Yritysten käännöstarpeet vaihtelevat sekä yrityskohtaisesti että alakohtaisesti. Yhteistä kaikille kuitenkin on se, että kustannustehokkuus ja laatu halutaan pitää mahdollisimman korkealla. Siksi kielipalveluiden tarjoajan kilpailuttaminen on erittäin fiksua.
Kilpailuttamalla ja keskittämällä yritys voi säästää ideaalitilanteessa 30–50 prosenttia käännösten kokonaiskustannuksissa. Keskittäessä helpottuu myös kokonaiskustannusten seuraaminen. Keskittämisen myötä käännösten tilaaminen helpottuu esimerkiksi asiakasportaalin tai järjestelmäintegraation ansiosta. Tilaamisesta tulee paitsi helpompaa myös nopeampaa. Myös yrityksen sisäiset prosessit helpottuvat, kun käännöstilauksia ei tarvitse kierrättää organisaatiossa monella eri taholla.
Kilpailuttaminen ja keskittäminen tarjoavat siis avaimet kustannussäästöihin itse käännöksissä, mutta myös säästöä ajankäytössä.
On paljon syitä vertailla ja kilpailuttaa kielipalveluiden tarjoajia. Jos esimerkiksi nykyiseen järjestelyyn kuuluu useita freelance-kääntäjiä ja useita käännöspalveluiden tarjoajia, selkiyttäminen on ilmeinen tavoite. Toinen varsin konkreettinen syy ovat yrityksen muuttuvat käännöstarpeet: nykyiset tarjoajat eivät pysty tarjoamaan niitä kielipareja, joita yrityksen uudet toimintakielet vaatisivat. Syynä voi tietenkin olla myös laatu, jos käännökset eivät vastaa laatuodotuksia. Toisaalta laatu voi olla myös liian korkea, jos yritykselle riittäisi konekäännöslaatu mutta sitä ei voi tilata nykyisiltä toimittajilta. Vertailun tarve voi myös tulla siinä kohtaa, kun yritys toimii globaalisti ja käännöstilauksia pitäisi pystyä tilaamaan ympäri vuorokauden.
Yksi yleisistä syistä on myös kustannustehokkuuden parantaminen. Keskittämisessä kustannustehokkuus paranee, kun tilausprosessi selkiytyy ja käännösteknologioita hyödynnetään tehokkaammin. Tämä koskee erityisesti käännösmuistia, joka on kaikkein yleisin teknologia kustannussäästöjen saavuttamiseksi.
Sopivimman käännöskumppanin löytämiseksi voidaan käynnistää request for proposal -prosessi, eli RFP-prosessi. Toteutustapa riippuu paljon yrityksen tavasta hallinnoida kilpailutuksia. Joissakin tapauksissa potentiaalisille kielipalveluiden tarjoajille lähetetään kattava tarjouspyyntö, jonka perusteella asiaa lähdetään viemään eteenpäin. Suurissa yrityksissä kilpailutusta saatetaan hallinnoida oman ostojärjestelmän kautta tai esimerkiksi tarpeeseen sopivan pilvipalvelun avulla. Ajatuksena on koota ehdokkaiden luvut, vahvuudet ja mahdolliset heikkoudet yhdelle alustalle, jossa analysointi ja vertailu on mahdollisimman helppoa.
Aika usein järjestetään esikarsintavaihe, joka tunnetaan nimellä RFI. Request for information -prosessin tarkoitus on rajata kilpailutuksesta pois sellaiset kielipalveluiden tarjoajat, jotka eivät tulisi pärjäämään varsinaisessa kilpailutuksessa.
Kun riittävä määrä vastauksia tai paremminkin tarjouksia on saatu, on analysoinnin ja seulomisen vuoro. Mikäli yrityksen käännöstarpeita ei painotettu selvästi tarjouspyyntövaiheessa, viimeistään nyt on sen aika. Tarpeet voivat painottua nopeuteen, laatuun, toimituskykyyn tai teknisiin vaatimuksiin, kuten integraatioon ja käännösteknologioihin.
Mikäli käännösten laatu on korkealla valintakriteereissä, seulonnan jälkeen on hyvä pyytää koekäännös. Tällöin voidaan todeta, että mahdolliset nimetyt kääntäjät pystyvät tuottamaan yrityksen laatuvaatimukset täyttäviä käännöksiä.
Koekäännösten jälkeen kilpailevista kielipalveluiden toimittajista pitäisi olla varsin kattava käsitys. Tässä kohtaa voidaan käydä tarkentavia keskusteluita kilpailijoiden kanssa. Sen jälkeen vuorossa on päätösten tekeminen ja ostosopimuksesta sopiminen valitun toimittajan kanssa.
Sopivan käännöskumppanin seulominen ei ole nopea prosessi. Ei ole tavatonta, että kilpailutuksessa kestää jopa muutama kuukausi. Luonnollisesti kesto on sitä pidempi, mitä enemmän kilpailutukseen on osallistujia ja mitä suuremmat käännöstarpeet ovat. Nähty vaiva kuitenkin maksaa itsensä siinä vaiheessa, kun keskittämisen edut alkavat realisoitua. Syntyy kustannussäästöjä, ja säästetty aika käännösten organisoinnissa ja tilaamisessa vapauttaa aikaa olennaiselle.
Jokaisella yrityksellä on yksilölliset käännöstarpeet. Tarve eri kielipareille ja erityisosaamiselle vaihtelee yrityskohtaisesti. Sen vuoksi myös kilpailutuksen painotukset voivat vaihdella hyvin paljon.
Koostimme kolmen kohdan listan asioista, joihin kannattaa kiinnittää huomiota kilpailutuksessa.
Käännöstarpeista riippuen laatu nousee usein yhdeksi tärkeimmistä mittareista. Laatu voi kuitenkin tarkoittaa muunkin kuin itse käännöksen laatua, sillä käännöksen takana toimii monimutkainen koneisto, jonka tehtävänä on huolehtia laadun pysymisestä hyvänä myös pitkäjänteisesti. Kilpailutuksessa kannattaa pyytää tarkemmat tiedot siitä, kuinka mahdolliset laadulliset puutteet korjataan ja miten käännöksien laatua pyritään parantamaan palautteen perusteella.
Esimerkiksi myönnetyt laatusertifikaatit ovat yksi osoitus siitä, että laatu huomioidaan käännösprosessin jokaisessa vaiheessa.
Laadunvarmistukseen kuuluu myös reklamaatiotilanteiden hallinta. Yksityiskohdat reklamaatioprosessista ja jälkihoidosta on hyvä sisällyttää tarjouspyyntöön. Tämä antaa hyvät tiedot siitä, miten ongelmatilanteissa toimitaan ja miten niiltä vältytään tulevaisuudessa.
Laatu kannattaa nostaa tärkeimmäksi kriteeriksi varsinkin silloin, kun käännöksiä käytetään yrityksen ulkoisessa viestinnässä. Asiakkaille ja sidosryhmille päätyvien ohjekirjojen, ohjelmistojen tai vaikkapa yrityksen vuosikertomuksen on syytä olla virheettömiä.
Eri teknologioiden merkitys kasvaa, kun tavoitteena on prosessien tehostaminen. Teknologiat ovat merkittävässä roolissa myös kustannustehokkuutta haettaessa.
Integraation avulla käännösten tilaus- ja toimitusprosessia saadaan hiottua nopeammaksi ja joustavammaksi. Esimerkiksi tuotetietojärjestelmän tai sisällönhallintajärjestelmän integrointi kielipalveluiden tarjoajan käännöstenhallintajärjestelmään on hyvä tapa tehostaa prosessia. Tärkeintä on, että osapuolten järjestelmät pystyvät keskustelemaan keskenään.
Jos integraatio ei ole mahdollista järjestelmien yhteensopimattomuuden vuoksi, on hyvä varmistaa, että toimittajalla on tilausportaali tai muu keskitetty järjestelmä käännöstilauksien tekemistä varten. Portaalin toiminnoista ja mahdollisesta muokattavuudesta kannattaa tiedustella, jos yrityksellä on tarvetta esimerkiksi kustomoida portaali sopivammaksi omaan tarpeeseen.
Käännösmuisti on tunnetuin käännösteknologia, jota hyödyntävät käytännössä kaikki kielipalveluiden tarjoajat. Käännösmuistista kannattaa varmistaa muistin omistajuus ja sen ylläpito.
Konekäännin sen sijaan ei ole vielä yhtä yleinen. Jos yrityksen käännösvolyymit ovat huomattavan suuria, mutta käännökset tulevat yrityksen sisäiseen käyttöön eikä laadun tarvitse olla ammattilaistasoista, konekäännin kannattaa sisällyttää vaatimuslistaan.
Konekääntimen merkittävin etu on sen kustannussäästöt käännöksissä. Samalla pitää muistaa se, että lähtötilanteessa konekäännin ei pysty tuottamaan korkealaatuisia käännöksiä. Ajan mittaan konekäännöstenkin laatu paranee, kun ne tilataan aina samalta toimittajalta niin, että konekäännin oppii yrityksen tekstityypit ja terminologian.
Konekäänninmahdollisuus kannattaa selvittää silloin, kun käännöstarve on yli miljoona sanaa kuukaudessa.
Kielipalveluiden tarjoajan kantokykyyn on hyvä kiinnittää huomioita silloin, kun käännöstarpeet ovat jatkuvia ja globaaleja. Hyvää osviittaa kantokyvystä saadaan mm. tarjoajan talousluvuista. Kääntäjäverkoston laajuus antaa niin ikään hyvän käsityksen siitä, miten hyvin käännöstarpeisiin voidaan vastata. Globaalissa mittakaavassa toimittaessa on tietenkin hyvä varmistaa se, millaisella viiveellä tilauksiin vastataan ja mitkä ovat aktiiviset toimistoajat. Jos kilpailutuksen järjestäjä toimii eri mantereilla ja käännöstarpeet voivat olla hyvinkin akuutteja, on hyvä tietää, miten nopeasti käännös pystytään tarjoamaan.
Jos toimitusvarmuus on kriteeristössä korkealla, sitä voi jossain määrin testata koekäännöksellä: sujuuko prosessi sulavasti ja palautetaanko koekäännös luvatussa aikataulussa?
Toimitusvarmuuden korostaminen linkittyy usein laadun kanssa. Laaja kääntäjäverkosto ja kyky toimittaa käännökset nopeallakin aikataululla ovat tarpeita, jotka korostuvat globaaleilla yrityksillä, koska niiden käännöstarpeet voivat olla hyvinkin akuutteja.
Kilpailutus on kiistatta haastava prosessi, mutta sen tarkoitus on aina parantaa yrityksen valmiutta vastata asiakkaidensa tarpeisiin. Voidaan tarvita kustannussäästöjä, parempaa laatua tai tehokkaampaa prosessia. Huolellisesti toteutetulla kilpailutuksella on mahdollista saavuttaa kaikki nuo edut. Kilpailutukseen lähdettäessä on hyvä muistaa kartoittaa aivan kaikki yrityksen käännöstarpeet, koska vain sillä tavalla säästöt saadaan realisoitua täysimääräisesti ja käännöstarpeisiin pystytään vastaamaan luvatulla tavalla.
Suunnitteletko kielipalveluiden tarjoajan kilpailutusta? Ota yhteyttä meihin!
Jos haluat tietää lisää kielipalveluiden kilpailutuksesta, voit myös ladata oheisen lomakepohjan, jota voit käyttää kilpailutuksessa tai kilpailutuksen parametrien määrittämisessä.