Tässä blogiartikkelissa syvennymme siihen, mitä taittaminen on, mihin sitä tarvitaan ja mitä tekemistä sillä on käännösten kanssa. Annamme samalla muutamia käytännön vinkkejä, mitä kannattaa ottaa huomioon, kun tilaa käännökselle myös taiton.

Mitä taitto on ja mihin sitä yleensä tarvitaan?

Lyhyesti ilmaistuna taitto on jonkin julkaisun, esimerkiksi esitteen tai Powerpoint-esityksen elementtien sovittamista ja sommittelua houkuttelevaan muotoon. Taittamisen tarkoituksena on tehdä julkaisusta mahdollisimman helposti lähestyttävä ja puoleensavetävä. Samaa periaatetta sovelletaan tulostettaviin ja painettaviin sekä digitaalisiin julkaisuihin.

Taittotöitä on oikeastaan kaikkialla jokapäiväisessä elämässämme. Taittamista on tarvittu mainoslehtisissä, joita saamme postin mukana. Taittoa on tarvittu kirjoissa, joita luemme rentoutuaksemme tai oppiaksemme. Jääkaapista löytyvän hedelmämehupurkin tekstit ja visuaaliset elementit on aseteltu tarkasti ja harkiten. Unohtamatta kaduilla olevia mainostauluja, jotka joko onnistuvat tai epäonnistuvat mielenkiintomme herättämisessä.

Eikä sovi unohtaa sitä, että taittoa tarvitaan samalla tavalla digitaalisissa ympäristöissä. Hyvä Powerpoint-esitys tai e-kirja vaativat myös taittamista, jotta lukijan mielenkiinto säilyy esityksen tai kirjan loppuun asti.

Taittaminen ei rajaudu pelkästään elementtien sovittamiseen ja sommitteluun. Myös tekstillä on merkittävä rooli taittamisen kokonaisuudessa. Erottuvatko otsikot riittävästi, onko tekstiä liian vähän tai liikaa? Fontti ja fonttikoko ovat kokonaisuuden kannalta hyvinkin merkitykselliset.

Ajatellaan esimerkiksi ohjekirjaa, jossa ei ole ollenkaan kuvitusta ja tekstin määrä on valtaisa eivätkä otsikot juurikaan erotu leipätekstistä. Tuollaista ohjekirjaa tuskin moni lukee kannesta kanteen. Vaikka sisältö olisikin raskasta luettavaa, taiton avulla sisällön saa muokattua lähestyttävämpään muotoon ja siten ohjekirja palvelee paremmin. On sääli, jos suurella vaivalla tuotettu sisältö jää hyödyntämättä sen vuoksi, että sisältöä ei ole sommiteltu helposti lähestyttävään muotoon.

Mitä hyötyä taittamisesta on?

Tärkein ja samalla selkein taittamisen etu tulikin jo esille. Kun painettu tai digitaalinen sisältö on helposti lähestyttävää, sen sisältämä viesti saadaan välitettyä tehokkaammin. Tätä tuskin voi korostaa liikaa. Taitolla herätetään huomiota ja saadaan lukija kiinnostumaan sisällöstä. Parhaimmillaan taitto on kuin pimeydessä hohkaava valo, joka houkuttelee puoleensa.

Taitto on myös olennainen osa yrityksen visuaalista ilmettä. Taitto ei ole yksinään mikään erillinen kokonaisuus vaan osa suurempaa kokonaisuutta. Yrityksen kannalta on tärkeää, että esimerkiksi painetut ja visuaaliset sisällöt ovat linjassa keskenään. Muutoin yrityksen ja sen viestinnän tunnistaminen voi olla vaikeaa.

Jos yrityksen tunnistaa helposti esimerkiksi tuotteen pakkauksesta tai vaikkapa mainoslehden kannesta ilman yrityksen nimen mainitsemista, on taitossa ja viestinnässä onnistuttu.

Miksi taittoa tarvitaan käännösprojektien yhteydessä?

Mitä tekemistä taittamisella on sitten käännösten kanssa? Hyvinkin paljon. Kun sisältöjä käännetään, kohdekielelle tuotettu vastaava sisältö voi poiketa alkuperäisestä tekstistä hyvinkin paljon. Käännöksessä todennäköisesti muuttuvat merkkimäärä, sanamäärä ja mahdollisesti lauserakenteet. Merkki- ja sanamäärä voi kasvaa niin paljon, ettei kohdekielelle käännetty sisältö sovi enää esimerkiksi yhdelle A4-kokoiselle sivulle. Tilanne voi olla myös päinvastainen, eli käännetty kohdekielinen teksti on merkittävästi lyhyempi kuin alkuperäinen ja sen myötä asiakirjaan jää paljon tyhjää.

Jos kyseessä on esimerkiksi tuotekatalogi, joka on käännetty toiselle kielelle, tarve taittotyölle on hyvin todennäköinen. Tilaa tuotetiedoille ja esittelytekstille on rajallisesti varsinkin sellaisissa esitteissä, joissa tuotteiden määrä on suuri.

Muita esimerkkejä taittoa tarvitsevista sisällöistä ovat yritysten vuosikertomukset, ohjekirjat ja käyttöoppaat. Vuosikertomuksissa on kaavioita ja niiden yhteydessä selkeyttäviä tekstejä. Ohjekirjoissa ja käyttöoppaissa on kuvia selkiyttämään tekstisisältöjä. Nämä kaikki elementit pitää ottaa huomioon, kun sisällöt on käännetty ja taittoa lähdetään tekemään kohdekieliselle sisällölle. Pitääkö fonttia pienentää? Voiko kuvan kokoa kasvattaa, jotta kuvatekstin saa sommiteltua paremmin sen yhteyteen? Nämä ovat yleisiä kysymyksiä taittotöiden yhteydessä.

Käännettyjen sisältöjen kopiointi ja liittäminen onnistuu harvoin suoraan, sillä merkki- ja sanamäärät muuttuvat jokaisen kieliparin kohdalla. Sommittelun korjauksia ja taiton suurempia korjailuja tarvitaan miltei aina.

Konkreettisena esimerkkinä voimme käyttää tätä blogikirjoitusta. Alkuperäisellä kielellä tämän artikkelin sanamäärä on 1 451 ja merkkimäärä on 11 628.

• Englanninkielisen versiossa sanamäärä on 2 230 ja merkkimäärä on 11 225.
• Ruotsinkielisessä versiossa sanamäärä on 2 061 ja merkkimäärä on 11 574.
• Tanskankielisessä versiossa sanamäärä on 1 788 ja merkkimäärä on 10 397.

Mitä lisäarvoa käännöstoimiston taittopalvelu tuo?

Harvemmalla käännöksiä tilaavalla organisaatiolla on käytössään talon sisällä taitto-osaamista. Jos graafikkoja löytyykin, he ovat todennäköisesti sidottuja muihin projekteihin eivätkä välttämättä pysty hoitamaan kiireellisiä taitto- ja sommittelutöitä. Siksi taittopalveluiden tarjoaminen käännöspalveluiden rinnalla on varsin luonnollista.

Resurssinäkökulman lisäksi etuna on se, että ammattikääntäjät ja taittamisen ammattilaiset löytyvät saman katon alta. Tilaamalla käännöksen ja taiton samalla kertaa säästää aikaa, kun materiaaleja ei tarvitse toimittaa eri toimijoille. Tilatessasi käännöksen ja taiton saat projektin valmistuessa käännetyn, julkaisuvalmiin sisällön. Tarvittaessa taittajat voivat tehdä yhteistyötä kääntäjän kanssa niin, että käännösammattilainen tekee lopputarkastuksen taitetulle sisällölle. Näin varmistetaan, että esimerkiksi mahdolliset tavutukset ja rivinvaihdot ovat oikein. Tätä mahdollisuutta arvostetaan erityisesti niissä tapauksissa, jolloin käännöksen tilaaja ei tunne kohdekieltä hyvin.

Projektin kontekstin ollessa selvillä kääntäjä pystyy antamaan vinkkejä tai huomauttamaan mahdollisista kulttuurisesti ongelmallisista elementeistä. Jos käännettävässä materiaalissa käytetään kohdemaan kulttuurin kannalta vaikkapa kiusallisia kuvia tai värejä, tilanteeseen pystytään reagoimaan helposti vielä tuotantovaiheessa.

Taittopalvelu ei rajaudu pelkästään käännösprojektien yhteyteen. Acoladin asiantuntijat voivat suunnitella ja tehdä taittoja ohjeistuksiesi perusteella. Lue taittopalvelustamme lisää täältä.

Yleisimpiä sisältötyyppejä, joille tehdään taitto kääntämisen yhteydessä

Seuraavassa on yleisimpiä sisältöjä, joille pyydetään käännöksen yhteydessä myös taitto.

• Ohjekirjat ja käyttöoppaat sisäiseen sekä ulkoiseen käyttöön
• Tuotepakkaukset, joissa on paljon tekstiä
• Esitteet ja tuotekatalogit
• Viestinnän dokumentit, kuten esimerkiksi vuosikertomukset, osavuosikatsaukset ja muut viralliset monikieliseen käyttöön tulevat dokumentit.

Luettelosta voidaan todeta, että taittaminen ei katso toimialaa. Taittoa tarvitaan raskaan teollisuuden, lääketieteen, juridiikan, kaupan ja teknologia-alan saralla. Taittoa vaativia dokumentteja tarvitaan niin sisäiseen kuin ulkoiseenkin käyttöön. Hyötyjänä on aina lukija, olipa tämä työntekijä, yhteistyökumppani, median edustaja tai loppuasiakas.

Asiantuntijoiden vinkit käännösprojektien taittoihin

Lupasimme myös vinkkejä siihen, kuinka sujuvoittaa käännösprojektin yhteydessä tehtävää taittoa. Vinkkejä varten haastattelimme neljää DTP-asiantuntijaa Acoladilta. Asiantuntijoina toimivat Marie-Sophie Petit, Christer Saltin, Jouni Jakonen ja Ilja Patrikainen.

PDF-tiedostot ovat erittäin yleisiä jälkikäsittelyä vaativia dokumentteja. Usein niiden kohdalla riittää, että käännetty teksti noudattaa samaa asettelua kuin alkuperäisessä dokumentissa.

Kun asiakas tilaa käännöstä PDF-tiedostolle, projektipäällikölle kannattaa antaa ohjeistus siitä, millaista lopputulosta odotetaan. Onko tarve saada vain sisältö käännetyksi? Tällöin teksti ”irrotetaan” alkuperäisestä tiedostosta, käännetään ja toimitetaan takaisin tilaajalle. Jos PDF-tiedosto on tarkoitus julkaista, on hyvä mainita, tuleeko se sisäiseen vai ulkoiseen käyttöön.

Hyvä muistisääntö on, että PDF-tiedostosta ei pysty tuottamaan alkuperäistä korkealaatuisempaa versiota ilman alkuperäisiä työtiedostoja. Eli jos sisältö julkaistaan ulkoiseen käyttöön, alkuperäisten korkealaatuisten kuvien toimittaminen tekstisisällön kanssa auttaa saavuttamaan paremman lopputuloksen.

Jos käännös- ja taittoprojekti on kiireellinen, materiaali kannattaa toimittaa muokattavassa muodossa. Vaikka tekstin irrottaminen PDF-tiedostosta onkin nopeaa OCR-työkaluilla, se on kuitenkin työvaihe, jonka voi välttää.

Alkuperäisiä työtiedostoja kannattaa suosia senkin vuoksi, että dokumentin muotoilut ja rakenne voivat rikkoutua konvertoitaessa tiedostoja muodosta toiseen.

Kuvassa on esimerkki siitä, miten PDF-tiedoston konvertointi Word-dokumentiksi rikkoi alkuperäisen asettelun. Vasemmanpuoleisessa laatikossa tekstin asettelu on alkuperäisellä tavalla.

Käännettävän taittotiedoston yhteydessä on hyvä toimittaa kaikki tiedostossa käytetyt elementit, kuten esimerkiksi kuvat, linkit ja mahdolliset erikoisfontit. Tällä tavalla taittoa päästään tekemään pian käännöksen jälkeen eikä projekti keskeydy puuttuvien materiaalien vuoksi. Paras laatu ja lopputulos pystytään saavuttamaan alkuperäisiä materiaaleja käyttäen.

Asiantuntijamme suosittelevat käyttämään käännöstilauksissa alkuperäisiä työtiedostoja. Sisältö voi olla tuotettu Adoben InDesign-, Illustrator-, Framemaker- tai Photoshop-ohjelmalla tai jollakin muulla ohjelmalla. Tärkeintä on mahdollisimman alkuperäinen työtiedosto.

Helpoimmin omaksuttava vinkki käännettäväksi tulevissa teksteissä on välttää käyttämästä kappaletta kappaleen sisällä. Eli on syytä välttää käyttämästä komentoa Enter, joka tunnetaan nimellä Hard Return. Tämä liittyy enemmän käännösmuistiin kuin taittamiseen. Käytettäessä kappaletta kappaleen sisällä käännösmuisti voi tulkita käännettäviä segmenttejä virheellisesti.

Ongelmaksi muodostuu se, että käännösmuistiin tallentunutta käännöstä ei pystytä hyödyntämään sellaisenaan tulevissa käännösprojekteissa. Eli jos sisältö ei edellytä kappaleenvaihtoa kappaleen sisällä, niin vältä sen käyttöä. Näin käännösmuistin tehokkuus- ja kustannushyöty eivät jää hyödyntämättä. Käännösmuistista pääset lukemaan lisää täältä.

Pyri huomioimaan käännöksestä syntyvä tilantarve jo taittotiedostoa luotaessa. Käännettäessä sisältöjä tekstin määrä voi kasvaa 10–30 prosenttia kieliparista riippuen. Jos taittoa vaativassa dokumentissa on rajallisesti tilaa tekstille, käännöksen myötä tilanne voi käydä hyvin haastavaksi. Fonttikokoa pystytään pienentämään vain rajallisesti, sillä luettavuus heikkenee, jos fontista tulee liian pieni. Tilaa kannattaa varata myös niissä tapauksissa, joissa kohdekielenä on kyrillisiä aakkosia käyttävä kieli tai arabian kieli.

Kuten kaikessa yhteistyössä, avain onnistumiseen on toimiva kommunikaatio. Kun taittoa vaativan käännösprojektin tavoitteet ovat selvät, odotuksiin pystytään vastaamaan paremmin. Tällä tavalla syntyy yhteisymmärrys siitä, mitä parhaan lopputuloksen saavuttamiseen tarvitaan. Olipa se sitten kääntäjän suorittama jälkitarkastus taitetulle sisällölle tai alkuperäisten työtiedostojen toimittaminen, se selviää toimivalla viestinnällä.

Vinkit tiivistetysti

• PDF-tiedostosta ei pysty tuottamaan alkuperäistä korkealaatuisempaa versiota ilman alkuperäisiä työtiedostoja. Kerrothan PDF-tiedoston käyttötarpeesta, niin sitä tiedetään käsitellä käyttötarkoitukseen sopivalla tavalla.
• Vältä rivinvaihtoa kappaleen sisällä, jos mahdollista. Eheä käännösmuisti tuo säästöjä pitkällä aikavälillä
• Varaa käännettävälle tekstille tilaa. Kieliparista riippuen tekstin määrä voi kasvaa 10–30 prosenttia. Tekstin muotoa on helpompi muokata kuin itse sisältöä.
• Parhaat tulokset saavutetaan sujuvalla kommunikoinnilla.

Taittaminen on ilo silmälle ja herättää lukijan mielenkiinnon

Taittamisen tulokset ovat osa arkeamme tavalla tai toisella. Houkuttelevaan muotoon sommiteltuja ja aseteltuja julkaisuja löytyy joka puolelta. Olemme jo niin tottuneita hyvään taittoon, ettemme välttämättä kiinnitä siihen erityisemmin huomiota. Sen kyllä huomaamme, jos ohjekirja on täynnä tekstiä ilman selkiyttäviä kuvia tai jos kuvat ovat huonolaatuisia tai kuva ei täsmää tekstin kanssa.

Sisällöt luodaan lukijoita varten ja taittamisella varmistetaan, että sisältö on helposti lähestyttävässä ja houkuttelevassa muodossa. Taiton avulla julkaistavaksi tarkoitettu sisältö herätetään henkiin. Periaatetta voi soveltaa kaikkiin julkaisuihin aina pienestä tuotepakkauksesta yrityksen viralliseen vuosikertomukseen.

Onko sinulla käännösprojekti, jossa tarvitaan taittamista? Tarvitsetko konsultaatiota tuleviin taittoa vaativiin projekteihin? Ota yhteyttä, niin asiantuntijamme auttavat sinua eteenpäin projekteissasi. Lue lisää Acoladin käännöspalveluista.