Les jours du Far West digital sont terminés. Alors que les données et les documents digitaux deviennent la norme, la réglementation qui les encadre s'est considérablement étoffée ces dernières années. Il suffit de penser au Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD), au Règlement (UE) sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (eIDAS) et aux diverses réglementations nationales relatives aux données digitales et à leur conservation. Spécialistes de la gestion des contenus d'entreprise, nous observons également une inquiétude grandissante parmi nos clients au sujet de la protection des informations et de la conformité.
Parallèlement, nous ne pouvons cependant pas faire semblant d'ignorer que l'archivage digital est encore souvent perçu uniquement comme un fardeau pour les employés de même qu'un poste de dépense inévitable sans retour direct sur investissement pour la direction d'une organisation. Tandis que la plupart des employés considèrent l'archivage digital comme un domaine très pointu que seuls les spécialistes qualifiés comme les gestionnaires d'archives et les archivistes doivent gérer, il devrait en réalité faire partie des priorités absolues dans de nombreux secteurs. Les directeurs informatiques se soucient de stocker les informations sur la plateforme qui offre le meilleur rapport qualité-prix toute leur durée de vie. De leur côté, les agents de la conformité doivent disposer d'archives qui peuvent être indexées, localisées et contrôlées ; et qui sont conformes aux politiques de conservation des données applicables. Si nous prenons l'exemple des services juridiques, leur priorité est d'effectuer des recherches rapidement dans les données historiques afin de trouver les données utilisables pour appuyer n'importe quel défi juridique.
Chez Acolad, nous pensons qu'une approche intégrée reposant sur la gestion du cycle de vie des archives de l'entreprise est essentielle pour gérer et archiver efficacement les informations de l'entreprise. Cela nécessite l'implication de tous les employés, sans que cela continue toutefois un fardeau ou des dépenses supplémentaires.
Voyons tout d'abord la manière dont la gestion des archives électroniques et l'archivage électronique s'harmonisent. La gestion des archives électroniques couvre l'intégralité du processus de gestion desdites archives. Il existe de nombreuses descriptions officielles des archives. Cependant, pour les décrire moins officiellement, nous pourrions dire qu'il s'agit d'informations permettant de prouver les transactions de l'entreprise ou d'autres obligations légales. En bref : il s'agit de l'ensemble des documents et des données que vous devez conserver pendant une durée bien définie, car la loi vous y oblige (contrats, factures, permis, etc.). Comme le schéma ci-dessous le montre, la gestion des archives électroniques se concentre donc sur la gestion de ces archives, de leur création ou réception à leur conservation.
D'autre part, l'archivage digital est également centré sur la phase de conservation. En d'autres termes, il s'agit de la phase durant laquelle les archives ne sont plus régulièrement utilisées, mais sont conservées en sécurité pendant une durée bien définie. La clé d'un archivage digital efficace réside dans la compréhension par tous les employés des meilleures pratiques de gestion des archives et dans leur application. Comment y parvenir ? Les indications fournies ci-dessous vous montreront comment adopter une approche holistique de la gestion des archives dans votre système de gestion de contenus et dans votre travail.
Appliquez des principes de gestion des archives dès la création de contenus. Par exemple, veillez à ce que la classification par type de document (contrat ou facture, p. ex.) soit un champ ou une étape obligatoire. Cela limitera ou éliminera les efforts que vos travailleurs qualifiés devront par la suite déployer pour se conformer aux politiques de gestion des archives de l'organisation qui sont applicables à chaque type de document.
Pour tirer le maximum de cette démarche, les propriétés de chaque contenu (les métadonnées) doivent être correctement définies. Les métadonnées des documents doivent fournir des renseignements utiles qui facilitent la gestion conforme des archives et le travail quotidien des travailleurs qualifiés.
Définissez une structure de contenu efficace. Dans de nombreux systèmes de gestion de contenu, la structure du contenu est également la structure d'un dossier. Il faut trouver l'équilibre entre une configuration intuitive pour les travailleurs qualifiés par rapport à leurs tâches quotidiennes et l'information contextuelle devant être saisie aux fins de gestion des archives.
La structure du contenu doit être paramétrée de manière à ce que les travailleurs qualifiés n'aient pas besoin d'effectuer des classifications supplémentaires pour transférer le contenu vers les archives lorsque le contenu passe du statut actif au statut inactif. Soit le document est enregistré dès le début dans l'emplacement qui lui est destiné aux archives soit il est automatiquement transféré aux archives sur la base des propriétés du contenu.
La conception et la mise en place des rôles et des droits doivent couvrir les besoins des activités de création de contenu, de collaboration et de gestion des archives comme le référencement, la saisie, la conservation et la gestion de la suppression du contenu. Les rôles et les droits définis par défaut doivent automatiquement être appliqués à la création de contenu afin de garantir la cohérence de tout le système de gestion des documents et des archives. Les droits d'utilisateur doivent dériver du contexte, qui est souvent la structure ou les propriétés du dossier dans lequel le contenu est créé.
Vérifiez que toutes les actions effectuées sur le contenu sont systématiquement sur une piste d'audit (qui, quoi, quand et pourquoi ?) afin de pouvoir automatiquement générer des rapports qui vous permettent d'accéder facilement à tous les différents types de manipulations de contenu, ainsi que de respecter les politiques de gestion des archives.
Suivez les meilleures pratiques de gestion des archives tout au long du cycle de vie du contenu, de sa création à sa destruction. Les étapes du brouillon, de la révision, de l'approbation, de la diffusion, de l'archivage et de la destruction font partie des étapes les plus courantes du cycle de vie d'un document. Les étapes spécifiques dépendent évidemment du cas pratique concerné. Comme vous pouvez le constater, le cycle de vie d'un contenu comprend des étapes durant lesquelles le contenu est fréquemment utilisé (statut actif) par l'entreprise pour son travail quotidien, ainsi que des étapes durant lesquelles le contenu passe en statut semi-actif ou inactif. Cela souligne l'importance d'intégrer parfaitement les principes de gestion des archives à votre système de gestion des contenus d'entreprise afin d'éviter tout écart entre le statut actif et le statut inactif du contenu.
Adopter une approche intégrée impliquant tous les employés est essentiel pour gérer les informations de manière conforme et rentable.
D'une part, vous offrez aux employées un environnement convivial pour la création, la collaboration et la gestion de contenu. D'autre part, vous vous assurez de répondre aux besoins de gestion des archives en mettant en place la structure et l'organisation de contenu adaptées. L'astuce consiste à optimiser l'équilibre entre les deux. Idéalement, les utilisateurs n'ont pas à fournir d'efforts supplémentaires, que ce soit lors de la création de contenu ou lors du transfert de contenu vers les archives.
Assurer un archivage digital adapté n'est pas quelque chose qui se réalise après coup. La bonne solution pour que les utilisateurs adoptent les meilleures pratiques consiste à adopter une approche holistique entièrement intégrée. En fin de compte, vous travaillez ainsi à la conservation efficace de vos contenus digitaux au sein d'archives digitales complètes et bien organisées.