Prozessoptimierungen sind ein wichtiges Ziel für jedes Unternehmen, da die Vereinfachung von Prozessen Geld und Zeit spart, die dann wiederum für die Kerntätigkeiten des Unternehmens verwendet werden können. Prozessoptimierungen können auch beim Übersetzungsmanagement zum Einsatz kommen. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen die Vorteile von Integrationen sowie die Optionen, die verfügbar sind, um diese zu implementieren.
In einem internationalen Geschäftsumfeld spielt die effiziente Verwaltung von Übersetzungen eine äußerst wichtige Rolle. Eine Produkteinführung, die in mehreren Ländern stattfindet, oder eine gleichzeitig gestartete mehrsprachige Marketing-Kampagne setzt voraus, dass alle notwendigen Materialien in sämtlichen Zielländern zur Zeit der Einführung verfügbar sind. Das gilt natürlich auch für alle anderen Dokumente. Sie müssen leicht zugänglich sein und das vorzugsweise mit minimalem Aufwand.
Schauen wir uns einmal an, wie der Übersetzungsprozess aussieht, wenn das Projekt per E-Mail abgewickelt wird.
Für gewöhnlich besteht ein Übersetzungsprozess, der per E-Mail abgewickelt wird, aus acht oder neun einzelnen Schritten, je nach gegebener Situation. All diese Schritte erfordern entweder vom Kunden oder vom Übersetzungsdienstleister eine Handlung. Außerdem ist es sehr wahrscheinlich, dass bevor eine Übersetzungsanfrage oder eine Angebotsanforderung verschickt wird, auf Seite des Kunden bereits interne Prozesse stattgefunden haben.
Ein Übersetzungsprozess kann also bereits Tage oder sogar Wochen bevor der Übersetzer den zu übersetzenden Text erhält beginnen.
Wenn häufig und kontinuierlich ein Bedarf an Übersetzungen besteht, ist es durchaus sinnvoll, den entsprechenden Prozess zu optimieren. Aus diesem Grunde wurden Konnektoren entwickelt, die den Übersetzungsprozess so weit wie möglich automatisieren.
Das Ziel einer Integration besteht darin, den Umfang der manuellen Arbeit zu minimieren und die Automatisierung zu maximieren, damit die Mitarbeiter sich auf die Kerntätigkeiten des Unternehmens konzentrieren können.
Die Automatisierung von Prozessen hilft Unternehmen auf unterschiedliche Art und Weise. Wie oben bereits erwähnt, trägt eine Integration dazu bei, den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Genauer gesagt bedeutet dies, dass das zu übersetzende Material nicht einzeln in eine Datei heruntergeladen und per E-Mail weitergeleitet werden muss.
Das Herunterladen von Dateien und das Senden dieser Dateien per E-Mail scheint zunächst keinen großen Zeitaufwand darzustellen, doch wenn dieser Vorgang jede Woche oder sogar jeden Tag aufs Neue häufig wiederholt wird, entpuppt er sich als nicht zu unterschätzende Belastung. Außerdem darf nicht vergessen werden, dass die übersetzten Materialien auch wieder in das System hochgeladen werden müssen.
Ein technischer Redakteur oder ein Autor für Marketing-Inhalte würde sich zum Beispiel ohne Frage eher auf die Verbesserung der ursprünglichen Inhalte konzentrieren, als einen Großteil seiner Arbeitszeit mit der Handhabung von Übersetzungen zu verbringen.
Automatisierungen senken die Wahrscheinlichkeit für menschliches Versagen. Wurden alle zu übersetzenden Materialien per E-Mail verschickt? Wurde die aktuelle Version des Dokuments übersetzt? Die Automatisierung, die in eine Konnektor-Lösung integriert ist, sorgt dafür, dass sämtliche Materialien, für die eine Übersetzung notwendig ist, übersetzt werden und dass Aktualisierungen bei den Dokumenten berücksichtigt werden.
Die Nutzung eines Konnektors reduziert außerdem auch die Produkteinführungszeit. Die durch die Automatisierung eingesparte Zeit kann anderen Aktivitäten zur Verfügung gestellt werden, wie zum Beispiel der Voranbringung der Produkteinführung und dem Vertrieb des Produkts. Das betrifft nicht nur neue Produkte, sondern gilt auch für neue Märkte.
Eine neue Zielsprache zu einem bereits vorhandenen Konnektor hinzuzufügen ist ganz einfach. Nachdem die neue Zielsprache hinzugefügt wurde, sind Übersetzungen in diese neue Sprache genauso leicht abzuwickeln, wie Übersetzungen in die anderen Sprachen. Die Nutzung eines Konnektors vereinfacht auch die Expansion in neue Märkte.
Zu den Vorteilen eines Konnektors gehört auch die Datensicherheit. Die zu übersetzenden Inhalte werden sicher zwischen dem Content Management System des Unternehmens und dem Übersetzungsmanagementsystem übermittelt. Der Einsatz eines Konnektors sorgt dafür, dass geschäftskritische Materialien nicht in den Händen Dritter landen können.
Die Fertigungsindustrie und auch andere Branchen verwenden eine Vielzahl an unterschiedlichen Content Management Systemen. Dabei wurden Systeme eingeführt, die die Geschäftsziele des jeweiligen Unternehmens am besten fördern. Nicht selten war es der Fall, dass vollständig angepasste Systeme entwickelt wurden, um den speziellen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden, wobei Systeme aus den Bereichen ERP, Content Management und Produktinformation miteinander kombiniert wurden.
Aufgrund der zahlreichen vorhandenen Variablen liegt es auf der Hand, dass es nicht nur ein System geben kann, das für jedes Unternehmen geeignet ist. Integrierte Lösungen können grob in drei Kategorien unterteilt werden: Standard-Lösungen, Hot-Folder-Lösungen und individuelle Lösungen.
Ein Standard-Konnektor bedeutet, dass eine vorhandene Integration, die schnell implementiert werden kann, für die Nutzung zwischen dem Content Management System (CMS) und dem Übersetzungsmanagementsystem (Translation Management System – TMS) entwickelt wurde.
Je nachdem, welches CMS genutzt wird, kann die Implementierung des Konnektors so einfach sein, dass lediglich eine CMS-Erweiterung heruntergeladen werden muss, die eine Verbindung zwischen dem CMS und dem TMS erstellt. In manchen Fällen ist der Konnektor im CMS eingebettet und als eine der Systemfunktionen sichtbar.
Das Grundprinzip besteht darin, dass der Einsatz und die Nutzung des Konnektors so einfach wie möglich gemacht werden. Die Produktinhalte können mit nur wenigen Klicks direkt vom CMS zur Übersetzung verschickt werden. Die fertige Übersetzung wird dann automatisch an das CMS geschickt, wobei keine weiteren Handlungsschritte notwendig sind. Je nach System erhält der Nutzer auch eine Benachrichtigung, sobald die Übersetzung fertig ist.
Mit Acolad kann ein Standard-Konnektor für unterschiedliche Content Management Systeme eingesetzt werden, wie zum Beispiel Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver und SAP Hybris.
Standard-Konnektoren eignen sich vor allem, wenn die Inhalte zum Beispiel als separate Webseiten veröffentlicht werden. Das ideale Betriebsumfeld für Standard-Konnektoren ist ein nicht modifiziertes CMS.
Die größte Stärke eines Standard-Konnektors besteht darin, dass er schnell und einfach eingesetzt werden kann. Dabei sind keine Änderungen am Systemcode notwendig.
Eine Hot-Folder-Lösung kann eingesetzt werden, wenn ein Standard-Konnektor nicht verfügbar ist und ein individueller Konnektor zu viel Zeit und Ressourcen kosten würde, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Bei einer Hot-Folder-Lösung werden die zu übersetzenden Inhalte in einen Cloud-Service wie SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP oder Google Drive hochgeladen. Der Service kann dann so programmiert werden, dass die neuen Inhalte automatisch an den Übersetzungsdienstleister weitergeleitet werden. Nachdem die Übersetzung abgeschlossen ist, werden die übersetzten Inhalte an den Cloud-Service zurückgeschickt, wo der Kunde diese dann abrufen kann.
Eine Hot-Folder-Lösung entspricht nicht dem höchsten Automatisierungslevel, da die zu übersetzenden Inhalte aus dem Content Management System extrahiert werden müssen, bevor sie zur Übersetzung weitergeleitet werden können. Diese Lösungsart optimiert den aktuellen Übersetzungsprozess jedoch bereits erheblich.
In der Praxis sieht der Übersetzungsprozess wie folgt aus: Der Autor des Original-Dokuments lädt eine Datei in einen Hot Folder, der beispielsweise ein Dropbox-Ordner auf dem Desktop sein kann. Der Inhalt wird dann automatisch an das Übersetzungsmanagementsystem übertragen, wo es an einen Übersetzer weitergeleitet wird, der sich auf das entsprechende Gebiet spezialisiert hat. Nachdem der Übersetzer seine Arbeit abgeschlossen hat, wird der Inhalt wieder an den Hot Folder zurückgeschickt, wo der Kunde diesen abrufen und überprüfen kann, ob der in dem Text verwendete Tonfall und die Terminologie zu den anderen Inhalten des Unternehmens passt. Je nach CMS kann das Hochladen in und das Herunterladen aus dem Hot Folder über ein Script automatisiert werden.
Wie der Name schon sagt, ist diese Lösung für den Endnutzer in Form von Ordnern sichtbar. Wenn ein Unternehmen seine Inhalte in zehn unterschiedlichen Sprachen verfasst, können diese zehn Sprachen beispielsweise als separate Unterordner in dem Hot Folder definiert werden. Die Beauftragung von Übersetzungen kann zum Beispiel implementiert werden, sodass die Inhalte in die Ordner der jeweiligen Sprachen hochgeladen werden, in die sie übersetzt werden sollen.
Eine Hot-Folder-Lösung eignet sich hervorragend, wenn Übersetzungen nur gelegentlich benötigt und die Inhalte nicht allzu oft aktualisiert werden. Der Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass sie ganz einfach für eine größere Nutzerbasis zugänglich gemacht werden kann.
Obwohl diese Lösung nicht dem höchsten Automatisierungslevel entspricht, macht die Hot-Folder-Lösung das Senden von Materialien per E-Mail überflüssig. Auf der anderen Seite gibt sie sowohl der Person, die den Übersetzungsauftrag erteilt, als auch einer Person im Zielland die Möglichkeit, die Übersetzungen ganz einfach zu überprüfen.
Benötigen Sie Hilfe bei der Auswahl einer passenden Konnektor-Option?
Die Idee hinter einem individuellen Konnektor besteht darin, das vollständige Potential der Automatisierung auszuschöpfen. Ein individueller Konnektor ist außerdem eine gute Option, wenn ein Standard-Konnektor nicht alle Übersetzungsbedürfnisse des Kunden erfüllen kann. Wenn zum Beispiel die persönliche Überprüfung des Kunden während des Übersetzungsprozesses notwendig ist, kann dies mithilfe eines individuellen Konnektors ermöglicht werden. Wenn eine separate Ansicht notwendig ist, bei der der Nutzer Übersetzungsaufträge im Content Management System einsehen kann, kann dies ebenfalls mithilfe einer individuellen Lösung implementiert werden.
Die grundlegende Idee eines individuellen Konnektors ist dieselbe wie die eines Standard-Konnektors, das heißt, das Ziel ist es, den Aufwand an manuellen Tätigkeiten zu minimieren und die Automatisierung zu maximieren. In der Praxis kann der Prozess dahingehend automatisiert werden, als dass die nächste Person, die in Kontakt zu den Inhalten kommt, nachdem der Autor des ursprünglichen Texts seine Arbeit beendet hat, der Übersetzer selbst ist, der am Ende auch die Übersetzung liefert.
Die Anpassung des Übersetzungsprozesses ermöglicht auch die Aufnahme der Workflow-Auswahl in den Prozess. Ein Workflow könnte zum Beispiel die maschinelle Übersetzung sein. Dies ist nur ein Beispiel der vorhandenen Möglichkeiten; wir empfehlen keine unbearbeitete maschinelle Übersetzung für die externe Kommunikation. Durch das Hinzufügen von Nachbearbeitungen der maschinellen Übersetzung in den Prozess, kann ein Endergebnis erzielt werden, das für die Veröffentlichung geeignet ist.
Individuelle Lösungen sind durch eine Programmierschnittstelle (Application Programming Interface – API) möglich. Durch eine API können das Content Management System und das Übersetzungsmanagementsystem miteinander kommunizieren.
Eine API wird verwendet, wenn ein Standard-Konnektor nicht allen Bedürfnissen gerecht werden kann. Sie ist außerdem notwendig, wenn das Content Management System oder das Produktinformationssystem nicht standardmäßig mit dem Übersetzungsmanagementsystem kommunizieren kann. Das heißt, wenn keine vorhandene Verbindung zwischen den Systemen besteht. Sie kann auch erforderlich sein, wenn das Content Management System stark an die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurde.
Wie bei allen Anpassungen, sind auch beim Erstellen eines individuellen Konnektors Zeit und Engagement notwendig. Eine individuelle Lösung zahlt sich jedoch aus, sobald die Prozesse optimiert wurden und der Grad der Automatisierung erhöht wurde.
Ein individueller Konnektor eignet sich am ehesten, wenn die Übersetzung von Inhalten häufig und kontinuierlich benötigt wird. Bei der Fertigungsbranche kann das zum Beispiel der Fall sein, wenn Dokumentationen, Anleitungen oder Marketingmaterialien oft aktualisiert werden.
Wenn es mehr als zehn Sprachpaare bei der Übersetzung gibt, bietet ein Standard- oder ein individueller Konnektor die besten Tools für die Automatisierung des Übersetzungsprozesses. Eine Automatisierung ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen, nachdem der manuelle Arbeitsaufwand so weit wie möglich reduziert wurde.
Bei der Nutzung einer individuellen Lösung kann der Kunde auch die API verwenden, um den Konnektor zu erstellen. Dies erfordert jedoch, dass das Unternehmen über die notwendige Kompetenz für die Programmierung der API verfügt. Acolad unterstützt Sie gerne bei der Entwicklung eines Konnektors, wenn ein Übersetzungskunde dazu bereit ist, einen Konnektor zwischen seinem Produktinformationssystem oder Content Management System und dem Übersetzungsmanagementsystem von Acolad einzurichten.
Durch das Hinzufügen von Automatisierungen zum Übersetzungsprozess werden Ressourcen wieder verfügbar und können dort eingesetzt werden, wo sie am meisten gebraucht werden. Sogar eine einfache Verbindung sorgt dafür, dass manuelle Arbeitsschritte aus dem Übersetzungsprozess entfernt werden. Durch Erhöhung des Automatisierungsgrades kann der Übersetzungsprozess fließender gestaltet und die Anzahl der manuellen Schritte minimiert werden. Die Parteien, die die Inhalte bearbeiten, können sich dann auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren. Gleichzeitig kann die Produktivität erhöht werden und der Eintritt in neue Märkte gestaltet sich dank eines optimierten Übersetzungsprozesses einfacher.
Muss Ihr Unternehmen technische Dokumentationen und andere Inhalte in mehrere Sprachen übersetzen? Möchten Sie Übersetzungsaufträge nicht mehr länger per E-Mail verschicken müssen? Dann kontaktieren Sie uns – unsere Experten werden Ihnen dabei helfen, die Lösung auszuwählen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.