Le document d’enregistrement universel ou URD (Universal Registration Document) est le document le plus important sur le plan stratégique publié par une entreprise en cours d’année, car il contient des informations décisives pour les organismes de réglementation et les investisseurs, y compris ceux d’autres pays. Ces longs rapports doivent impérativement être traduits au fur et à mesure de leur production, ce qui exige une solide gestion de projet de la part des agences de traduction, ainsi qu’une expertise linguistique et une connaissance approfondie de sujets complexes de la part des traducteurs.
Toutes les sociétés cotées sur le marché boursier de l’Union européenne sont tenues de produire un rapport annuel contenant des informations sur la situation actuelle et les perspectives futures de leur activité, telles que :
La liste exacte des domaines couverts peut varier d’une entreprise à l’autre. Si les rapports annuels peuvent contenir indifféremment de 150 à 800 pages, certains aspects de leur contenu et de leur format sont réglementés.
À titre d’exemple, l’UE exige que les entreprises cotées en bourse produisent des rapports financiers conformes aux normes internationales d’information financière (IFRS). S’agissant des informations autres que financières, les entreprises doivent rendre compte de leurs politiques internes en matière de responsabilité environnementale et sociétale, de respect des droits humains, de lutte contre la corruption et de diversité au sein de leur conseil d’administration.
À partir de 2021, les rapports financiers produits par les entreprises de l’UE devront adopter le même format et non plus suivre le standard PDF. En effet, l’Autorité Européenne des Marchés et des Valeurs (AEMF) exige désormais que les rapports financiers soient soumis au format ESEF (European Single Electronic Format). En clair, cela signifie que les rapports diffusés en ligne seront publiés en langage XHTML pour être consultables par les humains, tandis que les informations financières seront disponibles au format iXBRL lisible par machine.
La publication de l'URD, contribue à accroître la transparence, qui est d’une grande utilité pour les organismes de réglementation. Ce rapport constitue également une source d’informations déterminantes pour les investisseurs. Afin de répondre aux besoins des investisseurs internationaux, les URD sont traduits de leur langue d’origine vers l’anglais. Ces traductions sont ensuite publiées peu après le document original afin de fournir aux investisseurs étrangers des informations équitables.
Compte tenu de la longueur et de l’étendue des rapports annuels, la traduction de tels documents présente des défis spécifiques. Dans ce cas, le recours à une agence de traduction dotée de solutions efficaces fait toute la différence.
Les investisseurs étrangers s’appuyant sur la traduction des rapports annuels pour orienter leurs décisions d’investissement, il est impératif que les traductions soient de la plus haute qualité. L’adaptation de ces rapports nécessite donc une expertise du sujet traité. Outre la nécessité de bien comprendre le texte dans la langue source, les traducteurs financiers doivent maîtriser un vocabulaire étendu et posséder une compréhension approfondie du sujet dans la langue cible, afin d’exprimer fidèlement la signification du texte.
Pour être certaines de fournir à leurs clients des traductions de haute qualité, les agences ne confient généralement les rapports annuels qu’à un nombre limité de traducteurs hautement qualifiés et expérimentés. Selon la partie du document sur laquelle travaille un traducteur, ce dernier sera spécialisé dans la finance, les questions juridiques et réglementaires ou le secteur d’activité du client.
À l’enjeu de la qualité s’ajoute la pression des délais de soumission fixés par les instances dirigeantes, ainsi que la nécessité d’incorporer ponctuellement des modifications, souvent jusqu’au dernier moment avant la date limite de publication du rapport.
Pour livrer des traductions de haute qualité dans des délais serrés, la solution est une plateforme dédiée, spécialement conçue pour la création et la traduction de rapports annuels. Cet outil est accessible à la fois aux clients et aux traducteurs : pendant que les clients modifient le texte en langue source dans un onglet, le traducteur travaille en parallèle sur la version en langue cible dans un autre onglet.
L’utilisation d’une plateforme sur mesure offre un grand nombre d’avantages :
Pour garantir un service de traduction efficace, un responsable dédié est affecté à chaque projet, de sorte que les clients aient un interlocuteur clairement identifié. Pour une organisation optimale, les prestataires de services linguistiques renommés, qui possèdent des bureaux sur d’autres continents, sont capables d’offrir un point de contact jusque tard dans la nuit. Quelqu’un sera donc disponible en permanence pour accompagner le client et veiller à respecter ses délais.
Une plateforme de traduction personnalisée, associée à une communication efficace, est une bonne recette pour résoudre les défis propres à la traduction de rapports URD. Toutefois, la complexité de ces documents fait que leur production va au-delà de simples services de traduction. La collaboration simultanée avec une grande diversité de fournisseurs pouvant prendre beaucoup de temps, la capacité d’une agence à fournir d’autres services internes signifie moins d’intermédiaires pour le client.
De nombreux clients souhaitent inclure des graphiques modernes qui présentent les informations dans un format clair et attrayant. Par ailleurs, certaines sections du rapport annuel telles que les valeurs de l’entreprise méritent un investissement, car elles n’ont généralement pas besoin d’être modifiées d’une année sur l’autre.
Dans la communication avec les investisseurs, le choix des mots est tout aussi important que les contenus visuels. Compte tenu de sa portée et de son influence, le document doit donc contenir une prose bien rédigée et une grammaire impeccable. En plus de traduire un rapport annuel, les linguistes peuvent relire le texte original et suggérer des améliorations de style et de ton. Les fournisseurs de services linguistiques sont expérimentés dans la relecture de tous types de texte, qui est une étape finale cruciale quel que soit le projet de traduction. Dans bien des cas, des services de rédaction permettent également de composer le contenu d’origine en véhiculant plus efficacement le message de votre entreprise, notamment en termes de vision et de valeurs.
La traduction d’un URD représente un enjeu vital qui exige une expertise linguistique et thématique, ainsi qu’une plateforme collaborative conçue dans ce but. Une agence de traduction combinant cette compétence à des services complémentaires au cours de la phase de production rendra cette tâche beaucoup plus facile à gérer pour votre entreprise.