I processi per il lancio di una RFP di traduzione impiegano indubbiamente molte risorse, sia per i clienti che per i fornitori che devono preparare le loro risposte. Ma, sebbene il processo per il lancio di una RFP possa tornare utile per mille motivi, non deve essere sempre fatto per forza nello stesso modo.
Con la stagione delle RFP già iniziata e la recessione che si sta abbattendo sui budget di localizzazione, è fondamentale garantire traduzioni della massima qualità contenendo i costi. Ma come ottenere benefici immediati se il processo per il lancio di una RFP a volte è così lungo?
È giunto il momento di stravolgere i vecchi processi riguardanti le RFP, estraendo gli elementi più efficienti e combinandoli con nuovi metodi di valutazione dei talenti, ed è proprio quello che abbiamo fatto.
Di seguito presentiamo cinque modi per dare una scossa alle tue future RFP di traduzione, che ti permetteranno di adottare decisioni più rapide basate sui dati e destreggiarti in questi tempi difficili.
Alcune aziende hanno adottato un'offerta rapida, con l'invio ai potenziali partner di una breve RDI, ovvero una Richiesta di informazioni. Gli stakeholder aziendali preparano un documento di una pagina con i requisiti e una panoramica delle loro principali problematiche o esigenze. A questo punto organizzano una videoconferenza durante la quale pongono una serie di domande aggiuntive, concedendo un periodo di tempo limitato per la risposta verbale.
Questo metodo consente di associare un volto e una personalità alla risposta del fornitore e quindi a valutarne l'autenticità e la fiducia nelle proprie capacità.
A seconda del tipo di lavoro, il progetto può essere assegnato dopo questa fase di domande e risposte, oppure può continuare con un elenco di fornitori molto più breve.
Una volta stilato il tuo elenco di potenziali partner, invitali a farti visita di persona per un incontro pre-RFP. Durante l'incontro, il tuo potenziale partner potrà acquisire familiarità con i tuoi team, i tuoi processi e le tecnologie che utilizzi, oltre che con la tua cultura aziendale e i tuoi metodi di lavoro.
A questo punto, quando lancerai la RFP, i fornitori potranno presentare una risposta molto più su misura per le tue esigenze e problematiche, dal momento che le conosceranno meglio, con conseguente riduzione del tempo dedicato a richiedere e fornire ulteriori informazioni.
Un'altra possibilità è quella di istituire una Proof of Concept (POC). Questa soluzione non solo a gestire il rischio, ma anche a integrare servizi o tecnologie innovativi, a capire come questi possono creare valore aggiunto e a quantificare tale valore per l'azienda in modo scalabile.
Grazie al processo iterativo, la PoC facilita la collaborazione e l'innovazione in un modo che la RFP tradizionale non è in grado di garantire, permettendo di convincere più facilmente gli stakeholder chiave della tua azienda ad accettare il cambiamento.
Invia ad un breve elenco di fornitori prequalificati un documento descrittivo dell'obiettivo del lavoro, con i dettagli delle esigenze della tua azienda. Quindi chiedi a ciascuno di essi di presentare una risposta creativa e personalizzata.
Se vuoi puoi fornire un modello di risposta, in modo da garantire la coerenza e rendere più facile il successivo raffronto, ma lascia che siano liberi di decidere come vogliono rispondere e quali informazioni aggiuntive includere.
Nel processo per il lancio di una RFP, la fase di domande e risposte consente ai fornitori di porre delle questioni per personalizzare al massimo la loro proposta in base alle specifiche del cliente. Se sei disposto a cambiare, potresti optare per questa RFP.
Prepara un breve elenco di potenziali partner, i quali potranno porti non più di 10 domande sulle problematiche specifiche della tua azienda, per poi fornirti una proposta di soluzione.
6 - RFP video
Nel valutare potenziali partner per servizi di localizzazione altamente creativi nell'ambito dell'e-learning, dei contenuti di marketing o per siti e app, ricevere proposte nei formati standard Word/Pdf potrebbe non metterne in luce le vere capacità.
Fai in modo invece che i fornitori possano riassumere la loro risposta alla tua RFP in un video di 5-10 minuti in cui raccontano la loro storia. Consenti loro di esprimere tutta la loro creatività pur rispettando le linee guida della RFP quanto ad argomenti richiesti/suggeriti e durata del video.
Certo, nessuno sa cosa ci riserva il futuro. Tuttavia, nel caso di un'eventuale recessione economica, le problematiche che le aziende si ritrovano già ad affrontare registrerebbero un ulteriore aggravamento. Nel valutare un potenziale partner di traduzione non trascurare valori come l'umiltà, la capacità di accettare l'incertezza e di adattarsi velocemente a nuove circostanze.
Per ulteriori best practice e strategie comprovate per la pianificazione di una RFP di traduzione che ti permetta di raggiungere i tuoi obiettivi di business riducendo i costi, consulta la nostra guida passo passo per redigere una RFP di traduzione.