Oletko suunnittelemassa ensi vuoden käännösbudjettia? Budjetointi saattaa olla jo tehty, mutta ehkä sinun on muokattava budjettia tai päätettävä, kuinka jakaa menot tehtävittäin. Ehkä budjetin on oltava valmis vasta keväällä, mutta sitä täytyy jo alkaa suunnitella. Tai ehkä sinulle on annettu tehtäväksi laatia käännösbudjetti, mutta et tiedä, mistä aloittaa. Jos olet jossakin näistä tilanteista, nyt on sopiva aika alkaa miettiä budjettisi suuntaa strategisesti.
Jokainen yritys on tietenkin omanlaisensa eikä yksi lähestymistapa sovi kaikille. Seuraavat vinkit kannattaa kuitenkin pitää mielessä, kun laadit budjettia käännöksille:
Jos et ole varma siitä, miten hyvin monikielinen sisältö täytti tehtävänsä, voit vastata seuraaviin kysymyksiin:
Jos näihin kysymyksiin ei ole selkeitä vastauksia, niihin on ehkä perehdyttävä tarkemmin. On erittäin suositeltavaa tehdä verkkokyselyjä tai muulla tavoin kysyä yrityksesi eri sidosryhmiltä, auttoivatko tekemänne toimet heitä (vai eivät).
Jos nämä tiedot eivät ole käytettävissä, koska yritykselläsi ei ole keskitettyä käännösten hallintajärjestelmää, pyydä käännöspalvelujen toimittajia lähettämään sinulle raportit. Tässä ei ole mitään hävettävää – on olemassa vaikka kuinka monta suurta yritystä, joilla ei ole käsitystä käännöskuluistaan. Voit tehdä tietojen keräämisestä itsellesi helpompaa pyytämällä käännöspalveluiden toimittajilta tiedot vakiomuodossa. Näin niiden kokoaminen yhteen ja analysointi helpottuu.
Esimerkki:
Jos et tiedä tätä, voit pyytää yrityksen sidosryhmiä esittämään ennusteet kaikista tulevan vuoden valmisteilla olevista hankkeista tai julkaisuista. Kysely voisi olla sopiva tapa tämän toteuttamiseen.
Ehkä kaikkea ei tarvitsekaan kääntää kaikille mahdollisille kielille. Voisitko myös neuvotella käännöspalvelujen toimittajan kanssa siitä, millaisia säästöjä he voisivat tarjota? Sinun ei tarvitse välttämättä pyytää matalampaa sanahintaa, sillä käännöskustannusten optimointiin saattaa olla tarjolla luovia vaihtoehtoja, kuten volyymialennuksia, virtaviivaistettuja prosesseja tai innovatiivisia työkaluja. Heidän ehdotuksensa saattaa yllättää sinut positiivisesti. Voi olla erittäin hyödyllistä tietää, että toimittaja voi tarjota 5 %:n alennuksen käyttämällä toista työkalua. Saat tästä tiedosta lisäpisteitä yrityksessäsi.
Jos olet saanut valituksia termeistä, joita viime vuoden käännöksissä on käytetty, voisit harkita käännöstermistön laatimista. Se voi edellyttää vähän suurempaa investointia alkuvaiheessa, mutta kun rahat sitä varten on varattu budjettiin, sitä ei tarvitse enää miettiä. Kun termistö on laadittu kunnolla, saatat ihmetellä, miten ilman sitä tultiin edes toimeen.
Tässä on vain muutama idea siitä, miten käännösbudjetin suunnittelussa pääsee vauhtiin. Jokaista edellä mainittua vaihtoehtoa kannattaa toki harkita, mutta on erittäin tärkeää, että budjetin suunnittelu on yksinkertaista ja kohdennettua. Tässä vielä kertauksena tärkeimmät ajatukset:
Kehotamme sinua jakamaan käännösbudjetin laadinnassa käyttämäsi menetelmän ylimmän johdon kanssa, jos et ole jo tehnyt niin – käännösbudjetti on nimittäin olennainen osa yrityksen kansainvälistä sisältöstrategiaa ja vaikuttaa siten yrityksen tuloihin. Varmista, että se saa ansaitsemansa huomion.