Il doit y avoir aujourd'hui à peu près autant de définitions du poste de travail numérique que d'experts en la matière. L'une des erreurs les plus courantes consiste cependant à penser qu'il s'agit d'un produit, d'un logiciel prêt à l'emploi, qu'il suffit d'acheter et d'installer. Si la technologie constitue un aspect important de la question, en réalité, la Digital Workplace n'est pas un produit mais plutôt une conception ou une vision élargie qui implique une réorientation de la culture, des processus opérationnels et de la technologie de l'entreprise, dans le but de réaliser les tâches de manière digitale. Et la difficulté liée à la description de ce concept résulte de la vaste étendue des besoins auxquels il doit répondre. Le schéma ci-dessous met en évidence ces différents niveaux, à savoir toute une gamme de priorités stratégiques, fonctions opérationnelles, résultats attendus et autres sujets de préoccupation.
The State of the Digital Workplace 2018 by SMG/CMSWire and Digital Workplace Group. Available online.
Pour les gestionnaires et les dirigeants, le premier problème concernant la transformation des postes de travail est son impact sur les résultats économiques, avec des objectifs de différentes natures : augmentation des ventes, productivité du personnel, durée de mise sur le marché ou réduction des coûts. Pour les équipes chargées du digital et des ressources humaines, les priorités seront axées sur les canaux de communication et l'amélioration des interactions avec les employés de l'entreprise.
Une autre pièce du puzzle concerne le point de vue de l'employé, pour lequel la Digital Workplace devrait être l'équivalent virtuel du poste de travail physique. Cet aspect joue un rôle aussi important en matière de fidélité et d'engagement de l'employé à l'égard de l'entreprise qu'en ce qui concerne l'amélioration de sa manière de travailler. Dans les faits, un des moteurs essentiels est de permettre aux employés de réaliser leur travail indépendamment du site où ils se trouvent. Il devrait être possible de participer virtuellement à une réunion par Skype, par exemple, ou de consulter toute la documentation relative à un projet à partir de n'importe quel site et de n'importe quel appareil. Il devrait même parfois être possible de participer à des discussions de « pause-café » via des réseaux sociaux comme Yammer ou Slack. Ces nouveaux types d'interaction permettent d'éliminer virtuellement les temps et coûts de déplacement ainsi que de conserver et de diffuser facilement des informations qui ne seraient, sinon, accessibles qu'aux deux ou trois personnes qui ont participé à la discussion.
La Digital Workplace comprise comme « plateforme digitale » offre également l'opportunité de repenser entièrement les processus d'entreprise. Les processus traditionnels sont souvent axés sur le monde non digital. La transformation digitale est une bonne occasion de redéfinir les processus pour supprimer les intermédiaires, éliminer les tâches administratives non génératrices de valeur ajoutée et augmenter l'efficacité des opérations en général. Grâce à ces nouveaux flux de travail et processus intégrés, les informations et les tâches circulent entre les personnes et au sein des systèmes (CRM, ERP, etc.) tout en générant des analyses en temps réel permettant de suivre et d'optimiser continuellement l'efficacité des opérations.
Si nous traduisons toutes ces attentes opérationnelles en termes de technologie, il apparaît clairement que la Digital Workplace concerne toute une gamme de processus qui s'étend de la gestion des processus métiers (BPM) aux communications uniformisées et aux fonctionnalités intranet en passant par la gestion de cas et la collaboration en matière de contenus. À partir de là, il devient évident qu'il n'existe aucune plateforme, même aussi exhaustive qu'Office 365, qui soit capable de remplir toutes les attentes auxquelles la Digital Workplace doit satisfaire. Et nous n'avons même pas évoqué certaines questions essentielles comme la sécurité et la conformité, ou encore comment éviter le Shadow IT.
Si la technologie joue un rôle essentiel en matière de poste de travail digital, il n'existe cependant aucune formule uniformisée ni aucun produit spécifique capable de réaliser entièrement la vision de la Digital Workplace dans toute son étendue. Tous les secteurs de l'entreprise sont concernés, et une bonne planification est indispensable afin de déterminer quels seront les outils nécessaires pour répondre aux différents besoins de l'entreprise, de quelle manière les processus vont se digitaliser et quelles seront les interactions entre les diverses fonctionnalités, ainsi que pour garantir une expérience utilisateur appréciée par tous les employés. En conséquence, une véritable Digital Workplace ne peut pas être centralisé autour d'un seul processus métier, mais demande un programme pensé à l'échelle de l'entreprise et implique une équipe multifonctionnelle maîtrisant des domaines aussi variés que l'architecture informatique, la satisfaction du personnel, la communication interne, la conception de l'expérience utilisateur, la gestion des installations et la gestion de la transformation ou des changements au sein de l'entreprise.
Si vous planifiez la mise en place d’une Digital Workplace au sein de votre entreprise, ne reculez pas devant la complexité du projet. Une solution intelligente pour garantir le succès de ce projet dès le départ consiste à sélectionner un partenaire disposant d'une longue expérience de la stratégie et de la mise en œuvre des écosystèmes de collaboration auprès de clients actifs dans votre secteur d'activité. Il disposera d'un véritable savoir-faire pour concevoir une solution de Digital Workplace parfaitement adaptée aux besoins de votre entreprise ainsi qu'une solution stratégique globale capable d'encourager son acceptation ainsi que son adoption effective par les utilisateurs.