K
äännösten tarjouspyyntöprosessit (Request for Proposal- eli RFP-prosessit) vievät epäilemättä paljon resursseja niin asiakkailta kuin tarjouksia tekeviltä toimittajiltakin. RFP-prosessi voi olla hyödyllinen monestakin syystä, mutta sen ei kuitenkaan tarvitse aina noudattaa samaa vanhaa kaavaa.
Tarjouspyyntökausi käy jo kiivaana, samalla kun maailmantaloutta uhkaava taantuma nakertaa lokalisointibudjetteja. Tässä tilanteessa on entistä tärkeämpää pitää käännösten laatu korkeana ja kustannukset kurissa. Mutta miten yritys voi saavuttaa nopeasti hyviä tuloksia, jos RFP-prosessi vie paljon aikaa?
On aika uudistaa käytäntöjä yhdistämällä RFP-prosessin parhaat puolet ja uudenlaiset toimittaja-arvioinnin menetelmät.
Esittelemme tässä blogissa kuusi tapaa, joiden avulla voit uudistaa käännösten tarjouspyyntöprosesseja, tehdä nopeampia, tietoon perustuvia päätöksiä ja selvitä paremmin näistä haasteellisista ajoista.
Jotkut yritykset käyttävät nopeaa kilpailutusta, jossa potentiaalisille kumppaneille lähetetään lyhyt tietopyyntö eli RFI (Request for Information). Liiketoiminnan sisäiset sidosryhmät valmistelevat yksisivuisen vaatimusasiakirjan, joka sisältää yleiskatsauksen yrityksen tärkeimmistä haasteista tai tarpeista. Seuraavaksi järjestetään videokokous, jossa toimittajalle esitetään lisäkysymyksiä. Toimittajan on vastattava kysymyksiin suullisesti tietyn ajan sisällä.
Tämän prosessin avulla asiakas saa paremman käsityksen ihmisistä tarjouksen takana ja siitä, ovatko he uskottavia ja varmoja omasta osaamisestaan.
Q&A (Kysymykset ja vastaukset) -vaiheen jälkeen – ja työn laajuudesta riippuen – projekti voidaan myöntää tietylle toimittajalle tai kilpailutusprosessia voidaan jatkaa muutaman potentiaalisen toimittajan kanssa.
Kun olet luonut lyhyemmän listan (ns. short list) potentiaalisista kumppaneista, kutsu jokainen toimittaja tarjouspyyntöä edeltävään tapaamiseen. Vierailun aikana toimittaja voi tutustua yrityksesi tiimeihin, prosesseihin, nykyiseen teknologiaympäristöön sekä yrityskulttuuriin ja toimintatapoihin.
Toimittajat saavat syvällisen ymmärryksen yrityksesi vaatimuksista, mikä mahdollistaa tarjouksen räätälöinnin juuri sinun yrityksesi tarpeisiin ja haasteisiin. Tämä voi vähentää edestakaisin läheteltävien tietopyyntöjen määrää prosessin aikana.
Voit myös vaihtoehtoisesti ottaa käyttöön soveltuvuusselvityksen. Sen avulla voidaan hallita riskejä, mutta se edistää myös uusien innovatiivisten teknologioiden tai palveluiden käyttöönottoa, auttaa ymmärtämään niiden tarjoamaa lisäarvoa ja arvioimaan kyseistä lisäarvoa koko organisaation kannalta skaalautuvalla tavalla.
Soveltuvuusselvityksen iteratiivinen prosessi mahdollistaa yhteistyön ja innovaation perinteistä tarjouspyyntöä tehokkaammin, mikä voi myös vakuuttaa organisaation muut sidosryhmät muutoksen hyödyllisyydestä.
Lähetä valikoiduille potentiaalisille toimittajille selvitys työn laajuudesta ja kuvaile siinä liiketoiminnan tarpeet yksityiskohtaisesti. Pyydä sitten jokaista toimittajaa tekemään luova räätälöity tarjous, joka vastaa selvityksessä esitettyihin vaatimuksiin.
Voit antaa toimittajille yhtenäisen tarjousmallipohjan, joka helpottaa tarjousten myöhempää vertailua. Anna toimittajien kuitenkin itse päättää, miten he haluavat vastata ja mitä lisätietoja he haluavat sisällyttää tarjoukseensa.
Perinteisessä RFP-prosessissa Q&A-prosessi antaa toimittajille mahdollisuuden esittää kysymyksiä, jotta he voivat paremmin räätälöidä tarjouksensa asiakkaan erityistarpeisiin. Jos haluat kokeilla jotain uutta ja mullistaa käytäntöjä perinpohjaisesti, voit tehdä käänteisen tarjouspyynnön.
Anna valikoiduille potentiaalisille kumppaneille mahdollisuus esittää enintään kymmenen kysymystä liiketoimintasi haasteista ja pyydä heitä sen jälkeen tekemään tarjous, joka auttaa ratkaisemaan kyseiset haasteet.
Jos arvioit potentiaalisia kumppaneita hyvin luovia lokalisointipalveluja varten – esimerkiksi e-learning-sisältöjen, markkinointimateriaalien tai verkkosivustojen ja sovellusten lokalisointia varten – perinteiset Word- tai PDF-muotoiset tarjoukset eivät ehkä tuo esiin mahdollisten kumppaneiden todellista luovaa osaamista.
Pyydä toimittajia sen sijaan esittelemään tarjouksensa ja kertomaan ainutlaatuinen tarinansa 5–10 minuutin videolla. Anna toimittajien osoittaa luovuutensa – kunhan he vain noudattavat tarjouspyynnön sisältöön ja videon pituuteen liittyviä ohjeita.
Kukaan ei tietenkään voi varmasti tietää, mitä tulevaisuus tuo tullessaan. Jos talous ajautuu taantumaan, organisaatiot kohtaavat entistä suurempia haasteita. Potentiaalisen käännöskumppanin arvioinnissa kannattaa kiinnittää huomiota myös erilaisiin arvoihin, kuten tietynlaiseen nöyryyteen, halukkuuteen sietää epävarmuutta ja kykyyn sopeutua nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja tarpeisiin.
Jos haluat lisätietoja tarjouspyyntöön liittyvistä parhaista käytännöistä ja tarjouspyyntöjen suunnittelun strategioista, joiden avulla voit saavuttaa liiketoimintasi tavoitteet ja vähentää kustannuksia, lue Acoladin Yksityiskohtainen opas käännöstarjouspyynnön laatimiseen.