Ces dernières années, Microsoft Office 365 s’est agrandi afin d’inclure une large gamme de produits et de services qui sont régulièrement améliorés par de nouvelles fonctionnalités. Auparavant, Office 365 n'était qu’un ensemble de produits compartimentés, mais désormais, ces produits interagissent et améliorent plus encore votre organisation grâce à des services comme MyAnalytics, Office Graph et Office 365 Groups.
Nous entendons fréquemment des phrases comme : « Office 365 sait absolument tout faire », ou encore « Office 365 va régler tous vos problèmes ». Mais savez-vous vraiment ce que vous obtenez lorsque vous achetez Office 365 ?
Découvrez quels produits sont inclus dans Office 365, leurs interactions, et la valeur générée par les services additionnels.
OneDrive for Business
Une bibliothèque personnelle pour documents et fichiers qui vous fournit un aperçu de vos fichiers ainsi que des fichiers partagés par d’autres utilisateurs. OneDrive est disponible comme application client, ce qui permet aux utilisateurs de synchroniser des fichiers sur leur disque dur afin de travailler hors ligne.
Mail, Calendar, People, Tasks
Avant Office 365, ces produits n'étaient disponibles qu’en un seul bloc : Exchange Server avec le client Outlook. Désormais, ils sont divisés à l’intérieur de 4 applications différentes, selon leur fonctionnalité : Mail gère la messagerie, l’envoi et la réception d’e-mail. Calendar gère le calendrier de l’utilisateur avec ses réunions et rendez-vous et donne aussi accès aux calendriers partagés des collègues. L’accès à la liste de contacts se fait par People. Task est un système de gestion des tâches personnalisé et simple avec des options de planification et de création de dates d’échéance.
SharePoint
Microsoft Sharepoint est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise, qui permet aux différents membres d’une équipe de gérer le contenu par des flux de travail centralisés, des métadonnées et des contrôles de sécurité flexibles.
Skype for Business
Ce produit, précédemment appelé Lync, met à disposition la messagerie instantanée ainsi que des options audio et vidéo. Il possède une fonctionnalité de partage d’écran et d’applications à distance entre collègues, peut être utilisé par des collaborateurs externes et a récemment été amélioré afin de permettre des réunions « town hall » retransmises en direct et pouvant accueillir jusqu’à 10 000 utilisateurs.
Office
Désormais, les applications de base Word, Excel, PowerPoint et Publisher contiennent la « Cloud Productivity », qui permet à plusieurs utilisateurs de collaborer à l’intérieur du même document et de tirer profit de l’historique de documents stockés sur Sharepoint.
OneNote
Une application qui permet de partager des notes avec une personne ou un groupe et de collaborer à l'intérieur du même bloc-notes.
Delve
Fondé sur le service Office Graph (expliqué ci-dessous), Delve est une application qui combine les aspect suivants : réseautage social, apprentissage machine et fonction de recherche performante. Les utilisateurs disposent d'une page de profil personnalisée contenant leurs coordonnées, des profils de collègues, les documents récemment consultés et des suggestions de contenu fondées sur le comportement de l’utilisateur dans Office 365.
Yammer
Un réseau social d’entreprise acheté par Microsoft et intégré dans Office 365 pour améliorer les conversations, la collaboration et la mise en réseau au sein de l'entreprise.
Video, Stream
Video : supportée par Azure Media Services, l’application Video permet le partage de vidéos d’entreprise et classe les vidéos de contenu similaire en canaux (p. ex. la création d’un canal indépendant pour toutes les vidéos de formation). La technologie Azure garantit à l’utilisateur une bonne lecture de toutes les vidéos, selon l'appareil qu'il utilise et sa vitesse de connexion.
Stream : l’application Stream se trouve actuellement en phase bêta et est similaire à l’application Video. Elle peut cependant être utilisée indépendamment d’Office 365.
Sway
Sway permet aux utilisateurs de créer des présentations interactives avec des contenus issus d’Office 365 ou de services tiers, comme par exemple Facebook et Twitter.
PowerApps & Flow
PowerApps : une solution sans code pour créer des applications commerciales. Cette solution est parfois appelé « Infopath replacement for custom forms » sur Sharepoint. PowerApps permet aux utilisateurs de connecter des données provenant de différentes sources et fournit une interface d’utilisation simple afin de faciliter le traitement de tâches fastidieuses.
Flow : une application qui automatise les tâches répétitives. Elle ne remplace pas les flux de travail Sharepoint, mais simplifie Sharepoint et fournit des alternatives à ces flux de travail.
PowerBI
Une application d’intelligence d’affaires qui combine différentes sources de données sur des tableaux de bord interactifs.
Planner
Un gestionnaire de tâches avec structure à carte. Les utilisateurs créent un tableau (appelé « bucket ») contenant différentes colonnes (à faire, en cours et terminé) et transfèrent les tâches correspondantes dans la colonne appropriée selon leur état d'avancement.
Teams
Créé par les développeurs de Skype Entreprise, Microsoft Teams constitue des groupes de travail qui peuvent utiliser une messagerie instantanée pour faciliter le partage d’informations.
Visio, Dynamics 365, Project Online
Ces produits ne sont pas inclus dans les abonnements les plus courants, mais sont disponibles moyennant un supplément.
Visio : une application permettant de créer des diagrammes, des graphiques vectoriels et des organigrammes conformes aux standards internationaux. Elle était disponible comme application supplémentaire dans la suite Office à paiement unique. Désormais, elle peut aussi être achetée sur la base d'un abonnement mensuel.
Dynamics 365 : une toute nouvelle application qui combine ERP et CRM pour une collaboration parfaite entre la vente, le service client, les ingénieurs sur le terrain et les autres équipes avec pour but une meilleure communication avec les clients et une meilleure responsabilisation des employés.
Project Online : également appelé Microsoft Project Server, il s’agit d’un système de gestion de projets avancé avec planification des ressources, entrées quantifiées et portefeuilles de projets.
Office Graph
Ce service suit les activités des utilisateurs, en tire des conclusions et fournit les données nécessaires à Delve afin de prévoir et de proposer des contenus auxquels l’utilisateur pourrait s’intéresser. Il informe également Delve des rapports hiérarchiques relatifs à un utilisateur et des collègues avec lesquels il a récemment travaillé. Office Graph peut aussi être consulté pour créer un tableau de bord personnalisé et pour rendre les applications commerciales plus intelligentes.
MyAnalytics
En utilisant Mail et Calendar, MyAnalytics vise à créer de meilleures habitudes de travail en montrant aux utilisateurs combien de temps ils passent en réunion, comment améliorer le travail dans le cadre de tâches multiples et avec qui ils ont communiqué le plus/le moins.
Office 365 Groups
Les « Groups » sont destinés à devenir la collaboration par équipe du futur. Etant donné que tous les groupes fonctionnent différemment, Office 365 Groups laisse aux équipes le soin de personnaliser les produits connectés dans un ensemble de produits. Groups peut être démarré avec un petit nombre de produits et être élargi selon la demande.
De nombreux produits et services sont disponibles et Office 365 a encore beaucoup à nous apprendre. C'est le partenaire idéal qui devrait aider votre organisation à se perfectionner, à apprendre comment utiliser chaque produit progressivement selon les besoins commerciaux et à mettre en place un processus de gestion du changement pour éviter que les utilisateurs ne soient dépassés.