Vuosikertomus on strategisesti tärkein asiakirja, jonka yhtiö vuoden aikana julkaisee, koska se sisältää viranomaisten ja sijoittajien kannalta merkittävää tietoa, josta ovat kiinnostuneet myös ulkomaiset tahot. Nämä pitkät asiakirjat täytyy kääntää sitä mukaa kuin niitä laaditaan, mihin vaaditaan tehokasta projektinhallintaa käännöstoimistolta sekä kielellistä osaamista ja mutkikkaiden aiheiden hyvää tuntemusta kääntäjiltä.
Kaikkien yhtiöiden, joiden osakkeita ostetaan ja myydään EU-alueen osakemarkkinoilla, on laadittava vuosikertomus, joka sisältää tietoja yhtiön vallitsevasta tilasta ja tulevaisuudennäkymistä. Näitä tietoja ovat seuraavat:
Tarkka käsiteltyjen aiheiden luettelo voi vaihdella yhtiöittäin, ja vuosikertomukset voivat olla 150–800 sivua pitkiä, mutta tietyt sisältöä ja muotoa koskevat asiat ovat säädeltyjä.
EU esimerkiksi vaatii, että pörssinoteeratut yhtiöt laativat tilinpäätöksensä kansainvälisten IFRS-standardien mukaisesti. Muiden kuin taloudellisten tietojen osalta yhtiöiden on raportoitava toimintaperiaatteensa, jotka liittyvät ympäristö- ja yhteiskuntavastuuseen, ihmisoikeuksiin, korruption ja lahjonnan estämiseen sekä monimuotoisuuteen yhtiön hallinnossa.
Vuodesta 2021 alkaen yhtiöiden EU-alueella julkaisemien tilinpäätösten täytyy noudattaa samaa muotoa. Ne julkaistiin aiemmin PDF-muodossa, mutta jatkossa Euroopan arvopaperimarkkinaviranomainen (ESMA) vaatii, että tilinpäätökset toimitetaan ESEF-muodossa (European Single Electronic Format, eurooppalainen yhtenäinen sähköinen raportointimuoto). Tämä tarkoittaa, että verkossa saatavilla olevat asiakirjat julkaistaan XHTML-muodossa, jota ihminen voi lukea, ja taloustiedot ovat saatavissa koneellisesti luettavassa iXBRL-muodossa.
Vuosikertomuksen julkaiseminen parantaa läpinäkyvyyttä, mikä on hyödyllistä valvontaviranomaisille. Se muodostaa myös sijoittajien keskeisen tiedonlähteen. Kansainvälisten sijoittajien tarpeita varten vuosikertomukset käännetään alkukieleltä englanniksi. Nämä käännökset julkaistaan mahdollisimman samanaikaisesti alkuperäisen asiakirjan kanssa, jotta ulkomaiset sijoittajat saavat tasavertaisen kohtelun.
Vuosikertomusten pituuden ja laajuuden vuoksi niiden kääntämiseen liittyy tiettyjä erityishaasteita. Siksi tehokkaita ratkaisuja tarjoavan käännöstoimiston löytäminen on ratkaisevan tärkeää.
Ulkomaiset sijoittajat luottavat käännettyihin vuosikertomuksiin sijoituspäätöstensä tukena, joten on tärkeää, että käännökset ovat huippulaadukkaita. Näiden tekstien kääntämien edellyttää siksi aihealueen erikoisosaamista. Alkukielisen tekstin täydellisen ymmärtämisen lisäksi rahoitusalaan erikoistuneiden kääntäjien on hallittava alan sanasto kattavasti sekä ymmärrettävä aihe syvällisesti kohdekielellä voidakseen ilmaista tekstin merkityksen tarkasti.
Toimittaakseen asiakkailleen varmuudella huippulaadukkaita käännöksiä käännöstoimistot antavat vuosikertomusten kääntämisen yleensä tehtäväksi vain tietyille valituille kääntäjille, jotka ovat erittäin taitavia ja kokeneita. Sen mukaan, mitä asiakirjan osaa kääntäjä kääntää, hän voi olla erikoistunut rahoitusalaan, laki- ja säädösasioihin tai asiakkaan toimialaan.
Laatukysymyksen lisäksi paineita aiheuttavat hallintoelinten asettamat tietojen toimittamisen määräajat sekä se, että tekstiin täytyy usein tehdä muutoksia aivan viime hetkiin saakka ennen julkaisua.
Yksi ratkaisu haasteisiin, joita laadukkaiden käännösten toimittaminen erittäin tiukkojen määräaikojen sisällä aiheuttaa, on erillinen järjestelmäalusta, joka on kehitetty vuosikertomusten laatimista ja kääntämistä silmällä pitäen. Sekä asiakkaat että kääntäjät voivat käyttää tätä alustaa, joten samalla kun asiakas muokkaa lähdekielistä tekstiä yhdellä välilehdellä, kääntäjä voi työstää kohdekielistä versiota toisella välilehdellä.
Tarkoitukseen räätälöidyn alustan käytöllä on useita etuja:
| Ajansäästö | Tekstiä ei tarvitse kopioida ja liittää, koska muutokset tehdään suoraan varsinaiseen asiakirjaan alustan kautta. |
| Joustavuus | Kääntäjät voivat muokata käännöksiä sitä mukaa kuin tekstiin tehdään muutoksia aina määräaikaan saakka. |
| Samanaikainen julkaisu | Nopea ja joustava työskentely tarkoittaa, että eri kieliversiot voidaan julkaista samanaikaisesti, mistä on hyötyä sekä yhtiölle että sijoittajille. |
Tehokkaan käännöspalvelun toimittamiseksi jokaiselle projektille nimetään erityinen projektipäällikkö, jotta asiakkaat tietävät tarkalleen, kehen tulee ottaa yhteyttä. Tämän lisäksi sellaiset kielipalvelujen toimittajat, joilla on toimipaikkoja eri mantereilla, pystyvät tarjoamaan yhteyshenkilön myöhään iltaan saakka, jolloin tavoitettavissa on aina joku, joka voi auttaa asiakkaita määräaikojen noudattamisessa.
Räätälöidyt käännösalustat ja tehokas viestintä auttavat jo paljon vuosikertomusten kääntämisen haasteiden ratkaisemisessa, mutta kyseisten asiakirjojen monimutkaisuuden takia niiden laatiminen vaatii muutakin kuin vain käännöspalveluja. Useiden toimittajien kanssa toimiminen samanaikaisesti voi viedä paljon aikaa, kun taas käytettäessä sellaista käännöstoimistoa, joka pystyy tarjoamaanmuitakin palveluja, asiakkaan tarvitsee toimia harvemman yhteyshenkilön kanssa.
Monet asiakkaat haluavat käyttää nykyaikaista graafista suunnittelua, jolloin tiedot esitetään selkeässä ja kiinnostavassa muodossa. Joihinkin vuosikertomuksen osiin, kuten yrityksen arvojen esittelyyn, kannattaa investoida, koska ne eivät yleensä muutu vuosittain.
Sanat ovat aivan yhtä tärkeitä kuin visuaalinen esitys sijoittajaviestinnässä, ja vaikutuksiltaan merkittävä asiakirja vaatii hyvin kirjoitettua ja kieliopillisesti oikeaa asiakieltä. Vuosikertomuksen kääntämisen lisäksi kieliasiantuntijat voivat oikolukea alkutekstin ja konsultoida sen tyylin ja sävyn viimeistelyssä. Kielipalvelujen toimittajilla on laajaa kokemusta kaikentyyppisten tekstien oikolukemisesta, sillä se on tärkeä viimeinen vaihe missä tahansa käännösprojektissa. Monet tarjoavat myös copywriting-palveluja, jolloin alkuperäinen sisältö laaditaan siten, että yhtiön sanoma välitetään tehokkaasti ja esimerkiksi selvennetään yrityksen visiota ja arvoja.
Vuosikertomuksen kääntäminen on vaativa projekti, joka vaatii kielellistä osaamista ja aihealueosaamista sekä tarkoitukseen suunniteltujen yhteistyöalustojen käyttöä. Käännöstoimisto, joka yhdistää tähän vielä tuotantovaiheen lisäpalveluja, tekee tästä tehtävästä paljon helpommin hallittavan.
Onko sinulla tarvetta laatia ja kääntää vuosikertomus? Ota meihin yhteyttä!