Kerromme tässä blogissa, millaisia työkaluja ammattimaisella käännöskumppanilla on investointikustannusten vähentämiseksi ja miten käännösten tilaaja pystyy omalta osaltaan vaikuttamaan siihen.
Yrityksen vuosittaisen käännösvolyymin kasvaessa miljooniin sanoihin tai tuhansiin sivuihin on luonnollista, että investoinnin kustannustehokkuus alkaa pohdituttaa. Miten käännöksistä voi säästää? Mitä keinoja käännöskumppanilla on ja mitä itse voi tehdä asian eteen?
Käännöspalveluntarjoajilla on monia eri teknologioita, joita kannattaa hyödyntää varsinkin silloin, kun käännösvolyymit kasvavat suuriksi. Jotkin työkalut säästävät rahaa, toiset aikaa, parhaimmat jopa molempia. Työkalujen soveltuvuus erilaisiin käännöstarpeisiin vaihtelee. Esittelemme seuraavaksi yleisimpiä teknologioita, joita ammattimaisen käännöskumppanin palveluissa käytetään.
Kaikkein tunnetuin ja yleisin ammattimaisten käännöskumppaneiden käyttämä työkalu kustannusten vähentämiseksi on käännösmuisti. Sen etuna on kustannussäästön lisäksi ajansäästö. Kääntäjän tekemät käännökset tallentuvat käännösmuistiin, ja samoja käännöksiä voidaan hyödyntää myöhemmissä käännösprojekteissa. Hyöty on suurin silloin, kun samankaltaisia tekstejä käännetään toistuvasti. Hyviä esimerkkejä tästä ovat tekninen dokumentaatio ja ohjelmistot. Koska näissä tekstityypeissä on runsaasti toisteisuutta, kääntäjän tehokkuus kasvaa huomattavasti, kun osa tekstistä löytyy käännösmuistista valmiina tai vaatii vain vähän muokkaamista. Suuri osa kääntäjän työtä on varmistaa, että muistista löytyvä lause tai tekstinpätkä sopii uuteen kontekstiin.
Käännösmuistin avulla säästöjä voi kertyä muutamasta prosentista aina useampaan kymmeneen prosenttiin käännöstilauksen kokonaishinnasta.
Käännösmuistin arvo kasvaa sitä suuremmaksi, mitä enemmän käännöksiä se sisältää ja mitä paremmin sisältöä on ylläpidetty. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että muistissa on entistä enemmän käännettyjä lauseita ja niiden kontekstitieto on riittävää. Hyöty kertautuu siinä, että tulevissa käännöksissä kääntäjän manuaalisen työn tarve vähenee samaan tahtiin kun muistin kattavuus paranee.
Se on kuitenkin hyvä pitää mielessä, ettei yksi ja sama käännösmuisti sovellu kaikkiin käännöksiin. Esimerkiksi ohjekirjojen käännöksistä koostuva käännösmuisti ei hyödytä yrityksen vuosikertomuksen käännöksessä ja päinvastoin.
Käännösmuistin tuoma säästö realisoituu tehtäessä kustannusarviota käännöksestä. Käännettävä materiaali analysoidaan käännösmuistia vastaan. Ne lauseet, jotka löytyvät käännösmuistista, ovat täysin uusia lauseita edullisempia, koska niiden työstäminen on kääntäjälle helpompaa. Tämä heijastuu käännöstyön lopulliseen hintaan. Acoladin käännöstarjouksissa käännösmuistin tuoma säästö tuodaan esiin selkeästi, ja asiakas pystyy toteamaan muistin hyödyt jokaisessa käännösprojektissa.
Alla olevan graafin luvut perustuvat tilastolliseen analyysiin Acolad Nordicin käännösmuisteista. Graafissa ilmoitettavat luvut ovat poimittu optimaalisimmat säästöt tarjoavista projekteista.
Konekääntäminen on vahva vaihtoehto esimerkiksi silloin, kun on tuotettava suuria määriä käännöstekstiä hyvin lyhyessä ajassa. Konekääntimet ovat eräs tekoälyn ja koneoppimisen sovellus: konekääntimelle opetetaan käännettävien kielten rakennemallit, ja niitä opetetaan suurella määrällä lähde- ja kohdekielisiä mallikäännöksiä. Etenkin nykyiset neuroverkkokonekääntimet oppivat koko ajan paremmiksi sitä mukaa, mitä enemmän niitä käytetään ja opetetaan.
Konekäännöksen haasteena on kuitenkin se, ettei konekäännin varsinaisesti ymmärrä tekstin pintatasoa syvemmällä olevia merkityksiä tai kontekstisidonnaisuutta. Tämä ilmenee niin, että kone saattaa sijoittaa tekstiin aivan väärästä kontekstista peräisin olevan käännöksen (engine on joko junanveturi tai moottori), tai se saattaa tulkita esimerkiksi monimerkityksisyyttä hyödyntävää tekstiä aivan väärin. Toisinaan myöskään kielimalli ei toimi virheittä: käännöksissä sanat voivat olla virheellisessä järjestyksessä, mutta teksti on kuitenkin ymmärrettävissä. Toistaiseksi kone pystyy harvoin haastamaan ihmistä käännöksen laadussa.
Kustannus- ja aikatauluhyödyt voivat kuitenkin olla merkittäviä. Edullisuus ja nopeus syntyvät luonnollisesti siitä, että kääntäminen tapahtuu ilman ihmisen työpanosta, kunhan konekäännin on opetettu tuottamaan kriteerit täyttävää tekstiä.
Konekääntimiä hyödynnetään jo nykyisin laajasti käyttäjädokumentaation tai nopeasti päivittyvän sisällön kääntämisessä. Esimerkiksi verkkokaupassa käyttäjien tuotearviot voidaan kääntää toiselle kielelle koneen avulla. Näin asiakkaat voivat lukea arvion omalla kielellään eri puolilla maailmaa. Käännöksen laatu ei ehkä ole paras mahdollinen, mutta teksti on kuitenkin ymmärrettävä ja välittää arvostelun olennaisen sisällön.
Yrityksen toimiessa useissa eri maissa on ilmeistä, että sekä sisäistä että ulkoista viestintää tarvitaan monella kielellä. Joskus on haastavaa säilyttää monikielisessä viestinnässä yhtenäinen terminologia edes sisäisesti, markkinointi- ja myyntiviestinnästä puhumattakaan. Yritystasoinen termipankki ratkaisee usein tällaiset haasteet. Termipankki palvelee yrityksen omien työntekijöiden lisäksi viestintä- ja markkinointikumppaneita mutta myös kääntäjiä.
Kun terminologia on yhdenmukaista koko konsernin tasolla, väärinymmärrysten ja epäselvän viestinnän riski pienenee. Kun varmistetaan, että sisältö on laadukasta jo tekstejä tuotettaessa, käännösvaiheessa kääntäjät pystyvät varmistamaan käännösten terminologian laadun käyttämällä samaa termipankkia – eivätkä lähdetekstin virheet kertaudu. Lue täältä lisää ABB:lle yhteistyössä kehitetystä terminologiaratkaisusta.
Monilla eri markkinoilla toimivien yritysten käännöstarpeet ovat yleensä jatkuvia ja usein toistuvia. Silloin pelkkä toimittajan käytössä oleva käännöstenhallintajärjestelmä tai verkossa toimiva tilausportaali ei välttämättä riitä palvelemaan kaikkia käännösten tilaajia. Ratkaisuna tilanteeseen on usein integraatio.
Ihanteellisessa tilanteessa käännettävät tiedostot siirtyvät sujuvasti yrityksen järjestelmästä käännöskumppanin käännöstenhallintajärjestelmään ja palaavat sieltä yrityksen järjestelmään tilatuille kielille käännettyinä.
Tyypillisimpiä tapauksia järjestelmäintegraatiosta ovat sisällönhallintajärjestelmän (CMS) tai tuotetiedon hallintajärjestelmän (PIM) yhdistäminen käännöskumppanin käännöstenhallintajärjestelmään. Perimmäinen tavoite on virtaviivaistaa tilausprosessi mahdollisimman helpoksi ja saumattomaksi. Tässäkin tapauksessa suurin säästö tulee ajasta. Käännöstilaukset saadaan nopeasti eteenpäin ja vastaavasti valmiit käännökset saadaan takaisin suoraan omiin järjestelmiin. Integraation syvyydestä riippuen ajansäästöä voi tulla myös hyväksyntäprosessien vähenemisessä. Lue täältä blogikirjoituksemme sähköisen kaupankäynnin integraatioratkaisuista.
Integraatiota voi myös hyödyntää niin, että käännetty materiaali tallennetaan pilveen, josta asiakkaan validointitiimi tai maakohtaiset laadunvarmistajat poimivat käännökset itselleen työstettäväksi. Tilaajayritykseltä vähenee näin yksi työvaihe.
Usein integraatio tarkoittaa prosessin optimointia juuri tilausvaiheessa. Tilaajayritys optimoi hankinnan hyväksyntäprosessin ja itse tilausprosessin mahdollisimman joustavaksi. Kantavana ajatuksena on se, että käännöstarpeen ilmettyä tilaus saadaan eteenpäin mahdollisimman joustavasti. Tällöin prosessista saadaan karsittua pois hyväksyntää vaativia välivaiheita. Tämä vapauttaa taas kerran aikaa muuhun työhön.
Paras tapa varmistua säästöistä on se, että koko organisaatio tietää käännöskäytännöistä. Yrityksillä voi olla useita globaalisti toimivia osastoja, joiden käännöstarpeet vaihtelevat laajastikin. Jos käytännöistä ei ole sovittu ja tiedotettu, asiat tehdään paikallisesti parhaaksi katsotulla tavalla. Esimerkiksi markkinointi voi tilata omat käännöksensä mainostoimiston suosimalta käännöstoimistolta. Toisessa maassa toimiva sivukonttori saattaa suosia paikallista kääntäjää. Tässä tapauksessa integraation ja prosessin optimoinnin täysi hyöty jää saavuttamatta. Esimerkiksi käännösmuisti jää hyödyntämättä ja paikallisesti toteutettu prosessi hyväksyntäkäytäntöineen vie usean työntekijän aikaa.
Hyödyntämällä käännösteknologiaa ja sujuvoittamalla käännösprosessia kustannussäästöt voivat olla ideaalitilanteessa 30–50 prosenttia.
Kuten yllä olevista esimerkeistä nähdään, tarjouspyynnöstä toimitukseen -prosessista löytyy useita säästön paikkoja. Osa teknologioista tarjoaa välitöntä rahansäästöä. Osa säästöistä taas realisoituu tilaajayrityksen ajansäästönä. Yksinkertaistetun käännösprosessin myötä henkilöstön aikaa ei kulu mihinkään tarpeettomaan.
Onko yrityksesi käännöstarve jatkuvaa? Ota yhteyttä, niin asiantuntijamme auttavat sinua löytämään yrityksellesi sopivimmat ratkaisut. Lue täältä asiakascasesta, jossa toimimme Euroopan Unionin toimielinten käännöskumppanina.