Pour les entreprises qui recourent à des processus de traduction complexes, il est parfois difficile de déterminer les bonnes pratiques à adopter. Souvent, les systèmes et flux de travail sont mis en place ad hoc. La solution ainsi appliquée par votre entreprise est loin d’être idéale. Pourtant, il n’y a pas de raison de se sentir dépassé ! Dans cet article, nous aborderons certains des défis auxquels vous pourriez être confronté(e) si vous êtes amené(e) à gérer des projets de traduction pour le compte de votre entreprise. Nous allons vous présenter Project Solutions, une division d’Acolad spécialement créée pour répondre aux besoins linguistiques les plus complexes.
1. Gestion de prestataires linguistiques multiples
2. Efficacité
3. Composition des équipes
4. La success story de l'un de nos clients
5. Comment votre entreprise doit-elle procéder ?
Votre entreprise fait peut-être appel à de nombreux prestataires de services linguistiques aux quatre coins du monde afin de gérer un large éventail de projets linguistiques à destination de différents secteurs et marchés. Collaborer avec plusieurs agences de traduction offre aux grandes entreprises l’assurance de tenir les délais de leurs différents projets. Cependant, cette situation peut donner à vos collaborateurs en contact avec ces agences de traduction l’impression que leur charge de travail est décuplée lorsqu’ils doivent gérer plusieurs projets, avec diverses agences et différents gestionnaires de projets. Il existe plusieurs manières d’aborder cette problématique. La centralisation de la gestion de vos projets de traduction en est une. Une personne dédiée ou un groupe de personnes deviennent ainsi le point de contact privilégié de tous les prestataires de services linguistiques et des parties prenantes internes de votre entreprise. Autre possibilité : désigner un contact spécifique au sein de votre équipe pour chaque prestataire de services linguistiques avec lequel vous travaillez. Cela facilite le suivi des projets confiés à chaque agence de traduction. La division Project Solutions d’Acolad peut prendre cela en charge pour vous en créant un seul et même pôle de services linguistiques qui gère la coordination, la supervision et le planning de tous les fournisseurs de traduction.
En élaborant le processus de traduction de votre entreprise, vous découvrirez peut-être rapidement que le flux de travail pourtant idéal en théorie n’est pas aussi efficace que prévu dans la pratique. L’efficacité est l’un des principaux aspects susceptibles de devenir un véritable challenge lorsqu’il s’agit de gérer des projets linguistiques de grande envergure, impliquant plusieurs parties prenantes. Dans ce cas, un point de vue extérieur peut vous aider à identifier les dysfonctionnements et les axes d’amélioration dans vos processus de traduction. Le but étant toujours d’optimiser votre efficacité et les délais de livraison, tout en garantissant la haute qualité des traductions. Dans cette perspective, revoir vos flux de travail à intervalles réguliers avec un groupe de collègues afin de repenser et d’améliorer vos processus de traduction peut se révéler très utile. Vous préférez faire appel à un consultant externe ? La division Project Solutions d’Acolad vous propose de créer et mettre en place des flux de travail synonymes de processus à la fois hautement efficaces et optimisés.
Il existe différentes manières de composer les équipes qui prennent en charge vos projets de traduction. Chaque entreprise dispose d’une organisation qui lui est propre. Si vous avez régulièrement des projets de traduction qui nécessitent que traducteurs et gestionnaires de projets travaillent main dans la main avec vos collaborateurs, la mise en place d’une équipe interne de traducteurs ou de gestionnaires de projets peut se révéler la meilleure solution pour votre entreprise. Cependant, la gestion du recrutement et de la formation des traducteurs risque d’être chronophage pour votre équipe. La solution ? Faire appel à un prestataire de services linguistiques externe, idéal lorsque vos besoins linguistiques sont aléatoires et exigent davantage de flexibilité. Vous pouvez également choisir un prestataire externe qui gère la mise en place et la composition de votre équipe de linguistes. Rester au fait des dernières tendances et technologies du marché demande du temps. La division Project Solutions d’Acolad peut s’en charger pour vous en intégrant les systèmes les plus récents pour votre équipe.
Voici un exemple de projet sur lequel la division Project Solutions d’Acolad a travaillé pour l’un de nos clients. Cette grande multinationale avait besoin d’un accompagnement pour la coordination à l’international de ses projets de traduction quotidiens. Le défi majeur de ce client consistait à collaborer avec plus de 50 prestataires de traduction aux quatre coins du monde, et à coordonner plus de 20 flux de travail prédéfinis, ainsi que plusieurs ressources dédiées à la traduction. Notre client disposait d’un grand volume de documents à traduire dans différents domaines, du marketing au juridique en passant par l’e-learning ou encore la documentation technique. Il avait également besoin d’aide pour des projets de voix-off et d’interprétariat.
Tous ces facteurs l’ont orienté vers un pôle externe de services linguistiques. La création de cette infrastructure s’est faite en plusieurs étapes, de l’immatriculation de la filiale à la recherche de locaux, en passant par le recrutement et la formation de plus de 30 collaborateurs, le tout en optimisant la mise en place du service et en accompagnant le client à chaque instant. C’est ainsi qu’a été créé un pôle de services linguistiques centralisé, à même de gérer ses flux de travail, ses données et ses services en toute efficacité.
La gestion en interne d’un projet d’une telle complexité aurait constitué un véritable casse-tête pour notre client. Il aurait fallu recruter de nouveaux collaborateurs pour gérer ce projet, ce qui aurait repoussé les échéances et engendré des frais supplémentaires. Notre division Project Solutions a pu réaliser toutes ces tâches aussi rapidement qu’efficacement, grâce à une équipe dédiée composée de plus de 30 gestionnaires de projets dotés d’une solide expérience dans le secteur linguistique.
Optimiser les processus de traduction et d’interprétation de votre entreprise implique l’élaboration d’un processus axé à la fois sur le gain d’efficacité et sur le maintien – voire l’amélioration – de la qualité. Cela nécessite de repenser régulièrement vos processus de traduction et de vous assurer qu’ils répondent à toutes vos attentes. Lorsqu’un client a besoin de solliciter un prestataire linguistique externe, comme cela a été le cas pour notre client, travailler avec un spécialiste peut rester la meilleure solution. La division Project Solutions d’Acolad se donne pour mission d’améliorer la façon dont les entreprises coordonnent leurs projets multilingues. Notre équipe d’experts vous proposera une solution sur mesure, répondant parfaitement à tous les besoins de votre entreprise.