Het vertalen van juridische teksten vraagt het optimale prestatievermogen van professionele vertalers. Het vertaalproces brengt hen in staat om hun taalkundige vaardigheden te gebruiken met specifieke terminologie en een sleutelrol te spelen bij de juridische toepassing van een officieel document. Dit werk vereist technische expertise in combinatie met diepgaande kennis van het rechtssysteem waarin de tekst zal worden gebruikt. Vertaalprofessionals die beëdigde, notariële of gecertificeerde vertaaldiensten leveren, bieden hun klanten een garantie op de nodige kwaliteit en juridische waarde.
Wanneer heb je een beëdigde vertaling nodig?
In de juridische wereld zijn “gecertificeerde”, “beëdigde” of “notariële” vertalingen vereist in gevallen waarin een juridisch document moet worden vertaald voor indiening bij een autoriteit in het land van verblijf van de klant of een ander land. In de meeste gevallen zijn deze vertalingen de enige formaten die door gemeentehuizen of rechtbanken worden geaccepteerd voor juridische dossiers. Voorbeelden hiervan zijn documenten met betrekking tot de burgerlijke staat, zoals geboortepapieren, huwelijk of overlijden, diploma’s, juridische vonnissen of uittreksels uitgegeven door de Kamer van Koophandel.
Een evidente check
Het is belangrijk op te merken dat een beëdigde vertaling mogelijk niet in alle landen dezelfde juridische erkenning heeft.Een vertaling die in het ene land wordt geaccepteerd, kan in een ander land heel goed niet geldig zijn. In sommige landen, zoals Nederland, dienen beëdigde vertalers bijvoorbeeld door de rechter te worden erkend. In andere landen, zoals de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk, bestaat er niet zoiets als een ‘beëdigde’ vertaler, maar vertalingen kunnen notarieel worden bekrachtigd in aanwezigheid van een notaris. In het Verenigd Koninkrijk kunnen vertalingen een apostille ontvangen die wordt uitgegeven door het English ForeignandCommonwealth Office (FCO). Een apostille verifieert de echtheid van de handtekening en zorgt ervoor dat het document wordt erkend in staten die het Verdrag van Den Haag van 1961 hebben ondertekend.
Zo zien we, regels en vereisten verschillen aanzienlijk tussen landen!
Om potentieel onnodige procedures te voorkomen, raden we ten zeerste aan contact op te nemen met de juridische autoriteiten van het betreffende land voordat u een beëdigde vertaling aanvraagt. Ons team van accountmanagers werkt ook graag met u samen om het type vertaling te bepalen dat nodig is voor uw situatie. Zoals één van onze klanten van een groot gezondheidsbedrijf het verwoordt: “Wat ik fijn vind aan het werken met Livewords is dat ze veel ervaring hebben met het afhandelen van vertalingen voor autoriteiten in verschillende landen en mij kunnen adviseren over welke documenten ik moet aanleveren ter voorbereiding op een beëdigde vertaling.”
De rechtsgeldigheid van een document hangt af van de overeenkomsten tussen het land van herkomst (het land van afgifte van het officiële document) en het land van bestemming (land waar het vertaalde document vereist is). Een beëdigde vertaling volgt een belangrijk proces en daardoor kunnen de doorlooptijden langer zijn in vergelijking met een niet-beëdigde vertaling. Daarom bieden wij uitgebreide service, zodat u snel een offerte ontvangt en uw project kunt starten.
De rol van de vertaler
Alleen vertalers zijn beëdigd en de stempel ter bevestiging is altijd persoonsgebonden. Een vertaler die een beëdigde, gecertificeerde of notariële vertaling produceert, neemt een dubbele rol op zich. Hij of zij treedt niet alleen op als vertaler, maar is ook betrokken bij de officiële certificering van het einddocument. De vertaler draagt dus rechtstreeks bij aan de juridische waarde van de tekst die hij of zij heeft vertaald. Om als “beëdigd” te worden gecertificeerd, dient een vertaling te zijn gemaakt door een vertaler die een officiële eed of belofte heeft afgelegd voor een rechtbank. De beëdigingsakte moet ook bekend zijn bij het register voor beëdigde tolken en vertalers (het RBTV). Om beëdigd te mogen werken als tolk moet er een aparte beëdiging plaatsvinden.
Wanneer het vertaalwerk is voltooid, plaatst de vertaler zijn of haar persoonlijke stempel op het document, waardoor het een juridische waarde heeft bij rechtbanken en autoriteiten. Onze juridische vertalers zijn ervaren professionals met zowel taalkundige als juridische expertise en werken samen met juristen, advocaten en andere vertalers met juridische ervaring om uiterst nauwkeurige teksten te borgen.
Specifieke kenmerken van een beëdigde vertaling
Een beëdigde vertaling van een document omvat verschillende vereisten. Het dient een verklaring te bevatten dat dit een “gecertificeerde en ware kopie van het origineel” is, samen met het zegel en de handtekening van de beëdigde vertaler. De vertaler dient duidelijk zijn of haar volledige naam, de benaming “beëdigd vertaler” (of RBTV gecertificeerd) en de talen waarvoor zijn of haar vertaling is beëdigd te vermelden.
Het document dient duidelijk te maken dat het om een vertaling gaat en de taal te specificeren waarin de tekst oorspronkelijk is geschreven. De opmaak moet zo dicht mogelijk bij die van het oorspronkelijke document liggen. De paginanummering dient duidelijk te worden gespecificeerd en het einde van het document dient te worden aangegeven. Deze voorzorgsmaatregelen helpen om de inhoud van het document te beschermen en frauduleuze toevoegingen te voorkomen.
Hoe lang duurt dit?
Het land van bestemming bepaalt in het algemeen dat gewaarmerkte vertalingen van een officieel document dienen te worden vertaald vanaf het originele document in plaats van een kopie. Deze vereiste dient te worden meegenomen in de doorlooptijd van de vertaling. In Nederland gebruikt de vertaler altijd het origineel en wordt de vertaling aan het origineel gehecht. Klanten kunnen terughoudend zijn om originele officiële documenten te leveren vanwege de extra tijd die nodig is of zorgen om mogelijk verlies of diefstal.
Een beëdigd vertaler kan echter weigeren te werken vanuit een elektronisch document of een fotokopie. De vertaler heeft het recht om directe toegang tot het oorspronkelijke document te eisen om met een gerust hart te werken. Dit is een redelijk verzoek en toont de integriteit van de beëdigde vertaler en de naleving van de regels die aan deze status zijn verbonden. De vertaler heeft namelijk geen garantie dat de ontvangen exemplaren identiek zijn aan de papieren kopie van het document welke wordt verstrekt wanneer het bestand wordt samengesteld en gecertificeerd. In geval van discrepantie tussen de kopie en het origineel, zal de vertaler het document als ongeldig beschouwen en zijn of haar zegel niet kunnen toepassen.
Het is essentieel dat de definitieve versie van het brondocument aan de vertaler wordt geleverd aan het begin van het vertaalproces. Zodra de certificering is voltooid, mag en zal de vertaler geen verdere wijzigingen in het document aanbrengen. In het geval van last-minute toevoegingen dient het hele certificeringsproces opnieuw te beginnen vanaf het begin (de nieuwe vertaling afdrukken, stempels en handtekeningen toepassen op alle pagina’s van de vertaling en het origineel en retourneren per post). Gezien de fijngevoelige aard van deze procedure, kan zelfs de kleinste wijziging grote impact hebben op de kosten en doorlooptijden van een beëdigde vertaling.
Het is het beste om vanaf het begin van het proces een origineel en volledig document te verstrekken. Op deze manier zorg je ervoor dat alle betrokkenen een duidelijk inzicht hebben in de doorlooptijden en deadlines van de vertaling. Bij Livewords zijn we vastbesloten om zelfs de meest urgente deadlines te halen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de geleverde vertaling. Onze gespecialiseerde juridische afdeling kan binnen een uur een offerte geven.
Geldigheid van een beëdigde vertaling
De levering van de beëdigde vertaling markeert het einde van het werk van de vertaler, maar dit is niet noodzakelijkerwijs het einde van de procedure. Zoals hierboven vermeld, dient de handtekening van de beëdigde vertaler in sommige gevallen mogelijk te worden gecertificeerd op zowel de vertaling als het originele document. Afhankelijk van het land dient deze certificeringsprocedure uit te worden gevoerd op een gemeentehuis, een notariskantoor of, indien van toepassing, bij de plaatselijke Kamer van Koophandel. In Nederland vindt de certificering plaats bij de rechtbank en noemen we dit een apostille. Om tijdsverlies tijdens het certificeringsproces te voorkomen, raden we u ten zeerste aan contact op te nemen met uw lokale autoriteiten om de conformiteit van de verstrekte documenten en dossiers te controleren.
Zodra een beëdigde vertaling is geproduceerd en geleverd, neemt het de status aan van een officieel document op dezelfde manier als het document in de brontaal. Bijgevolg kan alleen het gewaarmerkte originele document aan juridische en administratieve autoriteiten worden voorgelegd. Kopieën hebben geen juridische waarde. Er is geen wettelijke einddatum voor de geldigheid van documenten die door beëdigde vertalers zijn verwerkt. Voor bepaalde documenten met betrekking tot de burgerlijke stand kan echter een uitzondering van toepassing zijn.
Beveiliging en cybersecurity: een topprioriteit
Wij nemen de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens zeer serieus, net als onze klanten. Beëdigde vertalers zijn daarom onderworpen aan dezelfde vertrouwelijkheidsregels als alle professionals op dit gebied. Ze bewaren (digitale)werkdossiers voor slechts een paar maanden na de levering van een gecertificeerde vertaling, waarna ze worden vernietigd.
Het juiste vertaalbureau
Kortom, beëdigde vertalingen vereisen specifieke expertise van een professional die een grondige kennis van het rechtssysteem heeft. Vanwege de gedetailleerde aard van dit werk is het vooral belangrijk om samen te werken met een vertaalbureau dat de ins & outs van het beëdigde vertaalproces begrijpt en u in contact kan brengen met een geschikte vertaler. Bij Livewords werken we met een netwerk van vertaalprofessionals die u willen helpen bij het vertalen van uw documenten voor gebruik in elk gewenst land.