Mon travail chez Acolad me permet de comprendre et d'aider les organisations ayant le besoin de relier système de contenu d'entreprise (ECS) et plateforme de capture d'entreprise. Cependant, je constate que dans presque toutes les organisations, la plateforme de capture ne semble pas être considérée avec la même pertinence commerciale que le système ECS.
Beaucoup de gens - y compris ceux qui manipulent des données quotidiennement - ignorent à quel point la capture de données est importante dans toute activité commerciale. Elle revêt une importance d'autant plus grande que la quantité de données à traiter ne cesse de croître : demandes de contact de clients ou prospects, contrats, factures, notes de frais, etc. De la collecte des communications entrantes dans tous les formats de documents et données et dans différents domaines d'activité (courrier, fax, papier ou numérique) jusqu'à leur envoi à la bonne personne / au bon service ou leur archivage dans le bon répertoire ECS, il est indispensable de savoir gérer un afflux de données de manière précise et efficace.
L'une des principales plateformes de capture intelligente des documents et données est OpenText Captiva. Elle est totalement personnalisable et peut être adaptée aux flux de communication et contenu de votre entreprise, que ce soit par rapport au nombre d'utilisateurs et types de document ou aux différents flux de travail et systèmes avec lesquels elle doit interagir.
Nous allons voir quelques exemples afin de comprendre comment tirer le meilleur parti des technologies de capture de données et reconnaissance intelligente de documents en vue d'améliorer les processus et réduire les coûts.
L'une des fonctions élémentaires d'un système de capture d'entreprise est la numérisation et la fourniture de contenu à la plateforme voulue. Mais si le contenu fourni et un contenu non traité (brut), alors il s'agit simplement d'une copie digitale du document.
Un système de capture de données peut transformer votre contenu en information exploitable au moyen de technologies de reconnaissance intelligente telles que la reconnaissance optique des caractères (OCR ou ROC), la reconnaissance intelligente des caractères (ICR), la reconnaissance optique des marques (OMR) et la reconnaissance des codes-barres. Le système en question détecte et classe le type de document puis extrait toutes les informations utiles, ce qui génère un gain de temps énorme pour les utilisateurs finaux, qui doivent normalement s'en occuper à la main.
Prenez le cas d'un formulaire envoyé par e-mail pour une demande de station de recharge de voiture électrique. La mise en page, les questions, les réponses et les informations relatives au demandeur sont toujours situées au même endroit dans les champs du formulaire. Cette mise en page structurée rend possible son traitement automatique avec Captiva, qui peut consulter la boîte de messagerie où est reçu le formulaire, rechercher des informations dans le document et lire les réponses saisies dans le formulaire, avec pour conséquence de libérer le personnel de toutes les tâches manuelles, à l'exception de la décision d'accepter ou non la demande.
Un autre bon exemple est celui d'une société qui reçoit un grand nombre de factures chaque jour et aurait tout intérêt à employer un processus de capture avancé capable de reconnaître automatiquement le type de document (facture ici) et d'extraire les données associées à l'expéditeur, au bon de commande, aux taxes et aux prix afin de transmettre les éléments d'information nécessaires au service d'origine pour validation ou au service comptable pour paiement.
L'entrée peut s'effectuer à différents endroits (courrier, fax, e-mail, fichiers électroniques ou plateformes ECS) et dans différents formats (papier, image, PDF, XML, etc.). Créer un mode de traitement standard peut s'avérer essentiel pour atteindre vos objectifs de productivité, service et conformité.
Convertir plusieurs sources d'entrée en format de sortie unique permet de structurer l'information avant qu'elle n'entre dans votre système ECS. En extrayant les données, en les classant et en les validant d'après vos bases de données, vous obtenez la certitude que ces données sont toujours exactes, vous évitez les doublons et vous vous assurez que les bonnes informations sont transmises à ceux qui en ont besoin le plus vite possible.
Limiter Captiva à la numérisation et au stockage des documents aura bien pour effet d'acheminer le contenu au bon endroit, mais ne fera rien pour vous aider à gérer un afflux de données augmentant constamment, d'où un besoin accru de maintenance, un traitement de plus en plus complexe et une baisse de productivité pour l'utilisateur final.
Disposer d'un processus de capture avancé évite les mauvaises entrées
La création d'un processus de capture avancé permet de transformer des entrées de mauvaise qualité en information exploitable. Et pour ce faire, il convient de toujours garder à l'esprit le concept du détrompeur (« poka-yoke ») et fournir un contenu aussi complet et exact que possible - non pas parce que les utilisateurs sont des imbéciles, mais parce que l'erreur la plus courante dans le traitement manuel des documents est l'erreur humaine.
Pour en revenir à mon précédent exemple, reconnaître des factures et remplir automatiquement des valeurs financières dans un formulaire est plus fiable et efficace que de demander à des utilisateurs de les saisir à la main. Un processus de capture avancé permet donc de convertir de mauvaises entrées en information utile.
Captiva est vite amorti
Certes, créer un processus de capture avancé prend du temps, mais cet investissement est vite amorti. En effet, la plupart des entreprises déclarent avoir rentabilisé leur achat en 12 mois rien qu'en automatisant la classification de leurs documents.
Pour les entreprises qui débutent tout juste avec la capture de données, Captiva est rentabilisé en réduisant le fonctionnement analogique et en automatisant les tâches basiques. Exploité à son plein potentiel, Captiva peut mettre progressivement un terme au fonctionnement analogique (si les processus métier l'autorisent) afin d'obtenir un contenu exact de qualité supérieure.
Et si votre entreprise gère une multitude de contenus différents, ne croyez pas qu’il faudra forcément beaucoup de temps pour la mise en place d’un système de reconnaissance avancé. Notre expérience avec une large palette de clients nous montre que bien souvent une petite poignée de contenus occupent 80 % du flux de processus. Ce qui signifie qu'avec un système capable de reconnaître automatiquement vos types de contenu les plus courants, vous verrez des gains immédiats.
Les progrès techniques dans le domaine de la capture de données et la reconnaissance de documents poussent de plus en plus d'entreprises à les intégrer à leurs solutions de gestion de contenu. Les incorporer dans vos processus métier vous fera gagner du temps et économiser de l'argent et vous épargnera les risques d'erreurs associés à une intervention manuelle dans les flux de travail centrés sur les documents, ce qui améliorera la qualité de votre service en fin de compte.
Néanmoins, compte tenu de la diversité des plateformes, documents et profils d'utilisateur, les technologies de capture intelligente de documents et données peuvent être difficiles à mettre en œuvre et à personnaliser. Faire appel au bon partenaire vous donne l'assurance d'accorder vos besoins en matière de capture de données avec votre infrastructure informatique existante en vue d'obtenir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour optimiser vos résultats commerciaux.