I consigli degli esperti per lanciare una RFP di traduzione

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elezionare un fornitore di servizi linguistici non è un’impresa semplice. Una RFP è la migliore procedura standard per selezionare il giusto partner per i tuoi contenuti globali o LSP (Language Service Provider), ma può facilmente trasformarsi in un investimento di risorse complesso e laborioso. Ma non preoccuparti: la nostra guida ti orienterà lungo tutto il processo, passo dopo passo!

Partiamo dall'inizio, e dalla domanda centrale:

Cos'è una RFP?

Una RFP è un annuncio di progetto pubblico o su invito con il quale un'azienda descrive un progetto, alla ricerca del fornitore con l'offerta in grado di soddisfare le esigenze specificate. Ti consente di confrontare le offerte dei fornitori preselezionati, chiedendo loro di dimostrare quali soluzioni propongono, con la relativa USP (Unique Selling Proposition, argomentazione esclusiva di vendita), la quale permette teoricamente di selezionare il candidato ideale.

Una procedura RFP ben fatta e ben organizzata è fondamentale per qualsiasi spesa o impegno di notevole entità della tua azienda. Non si tratta solo di un passo fondamentale per migliorare i risultati e ottimizzare il tuo ROI, ma aiuta anche a evitare potenziali perdite!

Ma per sfruttare al meglio tempo e risorse, è importante:

• Definire in modo preciso le situazioni che richiedono questo investimento
• Sapere come eseguire la RFP nel modo più efficiente e vantaggioso.
  
  

Hai davvero bisogno di una RFP di traduzione?

Una RFP di traduzione è probabilmente l'approccio giusto:

• Se non hai ancora impostato un processo di traduzione standard centralizzato (anche se ti dedichi alla traduzione già da anni), per ottimizzare la qualità, l'efficienza, la consegna e il monitoraggio dei fornitori.
• Se devi tradurre un progetto di grande portata che richiede esperienza e competenze specifiche,
• Se l'organizzazione attuale del lavoro non ti soddisfa, solitamente per almeno uno dei seguenti motivi:
  
  
  • Qualità della traduzione inadeguata
  • Qualità del servizio mediocre (comunicazione, tempi di consegna, ecc.)
  • Processi e tecnologie di traduzione insufficienti
  • Offerta di servizi incompleta
  • Aumento vertiginoso dei costi di traduzione
  • Incremento dei volumi e/o delle lingue di lavoro.
    
    

Prima di approfondire l'argomento: potresti aver bisogno di una RDI (richiesta di informazioni)?

Aspetta... ancora un altro passaggio?! Alcuni pensano che la RDI sia una fase che si può tranquillamente saltare. Se questo è vero per alcuni progetti di dimensioni inferiori, le RFP di traduzione tendono ad essere più complesse! Concentrare tutte le domande nella RFP finirebbe per diventare ingestibile e complicare la vita a te e ai tuoi fornitori.

Questi sono i principali vantaggi di implementare prima una RDI:

• Le tue richieste saranno molto più mirate, puntuali e concise.
• Non dovrai elaborare risposte non pertinenti.
• Le risposte alla tua RFP saranno molto più ricche di informazioni e facili da confrontare.
• Riceverai risposte pertinenti da fornitori pertinenti.
• È molto più probabile che rispondano i fornitori che desideri coinvolgere.
• La RDI ti permette inoltre di creare per prima cosa una rosa limitata di fornitori.

Pensa alla RDI come alla navigazione in un browser con un obiettivo non del tutto definito, che ti permette di scoprire tutte le opzioni. Deve quindi includere alcune domande generiche e aperte, ma senza esagerare.

Il fine è quello di raccogliere informazioni per selezionare potenziali fornitori per il round successivo! Una RDI corretta fornisce una panoramica generale dei profili dei fornitori, permettendoti di familiarizzare con il mercato e selezionare quelli giusti per la futura RFP.

Cosa cercare nel tuo futuro partner di traduzione e localizzazione

Una volta valutate le risposte alla RDI, dovresti essere in grado di definire con precisione le caratteristiche che cerchi nel tuo futuro partner. A questo punto dovresti essere pronto a rispondere a domande essenziali:

• Il luogo fisico in cui si trova il fornitore è un dato importante?
• Quali sono i tuoi requisiti minimi in termini di successi raggiunti ed esperienza comprovata?
• I tuoi progetti di traduzione possono essere assegnati a dei freelance?
• Ti conviene appoggiarti a singoli fornitori di servizi linguistici, specializzati in un'unica lingua? Possono essere esperti in un particolare stile di lingua, terminologia e utilizzo.
• Oppure i volumi e i possibili ampliamenti richiedono fornitori di servizi linguistici in grado di gestire varie lingue contemporaneamente? Di solito questi fornitori dispongono di una vasta rete di esperti in numerose lingue, in grado di gestire traduzioni che possono variare in termini di volume, finalità e focus.
• O forse hai bisogno di un partner per i tuoi contenuti globali, in grado di anticipare e andare oltre le tue esigenze di traduzione?

È questo il caso se una traduzione accurata non ti basta, ma hai bisogno anche di creare contenuti, automatizzare i flussi di lavoro con la tecnologia di traduzione più recente, ottimizzare i contenuti digitali dal punto di vista della SEO o ancora ricevere assistenza e consulenza.

In pratica: più i tuoi progetti sono grandi in termini di volume, complessità o numero di lingue, più è probabile che avrai bisogno di un partner globale con un approccio end-to-end.

Per altri consigli sulla scelta del partner di traduzione giusto, visita il nostro blog con il riepilogo delle cinque considerazioni fondamentali da tenere a mente.

La tua RFP prende forma

Prima di tutto è fondamentale decidere in anticipo se la tua RFP sarà solo su invito o se preferisci aprirla a qualunque fornitore qualificato. In tal caso ha ancora più senso confermare una scadenza per tutte le risposte.

Ultimo ma non meno importante: come per qualsiasi progetto importante, è meglio assegnare il team RFP alle persone giuste prima di iniziare il processo. Le loro principali responsabilità standard saranno:

• Valutare le proposte
• Gestire le trattative contrattuali
• Fungere da punto di contatto tra stakeholder interni secondari e potenziali partner.
  
  

Questo suggerisce la prossima, grande domanda:

Quali soggetti interessati dovrebbero essere coinvolti?

Alcuni sono più ovvi di altri. Non perderti nessuna parte importante del puzzle:

• Il team che si occupa delle forniture è una scommessa ovvia, ma non da solo, poiché di solito non interagisce direttamente con i fornitori. 
  
  
• Di qui la necessità di includere i team operativi assegnati al progetto. I manager responsabili della pianificazione strategica delle rispettive business unit devono definire i flussi di lavoro desiderati, i livelli di integrazione necessari, i KPI in termini di qualità e quantità, ecc.
  
  
• Anche i team IT e tecnici attualmente svolgono un ruolo fondamentale in una partnership di fornitura di servizi linguistici, ad esempio per quanto riguarda le necessarie opzioni di integrazione del sistema. Il ruolo del reparto IT sarà cruciale nell'automazione dei processi di traduzione/localizzazione e di tutti i requisiti di sistema. Questo reparto ha anche il compito di valutare ed evitare i rischi.
  
  
• Il team di marketing Dal content marketing alla comunicazione aziendale, e dalla pubblicità digitale alle campagne multicanale: il team di marketing è un interlocutore fondamentale per tanti motivi. Le tue esigenze di localizzazione includono anche i contenuti dei social media, che si tratti di campagne sporadiche o complete? Per questa attività non basta il team di marketing, ma è necessario un team specifico.
  
  
• I product manager : stakeholder anche per la localizzazione! Le loro conoscenze ed esigenze di comunicazione devono integrare le competenze del team di marketing nella pianificazione della RFP.
  
  
• Altri proprietari di contenuti possono essere più facili da dimenticare. Ad esempio: alcuni dei contenuti da tradurre e localizzare rientrano nelle competenze del reparto Risorse umane? In tal caso questo deve essere a sua volta incluso nel team RFP, per garantire che redazione, stile, tempistica, scadenze e riservatezza siano in linea con quanto richiede.
  
  
• Le esigenze del team di pianificazione eventi sono estremamente precise, in termini di redazione, stile, ma anche di localizzazione di immagini e di tempi brevi/scadenze ravvicinate, ecc. Se le riunioni e gli eventi sono multilingue, può rivelarsi necessario anche l'intervento dei servizi di interpretariato (di persona o da remoto).
  
  
• Gli esperti tecnici sono indispensabili se il progetto da localizzare presenta contenuti tecnici, comunicazioni quali documentazione prodotti, contenuti strutturati (XML/DITA) o altri documenti tipici di settori come quello manifatturiero. In questi casi coinvolgi i produttori, gli sviluppatori e/o i manager che si occupano della documentazione tecnica! Il loro linguaggio presenta esigenze specifiche in termini di glossari e memorie di traduzione, oltre a conoscenze estremamente precise in materia.
  
  
• Tra le altre parti interessate può esserci chiunque possa eventualmente contribuire nella lingua di partenza, per garantire che tutte le necessità siano soddisfatte e i possibili vincoli rispettati.
  
  

Fai in modo di coinvolgere le persone giuste, per valutare se il tuo futuro partner è in grado di rispondere a tutte queste esigenze!

Che informazioni devi fornire?

Importante: fornisci una panoramica del progetto e le informazioni di base della tua azienda:

• Chi sei? Informazioni dettagliate sulla tua azienda e come la traduzione/localizzazione si allinea ai tuoi obiettivi aziendali.
• Che cosa manca alla tua attuale configurazione per i processi di traduzione e localizzazione? Quali sono i problemi e le difficoltà principali con cui ti confronti nell'ambito della traduzione?
• Qual è la tua precedente esperienza nell'ambito della traduzione? La condivisione delle tue esperienze passate (buone e cattive!) mette in luce gli aspetti chiave di una partnership riuscita.
• Quali sono i principali obiettivi del progetto? Cerca di descrivere le tue aspettative nel modo più preciso possibile. Di che tipo di contenuti si tratta? Su quali piattaforme e canali verranno diffusi i contenuti?
• Come sono i tuoi processi di localizzazione interni attuali?
• Che tecnologie usi?Ad esempio il CMS del tuo sito Web o altro sistema di gestione dei contenuti e connettori o integrazioni esistenti.
• Di quali combinazioni linguistiche hai bisogno (incluse eventuali varianti locali)?
• Quali sono il volume e la frequenza previsti delle tue esigenze di traduzione? 
• Quali sarebbero le principali aree di specializzazione e i formati dei contenuti, compresi i requisiti di conformità?

Quante più informazioni condividi sulle tue esigenze, più le offerte provenienti dai tuoi potenziali fornitori saranno adatte alla tua situazione.

Cosa chiedere nella tua RFP di traduzione

• Dimensioni e struttura dell'azienda
  Questo ti interessa sia in termini di fatturato che di numero di dipendenti a tempo pieno, divisi per ruolo, poiché si tratta di indicatori importanti delle capacità dell'azienda. Consiglio extra: informati sul tasso di rinnovo dei dipendenti e partner più importanti! Un coefficiente basso di turnover del personale indica una buona gestione, un'azienda di successo e un'organizzazione stabile.
  
  
• Sedi aziendali
  Le sedi principali e gli uffici locali di un fornitore di servizi di traduzione possono indicarne i punti di forza e quelli di debolezza in termini di combinazioni linguistiche.
  
  
• Gestione aziendale e organigramma
  Capire come l'azienda del fornitore è organizzata e gestita ti darà un'idea della sua cultura aziendale e se può essere adatta o meno alle tue esigenze.
  
  
• Informazioni sulla gestione degli account
  Chiedi come sarà la struttura di gestione dell'account, chi sarà il tuo referente e che tipo di interfacce cliente sono previste.
  
  
• Referenze di altri clienti e casi di studio
  Questo è un ottimo parametro di riferimento per definirne la qualità. Inoltre, ti darà un'idea di come il fornitore potrebbe considerarti: saresti un cliente troppo grande o troppo piccolo rispetto al resto della clientela? Richiedi informazioni dettagliate sui volumi tradotti, le combinazioni linguistiche e il tipo di contenuti forniti.

Consiglio extra: I casi di studio possono farti capire se e come i potenziali fornitori sono stati proattivi nell'implementazione di soluzioni innovative per risolvere i problemi di traduzione dei loro clienti.

• Costi
  Predisponi un modello per facilitare i confronti successivi. Seleziona ciò che è più rilevante per te, vale a dire di solito:

• Tariffa di traduzione standard per parola/ora (se applicabile, ad esempio la traduzione automatica con post-editing)
• Eventuali tariffe diverse per lingue di partenza e di arrivo diverse
• Costi per ulteriori elaborazioni, come il desktop publishing
• Possibili costi di onboarding nascosti, ad es. per l'implementazione/migrazione
• Possibili ulteriori costi di abbonamento, ad es. per le licenze
• Eventuali sconti (in genere per le corrispondenze nella memoria di traduzione e/o in base al volume del progetto), costi aggiuntivi (ad es. per la consegna in 24 ore) e tariffe minime.

Consiglio extra: richiedi un preventivo di esempio basato su un progetto-tipo, per avere un'idea pratica dei prezzi.

• Tecnologie e processi di traduzione
  Potresti avere già individuato i tuoi requisiti tecnologici avanzati oppure potresti cogliere l'occasione per chiedere una valutazione ai tuoi potenziali partner. A seconda dei tuoi flussi di lavoro attuali e della configurazione tecnologica, potresti aver bisogno di:
  • Sistema di gestione delle traduzioni (TMS) adeguato all'ambiente di hosting, alle responsabilità e alla posizione
  • Librerie in crescita, per cui ogni progetto diventa una potenziale base per future traduzioni/localizzazioni
  • Processi chiari di revisione e approvazione dei termini del glossario
  • Revisioni contestualizzate
  • Revisione basata su cloud per più utenti
  • Archiviazione di documenti, recuperabili in qualsiasi momento
  • Portale clienti personalizzabile per gestire e tracciare progetti di traduzione in tempo reale
  • Comunicazione diretta opzionale con i traduttori
  • Ulteriori strumenti di tecnologia linguistica.
    
    

• Qualità
  Un'elevata qualità delle traduzioni deriva da processi affidabili, che generalmente combinano controlli di qualità manuali e automatici con un'eccellente gestione dei fornitori. Quindi, i suggerimenti essenziali sono:
  • Poni domande specifiche sulle certificazioni di qualità riconosciute come ISO 17100 e ISO 18587 (servizi di traduzione/post-editing di traduzione automatica).
  • Richiedi i risultati dei sondaggi di soddisfazione dei clienti.
  • Chiedi come vengono tracciate e gestite le non conformità.
    
    

• Infrastrutture informatiche, sicurezza e protezione dei dati personali
  I processi di traduzione di solito coinvolgono informazioni e contenuti altamente riservati, il che significa che è fondamentale che il tuo fornitore di servizi linguistici garantisca la totale protezione dei tuoi dati. Chiedi ai tuoi potenziali partner quali sono le misure di sicurezza che adottano a salvaguardia delle tue informazioni!
  
  
• Volumi e disponibilità
  Ultimo ma non meno importante, assicurati che il tuo futuro fornitore sia in grado di gestire i tuoi volumi di traduzione: informati sui tempi di consegna di un progetto tipo, sugli orari di lavoro e sui giorni di chiusura.
  
  

Le proposte iniziano ad arrivare? Tempo per la valutazione e per lanciare qualche RDP

Le domande fondamentali, ad esempio quale membro del team valuterà le proposte e dove si concentrerà l'attenzione maggiore, devono essere avere una risposta prima dell'arrivo delle proposte.

Potresti scoprire che un sistema a punti richiede molto tempo per valutare le proposte. Fai un elenco dei requisiti indispensabili e di quelli desiderabili. Ad esempio, per il momento potresti non avere bisogno di un glossario terminologico personalizzato, tuttavia questa opzione potrebbe rivelarsi utile in futuro, di qui la necessità di avere una lista di priorità.

Valuta attentamente cosa fa al caso tuo, ora e in futuro. Il risultato dovrebbe essere una rosa limitata dei candidati più promettenti. Per effettuare una scelta, non trascurare i seguenti criteri:

• La proposta è precisa e ti è pervenuta con puntualità?
• Il fornitore ha esperienza nella traduzione e nei contenuti nel tuo settore o ambito?
• È in grado di ampliare i suoi servizi man mano che la tua attività cresce?
• Da quanto tempo esiste l'azienda?
  
  

Per la valutazione finale del tuo futuro (o futuri) partner, pensa inoltre a richiedere:

• Referenze da parte di clienti attuali la cui attività è simile alla tua.
• Test di traduzione forniti da te: per un migliore confronto, utilizza lo stesso test per tutti i partner pre-selezionati!
• Una RDP è un documento che descrive nei dettagli le opzioni tariffarie di un servizio o prodotto altamente specifico. Chiedi ai potenziali fornitori di inviarti le tariffe dei servizi proposti nella RFP.

Si tratta quindi di uno strumento aggiuntivo, focalizzato sugli aspetti economici.

Parti alla grande, con l'onboarding del tuo nuovo fornitore globale di contenuti

Una volta presa la tua decisione su quale fornitore linguistico o di contenuti adottare, ci sono problemi che dovrebbero essere definiti in anticipo, se non sono stati affrontati durante la richiesta di offerta.

• Quali risorse ti sono richieste in anticipo?
• Chi eseguirà l'implementazione tecnologica?
• Quale formazione è richiesta?
• Quanto dovrebbero durare i processi?
• Come vengono selezionati i traduttori che lavoreranno al tuo progetto?

Valutazione continua

Dopo aver avviato la tua nuova partnership di traduzione, pianifica controlli regolari e monitora i KPI come la qualità della traduzione, la puntualità nella consegna e la qualità del servizio.

È utile anche perlustrare il mercato ogni anno (o ogni tot anni). È una buona occasione per valutare i tuoi servizi attuali, come si rapportano a offerte potenzialmente più innovative o partner che meglio si allineano con la tua strategia di crescita.

Per una conoscenza ancora più approfondita della pianificazione di una RFP di traduzione riuscita, consulta la nostra guida passo a passo. Al termine, troverai anche una pratica checklist per non perdere nessun passaggio.

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