Miten pk-yritykset voivat hyötyä käännösteknologioista?

Helposti ajatellaan, että käännösteknologiat olisivat vain suurten yritysten käytettävissä. Nykyiset teknologiat ovat kuitenkin erittäin skaalautuvia ja soveltuvat loistavasti pienten ja keskisuurten yritysten tarpeisiin.

Kerromme tässä blogikirjoituksessa, mitä käännösteknologioita on tarjolla ja mitä hyötyä niistä on myös pienille ja keskisuurille yrityksille.

Mitä käännösteknologioita nykyisin käytetään

Monet käännösteknologiat on kehitetty palvelemaan suurten yritysten tarpeita. Suuret käännösvolyymit ja jatkuva tarve ovat kiihdyttäneet niiden kehitystä. Samat teknologiat palvelevat kuitenkin aivan yhtä hyvin myös pienempiä yrityksiä. Loppujen lopuksi tarve on yksi ja sama: saada lähdeteksti käännetyksi toiselle kielelle mahdollisimman nopeasti ja sujuvasti. Vuosien saatossa kehitetyt teknologiat ovat lyhentäneet käännösten toimitusaikoja, parantaneet kustannustehokkuutta ja virtaviivaistaneet tilausprosessia. Esittelemme seuraavaksi neljä yleisintä teknologiaa, joista hyötyvät kaiken kokoiset yritykset.

Käännösmuisti muistaa jo tehdyt käännökset

Käännösmuistin käytön etuja ovat säästöt, tehokkuus ja yhdenmukaisuus. Säästöt syntyvät siitä, että aiemmin käännettyjä käännösyksiköitä (usein yhden virkkeen mittaisia merkkijonoja) pystyy käyttämään hyväksi seuraavissa käännösprojekteissa. Ammattikääntäjän ei silloin tarvitse kääntää koko tekstiä uudestaan: hänen tehtävänsä on katsoa, sopiiko käännösmuistin tarjoama vanha käännös tai osa sitä käännettävän tekstin asiayhteyteen, ja muokata sitä tarpeen mukaan. Uudet tekstit hän kääntää normaaliin tapaan, ja ne tallentuvat samaan käännösmuistiin. Näin käännettävien sanojen määrä vähenee, mikä lisää tehokkuutta ja lyhentää kääntämiseen kuluvaa aikaa.

Tekstityypistä ja käännösmuistin kattavuudesta riippuen käännösmuistin käytön tuomat kustannussäästöt voivat olla muutamasta prosentista aina useampaan kymmeneen prosenttiin käännöstilauksen kokonaishinnasta.

Pitää kuitenkin muistaa, että säästöt ja tehokkuus realisoituvat parhaiten, kun käännettävät tekstit ovat samankaltaisia. Esimerkiksi käännösmuistista löytyvä käyttöoppaan käännös ei välttämättä auta merkittävästi markkinointitekstien kääntämisessä eikä pudota niiden hintaa.

Kolmas käännösmuistin etu on yhdenmukaisuus. Kun eri kääntäjät käyttävät samaa käännösmuistia, käännösten terminologia saadaan säilymään yhdenmukaisempana. Toisaalta yhdenmukaisuus parantaa myös tehokkuutta, sillä jos käännöksen terminologia ei ole kääntäjälle ennestään täysin tuttua, hänen ei käännösmuistin ansiosta tarvitse lähteä selvittämään jokaista termiä uudestaan.

Termipankki pitää viestin yhtenäisenä

Termipankki on niin ikään etupäässä suurten yritysten tarpeisiin kehitetty työkalu. Kantavana ajatuksena on keskittää yrityksen viestinnässään käyttämä terminologia yhteen paikkaan, josta kaikki työntekijät voivat tarkistaa termit helposti ja saavat apua niiden käyttöön. Tavoitteena on näin yhdenmukaistaa niitä termejä, joita käytetään yrityksen sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä. Esimerkkejä termeistä ovat tuotteiden ja palveluiden nimet, muut yrityksen toimintaan liittyvät termit sekä laajemmin koko toimialalla käytetyt termit. Varsinkin ulkoisessa viestinnässä termien yhtenäisen käytön tarve korostuu. Lue täältä lisää ABB:lle kehitetystä terminologiaratkaisusta.

Termipankki voi olla varsin aiheellinen hankinta myös silloin, kun yrityksellä on toimintaa useassa maassa ja se tekee paljon digitaalista markkinointia. Esimerkiksi monikielisen hakukoneoptimoinnin haasteena on se, että avainsanojen suorat käännökset eivät ole läheskään aina parhaita hakukonenäkyvyyden kannalta. Pitää vaikkapa sopia, käytetäänkö digitaalisista oppimisratkaisuista termiä ”verkkokoulutus”, ”e-learning” vai ”sähköinen oppiminen”. Tämän vuoksi on kullan arvoista, jos yrityksellä on helposti saatavilla oleva ja keskitetty tallennuspaikka avainsanoille ja niiden hakukoneoptimoiduille versioille jokaisella yrityksen käyttämällä kielellä. Tällaiseenkin termipankki sopii hyvin.

Asiakasportaali helpottaa käännösten tilaamista

Vaikka asiakasportaali ei suoranaisesti ole käännösteknologia, se nivoutuu yhteen muiden teknologioiden kanssa. Asiakasportaalin tarkoitus on selkiyttää ja nopeuttaa käännösten tilaamista. Samalla asiakasportaali tekee prosessin läpinäkyväksi, eli asiakas tietää, missä vaiheessa käännösprosessi on. Portaalissa voidaan myös seurata kustannuksia niin projektikohtaisesti kuin laajemminkin.

Yksi portaalin tärkeimmistä tarkoituksista on vähentää tarvetta lähettää sähköpostia. Tilauksen voikin tehdä portaalissa huomattavasti nopeammin ja sujuvammin. Lisäksi portaalin tarkoitus on vähentää hallinnollista työtä. Kun käännöksiä hoitavat työntekijät saavat tilausoikeudet portaaliin, he voivat tehdä tilaukset itsenäisesti ilman ylimääräistä viestien lähettelyä ja hyväksymiskierroksia. Käännökset myös löytyvät portaalista eivätkä ole vain tilaajan sähköpostissa.

Konekäännin suurten tekstimassojen kesyttämiseen

Konekääntäminen on neljästä teknologioista se, joka liittyy selvimmin suuriin käännösvolyymeihin. Mutta myös sen käytöstä voivat hyötyä pienemmätkin yritykset. Konekääntämisen tärkein ominaisuus on sen nopeus ja kyky käsitellä suuria käännösvolyymeja.

Pienille ja keskisuurille yrityksille houkutteleva vaihtoehto on geneerisen konekääntimen tai toimialakohtaisen konekääntimen hyödyntäminen. Geneerisillä konekääntimillä pystytään tietoturvallisesti ja nopeasti kääntämään lyhytikäistä sisältöä ja nopeasti tarvittavaa viestintää, kuten chat-, pikaviesti- ja sähköpostiviestintää. Näissä tärkeintä on välittää viestin olennainen sisältö nopeasti tarvittavilla kielillä.

Geneerinen konekäännin on ihanteellinen niissä tilanteissa, joissa tekstiä pitää saada toiselle kohdekielelle suuria määriä. Hyvä esimerkki tästä ovat verkkokauppojen tuotearvostelut. Tekstimäärät voivat nousta niin huomattaviksi, että arvostelujen käännättäminen ammattikääntäjällä olisi yksinkertaisesti liian suuri työ.

Kun konekäännin on koulutettu toimialakohtaisella sanastolla, se pystyy tuottamaan tehokkaasti ja nopeasti käännöksiä, joissa on noudatettu toimialan termejä ja yleisiä ilmauksia. Kun käännösten määrä on suuri mutta käännöksen laatu ei ole kriittinen tekijä, konekääntimellä saadaan tuotettua esimerkiksi teknisen ja hyvin jäsennellyn sisällön, kuten listausten ja ohjekirjojen, käännöksiä tehokkaasti.

Konekääntimen mahdollisesti vaatimattomampaa laatua ei kannata pelätä, sillä tarjolla on aina mahdollisuus jälkieditiontiin. Jälkieditoinnissa ammattikääntäjä hioo konekääntimen tekstin luettavampaan ja ymmärrettävämpään kuntoon.

Miten saat nämä teknologiat yrityksesi käyttöön?

Käännösmuisti

Käännösmuistin helppous piilee siinä, että se luodaan yritykselle automaattisesti käännösprojektin yhteydessä. Sen tekemistä ei siis tarvitse pyytää erikseen. Uusi käännösmuisti luodaan jokaiseen uuteen kielipariin, joita yritys käännöksissään tarvitsee.

Ainoa muistettava asia on varmistaa käännöspalvelujen tarjoajalta käännösmuistin omistajuus. Kun yritys itse omistaa käännösmuistin, sen sisällön kerryttäminen voi jatkua, vaikka matkan varrella palvelut keskitettäisiin toiselle käännöspalveluiden tarjoajalle. Acoladin tuottamien ja ylläpitämien käännösmuistien omistajuus säilyy aina asiakkaalla.

Termipankki

Termipankin perustaminen lähtee tarpeiden kartoittamisesta: mihin tarkoitukseen termipankki luodaan, ja mitä kohderyhmää termipankin on määrä palvella. Näistä asioista keskustellaan kielipalveluiden tarjoajan kanssa. Kun lähtökohta on määritetty, voidaan alkaa yhdessä suunnitella termistön rakennetta ja sisältöä. Olennaista on myös sopia ylläpitokäytännöistä ja siitä, kuka huolehtii sisällön ajantasaisuudesta: toimittaja, tilaaja vai molemmat yhteistyössä.

Asiakasportaali

Asiakasportaalin käyttöönottotapa vaihtelee käännöspalvelun tarjoajasta toiseen. Käytännössä asiakasportaalin ylläpitäjä tarvitsee asiakkaasta olennaiset yritystiedot, jotta asiakas pystyy tekemään käännöstilauksia. Hiukan yksinkertaistaen voidaan kuitenkin sanoa, että asiakasportaalin saa käyttöönsä pyydettäessä eikä se välttämättä edellytä tilausta. Acoladin käytäntö on se, että asiakkuus ja tunnukset luodaan asiakkaan pyynnöstä.

Asiakasportaali kannattaa ottaa käyttöön jo ennen ensimmäistä käännöstilausta. Tällä tavalla käännöstilausten tekeminen sähköpostitse ei pääse muodostumaan rutiiniksi.

Konekäännin

Konekääntimen käyttöönotto on vaativampi prosessi, johon liittyy enemmän valmisteluja. Käännöstarpeiden kartoittaminen ja niihin sopivan konekääntimen valinta ja mahdollinen kouluttaminen ovat pidempi prosessi. Kun valmistelut on saatu kuntoon, konekäännöksiä voi tilata Acoladilta asiakasportaalin kautta. Tällä tavalla valmiin konekäännöksen saa itselleen kaikkein nopeimmin.

Asiakas saa aina konekääntimen tietoturvakuvaukset, jotta se voi varmistua riittävistä toimenpiteistä tietoturvan takaamiseksi. Acoladilta tilatuissa konekäännöksissä lähdeteksti toimitetaan ulkoiseen järjestelmään käännettäväksi. Kun materiaali on käännetty, kohdekielelle käännetty versio toimitetaan portaaliin. Käännettävää tekstiä ei tallenneta kääntimeen pitkäksi aikaa.

Teknologiat on luotu auttamaan

Käännösteknologiat eivät ole vain suurten yritysten yksinoikeus. Samat teknologiat skaalautuvat varsin hyvin palvelemaan myös pienten ja keskisuurten yritysten tarpeita. Esimerkiksi kustannussäästöihin voi päästä käsiksi jo pelkästään käännösmuistin avulla. Teknologiat on kehitetty helpottamaan kaikkien osapuolten työtä.

Onko yritykselläsi käännöstarpeita, joissa teknologia voisi auttaa, mutta et tiedä, miten lähteä viemään asiaa eteenpäin? Ota yhteyttä, niin asiantuntijamme opastavat sinut alkuun.