Les réunions et les événements virtuels sont devenus une constante pour un grand nombre de professionnels. Avec la généralisation du télétravail et de la collaboration mondiale, les téléconférences, les webinaires, les rencontres virtuelles ou les réunions d'entreprise en ligne offrent des solutions pour connecter des personnes entre elles, où qu'elles se trouvent dans le monde.
Toutefois, lorsque les participants parlent différentes langues, la productivité et l'efficacité de ces réunions virtuelles peuvent être compromises. Pour qu'une rencontre virtuelle fonctionne, la communication doit être irréprochable, ce qui n'est pas chose aisée lorsque l'audience est multilingue.
La barrière de la langue, les nuances culturelles, les accents et les dialectes constituent des obstacles. La mauvaise communication et les contresens peuvent créer des confusions et diminuer l'efficacité de la collaboration. Les personnes d'origines culturelles différentes ont des styles de communication, des attitudes et des valeurs différents qui peuvent compliquer la compréhension et l'entente.
Mais la langue n'est pas le seul obstacle. Vous devez aussi gérer des fuseaux horaires variés, des limites technologiques et des difficultés techniques.
Pour surmonter ces difficultés, nous vous proposons une liste de bonnes pratiques qui garantiront la fluidité de vos événements virtuels multilingues. Vous allez pouvoir organiser des événements virtuels inclusifs qui éliminent la barrière de la langue et améliorent l'accessibilité mondiale !
Lorsque vous planifiez un événement virtuel, la préparation est essentielle. Elle l'est encore plus lorsque votre audience est multilingue. Aucun participant n'a envie d'assister à un événement dans une langue qu'il ne maîtrise pas, sans qu'aucune option multilingue soit disponible. Alors comment assurer la réussite de votre événement ?
La première étape de la préparation d'un événement virtuel multilingue est l'identification des langues maîtrisées par les participants, les hôtes et les modérateurs. Vous devez choisir quelles langues seront utilisées et vérifier que tous les participants ont une langue commune dans laquelle ils pourront communiquer facilement.
Après avoir identifié les langues maîtrisées par votre audience, déterminez si certains documents de réunion et supports de communication doivent être traduits (ordres du jour et présentations, par exemple). Ainsi, tous les participants pourront suivre et participer à la réunion ou à l'événement.
Demandez-vous également si des interprètes sont requis. L'interprétation permet à tous les participants de comprendre la discussion et d'y prendre part. Ils se sentent ainsi plus impliqués et écoutés.
Vous avez déjà certainement assisté à une réunion dans laquelle l'hôte parlait micro fermé, des personnes étaient subitement déconnectées ou des participants n'entendaient pas bien les modérateurs. Comment éviter cela ?
Avant l'événement, assurez-vous que toutes les personnes disposent d'équipements appropriés pour se connecter et participer : une connexion Internet fiable, un microphone, une webcam ou même un casque.
Pour garantir la réussite de votre réunion ou événement, vous devez choisir les bons outils. La plateforme que vous sélectionnez doit être facile à utiliser, fiable et fournir les outils nécessaires pour une communication efficace. Cherchez des options permettant d'ajouter la traduction en temps réel, d'enregistrer votre session, d'intégrer des notes et des synthèses de réunion générées par l'IA, et de fournir des pistes distinctes pour tous les interprètes. Ces outils contribuent à éliminer la barrière de la langue, en garantissant la compréhension et la participation de tous.
Avant de lancer une réunion, testez la technologie et la plateforme pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement. Vous éviterez ainsi des difficultés techniques. Veillez à réunir tous vos intervenants et modérateurs pour vérifier la stabilité de leur connexion, la qualité de l'éclairage et le bon fonctionnement des microphones et autres dispositifs sonores.
Grâce à ces étapes de préparation, vous éliminerez les obstacles potentiels à la communication et permettrez aux hôtes et aux participants de participer de façon égale.
Pour assurer une communication réussie pendant vos événements multilingues, vous devez fournir bien plus que des options multilingues. La communication n'a pas lieu uniquement pendant l'événement : elle commence bien avant les phases de planification, avec des invitations et la promotion de l'événement. Elle ne s'achève pas non plus lorsque l'événement est terminé. Les communications post-événement, comme les e-mails de suivi (pour les participants) et les messages de remerciement (pour les intervenants), sont également importantes.
Avant la date cruciale, vous devez promouvoir votre événement, que ce soit en envoyant des invitations aux collègues et en recherchant un créneau approprié dans leurs plannings, ou en préparant une campagne multicanal.
Aurez-vous besoin d'une page d'accueil d'événement dédiée ou d'un site web entièrement localisé ? Si vous préparez une campagne par e-mail multilingue, assurez-vous que le contenu de l'e-mail est bien localisé pour l'audience cible de votre événement. Lorsque vous mettez en avant les principaux objectifs et bénéfices de votre événement, n'oubliez pas que les attentes diffèrent en fonction des origines culturelles des participants. Vous devez personnaliser votre message pour convaincre chacun de l'intérêt de cet événement.
Lorsque vous communiquez pendant une réunion ou un événement virtuel, utilisez un langage simple et clair compréhensible par tous. C'est d'autant plus important que, contrairement aux événements en présentiel, les événements virtuels ne permettent pas de s'appuyer sur la communication non verbale, comme le langage corporel et les expressions faciales, pour interpréter et comprendre ce qui est dit.
Les participants peuvent aussi être tentés d'effectuer plusieurs tâches ou être facilement distraits, d'où l'intérêt d'utiliser un langage simple et direct pour capter leur attention et stimuler les interactions.
Par ailleurs, les limites ou les problèmes techniques des plateformes de communication virtuelles peuvent également compliquer la compréhension d'un langage technique ou complexe en cas de mauvaise qualité audio, de problèmes de connectivité Internet ou de bande passante limitée.
Demandez-vous si votre audience comprendra telle ou telle expression. Évitez d'utiliser un jargon ou des termes techniques que les participants ne connaissent pas forcément.
Les différences culturelles jouent un rôle important dans la communication. Vous devez tenir compte des sensibilités culturelles de tous les participants. Évitez d'utiliser un langage ou des gestes pouvant être perçus comme offensants ou blessants par d'autres cultures.
En utilisant des jeux pour faire connaissance, en posant fréquemment des questions et en utilisant des outils interactifs comme des applications mobiles, vous pouvez stimuler l'implication des participants et leur inclusion dans les discussions, pour les rendre plus intéressantes et dynamiques.
Les supports visuels permettent de briser la monotonie d'une réunion virtuelle, en facilitant la compréhension des informations présentées. Ils peuvent également être très utiles pour réduire la barrière de la langue en fournissant une représentation visuelle de l'information.
Le rôle des modérateurs est de s'assurer que la réunion ou l'événement virtuel se déroule sans heurts et que tous les participants peuvent communiquer et participer efficacement. Les modérateurs jouent un rôle essentiel dans la réussite de la réunion ou de l'événement virtuel. Il est donc primordial de choisir une personne consciente de cette responsabilité.
Dès le début de l'événement, le modérateur doit communiquer les objectifs, l'ordre du jour et toutes les règles internes et attentes en matière de participation. Ainsi, tous les participants sont sur la même longueur d'onde et savent quels sujets seront abordés, comment la réunion va se dérouler et quelles sont les attentes.
Le fait de définir les attentes dès le début de l'événement permet aussi de réduire la confusion, les malentendus et les distractions. Vous avez l'assurance que tout le monde reste concentré sur l'objectif. Vous créez ainsi une ambiance positive et productive pour un événement réussi.
Le modérateur est également en charge de la gestion du temps. Il doit s'assurer que tous les participants pourront poser des questions et s'exprimer. Il doit aussi veiller à maintenir le rythme de la réunion ou de l'événement, pour qu'il n'y ait pas de longues périodes de silence ou d'inactivité.
Pendant une réunion ou un événement virtuel, des difficultés techniques peuvent survenir. Il incombe au modérateur de régler ces problèmes techniques (problème de connectivité Internet, par exemple) et de faire en sorte que la réunion ou l'événement virtuel se poursuive correctement.
Votre événement est terminé, mais vous avez encore du travail. Les actions post-événement sont tout aussi importantes que la préparation. Le suivi vous permet de vérifier que vous avez atteint vos objectifs et de tirer des enseignements qui permettront d'améliorer les prochains événements ou réunions virtuels.
Le processus de suivi commence par la documentation des résultats obtenus, c'est-à-dire des décisions clés, des mesures à prendre et d'autres informations importantes discutées pendant la rencontre virtuelle.
Vous devez fournir le compte-rendu et l'enregistrement de la réunion (le cas échéant) à tous les participants, y compris ceux qui parlent d'autres langues. Ces supports doivent être traduits dans les langues cibles. Ainsi, toutes les personnes seront informées des résultats de la réunion ou de l'événement virtuel et pourront prendre les mesures appropriées.
Après la réunion ou l'événement, pensez à évaluer sa réussite. Vous pouvez procéder de différentes manières en fonction de vos objectifs : recueillir les commentaires des participants, analyser le compte-rendu de la réunion ou tenir compte d'autres indicateurs comme les niveaux de participation et d'engagement.
Les informations collectées pendant le processus de suivi sont essentielles pour l'organisation des prochains événements. Elles permettent de les améliorer. Vous devrez peut-être apporter des modifications à la plateforme virtuelle, optimiser le processus de modération ou intégrer de nouvelles technologies pour améliorer la communication et la participation.
Préparez les actions de suivi à mettre en place afin de vous assurer que les participants recevront une synthèse ou seront informés des mesures décidées pendant la réunion, ou que les clients ou partenaires potentiels ne vous oublieront pas. Pour garder le contact et informer sur votre prochaine stratégie d'événement, il existe des solutions efficaces. Vous pouvez rédiger un article multilingue sur le sujet, envoyer des e-mails de suivi via un point de contact facile à utiliser, ou évaluer la satisfaction et l'intérêt des participants via des sessions de suivi.
Les réunions et événements virtuels multilingues ne sont pas toujours simples à organiser, mais ils permettent de rassembler des personnes du monde entier facilement et à moindre coût. En suivant ces bonnes pratiques, vous serez en mesure d'organiser des rencontres virtuelles productives et agréables pour tous les participants, quelles que soient leur localisation et leur langue native.
Gardez à l'esprit que les événements virtuels sont incontournables dans le paysage professionnel mondial actuel et que leur réussite dépend d'une communication efficace. Que vous organisiez une réunion d'entreprise virtuelle ou un événement virtuel pour une audience mondiale, ces bonnes pratiques garantiront leur bon fonctionnement.
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