Veel internationale bedrijven laten regionale vestigingen van oudsher hun eigen vertalingen regelen. Dat loopt uiteen van websitecontent tot productdocumentatie en van etikettering tot marketingcommunicatie.
Dit biedt weliswaar het voordeel van lokale/regionale controle en ogenschijnlijk ook van kostenbesparing, maar brengt maar al te vaak risico’s met zich mee voor de kwaliteit, merkconsistentie en levering. Sterker nog, dit kan juist minder controle in de hand werken en de kosten en uitgaven minder inzichtelijk maken.
Hieronder nemen we de typische uitdagingen van een gedecentraliseerd model voor de inkoop van vertaaldiensten onder de loep, plus mogelijke oplossingen voor typische uitdagingen op het gebied van meertalige content.
Misschien ben je wel op zoek naar manieren om de vertaalprocessen van meerdere afdelingen of vestigingen te optimaliseren. Of zit je midden in een uitbestedingstraject voor de vertalingen van je organisatie. Lees dan vooral verder om te zien hoe je je investeringen in vertaaldiensten optimaal voor je kunt laten werken.
Wanneer je werk aan meerdere leveranciers uitbesteedt, krijg je bij elke leverancier te maken met eigen tools en processen. Voor de inkoper schept dat extra administratieve lasten, want die moet zich aanpassen aan de methodes van elke leverancier.
Bovendien zal niet elke inkoopgroep van een MedTech- of farmaceutische organisatie de kwalificaties van elke leverancier controleren, met onvoldoende governance van de kwaliteitsprocedures, SLA’s en tarieven tot gevolg.
In een gedecentraliseerd model mag elke inkoper zelf een leverancier van vertaaldiensten kiezen. Zo worden veel lokale leveranciers ingeschakeld die niet in staat zijn om naar een mondiaal niveau op te schalen of niet de gewenste volumes voor elke regio aankunnen.
Elke leverancier gebruikt specifieke tools, waardoor bestanden als terminologielijsten, stijlgidsen en vertaalgeheugens niet kunnen worden uitgewisseld, terwijl dat wel een groot voordeel voor de inkopers kan zijn. Dit beperkt de schaalbaarheid van een internationaal vertaalprogramma. Bovendien kun je zo aanzienlijke kostenbesparingen mislopen omdat je content niet kunt uitwisselen en hergebruiken.
De compliance van gereguleerde content (zowel internationaal als lokaal) kan behoorlijk lastig zijn voor bedrijven in sterk gereguleerde sectoren, zoals de farmaceutische industrie, medische hulpmiddelen en het bank- of verzekeringswezen.
Neem bijvoorbeeld bedrijven die zich bezighouden met geneesmiddelen en medische hulpmiddelen. Als zij volgens een gedecentraliseerd model werken en de etikettering van producten aan hun lokale vestigingen/afdelingen overlaten, zijn fouten zo gemaakt. Die manier van werken kan leiden tot minder inhoudelijke controle over lokale etiketten en potentiële risico’s voor de veiligheid van patiënten of de naleving van wetgeving.
Andere nadelen zijn inconsistenties en het ontbreken van één centrale betrouwbare bron. Daardoor wordt het lastiger om gebruik te maken van CAT-technologie (Computer-Aided Translation) en machinevertaling om in het hele vertaaltraject tijd en kosten te besparen en de kwaliteit te verhogen.
Wanneer alle gebruikers/afdelingen hun eigen vertaaldiensten inkopen, wordt het lastiger om grip te houden op de vertaaluitgaven.
Bovendien worden vertalingen vaak indirect door derden geregeld (zoals een marketing- of consultancybureau), wat het zicht op de vertaaluitgaven nog verder vertroebelt.
Niet alle schakels binnen deze vertaalketen zullen de beste waarde voor het bestede geld bieden. Dat maakt het voor bedrijven wel erg lastig om erachter te komen hoeveel ze precies uitgeven aan hun internationale vertalingen, laat staan dat ze ook nog kansen voor efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen kunnen vinden. Dit model biedt evenmin internationaal inzicht in kwaliteitsgerelateerde KPI’s. Alle inkopers binnen een organisatie hebben immers hun eigen manier om kwaliteitscontroles uit te voeren en te documenteren, als ze dat überhaupt al doen.
Het gezegde ‘Te veel koks bederven de brij’ gaat zeker ook op voor het beheer van vertaalprocessen.
Als er te veel dienstverleners zijn of zelfs te veel stappen, kan het een warboel worden. Door alle vertaalprocessen centraal bij één vertrouwde dienstverlener neer te leggen, ben je verzekerd van een strak gerund proces waarmee je op lange termijn geld bespaart plus betere doorlooptijden en een consistent hoge kwaliteit behaalt.
Wanneer je het beheer van je vertaaltrajecten aan één partner of slechts een paar voorkeursleveranciers toevertrouwt, zal dit de efficiëntie in hoge mate ten goede komen. Met een gecentraliseerd vertaalproces bespaar je op de vertaalkosten en zijn de doorlooptijden korter. Daar komt nog bij dat de kwaliteit hoger is én dat het risico dat wettelijke vereisten niet worden nageleefd veel kleiner is.
Laten we de voordelen van het gebruik van één leverancier eens nader bekijken.
De keuze voor één technologiepakket heeft zo zijn voordelen. Het ligt eigenlijk voor de hand, maar wanneer iedereen in een productieketen met dezelfde tools op hetzelfde platform werkt, is dat veel efficiënter. Dat geldt net zo goed voor vertaaltrajecten. Je hoeft dan immers niet steeds op zoek naar iemand met de juiste tools voor het ontvangen van vertaalverzoeken, het openen van referentiematerialen en het vertalen van bepaalde typen bestanden.
De inzet van één vertrouwde leverancier kan ook het beheer van vertaalgeheugens (TM’s) vereenvoudigen. Een goed beheerd vertaalgeheugen betekent dat je in de loop der tijd steeds meer uit bestaande vertalingen kunt putten. Daarmee verhoog je de productiviteit en verlaag je de vertaalkosten.
Wanneer je het beheer van TM’s aan één dienstverlener overlaat, is de kans veel kleiner dat je ze kwijtraakt of dat ze niet up-to-date zijn.
Daarnaast is gecentraliseerd terminologiebeheer van essentieel belang met het oog op een consistente uitstraling van het merk en het gebruik van consistente terminologie binnen de hele organisatie.
Met een terminologiebank (een woordenlijst die specifiek aan vertaaltools is gekoppeld) kunnen tijdens de kwaliteitsborging (QA) extra controles worden uitgevoerd om na te gaan of overal de juiste termen zijn gebruikt. Wanneer dit taalmiddel up-to-date wordt gehouden, gaat de productiviteit omhoog omdat linguïsten minder terminologie hoeven uit te zoeken.
Gecentraliseerd terminologiebeheer zorgt voor een betere vertaalkwaliteit en een consistente merkidentiteit voor je doelgroepen.
Tot slot biedt een volledig gecentraliseerd vertaalbeheerprogramma van één leverancier volledige transparantie van de uitgaven in de hele keten. Bij Acolad faciliteren we dit soort transparantie via onze klantenportal, waar alle verzoeken, offertes en goedgekeurde inkooporders worden bewaard en bijgehouden.
Bij Acolad hebben we onze klanten geholpen om een systeem te implementeren dat gestoeld is op technologie, samenwerking tussen dienstverleners en het gebruik van standaardworkflows door alle geselecteerde leveranciers.
Het maakt niet zoveel uit of vertalingen binnen je organisatie via één afdeling of via meerdere teams op verschillende locaties lopen. De ideale vertaal- en lokalisatiepartner stelt alle betrokkenen in staat om hun werk zo efficiënt mogelijk te doen, en kan je daarnaast adviseren over de beste praktijken voor elk type content en voor elk vakgebied.
Wanneer je met een globaliseringspartner in zee gaat die oog heeft voor het totaalplaatje én voor de lokale componenten, kun je je klanten producten en diensten van een hogere kwaliteit bieden.