Aiheuttaako perehdytysten järjestäminen kerta toisensa jälkeen suhteettoman suuren kalenterirallin? Haluatko varmistua, että kaikki uudet työntekijät saavat riittävän kattavan perehdytyksen? Sitten tämä blogi on sinua varten.
Käsittelemme digitaalisen oppimisen hyötyjä perehdytyksessä ja käymme läpi, miten toteutimme Yleisradiolle e-learning-ratkaisun uusien työntekijöiden perehdytykseen.
Mikä on e-learning ja mitkä ovat sen tärkeimmät hyödyt?
Usein ensimmäinen koulutuksesta syntyvä ajatus on dokumenttien lukeminen intranetistä, ja sen jälkeen pidetään muutamia tunnin tai parin istuntoja palaverihuoneessa. Sitä on tietenkin edeltänyt kiivas sähköpostien vaihto sopivan ajan varaamiseksi, että kaikki osallistujat ja kouluttaja saadaan oikeaan paikkaan oikeaan aikaan. Ja tämä toistuu aina, kun uusia työntekijöitä aloittaa organisaatiossa.
Kun perehdytysrutiinin usein toistuvat osat korvataan verkkokoulutuksella, vapautuu kouluttajalta ja esimieheltä aikaa ydintehtäviin. Tämä antaa myös työntekijälle joustavuutta, sillä koulutuksen voi suorittaa silloin, kun se parhaiten sopii, esimerkiksi työmatkalla tai vaikka silloin, jos palaveri on yllättäen peruuntunut..
Mitä nykyaikainen e-learning on? Mitkä ovat tyypillisiä käyttökohteita digitaaliselle oppimiselle?
E-learningin suurimpiin etuihin kuuluu sen skaalautuvuus ja mukautuvuus eri käyttötarpeisiin.
Verkkokoulutuksen voi suunnata koko henkilökunnan osaamisen kehittämiseen, vaikkapa uuden aihealueen oppimiseen tai uudistuksen jalkautukseen. Hyvä esimerkki tästä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n jalkauttaminen henkilötietoja käsitteleville tahoille ja heidän osaamisensa todentaminen koulutuksen jälkeen.
Joskus e-learning on suunnattu kohdennetulle käyttäjäjoukolle ja sen osaamisen kehittämiseen. Tämäntyyppinen koulutus voi olla esimerkiksi tiettyihin tuotteisiin keskittyvää koulutusta, kuten hana- ja suihkutuotteita valmistavan Oraksen eHanaopisto, jossa suosittua kasvokkain toteutettavaa Hanaopisto-koulutuskonseptia haluttiin kehittää viemällä sitä osittain digitaaliseen muotoon. Digitaalinen sisältö toteutettiin useina kieliversioina, minkä ansiosta entistä useammat asentajat ja putkimiehet pääsivät osallistumaan koulutukseen.
Myös osana uusien työntekijöiden perehdytysrutiinia verkko-oppiminen luo uusia mahdollisuuksia. Uusien, esimerkiksi nopeasti vaihtuvassa roolissa toimivien työntekijöiden perehdyttäminen helpottuu, kun sama tieto on saatavissa helposti laitteella kuin laitteella. Digitaalinen sisältö antaa kaikille saman tietotason, ja myös mahdollisuuden esimiehelle varmistaa, että kaikki uudet työntekijät ovat oppineet ydinasiat.
Perehdyttäjälle jää enemmän aikaa käytännön työtehtävien opettamiseen, kun esimerkiksi yritysesittely sekä yrityksen arvojen ja tavoitteiden esittely hoidetaan verkkokoulutuksena. Asiantuntijoille e-learning-perehdytyksessä voidaan kouluttaa perusteet työssä tarvittavista järjestelmistä ja työkaluista. Tällöin perehdyttäjän ei tarvitse aloittaa perusasioista vaan hän voi keskittyä osaamisen kasvattamista.
E-learningin tärkeimpiä etuja perehdytyksessä ovat seuraavat seikat:
- Koulutukset voidaan räätälöidä sopiviksi eri käyttäjäryhmien tarpeisiin.
- Koulutuksen voi suorittaa haluamanaan ajankohtana ja itselle sopivalla päätelaitteella.
- Koulutus on tasalaatuista. Sama materiaali on käytössä kaikilla osallistujilla, ja lisäksi oppimispolut voidaan räätälöidä roolin tai osaamistason mukaan
- Koulutuksen voi helposti lokalisoida toiselle kielelle, jolloin samaa koulutusta voidaan hyödyntää myös toisissa kohdemaissa ja välittää yhtenäinen brändikokemus kautta linjan
E-learning laajan kohderyhmän perehdytyksessä – Case Yle
Hyvä esimerkki e-learningin käytöstä osana perehdytysrutiinia löytyy Yleisradiolta. Yritykseen tutustuminen ja toimintatapojen esittely oli hoidettu tyypillisesti talo tutuksi -kierroksella Pasilassa. Esittelyn tarjoaminen kaikille oli haastavaa, kun toimipisteitä on ympäri maata ja henkilöstössä on vaihtuvuutta. Esittely kuitenkin haluttiin pitää kaikille talossa aloittaville henkilöille.
Haasteet päädyttiin ratkaisemaan toteuttamalla e-learning-koulutus. Verkkokoulutuksena yritysesittely saatiin helposti kaikkien työntekijöiden saataville eri puolilla Suomea. Verkkokoulutus takasi myös vaatimuksen tasalaatuisuudesta. Kaikilla perehdytettävillä oli käytössään täsmälleen sama esittely. Koulutuksesta tehtiin myös ruotsinkielinen kieliversio.
E-learning oli Ylelle entuudestaan tuttu koulutusmuoto. Aiemmat koulutukset oli toteutettu Ylen omilla työkaluilla ja materiaaleilla. Perehdytyskoulutuksen kohdalla toteutus päätettiin tehdä yhteistyössä Acoladin kanssa.
Koulutuksen kohderyhmän ja oppimistavoitteen rajaaminen toimivaksi oli haaste, jossa Acoladin oppimisen asiantuntijat tulivat auttamaan. Koulutus saatiin jäsenneltyä mielenkiinnon säilyttämisen kannalta sopivan mittaiseksi. Koulutusta elävöitettiin kuvilla, äänellä ja videolla. Opettamisen ammattilaisten tarkoitus oli nimenomaan tehdä koulutuksesta niin kiinnostava ja interaktiivinen, että mielenkiinto pysyy yllä koko koulutuksen ajan.
Alla olevalla videolla Yleisradion HR-asiantuntija Saija Uski kertoo kokemuksistaan e-learningin hyödyntämisestä perehdyttämisessä ja yhteistyöstä Acoladin kanssa.
Mitattavuus ja seuranta kehityksen perustana
Yksi e-learningin erityisiä vahvuuksia on mitattavuus. Henkilöstöhallinto tai esimies pystyy näkemään, ketkä ovat suorittaneet koulutuksen ja kenellä se on vielä kesken. Tämä auttaa suuresti perehdytyssuunnitelman laatimisessa, tuloksien seuraamisessa ja toimii samalla vankkana alustana osaamisen pitkäjänteiselle kehittämiselle. Kun työntekijän suorittamat koulutukset ovat tiedossa, jatkon suunnittelu on huomattavasti helpompaa. Epäilemättä panostus työntekijän osaamiseen heijastuu myös työnantajamielikuvaan.
Kuinka yritys hyötyy e-learningista perehdytyksessä
Digitalisaatio ja työelämän murros ovat asettaneet täysin uusia vaatimuksia henkilöstön perehdyttämiselle ja koulutukselle. E-learning on tehokas työkalu vastaamaan muuttuneisiin koulutustarpeisiin. Verkko-oppimisen mahdollistama joustavuus palvelee yrityksen ja työntekijöiden etua. Lue blogistamme, kuinka suunnitella yrityksen tarpeita vastaava e-learning.
Uuden työntekijän perehdytyksessä e-learning tarjoaa mahdollisuuden säästää aikaa ja rahaa. Kustannustehokkuuden lisäksi yrityksestä välittyy yhtenäinen kuva kaikille aloittaville työntekijöille.
Esimerkkinä nousevasta trendistä perehdytyksessä on koulutusjakson keston pidentyminen. Parin viikon tiivis perehdytysrutiini jaetaan pidemmälle ajanjaksolle. Uutta on, että e-learningilla toteutetut osiot voidaan antaa uusien työntekijöiden saataville jopa ennen työsuhteen alkamista. Näin työntekijä pääsee tutustumaan syvemmin yritykseen ja tulevaan tekemiseen jo ennakkoon. Hyöty perehdyttäjälle on ilmeinen, kun aikaa ja resursseja vapautuu perusasioiden läpikäymisestä. Työntekijän etuna on tietenkin se, että yritys on tuttu jo aloitettaessa ja ensimmäisen viikon tietotulva tasoittuu.
Tarvitsetko apua e-learning-toteutuksen suunnittelussa? Haluatko asiantuntijan neuvoja siitä, miten verkko-oppimisen keinoja voisi hyödyntää osana teidän organisaationne perehdytysrutiinia?
Updated