Millainen e-learning kannattaa ulkoistaa

Kerromme tässä blogissa, milloin e-learning-toteutus kannattaa ulkoistaa.

Henkilöstön kouluttaminen on arkea kaikissa yrityksissä. Koulutuksen toteuttaminen onkin se todellinen haaste. Jos toimipisteitä on useita ja koulutettavan asian hallitsee vain muutama ihminen, miten pitäisi menetellä? Lähetetäänkö asiantuntija kiertueelle, tehdäänkö aiheesta itse e-learning vai ulkoistetaanko e-learningin toteutus? Vai pitäisikö yhdistellä lähikoulutusta ja verkkokoulutusta?

Toteutusvaihtoehtoja siis riittää. Ennen toimeen ryhtymistä pitää kuitenkin miettiä, mitkä ovat koulutuksen tavoitteet, miten suurelle joukolle koulutus on tarkoitettu, onko käytettävissä riittävät määrät resursseja koulutuksen järjestämiseen ja miten koulutus jalkautetaan henkilöstölle.

Milloin ulkoistaa e-learning-toteutus?

E-learningin tekeminen ei ole vaikeaa nykyisin tarjolla olevilla työkaluilla, jos ehtii hieman panostaa niiden opetteluun. Itse tehty e-learning onkin varsin hyvä vaihtoehto, jos koulutuksen kohderyhmä on pieni ja koulutuksen sisältö suppeahko. Esimerkiksi screen capture -videota ja selitystekstejä yhdistelevä koulutus voi olla näppärä tapa jakaa tietoa esimerkiksi ohjelmistopäivityksessä tapahtuneesta muutoksesta. Tällainen voisi olla vaikkapa asiakasjärjestelmään tullut uusi tärkeä ominaisuus, joka halutaan saada asiakaspalvelun tietoon. Kohderyhmä on rajattu eikä sisältökään ole laaja. Jos asia ei tullut selväksi, vastaanottajat tietävät keneltä kysyä lisätietoja.

Pedagogisuudella oppimistuloksia

Monessa tilanteessa tarve kehittää osaamista on kuitenkin huomattavasti laajempi. Esimerkiksi toimintamallien jalkautus, suuremmat tuotekokonaisuudet tai järjestelmän käyttöönotto ovat sellaisia koulutuksia, joissa sisältöä, rakennetta ja kokonaisuuden pedagogiikkaa pitää miettiä jo huomattavasti tarkemmin. Suuren sisältökokonaisuuden tiivistäminen mielenkiintoiseksi verkkokoulutukseksi ei ole helppoa.

Suurin kynnys ylitettäväksi on koulutettavan motivaatio. ”Mitä minä tästä hyödyn” on se kysymys, johon pitää löytyä vastaus aivan koulutuksen alkumetreillä. Motivaatio on myös onnistuttava pitämään yllä läpi koulutuksen, mikä vaatii koulutuksen rakenteen hiomista. Jos mielenkiinto on herätetty, mutta sen jälkeen eteen lyödään monta sivua tekstiä luettavaksi, koulutuksen tulokset voivat jäädä vaatimattomiksi. Eihän kukaan halua, että suurella vaivalla tehty koulutus vain klikkaillaan läpi ajatuksenkaan liikahtamatta – vain siksi, että koulutus on suoritettava.

Ulkoistamisen etuna on juuri se, että koulutuksen sisältöjä ja rakennetta ovat suunnittelemassa kouluttamisen ja digitaalisen oppimateriaalituotannon ammattilaiset. Pedagogisen osaamisen ansiosta koulutusten sisällöt ja rakenne saadaan muokattua käyttäjäystävälliseksi ja sopimaan käyttäjän tarpeisiin.

Rakenteen lisäksi huomiota tulee kiinnittää myös sisällön määrään. Sisällön puute tuskin on ongelma missään yrityksessä, mutta oppimisen kannalta olennaisen sisällön tiivistäminen koulutukseen onkin jo haastavampaa. Dokumentoitua tietoa voi olla hurjat määrät, ja lisäksi yrityksen omilla asiantuntijoilla voi olla runsaasti hiljaista tietoa. Pedagoginen osaaminen korostuu sisältöjen pilkkomisessa, roolikohtaisten polkujen rakentamisessa ja tiivistämisessä. Sisältöön on pystyttävä tiivistämään se, mikä on oppimisen kannalta olennaista. Näin oppiminen tehostuu ja saadaan parhaimmat oppimistulokset.

E-learningin ulkoistamista kannattaa harkita varsinkin silloin, kun opettavana on suuria asiakokonaisuuksia ja verkkokoulutukselta halutaan tuloksia. Hyvä esimerkki on perehdyttämissisältöjen tuottaminen e-learningiksi. Siinä yhteen koulutukseen tiivistetään asioita erittäin laaja-alaisesti ja samaan aikaan on säilytettävä perehtyjän mielenkiinto. Lue aiempi blogikirjoituksemme e-learningin hyödyntämisestä perehdytyksessä.

Kuka hoitaa e-learningin koostamisen?

Yksi e-learningin haasteista on tietenkin se, kenen vastuulla sen toteutus on. Onko vastuussa oleva henkilö koulutettavan aiheen asiantuntija, HR-ammattilainen vai kenties koulutettavien esimies? Roolia tärkeämpi kysymys on se, onko hänellä aikaa koostaa verkkokoulutus. Koulutuksen tekeminen vaatii aikaa, ja ydintehtävien hoitaminen samanaikaisesti voi olla vaikeaa. Verkkokoulutuksen laatimiselle on usein asetettu aikataulu, jonka puitteissa on tarkoitus pysyä.

Toinen pohdittava asia on se, onko tehtävään valitulla henkilöllä riittävän laajaa sisällöntuotannon osaamista monipuolisten koulutusten tekemiseen. Jos koulutus sisältää pelkkää tekstiä, motivaatio koulutuksen suorittamiseen voi olla koetuksella. Sisällöntuotanto-osaaminen tarkoittaa siis sitä, että koulutukseen pystytään sisällyttämään tekstin lisäksi kuvaa, ääntä, videota ja mahdollisesti interaktiivisia elementtejä. Näillä mielenkiinto pysyy yllä ja vaikuttavuus paranee. Toki myös kokonaisuuden tekninen toimivuus ja käytettävyys ovat ehdottoman tärkeitä, jotta vältytään turhauttavilta tai jopa opiskelun estäviltä teknisiltä ongelmilta.

E-learning-toteutuksen ulkoistamista kannattaa harkita aina, jos omasta yrityksestä ei löydy tarpeeksi resursseja tai osaamista. Pitää muistaa myös se, että e-learning voi ainakin osittain vapauttaa sisältöasiantuntijoita tuottavamman työn äärelle. Kiireessä verkkokoulutusmateriaalin toteuttajat saattavat tehdä ratkaisuja, jotka säästävät heidän omaa aikaansa. Pahimmassa tapauksessa koulutettavat käyttävät säästetyn ajan moninkertaisesti yrittäessään päästä perille puutteellisesti jäsennetystä tai muuten epäoptimaalisesti toimivasta sisällöstä.

Ulkoistamisella on sekin etu, että ulkoistuskumppani vastaa projektinhallinnasta. Kumppani huolehtii, että tarvittavat työvaiheet toteutuvat sovitun aikataulun puitteissa.

Erilaisia toteutusvaihtoehtoja

Ulkoistamisen suhteen tarjolla on useita eri vaihtoehtoja. E-learningin toteuttamiseen tarvitaan tietenkin itse sisältö, eli oppimateriaalit, mutta myös ratkaisu koulutuksen jakeluun.

Ulkoistukseen voi kuulua pelkkä oppimisen hallintajärjestelmä, learning management system. Järjestelmän avulla verkkokoulutus saadaan jaettua halutulle kohderyhmälle ja samalla saadaan seurattua käyttäjien edistymistä. Tässä tapauksessa ulkoinen kumppani huolehtii jakelusta, mutta yritys hoitaa itse sisältöjen tuottamisen.

Ulkoistuksen voi toteuttaa pelkästään sisältöjen osalta, edellyttäen, että yrityksellä on jo käytössään jokin oppimisen hallintajärjestelmä. Tässä tapauksessa yritys huolehtii jakelusta, mutta voi halutessaan toteuttaa itse täydentäviä koulutuksia.

Kolmas vaihtoehto on ulkoistaa sekä sisällöt että oppimisalusta. Ulkoistuksen myötä kumppani hoitaa e-learning-toteutuksen kokonaisvaltaisesti. Tämä on huolettomin vaihtoehto erityisesti silloin, kun yrityksellä ei ole aiempaa kokemusta asiasta. Ulkoistuskumppani huolehtii oppimissisällöt kuntoon ja järjestää samalla tarpeeseen soveltuvan oppimisen hallintajärjestelmän.

Kaikkea ei tarvitse eikä kannata tehdä itse

Onnistuessaan e-learning on tehokas työkalu henkilöstön kouluttamiseen. Sen avulla voidaan järjestää hyvinkin yksityiskohtaisia koulutuksia, joissa pureudutaan tarkasti tiettyyn aihepiiriin. Toisaalta aihepiiriä voidaan myös käsitellä vain ylätasolla, jolloin tarkempi perehtyminen aiheeseen tapahtuu vierikoulutuksena. Toteutusvaihtoehtoja on miltei rajattomasti.

Kuten kaikessa oppimisessa myös e-learningin onnistumisen ytimessä on se, että koulutettava saadaan sitoutettua koulutukseen. Parhaiten sitoutuminen onnistuu, kun koulutuksen hyödyt tuodaan konkreettisesti esille, esimerkiksi työtehtävää tai todellista käyttötapausta simuloivalla harjoituksella, ja koulutettava pääsee viemään oppeja käytäntöön mahdollisimman nopeasti.

Yritysten valmiudet e-learning-toteutuksiin vaihtelevat, ja siksi on hyvä tarkastella, milloin koulutus kannattaa toteuttaa itse ja milloin ulkoistaa. Ulkoistamisen etu on yksinkertaisimmillaan se, että yritys voi keskittää resurssit ydintehtäväänsä ja opettamisen ammattilaiset toteuttavat verkkokoulutuksen. Räätälöidyt koulutukset pitävät huolen siitä, että koulutus on juuri sellainen, millaista yritys tarvitsee. Kun kohderyhmä ja koulutuksen tavoite ovat selvillä, siitä on helppo jatkaa.

Tarvitsetko apua e-learning-sisältöjen kanssa? Kaipaatko osaavaa kumppania auttamaan sinut alkuun yrityksesi osaamisen kehittämisen digitalisoinnissa? Haluatko kehittää yrityksessäsi jo käytössä olevat e-learningit seuraavalle tasolle? Onko käsissäsi erityisen haastava sisältö, poikkeuksellisen kova vaikuttavuustavoite tai uusi kohderyhmä, jonka kouluttamiseen kaipaat ulkopuolista näkökulmaa? Ota yhteyttä, niin asiantuntijamme auttavat sinua valitsemaan tarpeisiisi parhaiten sopivat ratkaisut.