Miksi englantia äidinkielenään puhuvat eivät pidä ryhmäsähköpostiviesteistä? Tai kaikille yhteisistä tiedotustilaisuuksista?
He eivät välttämättä tiedosta syytä, mutta vastenmielisyys johtuu siitä, että he pyrkivät noudattamaan niin sanottua vuorovaikutuksen eli yhteistoiminnan periaatetta, jonka kielitieteilijä Paul Grice määritteli 1970-luvulla. Jos puhuja ei kuitenkaan noudata tätä periaatetta, kuulija turhautuu.
Grice määritteli perusperiaatteen lisäksi neljä sääntöä, joita hän kutsui maksiimeiksi. Ne voidaan yksinkertaistaa kahteen oletukseen ja kolmeen vinkkiin, jotka kannattaa muistaa aina, kun tietoa välitetään englannin kielellä. Englanninkielisessä viestinnässä lähdetään siitä, että puhuja tai kirjoittaja on vastuussa viestin perillemenosta. Viestintä vaatii siis hieman vaivannäköä.
Viestin vastaanottaja olettaa, että viesti täyttää seuraavat ehdot:
Täsmällisyys
Annettujen tietojen oletetaan olevan oikeita ja ajankohtaisia. On puhujan tai kirjoittajan vastuulla tarkistaa tiedot ennen niiden välittämistä. Vastaanottajien ei pidä joutua tarkistamaan tietoja jälkikäteen.
Määrä ja yksityiskohtaisuus
Vastaanottaja olettaa saavansa oikean määrän tietoa. Periaate koskee sekä tiedon kokonaismäärää että yksityiskohtaisuutta. Käytännössä voi olla vaikea päättää, miten yksityiskohtaista tiedon pitäisi olla, mutta hyvä nyrkkisääntö on suunnata teksti koulutetulle henkilölle, joka ei ole kuitenkaan kyseisen alan asiantuntija. Vältä aina tuhlaamasta toisten aikaa liian suurella tietomäärällä.
Entäpä sitten ne lupaamani vinkit?
Kolme tapaa varmistaa tehokas viestintä
1) Esitä asiat loogisesti
- Edistääkö viestin asettelu ymmärtämistä?
- Nousevatko tärkeät asiat riittävän selkeästi esille?
- Löytääkö lukija tiedot helposti vai joutuuko hän etsimään niitä?
2) Esitä asiat selkeästi
- Ymmärtääkö vastaanottaja, mitä hänen pitää tehdä, vai joutuuko hän kysymään lisää?
- Auttaisivatko esimerkit selventämään asiaa?
- Oletko käyttänyt kieltä, jota myös muiden kuin englanninkielisten asiantuntijoiden on helppo ymmärtää?
3) Esitä asiat lyhyesti
- Voisiko saman sanoa lyhyemmin?
- Onko mukana tietoa, jota vastaanottaja ei oikeasti tarvitse?
Näiden perussääntöjen noudattaminen voi vaatia työtä, mutta viestin vastaanottaja odottaa, että noudatat niitä. Muista, että näin englanninkielisessä viestinnässä toimitaan. Saatat joutua huomaamaan, että kaikki eivät välitä noudattaa näitä periaatteita; on kuitenkin hyvä käyttää niitä lähtökohtana ja muokata viestintää sitten tarvittaessa tapauskohtaisesti. Onnea matkaan – ajan kuluessa tulet huomaamaan, miten hyödyllistä on opetella viestinnän perusperiaatteet hyvin.
Osaatko hyödyntää englanninkielisessä viestinnässäsi Gricen maksiimeja? Tunnistetaanko maksiimit organisaatiossasi? Ota yhteyttä, niin asiantuntijamme auttavat sinua löytämään tarpeeseen sopivan viestintäkoulutuksen.
Updated