungen haben Sie mit Übersetzungsprojekten? Indem Sie Ihre (positiven wie negativen!) Erfahrungen schildern, wird klar, worauf es bei einer künftigen Zusammenarbeit besonders ankommt.
- Was sind Ihre übergeordneten Projektziele? Schildern Sie Ihre Erwartungen so genau wie möglich. Um welche Art von Content geht es? Welche Plattformen und Kanäle sollen bedient werden?
- Wie sehen Ihre bisherigen internen Lokalisierungsprozesse aus?
- Wie sind Sie technologisch aufgestellt? Welches Website- oder sonstiges CMS (Content-Management-System) nutzen Sie, mit welchen Konnektoren oder Integrationen arbeiten Sie?
- Welche Sprachkombinationen benötigen Sie (inklusive lokaler Sprachvarianten)?
- Wie hoch ist das erwartete Volumen und wie oft benötigen Sie Übersetzungen?
- Um welche Fachgebiete und Content-Formate geht es besonders, welche Compliance-Anforderungen gilt es zu beachten?
Je genauer das Anforderungsprofil, desto besser können potenzielle Partner ihr Angebot an Ihre spezifische Bedingungen anpassen.
Danach sollten Sie in Ihrem Übersetzungs-RFP fragen:
- Größe und Aufbau des Unternehmens
Besonders Umsatz und Anzahl der Vollzeit-Mitarbeiter:innen pro Aufgabenbereich sind als wichtiger Indikator für die Leistungsfähigkeit interessant. Extratipp: Fragen Sie nach der Fluktuationsrate unter Mitarbeitern und Partnern! Eine niedrige Mitarbeiterfluktuation weist auf gutes Management, erfolgreiche Geschäftsführung und eine insgesamt stabile Organisation hin.
- Unternehmensstandort(e)
Hauptstandorte und lokale Niederlassungen eines Übersetzungsdienstleisters erlauben Rückschlüsse auf Stärken und Schwächen hinsichtlich der angebotenen Sprachkombinationen.
- Management und Organigramm
Informationen zu Unternehmensorganisation und -führung lassen Rückschlüsse auf die Unternehmenskultur zu – und darauf, ob diese zu Ihrer Firma passt.
- Angaben zum Account Management
Fragen Sie, wie das Account Management gestaltet ist, wer Ihre Ansprechpartner sein werden und welche Kunden-Schnittstellen es geben wird.
- Kundenreferenzen und Fallstudien
Sie dienen vor allem als Qualitätsreferenz, geben Ihnen aber auch einen Eindruck, wo Sie bei diesem Anbieter stehen würden: Ist Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen Kunden eventuell zu groß oder zu klein? Stellen Sie detaillierte Fragen zu übersetzten Volumina, Sprachkombinationen und bearbeiteten Content-Arten.
Extratipp: Fallstudien zeigen, ob und wie mögliche Anbieter proaktiv innovative Lösungen einsetzen, um ihre Kunden bei allen Übersetzungs-Anliegen zu unterstützen.
- Kosten
Eine strukturierte Vorlage erleichtert den anschließenden Vergleich. Sortieren Sie nach Priorität; folgende Punkte sollten sich im Allgemeinen auf Ihrer Liste finden:
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- Preis für Standardübersetzungen, pro Wort oder gegebenenfalls pro Stunde (zum Beispiel beim Post-Editing maschineller Übersetzungen)
- Eventuell unterschiedliche Raten für verschiedene Ausgangs- und Zielsprachen
- Preise für anschließende Bearbeitungsschritte, zum Beispiel DTP Services
- Existenz versteckter Onboarding-Kosten, zum Beispiel für Implementierung oder Migration
- Mögliche weitere Abokosten, zum Beispiel für Lizenzen
- Preisnachlässe (etwa für Translation-Memory-Treffer und/ oder hohe Auftrags-Volumina), Zusatzkosten (zum Beispiel für Expresslieferungen über Nacht) und Mindestbestellmengen.
Extratipp: Bitten Sie um ein Beispielangebot für ein typisches Projekt, um ein Gefühl für die Preisgestaltung zu bekommen!
- Übersetzungstechnologie und Prozesse
Haben Sie bereits ein anspruchsvolles technologisches Setup? Sie können auch die Gelegenheit nutzen, sich dafür schon einmal von Ihrem potenziellen Partner beraten zu lassen. Je nach bereits bestehenden Workflows und Technologien benötigen Sie vielleicht auch:
- Übersetzungsmanagement-Systeme (TMS) mit klar definierten Parametern wie Hosting-Umgebung, Verantwortlichkeiten und Standorten
- Wachsende Bibliotheken, mit denen jedes Projekt als Grundlage künftiger Übersetzungen oder Lokalisierungen dienen kann
- Klare Prüf- und Freigabeprozesse für Ihre Glossare
- Reviews, die den Kontext beachten
- Cloud-basiertes Bearbeiten im Team
- Eine Dokumenten-Ablagestruktur für jederzeitigen Abruf
- Kundenspezifisch anpassbares Portal zum Managen und Nachverfolgen von Übersetzungsprojekten in Echtzeit
- Optionale direkte Kommunikation mit den Übersetzer:innen
- Weitere Sprachtechnologien.
- Qualität
Eine hohe Übersetzungsqualität bedarf verlässlicher Prozesse – mit einer Kombination aus manuellen und automatischen Qualitätsprüfungen sowie einem hervorragenden Stakeholder-Management. Besonders wichtig dabei:
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- Fragen Sie gezielt nach offiziellen Qualitäts-Zertifizierungen wie ISO 17100 und ISO 18587 (Übersetzungs-Dienstleistungen/ Posteditieren maschineller Übersetzungen).
- Bitten Sie um Umfrage-Ergebnisse zur Kundenzufriedenheit.
- Erkundigen Sie sich nach dem Umgang mit Nichtkonformitäten.
- IT-Infrastruktur, Sicherheit und Datenschutz
Im Übersetzungsprozess sind hochvertrauliche Informationen und Inhalte omnipräsent – der vollständigen Schutz Ihrer Daten bedarf höchster Priorität. Nachgewiesenermaßen. Bitten Sie mögliche Partner um Details, wie sie Ihre Daten schützen werden.
- Kapazität und Verfügbarkeit
Vergewissern Sie sich, dass Ihr zukünftiger Anbieter ausreichende Kapazitäten für Ihre Volumina hat; fragen Sie nach den Bearbeitungszeiten für typische Projekte sowie nach Geschäfts- und Öffnungszeiten.
Die ersten Angebote gehen ein? Zeit für die Auswertung und gezielte RFQs
Grundlegende Fragen, etwa wer die Angebote auswertet und was dabei die Prioritäten sind, sollten bereits geklärt sein, wenn die ersten Angebote eingehen.
Ein Punkte-System hilft bei der Auswertung. Erstellen Sie eine Liste; was ist unverzichtbar, was wäre eine gute Ergänzung? Beispiel: Vielleicht benötigen Sie im Moment erstmal kein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Glossar, würden sich aber gerne die Option offenhalten. Dann sollte dieser Punkt in das Ranking einfließen.
Überlegen Sie gut, was am besten Ihrem Profil entspricht – jetzt und in Zukunft! Die vielversprechendsten Kandidaten kommen dann in die engere Wahl. Beachten Sie dabei auch Kriterien wie:
- Wurde das Angebot rechtzeitig eingereicht und präzise erstellt?
- Verfügt der Anbieter über Übersetzungs- und Content-Erfahrung in Ihrer Branche, Ihrem Fachgebiet?
- Kann er mithalten, wenn Ihr Unternehmen wächst?
- Wie lange arbeitet er bereits erfolgreich?
Sie können vor der endgültigen Entscheidung auch noch gut vergleichbare Unterlagen anfordern:
- Referenzen von Bestandskunden aus Ihren Geschäftsbereichen
- Probeübersetzungen ausgewählter Texte (zum besseren Vergleich wählen Sie identische Beispiele für alle in Frage kommenden Partner)
- Ein RFQ: Ein Dokument mit detaillierten Preisoptionen für genau definierte Leistungen – also eine exakte Preisliste für die im RFP genannten Anforderungen.
Ein RFQ ist ein zusätzliches Werkzeug innerhalb der Beschaffungs-Workflows, konzentriert auf die finanziellen Aspekte.
Alles bereit für einen guten Start: Das richtige Onboarding für Ihren neuen globalen Content-Partner
Sobald Sie Ihre Entscheidung getroffen und einen Sprach- oder Content-Anbieter ausgewählt haben, klären Sie im Vorfeld einige Punkte, sofern nicht schon im Rahmen des RFP geschehen:
- Welche Ressourcen müssen Sie im Vorhinein bereitstellen?
- Wer sorgt für die technologische Implementierung?
- Welche Schulungen sind erforderlich?
- Wie lange werden die Prozesse voraussichtlich dauern?
- Wie werden die Übersetzer:innen für Ihr Projekt ausgewählt?
Ständige Evaluierungs-Prozesse
Planen Sie dauerhaft regelmäßige Checks ein und überwachen Sie wichtige KPIs wie Übersetzungs- und Service-Qualität, fristgerechte Lieferung etc.
Und behalten Sie Mitbewerber ruhig im Blick − zumindest alle paar Jahre. So können Sie die Leistungen Ihres Partners auf den Prüfstand stellen und evaluieren, ob es innovativere Optionen gibt, die besser zu Ihrer Wachstums-Strategie passen.
Sie möchten noch mehr über die Planung eines erfolgreichen RFP wissen? Lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden für die erfolgreiche Ausschreibung von Übersetzungsprojekten. Dort finden Sie am Ende eine praktische Checkliste – damit Sie nichts Entscheidendes vergessen.