Kuvittele tilanne mielessäsi: olet valmistellut tapahtumaa sekä suunnitellut ja järjestellyt asioita jo kuukausia, kun kuulet huonot uutiset: koko homma onkin peruttu.
Ei syytä huoleen. Peli ei ole vielä menetetty. ”Asiakkaamme eivät aina tiedä, että muitakin vaihtoehtoja on tarjolla. Ensiksikin kannattaa muistaa, että tapahtumien digitalisointi on täysin mahdollista”, sanoo Acoladin Head of Process & Innovation Marie-Sophie Petit. Ennen aloittamista on käytävä kuitenkin läpi muutama tärkeä vaihe.
Etätapahtumien järjestämiseen on tarjolla monia työkaluja. Jos haluat löytää niistä sopivimman, sinun on ensin arvioitava omat tarpeesi. Järjestätkö esimerkiksi organisaation sisäisen vai ulkoisen kokouksen? Kuinka monta osallistujaa on tulossa? Joitain kymmeniä? Vai useita satoja? Haluatko lähettää automaattisia sähköpostiviestejä? Ja muistutuksia? Millaisen kaistanleveyden tarvitset? Tarvitaanko myös videokuvaa, vai riittääkö pelkkä ääni? Tarvitsetko tekstityksiä?
Kun olet vastannut näihin kysymyksiin, voit tutustua tarjolla oleviin työkaluihin. Microsoft Teamsia suositellaan usein sisäisiin tapahtumiin. Ulkoisissa tapahtumissa taas suositaan helppokäyttöistä Zoomia ja kokeneempien käyttäjien keskuudessa Webexiä. Etkö osaa päättää? ”Voimme suositella työkaluja ja myös auttaa asiakkaan IT-osastoa tapahtumien järjestämisessä”, Marie-Sophie Petit sanoo.
Kaikista tärkeintä on kuitenkin pohtia, kuinka luotettava työkalu on. Mitä parempi kaistanleveys työkalulla on, sitä sujuvammin tapahtuman etenee.
Olet nyt siis löytänyt sopivan työkalun. Hienoa! Sinun tulee seuraavaksi varmistaa, että tapahtumasi osallistujilla on kaikki tarvittava. Muista lähettää kaikki tarpeelliset tiedot etukäteen, kuten tapahtuman linkki tai QR-koodi sekä tapahtuman päivämäärä ja kellonaika. ”Ennen digitaalisia tapahtumia lähetämme osallistujille ohjeet, joissa on kaikki tarvittavat tiedot tapahtumaan osallistumista varten: tietokone, kuulokemikrofoni, älypuhelin ja niin edelleen”, sanoo Acoladin Head of Interpreting/Conferences Giulia Silvestrini. Valmistelujen viimeisessä vaiheessa testataan laitteisto. Tarkista edeltävänä päivänä tai pari tuntia ennen tapahtumaa, että kaikki toimii.
Tärkeintä tulkkauksessa on ääni. Tulkin täytyy pystyä kuulemaan, mitä puhuja sanoo, jotta puheen voi tulkata. Teknisenä haasteena onkin lähettää ääntä eri kielillä eri kanavia pitkin. Tämä innosti Acoladia kehittämään oman, luotettavan työkalun, jonka avulla on helppo järjestää tapahtumia hyvällä äänen- ja videonlaadulla samaan aikaan tuhansille osallistujille. ”Työkalun taustalla olevan teknologian ansiosta ääntä voidaan lähettää puhujalta useille eri tulkeille, jotka tulkkaavat puheen omille kielilleen. Tulkkaus lähetetään osallistujille, jotka voivat valita haluamansa kielen”, Marie-Sophie Petit kertoo. Työkalun ansiosta etätapahtumissa voidaan myös käyttää monikielistä simultaanitulkkausta.
Paikan päällä järjestettävissä tapahtumissa tulkit tarvitsevat kopit tulkkausta varten. ”Acoladin työkalu on näiden tulkkauskoppien digitaalinen vastine. Siinä on sekä tulkeille että teknikoille tarkoitettu käyttöliittymä. Teknikko seuraa tapahtumaa ja voi antaa teknistä tukea missä vaiheessa tahansa”, Giulia Silvestrini lisää.
Saatat myös haluta kääntää puhujan puheen pelkästään tekstinä eli käyttää tekstitystä. Tähänkin on tarjolla useita ratkaisuja. Acoladilla on työkaluja, jotka kääntävät puheen automaattisesti puheentunnistusjärjestelmän avulla. Tällä järjestelmällä on kuitenkin rajansa. Paras ratkaisu olisikin ihmis- ja konekäännöksen yhdistelmä: kone tekee ensin alustavan käännöksen, minkä jälkeen ihminen tarkistaa ja korjaa tekstin reaaliajassa.
Jos videosi ovat jo valmiit tai jos kuvaat tapahtuman ja aiot lähettää sen myöhemmin, se kannattaa käännättää etukäteen. Näin käännökset ovat varmasti mahdollisimman laadukkaita.
Medef Lille Métropolen pääjohtaja Yann Orpin järjestää kokouksia yrittäjille kahden kuukauden välein. Rajoitusten tultua voimaan hän päätti järjestää kokoukset etäyhteyden kautta. ”Päätin jo varhain, että haluan pitää digitaalisen kokouksen. Huomasin kuitenkin pian, ettei minulla ollut sopivaa työkalua tai riittävää kaistanleveyttä ja että vain 20 henkeä pääsi kokoukseen sisään. Sitten löysin työkalun, joka oli riittävän varma 300 hengen kokousten järjestämiseen. Myös kokouksen ajankohtaa piti pohtia. Päätin järjestää nämä tapahtumat aikaisin aamusta, kello 8.30. Tähän kellonaikaan on vähemmän väkeä linjoilla, jolloin myös yhteyteni luultavasti toimii paremmin. Minun piti myös opetella uusia toimintatapoja, joten valitsin työkalun, jota voi käyttää sekä tietokoneella että puhelimessa. Seuraavaa kokousta varten aion luoda virtuaalisia pyöreän pöydän ryhmiä 8–10 hengelle, jotta osallistujat voivat jutella keskenään kymmenen minuutin ajan ennen kokouksen alkamista. Tapahtumien digitalisoinnilla on monia etuja: tapahtumat alkavat ajallaan, kukaan ei juutu ruuhkaan, kaikki pääsevät osallistumaan, vaikkapa puhelimen välityksellä autosta, ja mikä parasta, voin julkaista nämä tapahtumat uudelleen podcast-lähetyksinä. Seuraavaksi aiomme kehittää podcast-alustan, jonka kautta ihmiset voivat kuunnella kaikkia aiempia tapahtumiamme.”