Het is niet simpel om een vertaalprovider te kiezen. Een RFP (verzoek tot voorstel) voor vertaling is de beste standaardprocedure voor de selectie van de juiste internationale contentpartner of provider van taaldiensten maar kan al snel een ingewikkelde en tijdrovende investering van resources worden. Maar maak je geen zorgen: onze gids zorgt voor een stapsgewijze begeleiding!
Laten we bij het begin beginnen met de meest fundamentele vraag:
Wat is een RFP voor vertaling eigenlijk?
Een RFP is een projectaankondiging, publiek of enkel op uitnodiging, waarmee je een project beschrijft, op zoek gaat naar voorstellen van dienstverleners om in te spelen op de specifieke behoeften. Dit geeft jou de mogelijkheid om de voorstellen van vooraf geselecteerde dienstverleners te vergelijken door hen te vragen de voorgestelde oplossingen te demonstreren, met de aanverwante USP's (unieke verkoopvoorstellen (Unique Selling Propositions), waardoor de ideale kandidaat er al snel uitspringt).
Een juist uitgevoerde en goed georganiseerde RFP-procedure is cruciaal voor eender welke grotere uitgave of verbintenis van jouw organisatie. Het is niet enkel een essentiële stap om het resultaat te verbeteren en jouw ROI te maximaliseren, maar het helpt ook om potentiële verliezen te voorkomen.
Opdat de investering van tijd en resources de moeite waard is, is het belangrijk om:
- de situaties waarvoor deze investering nodig is naar behoren te identificeren;
- te weten hoe het RFP op de meest efficiënte en voordelige manier wordt uitgevoerd.
Heb je echt een RFP voor vertaling nodig?
Een RFP voor vertaling is waarschijnlijk de juiste aanpak:
- als je nog niet beschikt over een gecentraliseerd standaardvertaalproces (hoewel je al jaren te maken hebt met vertalingen) – om de kwaliteit, efficiëntie, levering en monitoring van vertaalproviders te optimaliseren;
- als je binnenkort te maken hebt met een grootschalig project dat specifieke ervaring en expertise vereist;
- als je niet tevreden bent met jouw huidige vertaalsituatie, doorgaans om een van de volgende redenen:
- Ondermaatse vertaalkwaliteit
- Slechte kwaliteit van de dienstverlening (communicatie, oplevertermijnen enz.)
- Ontoereikende vertaalprocessen en -technologie
- Gebrek aan een volledig dienstenaanbod
- Stijgende vertaalkosten
- Toenemende volumes/extra talen
Duik er niet te snel in want misschien heb je eerst een RFI (Request for Information, verzoek tot informatie) nodig?
Wacht - nog een andere stap?! Sommigen beschouwen een RFI als iets dat simpelweg overgeslagen kan worden. Hoewel dit misschien haalbaar is voor sommige kleinere projecten, zijn RFP's voor vertaling doorgaans complexer. Door alle vragen in het RFP te proppen, krijg je een onhandelbare situatie en die is noch voor jou noch voor de gecontacteerde dienstverleners ideaal.
Dit zijn de voornaamste voordelen van een voorafgaande implementatie van een RFI:
- Jouw RFP's zullen veel doelgerichter, treffender en beknopter zijn.
- Je hoeft geen irrelevante antwoorden op jouw RFP te verwerken.
- De antwoorden op jouw RFP zullen veel informatiever en beter vergelijkbaar zijn.
- Je bevordert relevante antwoorden van relevante dienstverleners.
- De kans is veel groter dat de gewenste dienstverleners zullen reageren.
- Indien gewenst, kun je met behulp van het RFI eerst een shortlist van vertaalproviders creëren.
Beschouw het RFI als een nog niet heel doelgerichte raadpleging die jou helpt om alle opties te ontdekken. Het zou dan ook een aantal algemene, open vragen moeten bevatten maar overdrijf niet.
Het doel is om informatie te verzamelen en potentiële providers vooraf te kwalificeren voor de volgende ronde! Het juiste RFI biedt een algemeen overzicht van providersprofielen zodat jij een beter zicht krijgt op de markt en weet welke dienstverleners jij moet selecteren met het oog op het toekomstige RFP.
Waar moet je naar op zoek in jouw toekomstige vertaal- en lokalisatiepartner
Na de evaluatie van de RFI-antwoorden zou je in staat moeten zijn om vrij accuraat vast te stellen voor welke soort partner je wil gaan. Op dit punt moet je ook in staat zijn om de volgende essentiële vragen te beantwoorden:
- Is de fysieke locatie van de dienstverlener van belang voor jou?
- Wat zijn jouw minimumvereisten op het gebied van succesvolle prestaties en aangetoonde ervaring?
- Mogen jouw vertaalprojecten uitgevoerd worden door freelancers?
- Haal jij voordeel uit providers van taaldiensten die gespecialiseerd zijn in één taal? Zij kunnen uitgebreide ervaring hebben in een specifieke taalstijl, terminologie en gebruik.
- Is het vanwege het volume of de verwachte uitbreiding beter om te kiezen voor providers van meerdere taaldiensten die meerdere talen in één keer kunnen behandelen? Deze dienstverleners beschikken doorgaans over experts in een brede waaier aan talen en behandelen vertalingen van uiteenlopende omvang, doelstelling en focus.
- Of heb jij behoefte aan een internationale contentpartner die alles uit de kast haalt om jouw vertaalvereisten te vervullen?
Dit is het geval als je niet enkel nauwgezette vertalingen nodig hebt maar ook contentcreatie, geautomatiseerde workflows met de meest recente vertaaltechnologie, evenals digitale content geoptimaliseerd voor SEO-doelstellingen, advies en consultancy.
Samengevat: hoe groter jouw projecten zijn op het gebied van volume, complexiteit, aantal talen, des te groter is de kans dat je een internationale contentpartner met een allesomvattende aanpak nodig hebt.
Wil jij graag meer tips over het kiezen van de juiste vertaalpartner? Raadpleeg dan onze blog voor een samenvatting van de vijf voornaamste aandachtspunten.
Jouw RFP wordt werkelijkheid
Maar allereerst is het van essentieel belang om vooraf te besluiten of jouw RFP enkel op uitnodiging is of open staat voor alle gekwalificeerde dienstverleners. In dit geval is het nog logischer om een deadline vast te leggen voor alle antwoorden.
En net zoals bij elk belangrijk project, kun je het RFP-team best ruim vóór aanvang van het proces opstellen. Dit zijn hun voornaamste standaardverantwoordelijkheden:
- Evalueren van de voorstellen
- Afhandelen van contractuele onderhandelingen
- Fungeren als contactpunt tussen secundaire interne belanghebbenden en potentiële partners.
Dit leidt tot de volgende grote vraag:
Welke belanghebbenden moeten meedoen?
Sommige belanghebbenden zijn meer voor de hand liggend dan andere. Let erop dat je geen belangrijk stuk van de puzzel vergeet.
- De aankoopafdeling lijkt de voor de hand liggende keuze maar kan dit niet alleen aan omdat deze afdeling doorgaans niet in rechtstreeks contact staat met providers.
- Daarom is het ook noodzakelijk om de betrokken operationele teams te betrekken. Managers die verantwoordelijk zijn voor de strategische planning van hun businessunits moeten de gewenste workflows, noodzakelijke integratieniveaus, KPI's op het gebied van kwaliteit en kwantiteit, enz. definiëren.
- De IT- en technologieteams spelen ook een essentiële rol in het kader van de moderne verstrekking van taaldiensten, bijv. op het gebied van de noodzakelijke opties voor systeemintegratie. De rol van IT is cruciaal voor de automatisering van vertaal-/lokalisatieprocessen en alle aanverwante systeemvereisten. Bovendien moeten zij risico's evalueren en voorkomen.
- Het marketingteam : Van contentmarketing tot bedrijfscommunicatie en van digitale advertenties tot campagnes via meerdere kanalen: het is om verschillende redenen belangrijk dat jij het marketingteam betrekt. Moet er ook socialemediacontent worden gelokaliseerd, sporadisch dan wel met volledige campagnes? Dan is het niet enkel belangrijk om de marketingafdeling te betrekken maar ook het gespecialiseerde team in het bijzonder.
- Ook productmanagers zijn belanghebbenden voor lokalisatie! Hun kennis en communicatiebehoeften vormen een aanvulling op de expertise van marketing bij de RFP-planning.
- Andere contenteigenaars zijn gemakkelijker over het hoofd te zien. Bijvoorbeeld: valt content die vertaald en gelokaliseerd moet worden onder de verantwoordelijkheid van human resources? Dan moeten zij ook opgenomen worden in het RFP-team om te waarborgen dat hun behoeften op het gebied van woordkeus, stijl, timing, deadlines en vertrouwelijkheid vervuld worden.
- De behoeften van het team voor evenementenplanning zijn heel specifiek wat betreft woordkeus en stijl maar ook wat betreft de lokalisatie van visuals en korte deadlines/timing, enz. Indien bijeenkomsten en evenementen meertalig zijn, zijn er mogelijk ook tolkdiensten nodig (ter plaatse of op afstand).
- Technische deskundigen zijn een must indien het te lokaliseren project technische content, inlichtingen zoals productdocumentatie, gestructureerde content (XML/DITA) of andere documenten bevat die typisch zijn voor sectoren zoals productie. Betrek in deze gevallen de producenten, ontwikkelaars en/of beheerders van technische documenten! Hun taal behelst specifieke behoeften op het gebied van glossaria en vertaalgeheugen en vereist een zeer specifieke kennis van het onderwerp.
- Andere belanghebbenden zijn alle personen die mogelijk bijdragen in de brontaal. Zij zorgen ervoor dat alle vereisten en eventuele beperkingen in acht worden genomen.
Let erop dat de juiste mensen allemaal meedoen, zodat je kunt evalueren of jouw toekomstige partner kan voldoen aan alle specifieke vereisten en mogelijke beperkingen!
Welke informatie moet je verstrekken?
Het belangrijkste: geef een overzicht van het project – en achtergrondinformatie over jouw bedrijf:
- Wie ben jij? Details over jouw organisatie en hoe de vertaling/lokalisatie afgestemd is op jouw bedrijfsdoelstellingen.
- Wat ontbreekt er in jouw bestaande opstelling voor vertaal- en lokalisatieprocessen? Wat zijn de belangrijkste kwesties en uitdagingen waarmee jij momenteel geconfronteerd wordt als het gaat om vertalingen?
- Wat is jouw eerdere ervaring met vertalingen? Deel jouw eerdere ervaringen (zowel goed als slecht!) want zo geef je aan wat essentieel is voor een succesvol partnerschap.
- Wat zijn de belangrijkste algemene projectdoelstellingen? Wees zo specifiek mogelijk over jouw verwachtingen. Om welke soort content gaat het? Welke platforms en kanalen komen aan bod?
- Hoe zien jouw interne lokalisatieprocessen er nu uit?
- Hoe ziet jouw technologische opstelling eruit? Bijvoorbeeld het CMS van jouw website of andere bestaande contentbeheersystemen en connectoren of integraties.
- Welke talencombinaties heb jij nodig (inclusief eventuele lokale taalvarianten)?
- Wat is het verwachte volume en de verwachte frequentie van jouw vertaalbehoeften?
- Wat zijn de voornaamste vakgebieden en contentformaten, met inbegrip van compliancevereisten?
Hoe meer informatie je deelt over jouw vereisten, des te beter potentiële partners hun voorstellen kunnen afstemmen op jouw specifieke situatie!
Welke vragen moeten aan bod komen in jouw RFP voor vertaling?
- Bedrijfsgrootte en -structuur
Dit is voor jou belangrijk zowel in termen van personeelsverloop als van aantal voltijdse werknemers, verdeeld per functie – want hieraan valt veel af te lezen over de hefboomkracht van de organisatie. Extra tip: vraag naar het verloopcijfer van hun belangrijkste werknemers en partners! Een laag werknemersverloop duidt op goed management, een succesvol bedrijf en een stabiele organisatie.
- Bedrijfslocatie(s)
De voornaamste locaties en plaatselijke kantoren van een vertaalprovider kunnen een indicatie geven van waar ze sterk en zwak staan in de talencombinaties die ze aanbieden.
- Bedrijfsmanagement en organogram
Door inzicht te vergaren in de organisatie en werking van het bedrijf, kun jij je een idee vormen van de bedrijfscultuur en nagaan of dit een goede match is voor jouw organisatie.
- Accountbeheerinformatie
Vraag hoe de accountbeheerstructuur er voor jou zal uitzien, wie jouw contactpunt(en) zal (zullen) zijn en welke soort klanteninterfaces beschikbaar zullen zijn.
- Klantreferenties en casestudy's
Dit is niet enkel een goede referentie van hun kwaliteit. Je krijgt hierdoor ook een idee van hoe jij gezien zal worden: ben je eerder een te grote of te kleine klant voor hen, in vergelijking met hun huidige klantenbestand? Vraag naar details over de vertaalde volumes, de talencombinaties en de verstrekte contentsoorten.
Extra tip: Casestudy's kunnen aantonen of en hoe de potentiële dienstverleners proactief te werk gaan bij de implementatie van innovatieve oplossingen om de vertaalkwesties van hun klanten op te lossen.
- Kosten
Met een gestructureerde template wordt vergelijken achteraf eenvoudiger. Beslis wat voor jou het relevantste is en houd hierbij rekening met de volgende punten:
- Standaardvertaaltarief per woord/per uur (indien van toepassing, bijv. voor post-editing van machinevertaling)
- Mogelijke verschillende tarieven voor verschillende bron- en doeltalen
- Kosten voor verdere verwerking, zoals DTP
- Mogelijke verborgen introductiekosten, bijv. voor implementatie/migratie
- Mogelijke bijkomende abonnementskosten, bijv. voor licenties
- Eventuele mogelijke kortingen (doorgaans voor matches uit het vertaalgeheugen en/of op basis van projectvolume), bijkomende kosten (bijv. voor spoedlevering) en minimumtarieven.
Extra tip: Vraag naar een voorbeeldofferte op basis van een typisch project om een idee te krijgen van de algemene prijsstelling!
- Vertaaltechnologie en -processen
Jij hebt de geavanceerde technologische vereisten misschien al vastgelegd. Je kunt de kans ook benutten om jouw potentiële partners om een evaluatie te vragen. Afhankelijk van jouw huidige workflows en technologische opstelling heb jij mogelijk het volgende nodig:
- Vertaalbeheersysteem (TMS), met een duidelijke afstemming op hostingomgeving, verantwoordelijkheid en locatie
- Bibliotheken die worden aangevuld en waarmee elk project kan dienen als basis voor toekomstige vertalingen/lokalisaties
- Duidelijke processen voor revisie en goedkeuring van termen voor glossaria
- Contextuele revisies
- Revisie op basis van de cloud voor meerdere gebruikers
- Documenten die zijn opgeslagen in de databank en te allen tijde kunnen worden opgevraagd
- Klantenportal op maat om vertaalprojecten in real time te beheren en op te volgen
- Optionele rechtstreekse communicatie met vertalers
- Bijkomende taaltechnologietools
- Kwaliteit
Voor kwalitatief hoogstaande vertalingen zijn degelijke processen nodig, waarbij handmatige en automatische kwaliteitborgingscontroles gecombineerd worden met uitstekend beheer van dienstverleners. Dit zijn de cruciale tips:
- Stel specifieke vragen over erkende kwaliteitscertificaten zoals ISO 17100 en ISO 18587 (vertaaldiensten/post-editing van machinevertalingen).
- Vraag naar de resultaten van klanttevredenheidsenquêtes.
- Vraag hoe non-conformiteiten worden opgevolgd en beheerd.
- IT-infrastructuur, beveiliging en gegevensbescherming
Vertaalprocessen hebben doorgaans betrekking op uiterst vertrouwelijke informatie en content. Het is dan ook essentieel dat jouw provider van taaldiensten de volledige bescherming van jouw gegevens waarborgt. Vraag jouw potentiële partners naar hun veiligheidsmaatregelen om jouw informatie te beveiligen!
- Capaciteit en beschikbaarheid
Let erop dat jouw toekomstige dienstverlener in staat is om jouw vertaalvolumes te behandelen. Vraag naar de oplevertermijnen voor standaardprojecten en naar de werkuren en de sluitingstijden van het bedrijf.
Komen de eerste voorstellen binnen? Het is tijd voor evaluatie en een aantal RFQ's
Alvorens de eerste voorstellen binnenkomen, moet er een duidelijk antwoord vastliggen op essentiële vragen zoals wie in het team de binnenkomende voorstellen zal evalueren en waar de voornaamste focus zal liggen.
Een puntensysteem kan erg handig zijn om de voorstellen te evalueren. Stel een lijst op met must-haves en leuke extra's. Zo heb je misschien niet onmiddellijk een op maat gemaakt terminologieglossarium nodig maar heb je die optie toch graag in de toekomst en daarom is een puntentelling erg handig.
Ga nauwgezet na wat het beste bij jou past – nu en in de toekomst. Het resultaat is een shortlist van de meest veelbelovende kandidaten. Om hieruit te kiezen is het belangrijk dat je rekening houdt met de volgende criteria:
- Was hun voorstel accuraat en op tijd?
- Beschikken zij over vertaal- en contentervaring in jouw sector of vakgebied?
- Zijn zij in staat om hun diensten op te schalen wanneer jouw bedrijf groeit?
- Hoelang zijn zij al actief?
Overweeg voor de uiteindelijke evaluatie van jouw toekomstige partner(s) ook om het volgende te vragen:
- Referenties van bestaande klanten van wie de bedrijfsbehoeften vergelijkbaar zijn met die van jou.
- Vertalingen van testcontent die jij verstrekt – gebruik voor een betere vergelijking identieke voorbeeldteksten voor alle toekomstige partners die in aanmerking komen
- Een RFQ: een document met een gedetailleerde voorstelling van de prijsstellingsopties voor een uiterst specifieke dienst of product. Hierbij vraag jij de dienstverleners om prijslijsten te verstrekken voor de prestaties die voorgesteld worden in het RFP.
Een RFQ is een bijkomende sourcingtool met focus op de financiële aspecten.
Ga voor een geweldige start: introductie van jouw nieuwe internationale contentprovider
Wanneer besloten is wie jouw taal- of contentprovider wordt, zijn er een aantal kwesties die vooraf vastgelegd moeten worden indien zij niet in het RFP aan bod kwamen.
- Welke middelen worden vooraf van jou vereist?
- Wie zorgt voor de technologische implementatie?
- Welke training is vereist?
- Hoelang verwacht jij dat de processen zullen duren?
- Hoe worden vertalers geselecteerd om aan jouw project te werken?
Voortdurende evaluatie
Na aanvang van de samenwerking met jouw nieuwe vertaalpartner is het aan te raden om regelmatige controles en monitoring uit te voeren van KPI's zoals vertaalkwaliteit, tijdige levering en kwaliteit van de dienstverlening.
Het is ook een goed idee om elk jaar (of om de paar jaar) de markt te verkennen. Dit vormt een goede mogelijkheid om jouw huidige diensten te evalueren, na te gaan hoe zij zich verhouden tot mogelijk innovatiever aanbod of partners die beter aansluiten op jouw groeistrategie.
Raadpleeg onze volledige stapsgewijze gids voor een succesvol RFP voor vertaling en vergaar zo nog meer kennis over het plannen van een succesvol RFP. Hierbij zit ook een handige checklist zodat je zeker niets essentieel vergeet.