TED-puheet ovat loistava konsepti: ne käsittelevät ajatuksia herättäviä aiheita, esimerkkeinä vaikkapa Cameron Russellin puhe Looks Aren’t Everything. Believe Me, I’m a Model tai Hans Roslingin The Magic Washing Machine. Sen lisäksi ne muistuttavat, miten tärkeää on osata esittää asiat hyvin.
Monet elämässä vastaan tulevat asiat vaativat valmistautumista, eikä englanninkielisten esitysten pitäminen ole poikkeus. Esimerkiksi TED-organisaatio neuvoo puhujiaan aloittamaan teeman ja esitysrungon työstämisen jo puoli vuotta ennen esityspäivää. Kolme kuukautta ennen esitystä on aika aloittaa harjoitusesitykset, joita pidetään kahden viikon välein. Kuukautta ennen esitystä tahti tiivistyy viikoittaisiin harjoituksiin. Kaikki tämä työ huipentuu vain 15–18 minuutin pituiseen puheeseen.
Työpaikan todellisuus on luonnollisesti hieman toisenlainen. Aiot ehkä esitellä projektin englanniksi viikkopalaverissa. Et todennäköisesti aloita suunnittelua puolta vuotta aiemmin. Luultavimmin kasaat diat samana aamuna, koska olit edellisenä iltana liian väsynyt.
“Let’s look at the slides, they explain everything.”
Käytät koko laajaa osaamistasi ja kertynyttä kokemustasi, kun väännät ja viilaat diat niin toimiviksi kuin käytettävissä olevassa ajassa ehdit. Haluat tarjota yleisölle jotain erityistä. Viisi minuuttia ennen kokouksen alkua selaat vielä diat läpi ja toteat, että show on valmis.
Entä tämän jälkeen? Kokouksessa nouset seisomaan ja alat puhua. Jossakin vaiheessa luultavasti sanot jotakin tähän tapaan: ”Let’s look at these slides, they explain everything.” Käyt diat läpi tehokkaasti ja ammattitaidolla, lopetat aikataulussa ja vastaat sujuvasti kysymyksiin. Kun istut takaisin paikallesi, kestää hetken palautua suorituksen aikaansaamasta virittyneestä tilasta.
Uskotko, että kaikki palaverin osallistujat kuuntelivat esitystäsi tarkasti? Eivät välttämättä. Ohitit useimmat esityksen seitsemästä tärkeästä aloitusaskeleesta. On hyvin todennäköistä, että ainakin muutama ihminen mietti mielessään: ”Miksi käytän aikaani tämän kuuntelemiseen? Mitä tekemistä tällä asialla on minun kanssani?”
Valitettavasti emme aina mieti sitä, miksi oikeastaan pidämme esityksen
Mikä oli esityksesi tavoite? Oliko esityksen tarkoituksena esitellä uusi projekti? Esittämiseen olisi luultavasti riittänyt, että olisit laittanut diat pyörimään ja istunut sitten odottamassa, että kaikki lukevat tekstit.
Tavoitteena voi olla joko jakaa tietoa tai vakuuttaa kuulijat. Voit kertoa projektin tavoitteesta, aikatauluista ja toimituksen laajuudesta – tai voit vakuuttaa kuulijat esimerkiksi siitä, että projekti on hyödyllinen sekä yritykselle että asiakkaalle. Et voi kuitenkaan tehdä molempia samalla kertaa.
Valitettavasti emme aina mieti sitä, miksi oikeastaan pidämme esityksen, etenkään silloin, jos on tarkoitus käyttää vierasta kieltä. Tuloksena on esitys, jossa kumpikaan tavoite ei toteudu kovin hyvin. Esittelin itse äskettäin yrityksemme verkkosivuston uusia osioita kollegoilleni. Päätin etukäteen, että en halua vain jakaa tietoa sivuston edistymisestä. Kiinnostaisiko ketään oikeasti prosessin kulku, työhön kulunut aika, työn haasteet tai se, miten ylpeitä olemme työn tuloksista?
Miksi sillä on väliä? Kaikki varmastikin jo tietävät, kuka olen.
Sen sijaan päätin, että haluan pyytää kuulijoita hankkimaan asiakaspalautetta, jotta voimme kehittää sivustomme luomaa asiakaskokemusta. Päätöksellä oli valtava vaikutus esitykseni sisältöön, niin puheosuuteen kuin dioihinkin.
Kun tiedän, mikä esityksen tarkoitus on, voin alkaa miettiä, miten esittäydyn.
Miksi sillä on väliä? Kaikki varmastikin jo tietävät, kuka olen. Ovathan se sitä paitsi saaneet sähköpostin tai kalenterikutsun, jossa mainitaan, että esittelen uuden projektin.
On totta, että he tietävät, että aiot pitää esityksen. He eivät kuitenkaan tiedä, mikä on esityksesi tarkoitus. Aiheena ollut Update on the new project ei oikeastaan kertonut esityksestä mitään. Seuraavassa on seitsemän tärkeää askelta, joilla saat yleisösi mukaan esitykseen.
Tervehtiminen ja esittäytyminen ovat ehkä helpoin osa esitystäsi.
Sinun kannattaa kuitenkin keskittyä siihen, mikä rooli sinulla on nimenomaan esiteltävässä asiassa. Voit sanoa vaikkapa: ”I’m the delivery manager for this project” tai ”I’m responsible for ensuring that our customer experience on the website is as good as it can be.”
Tästä yleisösi saa jo hyvän käsityksen siitä, mikä esityksen tavoite on. Seuraavassa on muita ilmauksia, joita voit käyttää tervehdyksessä:
Good morning, ladies and gentlemen. (muodollinen)
Good afternoon! Shall we get started?
I’m Jaana Lindholm, the CEO of Mobile Madness. (muodollinen)
Hi! Most of you already know me. But, for those who don’t, I am Sari Lindqvist, the manager for this project.
This is my colleague, Joni Mäkinen, our Chief Financial Officer. (muodollinen)
As we all know each other, let’s skip the formal introductions.
Älä koskaan oleta, että kaikki tietävät, miksi olet tullut pitämään esityksen – tai miksi he itse ovat tulleet kuuntelemaan sitä.
Kaikki eivät lue sähköpostejaan tai kalenterikutsujaan huolellisesti. Sinun on siis annettava hieman taustatietoa. Jos et ole varma, mitä projektin taustoista pitäisi kertoa (esimerkiksi miksi projekti on päätetty käynnistää), voit kertoa heille, miksi sinä olet paikalla, vaikkapa näin: ”I was asked by the management team to introduce the new website to you, so that you know what questions to ask our customers about it when they call.”
Tämän jälkeen kukaan ei enää ihmettele, miksi on tullut kuuntelemaan esitystä.
Voit käyttää myös näitä ilmauksia:
The reason we are here today is…
As you all know...
Before we begin…
I was asked by some of your team leaders to give you an insight into…
Aloituksessa kiteytyy koko esityksen sisältö: ”What I’d like to do this afternoon is show you an overview of the new project.” Kerro tavoitteesi selkeästi. Jos kuulijasi eivät tiedä, mikä on esityksesi tavoite, he eivät myöskään voi tietää, saavuttiko esitys tuon tavoitteen.
Voit aloittaa myös vaikkapa näin:
The topic of my presentation today is… (muodollinen)
What I’d like to do this afternoon is present the results of our latest...
My focus today will be…
My hope today is to convince you that using our service can…
Tässä esityksesi osassa kerrot kuulijoille, mitä aiot heille kertoa.
Tämä on erittäin tärkeää.
Miksi? Koska kertaus on opintojen äiti. Esitä ajatuksesi loogisesti järjestettyinä: ensin, toiseksi, sitten ja niin edelleen. Jos et pidä itse asioita hyvässä järjestyksessä, kuinka yleisösi voisi onnistua siinä?
Ja jos kuulijat eivät tiedä esityksesi rakennetta, he eivät myöskään tiedä, milloin on sopiva aika esittää kysymyksiä.
Seuraavassa on joitakin Acoladin englanninkielisestä esiintymiskurssiaineistosta otettuja esimerkkejä ilmauksista, joita neuvon opiskelijoitani käyttämään:
Ylärivin ilmaukset sopivat esitykseen, jonka tavoitteena on jakaa tietoa. Alarivillä on vakuuttavaan esitykseen sopivia lauseita.
Mukana on myös lyhyt luettelo helpoista sanoista, joiden avulla voit pitää asiat järjestyksessä: first(ly), second(ly) ja third(ly). Älä kuitenkaan jatka numeroitua luetteloa pidemmälle. Puheessa on parasta välttää sanoja fourth(ly) ja fifth(ly). Jos luettelo jatkuu, numeroiden tilalla voidaan käyttää esimerkiksi sanoja then, after that ja finally.
On kuitenkin aina hyvä rajata esityksen sisältö kolmen kohdan kokonaisuuksiin: kolme osaa (johdanto, pääsisältö ja yhteenveto), kolme sisällön pääaihetta ja kolme näkökohtaa jokaisesta aiheesta – mutta siitä voimme puhua lisää joskus myöhemmin.
Kerro kuulijoille, kuinka pitkä esityksesi on.
Kun he tietävät sen, heidän ei tarvitse käydä mielessään keskustelua: ”Olisikohan nyt hyvä hetki kysyä?” ”Varmaan hän lopettaa pian.” ”Meniköhän sopiva hetki jo ohi?”
Muista myös, että kaikki haluavat mielellään kuulla esiintyjän sanovan: “I plan to be brief”!
My presentation will take about twenty minutes.
I will take only about fifteen minutes of your time.
Kun ilmoitat selvästi, milloin kysymyksiä saa esittää, kuulijoiden ei tarvitse kuluttaa aikaa sen miettimiseen.
Jos annat luvan esittää kysymyksiä esityksen aikana, se kannattaa ilmoittaa kannustavasti.
Voit sanoa vaikkapa näin: ”I’d love to hear your thoughts, so if you have any questions, please go right ahead and ask.”
Ole kohtelias:
Please feel free to interrupt me if you have questions.
Feel free to ask questions at any time.
You may ask questions at the end of the presentation.
Please hold your questions until the end of the presentation.
Ilmaise selkeästi, että olet siirtymässä johdanto-osasta ensimmäisen aiheen käsittelyyn. Tässä vaiheessa tiedät jo, että esityksen tarkoitus ja rakenne ovat kaikille selviä. Eikä sinun edes tarvinnut aloittaa suunnittelua puolta vuotta etukäteen!
Seuraavassa on joitakin lauseita, joilla voit kertoa siirtyväsi esityksen varsinaisten aiheiden käsittelyyn:
Right, so let’s move on to our first topic.
So, let’s begin with our first topic.
Our first topic is the new environmental certification, so let’s move straight on to that.
Pidä mielessä, että tarkoitus ei ole koskaan vain esittää jotakin.
Onko esityksen rakenne hiottu kuntoon, mutta kielen sujuvuus epäilyttää? Varaa sparrauskalenterista aika kielikouluttajalle, niin saat lisää valmiuksia suoriutua esityksestäsi. Jos esitykseen on vielä aikaa ja haluat parantaa esiintymisvarmuutta kielen osalta, ota yhteyttä. Asiantuntijamme auttavat sinua valitsemaan tarpeeseesi sopivimman kielikoulutuksen.