Es liegt in Gartners alljährlichen herbstlichen Tradition Ende Oktober einen Quadranten für Content-Services-Plattformen zu veröffentlichen – auch bekannt unter dem schwindenden Namen Enterprise-Content-Management. Wir bei Acolad können mit stolz sagen, dass all unsere Produkte Positionen innerhalb von drei unterschiedlichen Quadranten innehalten: Microsoft und OpenText führen an, Alfresco ist bereits seit einigen Jahren ein Herausforderer und Box entwickelt sich derweil zum Visionär.
Die wahre Power des Magic Quadrant liegt in Wahrheit in seiner Schlichtheit: Anbieter orientieren sich weg vom unteren linken Teil und wollen näher in Richtung des rechten oberen Teils rücken. Wir stellen immer wieder dasselbe reflexartige Verhalten von potenziellen Käufern fest, die – bewusst oder nicht – dazu tendieren, sich eher für eine führende Plattform zu entscheiden. Auch wenn diese wissenschaftlichen Vergleiche äußerst praktische Ansätze liefern, sollten sich Käufer bei der Beurteilung der Technologien folgende vier Fragen vor Augen halten.
Die meisten Anbieter enden meist durch den schieren Umfang Ihrer Content-Services-Plattform in den Leader-Quadranten. Wie einer meiner Kollegen es bereits treffend formulierte: „Wenn Sie glauben, dass Sie ein Problem im Content-Management haben und dieses nicht durch eine dieser Plattformen behoben werden kann, haben Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit kein Problem im Content-Management“.
Die führenden Technologien gehen normalerweise über die Kernfunktionalität eines Content-Repositorys hinaus. Sie bieten zusätzlich spezifische Module zur Datenerfassung und -aufnahme, zur Dokumentenerstellung und Prozessautomatisierung sowie zur raschen Anwendungsentwicklung.
Die Frage, die Sie sich hier stellen sollten: Benötige ich wirklich all diese Extras von einer einzelnen Plattform? Entspricht dies meinen funktionalen Kernerfordernissen? Vergessen Sie nicht, dass viele dieser Add-on-Module über Jahre hinweg akquiriert wurden. Ihre Integrierung wickelt sich in manchen Fällen daher nicht ganz so reibungslos ab.
Teil des Leader-Quadranten zu sein bietet daher nicht notgedrungen eine bessere Qualität. Vielmehr wird eine größere Bandbreite an Add-on-Modulen angeboten – mitsamt Features, die möglicherweise nicht ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen.
Bei Plattformen im Leader-Quadranten handelt es sich selten um Neuerscheinungen. Hyland, OpenText und IBM haben auf dem ECM-Markt seit den frühen neunziger Jahren bereits einen festen Stand. Tatsächlich konnte sich nur Microsoft im Leader-Quadranten mit einem Produkt etablieren: Sharepoint – das in unserem Jahrtausend entworfen wurde. Alle Spitzenreiter können daher auch als „alte Weisen“ im Markt betrachtet werden können.
Dieses “Erbe” der Spitzenreiter hat allerdings auch einen hohen Preis. Herausforderer und Visionäre waren beispielsweise viel schneller in der Erstellung von grundständigen Cloud-Angeboten: zum Beispiel Box, als native Cloud-Content-Plattform oder Alfresco in AWS. In einigen Fällen ist die grundlegende Architektur der Spitzenreiter schwerfälliger und weniger flexibel als die der anderen Quadranten. Außerdem tendieren neuere Plattformen eher dazu, mit hochmodernen Technologien zu experimentieren (z. B. Künstliche Intelligenz) und treiben die Innovation besser voran.
Neben eines passenden Feature-Sets und einem Schwerpunkt auf Innovation, sollte bei der Auswahl der geeigneten Technologie Ihr Unternehmen als Ganzes berücksichtigt werden.
Von einem geschäftlichen Standpunkt aus, sollten Sie sich Ihre interne Kultur und digitale Reife vor Augen halten. Für ein Unternehmen, das vorwiegend mit Anfängern im digitalen Bereich arbeitet und eine visionäre cloudbasierte Plattform zur Zusammenarbeit erhält, würde das ebenso extrem viel Veränderungsmanagement mit sich bringen. Oder umgekehrt bieten sie Ihren Digital-Natives-Millenials eine traditionelle Lösung für das Dokumentenmanagement – vielleicht lehnen sie es einfach ab, diese zu verwenden.
Von einem IT-Standpunkt aus, sollten Sie sich ebenso vor Augen halten, dass die Aufrechterhaltung einer IBM-Content-Plattform nicht unterschiedlicher vom Betrieb einer kleineren Alfresco-Lösung sein könnte. Da immer mehr Content-Plattformen als Cloud-Services angeboten werden, erfordert die Komplexität der größeren führenden Plattformen immer noch erheblich mehr IT-Know-how und -Ressourcen als die kleineren Plattformen.
Abschließend sollten Sie Ihr eigenes lokales Ökosystem betrachten. Die regionale Abdeckung von Plattformen im Magic Quadrant stellt sich als äußerst vielseitig heraus. Einige, wie Microsoft und OpenText, sind wirklich global aufgestellt. Andere bieten in der Praxis hingegen eine geringere Abdeckung an. Beispielsweise hat Hyland ganz klar sein Hauptaugenmerk auf die Vereinigten Staaten gelegt, während Box äußerst erfolgreich in den Vereinigten Staaten ist, seine Kundenbasis in Europa allerdings noch ausbauen muss.
Finden Sie heraus, welche Technologien in Ihrer Region angeboten werden und welche Art der lokaler Eskalationkraft verfügbar ist. Halten Sie sich aber ebenso vor Augen, ob eine wachsende Community lokaler Implementierungspartner vorhanden ist. Sie möchten es tunlichst vermeiden, unter der Fuchtel eines einzelnen Implementierungspartners zu leiden – auch wenn die angebotene Technologie perfekt auf Ihr Unternehmen zuzutreffen scheint.
Sehen Sie die Magic Quadrants von Gartner als das, was sie sind: Sie erhalten einen guten ersten Einblick, welche Anbieter marktführend ist. Es wird ganz klar zwischen Spitzenreiter und Neuankömmlingen unterschieden, sollte aber niemals als „Bibel“ zur Auswahl einer Technologie betrachtet werden. Wie bereits zuvor erwähnt, stimmt die angesehenste Plattform unter Umständen nicht mit Ihren geschäftlichen Erfordernissen überein.
Mit einer immer komplexeren und wachsenden Technologielandschaft ist es ein Leichtes, die falsche Wahl zu treffen. Ein multidisziplinäres Team mit tief greifender Fachkenntnis in strategischem Design und technologischer Implementierung kann Sie dabei unterstützen, eine engere Auswahl der Plattformen zu treffen und die besten zu Ihren geschäftlichen Erfordernissen und Ihrem Budget passenden Technologien auszuwählen.