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olte aziende globali hanno da sempre affidato alle proprie sedi locali la gestione e la realizzazione di qualsiasi tipo di traduzione: dai contenuti del proprio sito alla documentazione, dall'etichettatura alle comunicazioni di marketing.
Se è vero che ciò permette un controllo a livello locale/regionale e un apparente risparmio sui costi, spesso comporta anche dei rischi in termini di qualità, coerenza del brand e consegna, riducendo di fatto il controllo su spese e costi.
Di seguito esaminiamo le tipiche difficoltà di un modello decentralizzato per la fornitura di traduzioni e le possibili soluzioni alle problematiche più comuni che riguardano i contenuti multilingue.
Indipendentemente dal fatto che ti interessi ottimizzare la gestione delle traduzioni nei diversi reparti o sedi aziendali o che tu voglia trovare dei nuovi fornitori di servizi di traduzione, continua a leggere per scoprire come far rendere al meglio i tuoi investimenti.
Ricorrendo a molti diversi fornitori, sarai costretto ad adattarti ai metodi di lavoro di ciascuno e ad usare strumenti e processi specifici, che rappresentano un carico amministrativo extra.
Inoltre, i gruppi di acquisto del settore MedTech o farmaceutico potrebbero non convalidare le qualifiche di ogni singolo fornitore, con conseguente mancanza di governance su processi di qualità, contratti di servizio e prezzi.
In un modello decentralizzato, potrai ricorrere al fornitore di tua scelta. Tuttavia non tutti sono in grado di seguire un progetto su scala globale o gestire i volumi richiesti da numerose sedi locali.
Ciascun fornitore inoltre può utilizzare strumenti propri, impedendo così la condivisione di risorse di traduzione di grande utilità, quali glossari terminologici, guide di stile e memorie di traduzione. Ciò limita la scalabilità del programma di traduzione globale, oltre che la possibilità di risparmiare a causa della non condivisione e riutilizzo dei contenuti.
Garantire la conformità dei contenuti regolamentati a livello sia locale che globale può essere difficile per le aziende che operano in settori soggetti a normative rigorose come quello farmaceutico, dei dispositivi medici, bancario o assicurativo.
Ad esempio, nel caso delle aziende farmaceutiche e di dispositivi medici, con un modello decentralizzato in cui le varie sedi gestiscono l'etichettatura dei prodotti locali possono prodursi facilmente degli errori. Ciò può comportare una perdita di controllo dei contenuti dell'etichettatura locale e rischi potenziali per la sicurezza del paziente o la conformità normativa.
Tale approccio può generare inoltre una sfasatura o mancanza di un'unica fonte di verità in quanto impedisce l'uso condiviso di strumenti CAT e della traduzione automatica per ridurre tempi e costi e aumentare la qualità del processo di traduzione.
Se ogni utente/acquirente acquista la traduzione in modo indipendente, è facile perdere il controllo delle spese.
Spesso inoltre la traduzione viene eseguita indirettamente tramite terzi, ad esempio agenzie di marketing o consulenti esterni, riducendo così ulteriormente la trasparenza delle spese di traduzione.
I vari fornitori che intervengono nel ciclo di traduzione potrebbero non essere in grado di offrire il miglior prezzo. Per un'azienda diventa quindi difficile sapere quanto spende esattamente per la traduzione a livello globale, oltre che trovare modi per razionalizzare e contenere i costi. Inoltre, questo modello non permette di tenere sotto controllo i KPI di qualità, in quanto ogni acquirente all'interno dell'azienda effettua la gestione e il reporting delle consegne di qualità in modo indipendente (sempre che lo faccia!).
Qual è la soluzione a tutti questi problemi e a molti altri? Affidare tutte le traduzioni ad un unico partner oppure ricorrere a pochi fornitori di fiducia selezionati.
"Troppi cuochi rovinano il brodo", recita un proverbio, e questo vale anche per la gestione delle traduzioni.
Quando ci sono troppi fornitori o troppi passaggi, le cose possono complicarsi enormemente. L'utilizzo di un unico fornitore di fiducia per tutti i processi di traduzione garantisce un flusso di lavoro più rigoroso, un maggiore risparmio nel lungo periodo, tempi di consegna ridotti e una qualità sempre elevata.
Al contrario, optare per un singolo fornitore o per pochi fornitori di fiducia garantisce un processo molto più efficiente . Un processo di traduzione centralizzato consente di risparmiare sui costi di traduzione e sui tempi di consegna e, cosa più importante, di ridurre il rischio violazioni delle normativa e di migliorare la qualità.
Scopriamo gli ulteriori vantaggi della centralizzazione dei processi di traduzione.
Anche la centralizzazione tecnologica presenta dei vantaggi. Può sembrare ovvio, ma se tutti lavorano sulla stessa piattaforma, usando gli stessi strumenti, il processo di traduzione risulta molto più efficiente. Non si perde tempo prezioso alla ricerca di qualcuno che abbia gli strumenti giusti per ricevere le richieste, aprire i materiali di riferimento e tradurre un determinato formato di file.
L'utilizzo di un unico fornitore di fiducia può semplificare inoltre la gestione della memoria di traduzione (TM). Questo significa che, aggiornandola costantemente man mano che i contenuti vengono tradotti, sarà possibile riutilizzare le traduzioni già fatte in percentuale sempre più ampia, incrementando così la produttività futura e riducendo i costi di traduzione.
L'utilizzo di un unico fornitore per la gestione della TM riduce considerevolmente il rischio di perdere queste risorse linguistiche essenziali o dimenticare di aggiornarle con le ultime traduzioni effettuate.
Inoltre, la gestione centralizzata della terminologia è essenziale per garantire la coerenza della voce del brand e della terminologia all'interno dell'azienda.
Una banca dati terminologica, ovvero un glossario collegato ai tuoi strumenti di traduzione, permette di eseguire verifiche aggiuntive durante tutto il processo di controllo della qualità (QA) e identificare i casi in cui i termini non sono stati tradotti in modo coerente. L'aggiornamento di questa risorsa linguistica aiuta ad accelerare la produttività, in quanto i linguisti hanno meno ricerche terminologiche da eseguire.
La gestione centralizzata della terminologia garantisce la massima qualità della traduzione e la coerenza dell'identità del brand in ogni mercato target.
Infine, un programma di gestione della traduzione completamente centralizzato, affidato ad un fornitore unico, offre la totale trasparenza della spesa lungo tutta la catena di produzione. In Acolad, abbiamo facilitato questa trasparenza utilizzando il nostro portale clienti in cui si possono salvare e trovare tutte le richieste, i preventivi e gli ordini di acquisto approvati.
In Acolad, abbiamo aiutato i nostri clienti a implementare un sistema basato sulla tecnologia, la collaborazione tra fornitori e la definizione di procedure operative standard (SOP) tra i fornitori selezionati.
Indipendentemente dal fatto che le traduzioni siano gestite da un unico reparto o da team dislocati in sedi aziendali diverse, l'obiettivo è quello di avere un partner di traduzione e localizzazione che consenta a tutti gli stakeholder di svolgere il proprio lavoro nel modo più efficiente e che sia in grado di offrire consigli utili sulle best practice per ciascun tipo di contenuto o settore.
Lavorare con un partner di globalizzazione in possesso sia di una visione globale che dei singoli componenti locali significa essere in grado di fornire ai propri clienti prodotti e servizi di qualità superiore.