Monet globaalit yritykset ovat perinteisesti antaneet paikallisten toimistojen huolehtia käännösten hallinnasta ja toteutuksesta – aina verkkosivujen sisällöstä, tuotemateriaaleista ja -merkinnöistä markkinointiviestintään.
Tämä käytäntö toki antaa paikallisille ja alueellisille toimistoille mahdollisuuden valvoa käännöstyötä ja näyttää ehkä päällisin puolin johtavan kustannussäästöihin. Se aiheuttaa kuitenkin usein laatuun, brändin yhtenäisyyteen ja toimituksiin liittyviä riskejä ja voi itse asiassa vaikeuttaa käännöstenhallintaa ja kustannusten seurantaa.
Tässä artikkelissa tarkastelemme, mitä tyypillisiä haasteita käännösten hajautettuun hankintamalliin ja monikieliseen sisältöön liittyy ja miten näitä haasteita voidaan ratkaista.
Jos etsit tapoja optimoida käännöstenhallintaa eri osastojen ja toimipaikkojen välillä tai vastaat käännösten hankintaprojektista, tämä artikkeli on sinua varten. Lue, miten saat käännösinvestoinneistasi parhaan mahdollisen hyödyn.
Jos prosessiin osallistuu useita toimittajia, jokaisella toimittajalla on todennäköisesti omat työkalunsa ja prosessinsa. Tämä aiheuttaa ostajalle kohtuuttomasti hallinnollista lisätyötä, sillä ostajan on sopeuduttava kunkin toimittajan toimintatapoihin.
Lisäksi bio- tai lääketieteen organisaatioiden erilliset hankintaryhmät eivät ehkä validoi jokaisen toimittajan pätevyyttä, mikä voi aiheuttaa ongelmia laatuprosessien, palvelutasosopimusten ja hinnoittelun hallinnassa.
Hajautetussa mallissa jokainen ostaja voi valita haluamansa käännöspalvelujen toimittajan. Tämä johtaa siihen, että yritys käyttää useita paikallisia toimittajia, jotka eivät pysty skaalaamaan palveluitaan maailmanlaajuisesti tai käsittelemään kaikkien alueiden käännösmääriä ja -tarpeita.
Jokainen toimittaja käyttää ehkä omia mukautettuja työkalujaan, mikä estää käännösresurssien jakamisen. Terminologiasanastojen, tyylioppaiden, käännösmuistien ja muiden resurssien jakaminen kaikkien käännösprosessiin osallistuvien kesken toisi kuitenkin käännöstyön ostajalle merkittäviä synergiaetuja. Tämä rajoittaa globaalin käännösohjelman skaalautuvuutta, ja yritys voi menettää huomattavia säästömahdollisuuksia, jos aiemmin käännettyä sisältöä ei jaeta tai käytetä uudelleen.
Sisältövaatimusten noudattaminen globaalilla ja lokaalilla tasolla voi olla haasteellista yrityksille, jotka toimivat tiukasti säännellyillä toimialoilla, kuten lääketeollisuudessa, lääketieteellisten laitteiden valmistuksessa tai pankki- tai vakuutusalalla.
Esimerkiksi lääketeollisuudessa ja lääketieteellisiä laitteita valmistavissa yrityksissä hajautettu malli, jossa paikalliset tytäryhtiöt tai divisioonat vastaavat paikallisista tuotemerkinnöistä, lisää virheiden todennäköisyyttä. Tämä voi vaikeuttaa paikallisten tuotemerkintöjen sisällönhallintaa ja vaatimustenmukaisuuden noudattamista ja aiheuttaa riskejä potilasturvallisuudelle.
Hajautettu lähestymistapa voi myös aiheuttaa poikkeamia tai termien epäyhtenäisyyttä, eikä yritys voi hyödyntää yhteistä tietokoneavusteista käännösteknologiaa tai konekääntämistä säästääkseen aikaa ja rahaa ja parantaakseen käännösprosessin laatua.
Jos jokainen käännöspalvelujen käyttäjä tai ostaja hankkii käännökset itsenäisesti, käännöksien kustannuksia on vaikea seurata.
Lisäksi käännöspalvelu toteutetaan usein kolmannen osapuolen – esimerkiksi markkinointitoimiston tai konsulttikumppanin – välityksellä, mikä hämärtää todellisia kustannuksia entisestään.
Kaikki käännösten hankintaprosessiin osallistuvat erilliset yksiköt eivät ehkä neuvottele hinnalle parasta vastinetta. Yrityksen on siis äärimmäisen vaikeaa tietää, kuinka paljon se todella maksaa eri puolilla maailmaa tehdyistä käännöksistä, tai löytää mahdollisuuksia sujuvoittaa toimintaa ja vähentää kustannuksia. Toimintamalli ei tarjoa globaalia näkyvyyttä laadun suorituskykymittareihin, sillä jokainen organisaation ostaja vastaa ja raportoi käännösten laadusta itsenäisesti – jos edes raportoi.
Mitä useampi kokki, sitä huonompi soppa. Tämä pätee erityisen hyvin käännöstenhallintaan.
Jos mukana on liian monta toimittajaa tai liian monta vaihetta, projektinhallinta voi olla monimutkaista ja sekavaa. Kun keskität kaikki käännösprosessit yhdelle luotettavalle toimittajalle, voit varmistaa huomattavasti tehokkaamman projektinhallinnan, joka tarjoaa parempaa laatua, nopeampia toimitusaikoja ja pitkän aikavälin kustannussäästöjä.
Kielipalveluiden hallinnan keskittäminen yhdelle luotettavalle käännöskumppanille tai muutamalle ensisijaiselle toimittajalle tehostaa käännösprosessia merkittävästi. Keskitetty käännösprosessi vähentää käännöskustannuksia ja nopeuttaa toimitusaikoja, ja mikä tärkeintä, se voi myös parantaa laatua ja vähentää sääntelyyn liittyviä riskejä.
Perehdytäänpä tarkemmin yhden toimittajan hyötyihin.
Käännöstenhallinnan keskittäminen yhdelle teknologia-alustalle tarjoaa niin ikään monia etuja. Kun kaikki ketjun osat työskentelevät samalla alustalla ja käyttävät samoja työkaluja, käännösprosessi tehostuu huomattavasti. Sinun ei enää tarvitse huolehtia siitä, löydätkö sopivan toimittajan, jolla on asianmukaiset työkalut käännöspyyntöjen vastaanottamiseen, viitemateriaalitiedostojen avaamiseen ja erilaisten tiedostotyyppien kääntämiseen.
Yhden luotettavan toimittajan käyttäminen voi myös helpottaa käännösmuistien hallintaa. Ammattimaisesti ylläpidetty käännösmuisti tehostaa tuottavuutta ja vähentää käännöskustannuksia, sillä mitä enemmän sisältöä käännetään, sitä tehokkaammin aiempia käännöksiä voidaan hyödyntää.
Käännösmuistit kannattaa antaa yhden toimittajan hoidettavaksi, sillä se vähentää riskiä, että tärkeitä kieliresursseja katoaa tai että käännösmuistiin ei päivitetä uusimpia käännöksiä.
Keskitetyn terminologian hallinnan avulla voidaan myös varmistaa, että yrityksen brändin äänensävy ja termit pysyvät yhtenäisinä koko organisaatiossa.
Kun käytössäsi on termipankki – käännöstyökaluihin liitetty sanasto –, laadunvalvontaprosessin aikana voidaan suorittaa lisätarkistuksia ja varmistaa, ettei käännökseen ole eksynyt vääriä termejä. Termipankin pitäminen ajan tasalla tehostaa toimintaa ja tuottavuutta, sillä kääntäjillä kuluu vähemmän aikaa termien etsimiseen.
Keskitetty terminologian hallinta varmistaa paremman käännöslaadun ja auttaa luomaan yhtenäisen brändimielikuvan kaikkien kohderyhmien keskuudessa.
Yhden toimittajan tarjoama, täysin keskitetty käännösten hallintaohjelma lisää kustannusten läpinäkyvyyttä koko toimitusketjun osalta. Me Acoladilla edistämme läpinäkyvyyttä hyödyntämällä asiakaskohtaista portaalia, jota käytetään kaikkien pyyntöjen, tarjousten ja hyväksyttyjen ostotilausten tallentamiseen ja seurantaan.
Me Acoladilla olemme auttaneet asiakkaitamme ottamaan käyttöön järjestelmän, joka hyödyntää modernia teknologiaa ja edistää valittujen toimittajien yhteistyötä ja vakioitujen toimintaohjeiden (SOP / Standard Operating Procedures) käyttöä.
Riippumatta siitä, onko yrityksesi käännöstenhallinta yhden osaston vai useiden eri alueilla toimivien tiimien vastuulla, tavoitteena on löytää käännös- ja lokalisointikumppani, joka auttaa kaikkia prosessiin osallistuvia sidosryhmiä tekemään työnsä mahdollisimman tehokkaasti ja tarjoaa tietoa erilaisten sisältötyyppien tai liiketoiminta-alueiden parhaista käytännöistä.
Kun edistät yrityksesi kansainvälistymistä sellaisen kumppanin kanssa, jolla on selkeä näkemys niin yrityksesi globaalista kokonaistilanteesta kuin paikallisista tarpeistakin, voit toimittaa korkealaatuisempia tuotteita ja palveluita vaativille asiakkaillesi.