Durch die Arbeit mit Acolad bin ich dazu imstande, Unternehmen bei der Verbindung von Enterprise-Content-Systemen (ECS) mit Enterprise-Capture-Plattformen in vielerlei Hinsicht zu unterstützen. Mir ist allerdings auch aufgefallen, dass den Enterprise-Capture-Plattformen in den meisten Unternehmen nicht dieselbe geschäftliche Relevanz wie den ECS beigemessen wird.
Inklusive der Personen, die sich Tag ein, Tag aus mit Daten befassen, sind sich einige nicht bewusst, wie wichtig die Datenerfassung für den gesamten Geschäftsbetrieb wirklich ist. Umso mehr, wenn die zu bearbeitenden Datenmengen stetig weiterwachsen (z. B. bei Kontaktanfragen von Kunden oder Prospects, Verträgen, Rechnungen, Spesenabrechnungen, usw.). Vom Sammeln der eingehenden Kommunikation in allen Dokumenten- und Dateiformaten aus verschiedensten Geschäftsbereichen (E-Mail-Korrespondenz, Fax, papierbasiert oder digital) bis hin zur Versendung von Daten an die richtige Person/Abteilung oder die Archivierung in fachgerechte ECS-Repository-Ordner, hat die akkurate und effiziente Handhabung des Datenzustroms einen äußerst hohen Stellenwert.
Eine der führenden Plattformen für eine intelligente Dokumenten- und Datenerfassung stellt OpenText Captiva dar. Captiva kann vollständig auf die Kommunikation Ihres Unternehmens und die Content-Flows abgestimmt werden – von der Nutzeranzahl und Dokumententypen bis hin zu unterschiedlichen Workflows und Systemen, mit denen eine Verbindung hergestellt werden muss.
Folgend werden wir Ihnen einige Beispiele vorstellen, wie die Datenerfassung und intelligente Technologien zur Dokumentenerkennung voll ausgeschöpft werden können, um Prozesse weiter zu verbessern und die Kosten zu senken.
Eine der grundlegenden Eigenschaften eines Enterprise-Capture-Systems besteht im Scannen von Inhalten und die Bereitstellung derselben an eine gewünschte Plattform. Wenn Sie aber die Bereitstellung ausschließlich nicht verarbeiteter (unformatierter) Inhalte an eine andere Plattform limitieren, erstellen Sie lediglich eine digitale Kopie des Dokuments.
Ein Datenerfassungssystem kann Ihre Inhalte unter Verwendung intelligenter Erkennungstechnologien, wie z. B. die optische Zeichenerkennung (OCR), die intelligente Zeichenerkennung (ICR), die optische Markierungserkennung (OMR) und die Barcodeerkennung in verwertbare Information umwandeln. So wird der Dokumententyp identifiziert und klassifiziert und die relevanten Informationen entnommen, was äußerst viel Zeit seitens der Endbenutzer einspart, da diese Aufgaben sonst manuell erledigt werden müssten.
Stellen Sie sich ein per E-Mail zugeschicktes Formular zur Anfrage einer Ladestation für ein elektrisches Fahrzeug vor. Die Formulargestaltung, Fragen, Antworten und Informationen über den Antragsteller befinden sich immer an derselben Stelle im Formular. Dieses strukturierte Layout ermöglicht dessen automatische Bearbeitung über Captiva. Das Postfach kann nach weiteren Formularen durchforstet werden, das Dokument nach Informationen durchsucht werden und die Antworten aus dem Formular entnommen werden. Dadurch werden bis auf die Genehmigung/Ablehnung der gestellten Anfrage die Angestellten von jeglichen manuellen Aufgaben befreit.
Ein anderes gängiges Beispiel stellt ein Unternehmen dar, das tagtäglich eine hohe Anzahl an Rechnungen erhält. Dieser würde von einem fortschrittlichen Erfassungsprozess stark profitieren, wodurch Dokumententypen (z. B. eine Rechnung) automatisch erkannt und zugehörige Daten des Absenders, Bestellungen, Steuern und Preise direkt extrahiert werden können. Daraufhin können die nötigen Informationen an die ursprünglichen Abteilungen zur Validierung oder Abrechnung weitergeleitet werden.
Input kann von verschiedenen Orten stammen (Post, Fax, E-Mail, elektronische Dateien oder ECS-Plattformen) und in unterschiedlichen Formaten erscheinen (papierbasiert, Bilder, PDF, XML, etc.). Die Erstellung eines einheitlichen Standards kann daher der Schlüssel zur Erreichung Ihrer Ziele in Sachen Effizienz, Service und Compliance darstellen.
Die Umwandlung mehrerer Inputquellen in ein einzelnes Ausgabeformat hilft bei der Strukturierung von Informationen, bevor diese das ECS erreichen. Und durch Extrahierung, Klassifizierung und Validierung werden Ihre Daten gegengeprüft. So wird sichergestellt, dass Ihre Daten stets formgerecht erscheinen, Duplizierungen vermieden werden und die Daten zuständige Personen so schnell wie möglich erreichen.
Durch Beschränkung von Captiva auf einfaches Scannen und Speichern von Dokumenten werden die Inhalte zwar an den richtigen Ort geleitet. Wenn aber ein zunehmender Datenfluss bewältigt werden muss, wird dadurch keine Abhilfe geschaffen. Es entstehen stattdessen eine höhere Wartung, komplexere Verarbeitungsschritte und eine geringere Effizienz für den Endbenutzer.
Ein erweiterter Erfassungsprozess, der “garbage in“ verhindert
Die Erstellung eines erweiterten Erfassungsprozesses ermöglicht die Umwandlung des sogenannten „garbage“ in verwertbare Information. Während der Erstellung eines Prozesses sollte stets das „Poka Yoke“-Prinzip (Narrensicherheit) im Hinterkopf behalten werden und Inhalte so vollständig und akkurat wie nur möglich bereitgestellt werden. Natürlich nicht, weil Endbenutzer Narren sind, sondern weil menschliches Versagen in der Regel die häufigste Fehlerquelle bei der manuellen Handhabung von Dokumenten darstellt.
Kehren wir nun zu unserem Beispiel zurück. Die Erkennung von Rechnungen und das automatische Ausfüllen von Finanzdaten in einem Formular führen zu einer höheren Genauigkeit und sind viel effizienter, als den Endbenutzer die manuelle Arbeit zu hinterlassen. Letztendlich kann gesagt werden, dass ein entwickelter Erfassungsprozess das Einlesen von „garbage in“ und das Auslesen von Information begünstigt.
Captiva erstattet sich über die Zeit von selbst zurück
Es stimmt, dass die Erstellung eines erweiterten Erfassungsprozesses sehr viel Zeit benötigt. Captiva erstattet allerdings die aufgewendete Zeit zurück. Rein durch Implementierung der automatisierten Klassifizierung berichten die meisten Unternehmen von einem Return on Investment innerhalb von nur 12 Monaten.
Für Unternehmen, die gerade erst mit der Unternehmenserfassung begonnen haben, erstattet sich Captiva durch Verringerung der analogen Arbeitsweise und Automatisierung der grundlegenden Aufgaben von selbst zurück. Bei voller Ausschöpfung dessen Potenzials kann Captiva dabei helfen, die analoge Arbeitsweise allmählich abzubauen (falls die Betriebsprozesse es zulassen), um qualitativ hochwertigere und akkuratere Inhalte bereitzustellen.
Lassen Sie sich nicht davon täuschen, dass viele unterschiedliche Inhaltstypen geraume Zeit brauchen werden, in ein erweitertes Erkennungssystem eingespeist zu werden. Bei der Zusammenarbeit mit einer Reihe unterschiedlicher Kunden haben wir beobachten können, dass nur wenige Inhaltstypen bis zu 80% des Prozessablaufs einnehmen. Wenn Sie also ein System einsetzen, das automatisch die gängigsten Inhaltstypen erkennt, erhalten Sie daraus einen direkten Nutzen.
Fortschritte bei Technologien zur Datenerfassung und Dokumentenerkennung veranlassen Unternehmen immer mehr dazu, diese in ihre Content-Management-Lösungen einzubinden. Die Errichtung dieser Automation innerhalb Ihrer Betriebsprozesse führen zu einem verringerten Zeitaufwand, geringeren Kosten, Risiken und Fehlern, die durch die manuelle Eingabe innerhalb dokumentenbasierter Workflows entstehen können. Und das wirkt sich wiederum positiv auf die Bereitstellung Ihrer Services aus.
Die Implementierung sowie die individuelle Anpassung intelligenter Dokumenten- und Datenerfassungstechnologien können allerdings durch die schiere Vielfalt an Plattformen, Dokumenten und Nutzerprofilen stellenweise eine echte Herausforderung darstellen. Durch fachgemäße Beratung durch den richtigen Partner, wird das Gleichgewicht zwischen Erfordernissen bei der Datenerfassung und Ihrer bereits bestehenden IT-Infrastruktur bewahrt, damit Sie die Funktionalitäten erhalten, die Ihnen zur Maximierung Ihrer Geschäftsergebnisse verhelfen werden.