Viralliset käännökset: kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

Lakitekstit muodostavat kaksitahoisen haasteen käännösammattilaisille. Käännösprosessissa he pääsevät käyttämään kielitaitoaan suurta tarkkuutta vaativassa tilanteessa, jossa saatetaan käyttää erityisterminologiaa. Tämän lisäksi heillä on keskeinen rooli virallisen asiakirjan oikeudellisessa käytössä. Työ vaatii moitteetonta teknistä ammattitaitoa sekä syvällistä tietoa oikeusjärjestelmästä, jossa tekstiä tullaan käyttämään. Käännösalan ammattilaiset, jotka tekevät virallisia tai auktorisoituja käännöksiä, antavat samalla asiakkailleen takuun laadusta ja oikeudellisesta pätevyydestä.

Milloin virallista käännöstä tarvitaan?

Lakiasioiden maailmassa auktorisoituja, virallisia tai oikeaksi todistettuja käännöksiä tarvitaan, kun oikeudellisen asiakirjan käännös on toimitettava asiakkaan asuinmaan tai jonkin toisen maan viranomaiselle. Useimmissa tapauksissa vain tällaiset käännökset oikeudellisista asiakirjoista hyväksytään virastoissa ja oikeusistuimissa.  Esimerkkejä ovat siviilisäätyyn liittyvät asiakirjat, kuten syntymä-, avioliitto- ja kuolintodistukset, tutkintotodistukset, oikeuden päätökset ja kauppakamarin julkaisemat tiedot. Luettelo ei tietenkään ole kattava.

Onko sinulla virallista käännöstä koskeva käännösprojekti? Ota meihin yhteyttä!

Tärkeä tarkistus

On tärkeää pitää mielessä, että virallisella käännöksellä ei välttämättä ole samaa oikeudellista merkitystä kaikissa maissa. Yhdessä maassa hyväksytty käännös ei ehkä olekaan pätevä toisessa maassa. Joissakin maissa, kuten Ranskassa, virallisten (valantehneiden) kääntäjien täytyy olla oikeusistuimien vahvistamia. Joissakin maissa, kuten Yhdysvalloissa tai Isossa-Britanniassa, ei ole virallisen kääntäjän käsitettä, mutta käännökset voidaan vahvistuttaa julkisella notaarilla. Esimerkiksi Isossa-Britanniassa käännöksille voidaan hankkia apostille-todistus, jonka antaa Britannian ulkoasiainministeriö. Apostille vahvistaa allekirjoituksen aitouden ja varmistaa, että asiakirja hyväksytään maissa, jotka allekirjoittivat Haagin sopimuksen vuonna 1961.

Säännöt ja vaatimukset vaihtelevat siis suuresti eri maissa. Suosittelemmekin vahvasti, että otat yhteyttä kyseessä olevan maan viranomaisiin ennen virallisen käännöksen tilaamista. Asiakaspalvelutiimimme auttaa myös mielellään selvittämään, minkä tyyppistä käännöstä tilanteessasi tarvitaan. Kuten eräs suuressa terveysalan yhtiössä työskentelevä asiakkaamme sanoo: ”Acoladin kanssa toimimisessa pidän erityisesti siitä, että heillä on paljon kokemusta käännösten tekemisestä eri maiden viranomaisia varten ja he voivat neuvoa siinä, mitä asiakirjoja tarvitaan.”

Asiakirjan laillinen pätevyys riippuu siitä, mitä sopimuksia alkuperämaan (alkuperäisen asiakirjan laatimismaan) ja kohdemaan (maan, jossa käännettyä asiakirjaa tarvitaan) välille on solmittu. Virallinen käännös edellyttää erityistä prosessia, minkä vuoksi toimitusajat voivat olla tavallista käännöstyötä pidempiä. Siksi tarjoamme ympäri vuorokauden käytettävissä olevan palvelun, jotta saat tarjouksen ja voit käynnistää projektisi lähes välittömästi.

Kääntäjän rooli

Virallisia (auktorisoituja) käännöksiä tekevällä kääntäjällä on kahdenlainen rooli. Sen lisäksi, että hän toimittaa käännöksen, hän osallistuu myös lopullisen asiakirjan viralliseen vahvistamiseen. Kääntäjä vaikuttaa siis suoraan kääntämänsä tekstin oikeudelliseen merkitykseen. Jotta käännös voidaan vahvistaa viralliseksi, käännöksen tekijän on oltava käännösasiantuntija, joka on hyväksytty auktorisoiduksi kääntäjäksi.  Kun käännöstyö on valmis, kääntäjä lisää asiakirjaan leimansa, mikä tekee siitä laillisesti pätevän oikeus- ja viranomaiskäytössä. Lakiteksteihin erikoistuneet kääntäjämme ovat ammattilaisia, joilla on sekä lingvististä että juridista osaamista. He tekevät yhteistyötä asianajajien, juristien ja muiden lakiasioihin perehtyneiden kääntäjien kanssa, jotta käännetyistä teksteistä tulee mahdollisimman tarkkoja.

Virallisen käännöksen erityispiirteitä

Asiakirjan viralliseen käännökseen kuuluu erilaisia elementtejä, joista osa on pakollisia. Sen täytyy sisältää lausuma siitä, että kyseessä on vahvistettu ja oikea alkuperäistekstin vastine, sekä auktorisoidun kääntäjän allekirjoitus, usein myös leima. Kääntäjän täytyy ilmoittaa selkeästi koko nimensä, nimike ”auktorisoitu kääntäjä” (tai ”virallinen” tms.) sekä kieli, jonka käännöksen hän vahvistaa viralliseksi.   

Tarvittaessa kääntäjän allekirjoituksen käännöksessä vahvistaa oikeaksi paikallinen viranomainen (kuten julkinen notaari). Asiakirjassa täytyy ilmaista selkeästi, että kyseessä on käännös, ja ilmoittaa kieli, jolla teksti on alun perin kirjoitettu. Muotoilun täytyy vastata alkuperäistä asiakirjaa mahdollisimman tarkasti. Sivutus on merkittävä selkeästi, ja asiakirjan loppu on ilmaistava. Näillä varotoimilla suojataan asiakirjan sisältöä ja estetään väärennöstarkoituksessa tehdyt lisäykset.

Kuinka paljon aikaa tarvitaan?

Kohdemaan säädösten mukaan virallisen asiakirjan auktorisoitu käännös on yleensä tehtävä alkuperäisestä asiakirjasta, ei sen kopiosta. Tämä vaatimus on otettava huomioon käännöksen toimitusajassa. Asiakkaat eivät aina mielellään toimita alkuperäistä virallista asiakirjaa, koska siihen kuluu ylimääräistä aikaa tai he ovat huolissaan asiakirjan mahdollisesta katoamisesta tai varastamisesta. Auktorisoitu kääntäjä saattaa kuitenkin kieltäytyä työskentelemästä sähköisen asiakirjan tai valokopion pohjalta.

Kääntäjällä on oikeus saada käsiinsä alkuperäinen asiakirja, jotta hän voi tehdä työnsä rauhallisin mielin. Tämä on kohtuullinen vaatimus ja osoitus auktorisoidun kääntäjän tinkimättömyydestä ja toimenkuvaan liittyvien sääntöjen noudattamisesta. Kääntäjällä ei nimittäin ole takuuta siitä, että hänen saamansa kopio on täysin identtinen sen asiakirjan paperiversion kanssa, joka toimitetaan käännöstä oikeaksi vahvistettaessa. Jos kopio ja alkuperäisversio eroavat toisistaan millään tavalla, kääntäjä joutuu katsomaan asiakirjan pätemättömäksi, eikä hän voi liittää siihen leimaansa. Yleissääntönä käännöksen toimitusaika alkaa siitä, kun kääntäjä saa haltuunsa käsiteltävän asiakirjan alkuperäisen paperiversion.

On erittäin tärkeää, että lähdeasiakirjan lopullinen versio toimitetaan kääntäjälle käännösprosessin alussa. Kun vahvistus on tehty, kääntäjä ei enää voi tehdä muutoksia asiakirjan käännökseen. Jos viime hetken muutoksia tehdään, koko vahvistusprosessi täytyy aloittaa alusta (uusi käännös tulostetaan, leimat ja allekirjoitukset lisätään käännöksen ja alkuperäistekstin kaikille sivuille ja asiakirjat palautetaan postitse). Kun otetaan huomioon tämän prosessin vaatima tarkkuus ja huolellisuus, pienelläkin muutoksella voi olla suuri vaikutus virallisen käännöksen kustannuksiin ja toimitusaikaan.

On parasta toimittaa alkuperäinen ja täydellinen asiakirja heti prosessin alussa, jotta varmistetaan, että kaikilla osallisilla on selkeä käsitys käännöksen vaatimasta ajasta ja määräajoista.  Acolad on sitoutunut noudattamaan nopeitakin määräaikoja tinkimättä käännöksen laadusta. Laki- ja talousalaan erikoistunut divisioonamme voi antaa tarjouksen tunnin kuluessa ja on käytettävissä 24/7 kiireisten käännösprojektien hoitamiseksi.

Virallisen käännöksen voimassaolo

Virallisen käännöksen toimitus merkitsee kääntäjän työn päättymistä, mutta koko prosessi ei välttämättä pääty siihen. Joissakin tapauksissa auktorisoidun kääntäjän allekirjoitus täytyy vahvistaa oikeaksi sekä käännöksessä että alkuperäisessä asiakirjassa. Maasta riippuen tämä vahvistus saatetaan joutua tekemään kaupungintalolla, julkisen notaarin toimistolla tai paikallisella kauppakamarilla. Jotta vahvistusprosessin yhteydessä ei tule turhaa viivästystä, suosittelemme, että otat yhteyttä paikallisiin viranomaisiin ja tarkistat kyseessä olevien asiakirjojen määräystenmukaisuuden.

Kun virallinen käännös on tuotettu ja toimitettu, siitä tulee virallinen asiakirja samalla tavalla kuin lähdekielinen asiakirja on. Sen vuoksi vain vahvistettu alkuperäinen asiakirja voidaan esittää oikeus- ja hallintoviranomaisille. Kopioilla ei ole oikeudellista merkitystä. Auktorisoitujen kääntäjien käsittelemien asiakirjojen voimassaololle ei ole lakisääteistä päättymispäivää. Siviilisäätyyn liittyviä asiakirjoja koskevia poikkeuksia voi kuitenkin olla.

Tietosuoja: keskeinen prioriteetti

Otamme henkilötietojen tietosuojan ja luottamuksellisuuden erittäin vakavasti. Samoin tekevät alihankkijamme. Virallisia käännöksiä tekeviä kääntäjiä koskevat näin samat luottamuksellisuussäännöt kuin kaikkia alan ammattilaisia. He säilyttävät työtiedostot vain muutaman kuukauden ajan auktorisoidun käännöksen toimituksen jälkeen, minkä jälkeen ne on hävitettävä.

Oikean käännöstoimiston löytäminen

Viralliset käännökset edellyttävät siis kääntäjältä erityistä ammattitaitoa ja vankan ymmärryksen oikeusjärjestelmästä. Työn tarkkuutta vaativan luonteen vuoksi on erityisen tärkeää käyttää kielipalvelujen toimittajaa, joka ymmärtää virallisen käännöksen prosessin kokonaisuudessaan ja pystyy tarjoamaan juuri sopivan kääntäjän palvelut. Acoladilla on käytössään auktorisoitujen virallisten kääntäjien verkosto, jonka avulla asiakirjasi voidaan kääntää käytettäviksi missä tahansa maassa. Jos sinulla on projekti, jossa tarvitaan virallisia käännöksiä, tai aiheeseen liittyviä kysymyksiä, ota meihin yhteyttä. Autamme mielellämme!

Ota yhteyttä

---