Ces derniers temps, le télétravail est devenu le quotidien d'une grande partie d'entre nous. Le travail à distance s'enracine pour de bon dans nos pratiques quotidiennes. Et, pour maintenir le contact avec les collègues et les clients, les outils numériques sont désormais essentiels.
Si c'est votre cas, oubliez vos craintes. Amplexor est un expert certifié Adobe depuis plus de dix ans et a aidé un nombre incalculable de clients à mettre à jour leurs plateformes d'expérience numérique avec les dernières innovations. Si malgré tout, vous doutez encore que ce soit le bon moment pour effectuer une mise à niveau, découvrez ce que ces nouvelles fonctionnalités ont à offrir (y compris les améliorations apportées par Adobe pour fluidifier le processus).
Dans ce contexte, la plateforme Microsoft Teams est de plus en plus utilisée par les entreprises. Parmi toutes les options proposées par Teams, la plus populaire est sans doute la fonction de réunion.
Alors, puisque le contexte est idéal, penchons-nous sur la question !
Vous pouvez démarrer une réunion Teams ne deux manières différentes : en standalone ou à partir d'un canal Teams (pour savoir ce qu'est un canal Teams, allez voir notre tutoriel en ligne Premiers pas avec MS Teams : les bases.)
Ces deux façons de créer des réunions se différencient principalement par la manière d'y accéder. Il existe aussi une difféfence au niveau des contenus créés et partagés au cours de ces réunions. Ils ne sont pas stockés de la même manière.
Découvrez comment fonctionnent ces deux types de réunion, comment les participants peuvent y accéder et comment les contenus sont stockés. Découvrez aussi quelques astuces pour vous aider à choisir le type de réunion qui apportera la meilleure expérience possible pour vous et votre équipe.
Vous pouvez créer une réunion Teams en invitant les participants à partir du calendrier MS Outlook ou du calendrier MS Teams. Créez une nouvelle invitation dans votre calendrier, sélectionnez « Réunion Teams », choisissez vos participants et saisissez un objet de réunion. MS Outlook ou MS Teams créent alors automatiquement une réunion Teams une fois cette invitation envoyée. Les participants pourront rejoindre la réunion en cliquant sur le lien qu'elle contient.
Tous les participants reçoivent une invitation à la réunion dans leur boîte de réception MS Outlook. L'invitation à cette réunion s'affiche dans les calendriers MS Outlook et MS Teams de l'organisateur et des participants.
Cette réunion reste accessible via Teams Chat, mais à la seule condition qu'au moins un des participants ait envoyé un message, ou pris des notes, utilisé le tableau blanc interactif ou téléchargé un fichier dans cette réunion Teams.
Une réunion Teams permet la création et le partage de différents contenus. Ces contenus sont accessibles pendant et après la réunion, dans l'espace réservé à cette réunion dans le calendrier ou dans la messagerie instantanée Teams. Il peut s'agir de :
Si la réunion se répète régulièrement, tous les contenus des différentes séances sont accessibles via le calendrier Teams ou la messagerie instantanée.
Pour une réunion créée en standalone :
Seuls l'organisateur et les participants peuvent accéder aux contenus liés à la réunion.
Une réunion Teams peut également être créée à partir d'un canal privé spécifique. Il suffit d'ouvrir le canal et de créer une réunion depuis l'onglet Publications.
Tous les participants sélectionnés pour la réunion ainsi que tous les membres du canal reçoivent une invitation dans leur boîte de réception MS Outlook. Par défaut, une demande de réunion est également créée dans la boîte aux lettres du goupe O365 lié à ce canal.
L'invitation à la réunion s'affiche dans le calendrier MS Outlook et dans les calendriers MS Teams de l'organisateur et des participants. La réunion s'affiche également dans l'onglet Publications du canal.
Une fois que la réunion est terminée, les membres peuvent encore revenir sur les informations de la réunion à partir du calendrier Teams ou à partir de l'onglet Publications du canal.
Accès à une réunion via les publications du canal
Les contenus créés et partagés lors d'une réunion sont disponibles sur le canal correspondant :
Les notes créées et éditées pour la réunion sont disponibles dans un onglet « Notes de réunion » du canal. Une page wiki spécifique est créée pour chaque réunion et une nouvelle page est créée pour chaque séance.
Accès aux contenus de la réunion dans un canal Teams
Pour accéder à tous les contenus indiqués plus haut, il est possible de passer par le Calendrier Teams, en naviguant dans le fil de conversation de la messagerie instantanée. Cependant, il est bon de noter qu'on ne peut pas accéder, via la messagerie instantanée, à une réunion créée à partir d'un canal.
Malheureusement, le tableau blanc interactif créé et édité, lors d'une réunion de canal est difficilement accessible via le canal. La meilleure façon de le visualiser est de passer par l'application MS Whiteboard.
Pour une réunion créée à partir d'un canal :
Par conséquent, tous les membres du canal peuvent accéder à l'ensemble des contenus associés à une réunion.
Quel type de réunion convient plus particulièrement selon la situation ?
La réunion Teams en standalone est particulièrement adaptée aux réunions en ligne dédiées à un groupe de participants ad-hoc.
Pour retrouver plus simplement votre réunion Teams ponctuelle, donnez-lui un titre sans ambiguïté qui facilitera sa recherche dans Teams.
Les réunions de canal Teams sont mieux adaptées au travail collaboratif structuré des équipes de projet, des équipes de service technique ou aux réunions de suivi.
La gouvernance des sites Teams est un élément clé de l'utilisation des réunions de canal. Elle permet de faciliter l'accès aussi bien aux réunions qu'aux contenus associés à ces réunions et stockés dans Teams. Pour en savoir plus sur la gouvernance Teams, consultez notre Module sur la gouvernance MS Teams, TeamHub ou regarder notre webinaire à la demande : Maîtriser Teams : pourquoi la gouvernance est essentielle.