Virtuele vergaderingen en evenementen zijn voor de meeste mensen deel van de dagelijkse werkpraktijk geworden. Omdat er steeds meer aan thuiswerk en internationale samenwerking wordt gedaan, kunnen teleconferenties, webinars, virtuele vergaderingen of onlinebijeenkomsten voor een heel bedrijf of hele regio een effectieve manier zijn om mensen samen te brengen, waar ter wereld zij zich ook bevinden.
Wanneer jouw deelnemers verschillende talen spreken, kan het een uitdaging zijn om een succesvolle en productieve virtuele vergadering te hosten. Effectieve communicatie is essentieel voor een succesvolle virtuele bijeenkomst en als je te maken hebt met een meertalig publiek, kan de uitdaging zelfs nog groter zijn.
Het kan gaan om taalbarrières, kleine culturele verschillen, accenten en dialecten. Dit kan leiden tot communicatiestoornissen en verkeerde interpretatie, met als gevolg verwarring en obstakels die een effectieve samenwerking tegengaan. Mensen met verschillende culturele achtergronden kunnen andere communicatiestijlen, opvattingen en waarden hebben. Hierdoor kan het moeilijk zijn om elkaars standpunten te begrijpen en een gemeenschappelijke basis te vinden.
Maar hoewel taal een grote uitdaging vormt, krijg je waarschijnlijk ook te maken met andere obstakels, zoals verschillende tijdzones, en beperkingen en moeilijkheden op technisch gebied.
Om al deze uitdagingen te overwinnen, hebben wij een lijst met beste praktijken opgesteld om ervoor te zorgen dat jouw meertalige virtuele sessie vlot verloopt. Maak je klaar om inclusieve virtuele events te hosten die de taalbarrières doorbreken en internationale toegankelijkheid vergroten!
Voorbereiding is belangrijk bij het plannen van virtuele evenementen en is zelfs nog crucialer als het publiek meertalig is. Geen enkele deelnemer wil jouw sessie bijwonen om er dan achter te komen dat deze enkel wordt gehost in een taal die zij niet begrijpen zonder enige opties in andere talen. Hoe bereid jij je dan voor op succes?
Bij het voorbereiden van een meertalig virtueel evenement moet je eerst de taalvereisten van jouw deelnemers, hosts en moderators te weten komen. Dit betekent dat je moet kiezen welke talen gebruikt zullen worden en moet controleren of er een gemeenschappelijke taal is waar al jouw deelnemers graag in communiceren.
Als je de taalvereisten van jouw publiek kent, kun je ook bepalen of het nodig is om vergaderdocumenten en communicatiemateriaal, zoals agenda's en presentaties, te vertalen. Zo zorg je ervoor dat alle deelnemers de vergadering of het evenement kunnen volgen en hieraan volledig kunnen deelnemen.
Het is ook belangrijk om te overwegen of je behoefte hebt aan tolken om de dialoog te ondersteunen. Via tolken kunnen alle deelnemers begrijpen wat je zegt en op het ogenblik zelf deelnemen aan jouw bespreking. Zo voelen zij zich betrokken en gehoord.
Je hebt waarschijnlijk al eens meegemaakt dat de host aan het spreken was terwijl zijn microfoon uit stond, dat iemands verbinding verbroken werd of dat de moderators niet goed te verstaan waren. Maar hoe kun je dit vermijden?
Zorg er vóór het evenement voor dat iedereen die deelneemt over de juiste uitrusting beschikt om het evenement bij te wonen en er volledig aan mee te doen. Het kan hierbij gaan om een betrouwbare internetverbinding, een microfoon, een webcam of zelfs een hoofdtelefoon.
De juiste tools kiezen is cruciaal voor het succes van jouw vergadering of event. Het hostplatform dat jij kiest, moet gebruiksvriendelijk en betrouwbaar zijn en beschikken over de tools die noodzakelijk zijn voor effectieve communicatie. Kijk naar opties om vertaling in real time toe te voegen, jouw sessie op te nemen, door AI opgestelde notulen en samenvattingen van de vergadering te verstrekken en om te voorzien in afzonderlijke tracks voor alle tolken. Deze tools helpen om taalbarrières weg te nemen en zorgen ervoor dat alle deelnemers alles kunnen begrijpen en kunnen deelnemen.
Vóór je op de liveknop klikt, moet je de technologie en het platform testen om te controleren of alles naar behoren werkt. Hierdoor kun je technische moeilijkheden vermijden. Let erop dat je al jouw sprekers en moderators samenbrengt, zodat zij ervoor kunnen zorgen dat hun verbinding stabiel is, dat de verlichting naar behoren is en dat de microfoons en geluidstoestellen allemaal goed werken.
Door deze stappen op te nemen in de voorbereiding, elimineer je mogelijke communicatiebarrières en waarborg je dat jouw hosts en de deelnemers op dezelfde wijze kunnen deelnemen.
Effectieve communicatie bij meertalige sessies gaat veel verder dan het verstrekken van meertalige opties. Hoewel het misschien lijkt dat de communicatie enkel plaatsvindt tijdens het evenement, begint dit al ruim vóór de planningsfasen, namelijk met de uitnodigingen en de promotie vóór het evenement. Het stopt ook niet wanneer het evenement heeft plaatsgevonden, want ook de communicatie na het evenement is cruciaal: follow-upmails aan deelnemers en bedankberichtjes voor sprekers.
Vóór de datum moet jij jouw sessie onder de aandacht brengen. Dit kan gaan om het versturen van uitnodigingen naar collega's en het vinden van een gepast tijdstip in hun agenda's of om het voorbereiden van een campagne via meerdere kanalen.
Heb jij een specifieke landingspagina voor het evenement nodig of een volledig gelokaliseerde evenementwebsite? Als je een meertalige e-mailcampagne voorbereidt, let er dan op dat de content van de e-mail goed gelokaliseerd en dus afgestemd is op het doelpubliek van jouw evenement. Als je de belangrijkste resultaten of voordelen van jouw evenement promoot, denk dan aan de eventuele verschillende verwachtingen afhankelijk van de culturele achtergrond van de deelnemer, dus personaliseer jouw berichtgeving om onder de aandacht te brengen wat jouw sessie te bieden heeft.
Bij een virtuele vergadering of virtueel event is het belangrijk om duidelijke en eenvoudige taal te gebruiken die iedereen kan begrijpen. Bij virtuele vergaderingen is dit belangrijker dan bij fysieke evenementen, omdat deelnemers niet kunnen afgaan op niet-verbale signalen, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, om te interpreteren en begrijpen wat er gezegd wordt.
Deelnemers kunnen ook aan het multitasken zijn of gemakkelijk afgeleid raken. Daarom is eenvoudige en rechtlijnige taal belangrijk om hen aandachtig en betrokken te houden.
Naast deze factoren kunnen beperkingen of technische problemen met virtuele communicatieplatforms het ook moeilijk maken om ingewikkelde of technische taal te begrijpen, bijvoorbeeld als de geluidskwaliteit slecht is of als de internetverbinding problemen geeft of beperkte bandbreedte heeft.
Stel jezelf de vraag: zal mijn publiek dit begrijpen? Vermijd ook het gebruik van vaktaal of technische termen die deelnemers mogelijk niet kennen.
Bij communicatie spelen culturele verschillen een belangrijke rol. Het is essentieel om te letten op eventuele culturele gevoeligheden van deelnemers. Vermijd het gebruik van taal of gebaren die in andere culturen als beledigend of onverschillig kunnen worden ervaren.
Gebruik spelletjes om het ijs te breken, stel regelmatig vragen en gebruik interactieve tools zoals mobiele apps, want dat is de perfecte manier om ervoor te zorgen dat jouw deelnemers zich betrokken voelen. Dit maakt discussies interessanter en dynamischer.
Visuele hulpmiddelen maken een virtuele vergadering minder eentonig en maken de gepresenteerde informatie beter begrijpelijk voor de deelnemers. Dit kan ook goed van pas komen om taalbarrières te verminderen door een visuele voorstelling van de informatie te verstrekken.
Jouw moderators moeten ervoor zorgen dat de virtuele vergadering of het virtuele event vlot verloopt en dat alle deelnemers effectief kunnen communiceren en deelnemen. Moderators zijn essentieel voor het succes van een virtuele vergadering of een virtueel event, dus is het belangrijk om voor deze rol iemand met de juiste skills te kiezen die de verantwoordelijkheid aankan.
Aan het begin van de sessie moet de moderator de doelstellingen, agenda, en eventuele organisatorische regels en verwachtingen voor deelname meedelen. Dit is essentieel, want hierdoor zitten al jouw deelnemers op dezelfde golflengte en begrijpen zij welke onderwerpen besproken zullen worden, hoe de vergadering zal verlopen en wat er van hen wordt verwacht.
Door de verwachtingen bij het begin van een evenement vast te leggen, kun je ook verwarring en misverstanden voorkomen en ervoor zorgen dat iedereen zich focust op de doelstelling van het evenement. Hierdoor creëer je een positieve en productieve sfeer en leg je de basis voor een succesvol evenement.
De moderator staat ook in voor timemanagement en zorgt ervoor dat alle deelnemers voldoende tijd hebben om vragen te stellen en hun standpunt uiteen te zetten. Daarnaast moeten zij ervoor zorgen dat de vergadering of het evenement vlot verloopt en voorkomen dat de zaak gedurende langere tijd stilvalt.
Tijdens een virtuele vergadering of virtueel evenement kunnen zich technische moeilijkheden voordoen. Het is de taak van jouw moderator om deze aan te pakken, de oorzaken van technische problemen, bijvoorbeeld met de internetverbinding, op te sporen en te waarborgen dat de virtuele vergadering of het virtuele evenement vlot blijft verlopen.
Jouw evenement is nu voorbij dus ben je helemaal klaar. Nou ja, niet helemaal. Wat volgt na het evenement is even belangrijk als de voorbereiding. Het doel van de follow-up is nagaan of jouw doelstellingen voor jouw evenement of vergadering zijn behaald en kijken welke lessen eruit getrokken kunnen worden en gebruikt kunnen worden om toekomstige virtuele vergaderingen of evenementen te verbeteren.
De eerste stap van het follow-upproces bestaat uit het documenteren van de resultaten. Het kan hierbij gaan om belangrijke beslissingen, actiepunten en andere belangrijke informatie die aan bod kwam tijdens de virtuele bijeenkomst.
De notulen en eventuele opname van de vergadering moeten worden verspreid onder alle deelnemers, ook de deelnemers die een andere taal spreken. Zorg er dus voor dat deze worden vertaald naar jouw doeltalen. Hierdoor is iedereen op de hoogte van de resultaten van de virtuele vergadering of het virtuele evenement en kan de gepaste actie worden ondernomen.
Na de vergadering of het evenement is het belangrijk om te evalueren hoe succesvol het was. Afhankelijk van jouw doelstellingen kan dit op verschillende manieren: feedback van de deelnemers, analyse van de notulen van de vergadering en andere criteria zoals mate van deelname en betrokkenheid.
De informatie die je tijdens het follow-upproces hebt vergaard, is essentieel voor jouw volgende sessies en moet worden gebruikt om toekomstige virtuele vergaderingen of evenementen te verbeteren. Het kan hierbij gaan om het doorvoeren van wijzigingen aan het virtuele platform, het verbeteren van het moderatorproces of het integreren van nieuwe technologieën om de communicatie en deelname te verbeteren.
Voorzie in follow-upacties na jouw sessie om ervoor te zorgen dat deelnemers een samenvatting of actiepunten ontvangen die voortvloeien uit de vergadering of dat potentiële klanten en partners jou niet vergeten. Het verstrekken van een meertalig artikel over het onderwerp, het versturen van follow-upmails via een contactpunt dat zij kunnen benaderen of het evalueren van de tevredenheid en de belangstelling voor follow-upsessies , het zijn allemaal effectieve en nuttige manieren om contact te houden en de strategie van jouw volgende event kenbaar te maken.
Het kan een hele uitdaging zijn om meertalige virtuele vergaderingen en evenementen te houden, maar het is een kosteneffectieve en doeltreffende manier om mensen van over heel de wereld samen te brengen. Door deze beste praktijken te volgen zorg je ervoor dat de virtuele bijeenkomsten productief en aangenaam zijn voor alle deelnemers, ongeacht hun locatie of moedertaal.
Het is belangrijk om te onthouden dat virtuele sessies een essentieel onderdeel zijn van het huidige internationale ondernemingslandschap en dat effectieve communicatie dan ook essentieel is voor het succes ervan. Het maakt niet uit of je nu een virtuele vergadering voor business organiseert of een virtueel evenement voor een internationaal publiek host, met deze beste praktijken zorg je ervoor dat jouw virtuele bijeenkomst een succes wordt.
Onze deskundigen staan klaar om jou te helpen, van voorbereiding tot follow-up!