Les réglementations et normes sont de plus en plus contraignantes alors même que les contenus ne cessent de se multiplier : assurer la conformité des contenus sur une longue durée est devenu un véritable défi pour la plupart des entreprises, surtout lorsqu'il s'agit de maîtriser le coût du stockage des données. Mais nous sommes là pour vous aider !
Vous savez déjà qu'il faut améliorer votre gestion des informations réglementées, mais trouver la bonne solution d'archivage numérique n'est pas chose facile. Quels types de documents devez-vous archiver et pendant combien de temps ? Quels critères devez-vous prendre en considération ? Faut-il conserver les documents dans leur format d'origine ?
Pour vous aider à répondre à ces questions et à bien d'autres, nous avons dressé la liste des sept critères à prendre en compte pour acquérir la solution d'archivage la plus adaptée à votre entreprise.
Tout d'abord, avez-vous vraiment intérêt à vous lancer dans un tel investissement ? Si vous avez moins de 3 000 documents à conserver, vous pouvez très bien externaliser votre archivage numérique. Mais au-delà de 3 000, vous avez besoin d'une solution d'archivage numérique fiable, évolutive et économique.
Vous avez donc besoin d'un système d'archivage fiable et exclusif. Mais il y a un premier obstacle à surmonter : l'indépendance de votre matériel. Vous devez vous assurer que votre système d'archivage numérique répondra à tous vos besoins actuels et futurs. Pour éviter les difficultés, vérifiez que votre logiciel est compatible avec tous les types de technologies de stockage et qu'il applique le principe WORM (write once, read many). La technologie WORM garantit que les données sont conservées dans un format non réinscriptible, non effaçable, inaltérable et conforme. Elle joue donc un rôle clé dans le respect des exigences réglementaires. La conformité WORM nécessite que les données soient inaltérables. De ce fait, une fois les informations écrites, elles ne peuvent plus être modifiées ni écrasées. Et, bien sûr, votre solution d'archivage doit accompagner l'évolution de votre infrastructure de stockage.
Les systèmes de gestion du contenu d'entreprise (ECM) ou systèmes de gestion des documents (DMS) sont différents des systèmes d'archivage numérique, mais complémentaires. Les plateformes ECM permettent de gérer au quotidien les données, les contenus et les documents numériques, mais elles n'offrent pas forcément de fonctionnalités de conservation sûres et durables. Qui plus est, lorsque vos sources d'entrée gagnent en complexité et en diversité, une solution d'archivage numérique autonome se révèle plus économique.
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Fonctionnalités |
Gestion des documents |
Archivage numérique |
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Modification des documents |
✔ |
❌ |
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Coexistence de plusieurs versions |
✔ |
❌ |
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Destruction (suppression) d'un document |
✔ |
❌ Hors gestion du tri final |
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Gestion des règles de conservation |
Parfois |
✔ |
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Définition d'une structure de classification |
Parfois - gérée par les utilisateurs |
✔ Centralisée par l'administration |
Une interface de services web est indispensable pour faciliter l'intégration de la solution d'archivage numérique dans votre environnement existant et vos workflows de gestion des documents, de la création à la découverte continue, en passant par l'accès. Mais il y a d'autres critères à prendre en considération avant de faire le bon choix. Pour que l'investissement en vaille la peine, votre solution d'archivage numérique doit être compatible avec •les différents systèmes d'exploitation (Microsoft, Linux, Unix), avec • les multiples bases de données (PostgreSQL, SQL Server, etc.) – et doit prendre en charge les opérations dans plusieurs langues.
Vous croyiez avoir pensé à tout ? Détrompez-vous. Vous devez vous assurer que votre solution d'archivage numérique est compatible avec les contenus structurés et les bases de données (au format .CSV, par exemple). Et, bien sûr, la solution que vous choisirez devra offrir une fonction permettant d'effectuer des recherches dans les documents archivés.
Un système d'archivage numérique permet d'éviter les problèmes de non-conformité avec les statuts réglementaires, en garantissant l'application homogène des politiques dans toute l'organisation, grâce à des rapports d'audit.
Dans la plupart des pays et secteurs d'activité, les réglementations ont deux points communs principaux : les informations doivent être temporellement définies et les supports de stockage doivent être inaltérables.
Mais il y a encore bien d'autres exigences auxquelles votre système doit se conformer. Par exemple, la norme ISO 1464-1 définit les caractéristiques relatives à la conception et au fonctionnement des systèmes d'archivage numérique. Parmi les autres normes nationales et internationales, citons la norme française NF Z42-020, qui certifie l'un des piliers des systèmes d'archivage numérique, la sécurité numérique, en définissant les conditions requises pour garantir l'intégrité des documents dans le temps. Optez uniquement pour des systèmes d'archivage numérique qui respectent les réglementations du monde entier.
Afin de pouvoir réagir au mieux dans les situations les plus critiques, assurez-vous de mettre en place des techniques et configurations robustes de modélisation de récupération, assorties de protocoles de sauvegarde. Les erreurs et dysfonctionnements pouvant résulter d'événements inattendus, vous devez définir une politique de reprise après sinistre efficace. Même avec les meilleures mesures de prévention, des pannes de courant, conditions météorologiques extrêmes, menaces de virus et de piratage, par exemple, peuvent survenir de manière imprévisible. Comme de tels événements peuvent gravement endommager les fichiers archivés, vous devez jouer la sécurité et vous assurer que votre politique d'archivage numérique comprend une procédure de sauvegarde. C'est un point crucial pour la sûreté et la durabilité de vos documents archivés.