Onko koulutusten järjestäminen vastuullasi? Pohditko, miten voit varmistaa kaikkien työntekijöiden saavan koulutuksen? Onko etätöiden räjähdysmäinen kasvu saanut sinut miettimään vaihtoehtoja lähiopetuksena toteutetuille koulutuksille? Siinä tapauksessa tulit oikeaan paikkaan.
Artikkelia varten haastattelimme Terhi Leppiniemeä Acolad Nordicilta ja Teemu Vaalasmaata Claned Groupilta. Acolad ja Claned tekevät yhteistyötä e-learning-palvelujen saralla.
Periaatteessa koulutusten digitalisointi ei tunne rajoja. Verkkokoulutuksen voi tehdä miltei mistä tahansa aiheesta. Sen voi todeta vaikkapa tutustumalla verkosta löytyvään koulutustarjontaan. Mutta kannattaako kaikki koulutukset digitalisoida? Todennäköisesti ei, sillä aivan kaikkea työtehtäviin tai yrityksen sisäisiin prosesseihin liittyvää ei pystytä koostamaan tehokkaaksi koulutukseksi. Jotkin asiat opitaan tekemällä, ja joissakin tarvitaan aina toisen ihmisen apua.
Digitalisoinnin priorisointia pohdittaessa kannattaa huomioida, kuinka montaa työntekijää, alihankkijaa tai sidosryhmän jäsentä koulutus palvelee ja millä osa-alueilla osaamisen nopea skaalaaminen voi tulla tarpeelliseksi.
Pohjimmiltaan digitalisointi on investointi tulevaisuuteen. Se voi toki olla ratkaisu akuuttiin koulutustarpeeseen, mutta hyvät koulutussisällöt palvelevat yleensä pitkään.
Koulutus- ja digitalisointitarvetta pohdittaessa kannattaa ottaa huomioon myös tulevat tarpeet. Onko yrityksessä tapahtumassa merkittäviä muutoksia tai uudistuksia, jotka heijastuvat laajasti henkilöstön tekemiseen. Toimintamalliuudistukset, järjestelmäuudistukset, uudet tuotteet tai vaikkapa brändiuudistus ovat asioita, jotka vaikuttavat monien jokapäiväiseen tekemiseen ja vaativat usein kouluttamista.
Koulutusten digitalisointi kannattaa nimenomaan silloin, kun kohderyhmä on laaja ja koulutustarve toistuva. Tuote- tai palvelukoulutuksia voidaan digitalisoida esimerkiksi myyntiä ja asiakaspalvelua varten. Perehdytyskoulutuksesta osa voidaan digitalisoida, jolloin perehdyttäjän kanssa voidaan keskittyä työtehtävien kannalta olennaisen oppimiseen.
Digitalisointia puoltaa myös se, että koulutuksen sisältö pysyy samana. Ajan kuluessa sisältöihin joudutaan tekemään muutoksia ja pedagogiset keinotkin kehittyvät jatkuvasti, mutta tarkoitus on, että huolellisesti toteutettua verkkokoulutusta voidaan hyödyntää mahdollisimman kauan. Pienten päivitysten tekeminen sisältöihin käy nopeasti ja vaivattomasti, kun siihen on varauduttu sisällön suunnittelussa.
Koulutusten digitalisoinnin edut realisoituvat säästyneinä resursseina. Esimerkiksi tietyn asiantuntijan ei tarvitse lähteä kiertueelle kouluttamaan henkilöstöä. Verkkokoulutukseen onkin mahdollista tiivistää laajan asiantuntijaryhmän asiantuntemus erilaisia oppimistyylejä palvelevassa muodossa. Digitalisoitu perehdytyskoulutus antaa olennaiset tiedot yrityksestä ja työsuhteeseen liittyvistä asioista. Perehdyttäjä voi tämän jälkeen vastata tarkentaviin kysymyksiin. Perehdyttäjän kanssa voidaan keskittyä enemmän suoraan työtehtävässä tarvittavien asioiden opetteluun.
Digitalisoitu koulutus myös tavoittaa kohderyhmän vaivattomasti. Esimiehen tai HR-osaston ei tarvitse tehdä koulutusta varten kalenteri- ja tilavarauksia. Riittää, että koulutettavalle annetaan aikaa kurssin suorittamiseen. Tiimin esimies tai HR-henkilöstö voi seurata, että kaikki varmasti suorittavat eli saavat tarvittavan koulutuksen. Kasvokkain järjestettävissä koulutuksissa yksikin sairaustapaus tai lipsahdus kalenterivarauksissa aiheuttaa hankaluuksia.
Aina ja kaikkialla saatavilla oleva verkkokoulutus mahdollistaa senkin, että oppija saa tietoa juuri sillä hetkellä kun hän tarvitsee uutta tietoa ja hänen omaksumiskykynsä on parhaimmillaan.
“Suurin säästö kuitenkin syntyy siitä, että sisältö on kohderyhmää palvelevalla tavalla rajattu, palasteltu ja kiteytetty. Kun oppijoita on paljon, ajansäästön ja oppimisen tehokkuuden hyödyt kumuloituvat nopeasti."
Terhi Leppiniemi, Head of Creative Talent, Acolad
”Koulutuksen laadukas digitalisointi on sijoitus oppijoiden ja koko organisaation tulevaisuuteen.”
Terhi Leppiniemi, Head of Creative Talent, Acolad
Aihepiirien osalta e-learning ei tunne rajoja. Suunnittelussa pitää kuitenkin ottaa huomioon tärkeimmät asiat eli kohderyhmän koko ja koulutuksen tavoite. Hyvin spesifin koulutuksen digitalisointi voi helposti vaatia enemmän resursseja kuin asian kouluttaminen asiantuntijavoimin kasvokkain tai virtuaalisesti.
Perehdytys on hyvä esimerkki koulutuksesta, joka kannattaa digitalisoida. Siinä voidaan esitellä laajemmin yritystä ja sen arvoja, mutta myös työsuhteeseen liittyviä käytännön asioita, kuten työterveyshuoltoa ja työhyvinvointiin liittyviä asioita.
Perehdytyskoulutuksen digitalisoinnin etuna on se, että kaikki uudet työntekijät saavat saman tietopaketin, vaikka itse työtehtävät eivät ole samoja. Yhteistä on se, että he ovat talossa uusia ja tutustuttaminen yritykseen ja sen käytäntöihin on yrityksen kannalta tärkeää.
Digitalisoitu perehdytyskoulutus on vahvimmillaan niissä tapauksissa, kun henkilöstön vaihtuvuus on suuri tai yritys toimii useilla paikkakunnilla. E-learningin muodossa olevalla perehdytyskoulutuksella voidaan vaikuttaa myös positiivisesti työnantajamielikuvaan.
Prosessi- ja toimintamallikoulutusten tavoite on se, että koulutuksen jälkeen asiat tehdään oikein ja sovitun mukaisesti. Digitaaliseen muotoon viedyn koulutuksen etu on seurattavuus. Jos koko henkilöstön tai tietyssä tehtävässä toimivien pitää suorittaa tietty koulutus, edistymistä on helpompi seurata, kun koulutus on digitaalisessa muodossa. Sisällyttämällä koulutukseen harjoituksia tai testejä voidaan varmistaa myös se, että opetetut asiat on sisäistetty.
Prosessikoulutuksen voi koostaa asiakaspalvelun henkilöstöä varten jostakin vaativan palvelun tai tuotteen toimitusprosessista tai reklamaatioprosessista ja sen vaiheista. Reklamoivaa asiakastahan aina kiinnostaa, millä aikataululla hänen asiaansa reagoidaan. Koulutus auttaa asiakaspalvelijoita ymmärtämään prosessin vaiheet ja vastaamaan asiantuntevasti asiakkaan kysymyksiin.
Toimintamallikoulutukset ovat vahvasti sidoksissa prosessikoulutuksiin, mutta usein niissä on tarve painottaa sisäisiä toimintamalleja, jotka voivat johtua esimerkiksi lainsäädännön vaatimuksista. Tällainen voi olla esimerkiksi compliance-koulutus. Tutustu asiakascaseemme, jossa toteutimme Biocodex Nordicsille e-learningin complience-koulutuksesta erikielisille kohderyhmille.
Tuotteiden tai palveluiden koulutusten digitalisoinnin etuja ovat laaja hyödynnettävyys ja se, että sisältö on yhdenmukainen kaikille koulutettaville.
Tuotteet ja palvelut ovat kiinteä osa niin tuotannon kuin asiakaspalvelun ja myynnin arkipäivää. Toisaalta samaa koulutusta voivat hyödyntää myös sidosryhmät. Jos tuotteesta tai palvelusta tarvitsee syvällisempää tietoa, myyntiesite ei sitä välttämättä pysty tarjoamaan ja ohjekirja sellaisenaan ei ole järin houkutteleva vaihtoehto.
Koulutuksen ei tarvitse keskittyä pelkästään tuotteen etuihin ja ominaisuuksiin. Se voi olla aivan yhtä hyvin esim. asennukseen liittyvä koulutus. Tutustu asiakascaseemme, jossa Acolad toimitti e-learning-ratkaisun, jonka avulla Oraksen Hanaopisto muunnettiin digitaaliseen muotoon.
On varsin haastava tehtävä antaa kaikille tarvitsijoille koulutus uuden asiakashallintajärjestelmän tai toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön. Kasvokkain pidettävinä koulutuksina osaamisen kehittäminen tarvittavalle tasolle voi viedä huomattavan paljon aikaa. Jos koulutus digitalisoidaan perustoimintojen osalta ja räätälöidään ajatellen tiettyjä käyttäjärooleja, sen saa jalkautettua tehokkaammin. Tällä tavalla järjestelmän jo tuntevat voivat keskittyä suoraan jatkokoulutukseen.
Etuna on myös se, että koulutusta voidaan hyödyntää jatkossa uusien työntekijöiden perehdytyskoulutuksessa.
Digitalisoitujen koulutusten hyödyt jäävät hyvin harvoin kertaluonteisiksi. Digitaalisiin sisältöihin on helppo palata ja niitä voidaan aina päivittää tarpeen mukaan.
Käytännössä digitalisointi riippuu käytettävissä olevista resursseista, ja vaihtoehtoja on kolme.
Ensimmäinen vaihtoehto on hoitaa koulutusten digitalisointi sisäisesti ja hankkia oppimisympäristö (Learning Management System) koulutusten jakeluun. Tämä on hyvä vaihtoehto silloin, kun yrityksellä on runsaasti resursseja ja osaamista sisältöjen digitalisointiin.
Toinen vaihtoehto on ulkoistaa joko sisältöjen digitalisointi tai oppimisympäristön ylläpito. Jos omat resurssit eivät riitä sisältöjen digitalisointiin, huolehdittavaksi jää ainoastaan oppimisympäristön ylläpito ja se, että tarvittavat koulutukset ovat saatavilla.
Kolmantena vaihtoehtona on ulkoistaa sekä sisältöjen digitalisointi ja oppimisympäristö. Silloin kumppani huolehtii käytännössä kaiken digitalisointiin liittyvän. Tämä on paras vaihtoehto silloin, kun talon sisällä ei yksinkertaisesti ole tarvittavia resursseja.
Jokainen digitalisointiprojekti on erilainen, mutta tietyt perusasiat kannattaa huomioida ryhdyttäessä digitalisoimaan koulutusta. Koostimme pohdinnan tueksi pienen muistilistan, joka auttaa hahmottamaan digitalisointiprojektin ulottuvuuksia.
Koulutuksen digitalisoinnissa tärkeintä on pitää mielessä se, kenelle koulutus on suunnattu ja mikä on koulutuksen tavoite. Näiden tarkka määrittäminen auttaa valitsemaan koulutukseen olennaisen sisällön. Nämä kaksi asiaa on syytä pitää kirkkaana mielessä koko projektin ajan.
”Viestinnässä kohderyhmälle kannattaa keskittyä siihen, mitä koulutuksen suorittaja hyötyy koulutuksesta tai miten se auttaa häntä suoriutumaan paremmin työtehtävässään.”
Teemu Vaalasmaa, Head of Learning Design, Claned Group
”Mitä kriittisempi koulutus on, sen tärkeämpää on oikeiden tavoitteiden asettaminen.”
Terhi Leppiniemi, Head of Creative Talent, Acolad
Projektinhallinnan kannalta on välttämätöntä, että projektille on nimetty vastuuhenkilö tai mieluiten tiimi, joka edistää asiaa. Jos projektia voidaan edistää vain satunnaisesti muiden töiden ohessa, koulutuksen valmistuminen voi venyä pahimmillaan viikoilla tai jopa kuukausilla.
Digitalisoinnin haasteeksi voi muodostua se, ettei tarvittavia resursseja löydy omasta organisaatiosta. Esimerkiksi käsikirjoituksen tekemiseen saatetaan tarvita apua, sillä se toimii sisältöjen runkona. Myös sisältöjen tuottamisessa saatetaan tarvita apua. Osaamista voi löytyä kuvan, äänen ja videoiden käsittelyyn, mutta osaajat ovat usein kiinni muissa projekteissa.
”Digitalisointi kannattaa aloittaa yhdestä pienestä kurssista, jotta se saadaan varmasti julkaistuksi ja siitä voidaan oppia seuraavia varten. Aloittamalla liian suuresta kokonaisuudesta vaarana on, ettei sitä saada koskaan julkaistua.”
Teemu Vaalasmaa, Head of Learning Design, Claned Group
Usein tarvittava materiaali on digitaalisessa muodossa ja helposti saatavilla. Joskus koulutukseen tarvittava materiaali on kuitenkin painettua tai muuten ei-digitaalisessa muodossa. Myös hiljainen tieto, jota on vain tietyillä työntekijöillä, on tällaista. Silloin on varauduttava haastattelemaan asiantuntijaa, jotta tarpeellinen tieto saadaan hyödynnettyä koulutuksessa.
”Powerpoint-kalvot eivät muutu suoraan koulutukseksi.”
Teemu Vaalasmaa, Head of Learning Design, Claned Group
Asiasisällöt on tiivistettävä, mutta ne eivät saa olla pelkkää tekstiä. Kuvat, ääni, videot ja interaktiiviset elementit pitävät mielenkiintoa yllä ja palvelevat erilaisia oppimistyylejä. Kuvilla ja videoilla voidaan teroittaa viestiä ja helpottaa käsiteltävän asian sisäistämistä.
Kysymykset, harjoitukset, pelilliset elementit tai mahdollisuus kommentointiin tai kysymyksiin toimivat interaktiivisin elementteinä. Koulutuksen suorittajat voivat esimerkiksi jakaa aiheeseen liittyvää hiljaista tietoa parhaiksi toteamistaan käytännöistä. Mahdollisuus kysymyksiin palvelee niin ikään kaikkia koulutuksen suorittajia. Interaktiivisuus rikkoo koulutuksen lineaarista etenemistä, jossa koulutuksen suorittaja olisi pelkkä vastaanottaja.
Oppimisympäristö on merkittävä osa kokonaisuutta. Oppimisympäristön valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota käyttäjäkokemukseen. Erinomainenkin koulutus voi mennä hukkaan, jos käyttäjä turhautuu verkkosivun hitaaseen latautumiseen tai siihen, että tietoja joutuu syöttämään moneen paikkaan.
Käyttäjäkokemusta kannattaa miettiä myös pääkäyttäjän kannalta. Pystyykö verkkokoulutuksen luomaan helposti, kuinka helppoa sisältöjen päivittäminen on, tukeeko oppimisympäristö lokalisointia?
On tärkeää, että käyttäjäkokemus on hyvä niin koulutuksen suorittajille kuin ylläpitäjillekin.
Oppimisympäristö on muutakin kuin jakelualusta. Se antaa yritykselle tärkeää tietoa koulutusten sisällöistä ja tulevista koulutustarpeista. Jätetäänkö jokin kurssi usein kesken tietyssä kohdassa? Onko jokin kurssi niin suosittu, että sitä käydään suorittamassa kohderyhmän ulkopuoleltakin.
Parhaimmillaan oppimisympäristön tuottamaa tietoa voidaan peilata laajemminkin yrityksen liiketoimintaan. Miten asiakaspalveluhenkilöstölle pidetty koulutus heijastuu asiakastyytyväisyyteen? Miten myyntitiimille toteutettu digitaalinen tuotekoulutus näkyy toteutuneissa myynneissä? Miten työnantajamielikuva on kehittynyt koulutusten myötä? Voit tutustua yhteistyökumppanimme Clanedin oppimisympäristöön täältä.
Digitalisoimalla koulutus saadaan mitattavia ja seurattavia tuloksia. Työntekijöiltä ei tarvitse kysellä vaaditun koulutuksen suorittamisesta, vaan sen voi katsoa itse oppimisympäristöstä.
Digitalisoinnin hyöty on suurin silloin, kun koulutus on toistuvaa mutta sisältö pysyy samana. Hyötysuhde paranee kohderyhmän koon kasvaessa. Esimerkiksi digitalisoitu perehdytyskoulutus voidaan lokalisoida niin, että sitä voidaan hyödyntää useissa eri maissa.
Hyvin toteutettu koulutuksen digitalisointi maksaa itsensä takaisin säästyneinä resursseina. Lähikoulutuksessa ei tarvitse aloittaa perusteista, kun ne on jo käyty läpi e-learningissa. Kouluttajan ei tarvitse kiertää eri toimipisteissä kouluttamassa. Riittää, että hän osallistuu digitalisointiin ja auttaa sen jälkeen jatkokysymyksissä. Ajan ja vaivan säästöä syntyy siitäkin, kun koulutettavien tilanne on tiedossa eikä koulutuksia varten tarvitse aikatauluttaa lukuisia palavereita ja varata palaveritiloja.
Tarvitsetko apua verkkokoulutuksen käsikirjoituksen tekemisessä tai digitalisoitavien sisältöjen kanssa? Onko haasteena kohderyhmän tai koulutustavoitteen määrittäminen? Ei huolta, asiantuntijamme auttavat mielellään. Ota rohkeasti yhteyttä.