Hoe de kosten van het vertaalproces te verminderen
In dit blogartikel leggen we uit hoe een professionele vertaalpartner de investeringskosten kan verlagen, en hoe de klant daaraan kan bijdragen. Wanneer het jaarlijkse vertaalvolume van een bedrijf toeneemt en miljoenen woorden of duizenden pagina’s bereikt, is het niet meer dan normaal dat kosteneffectiviteit een aandachtspunt wordt. Hoe kan ik de totale vertaalkosten verlagen? Wat kunt u doen, en wat kan uw vertaalpartner doen?
Leveranciers van vertaaldiensten maken gebruik van allerlei technologieën, die bijzonder nuttig zijn wanneer het vertaalvolume hoog wordt. Sommige van deze tools besparen geld, andere besparen tijd – en de beste doen beide. De geschiktheid van dergelijke tools voor verschillende vertaalbehoeften varieert. Hieronder gaan we in op de meest gangbare technologieën die door een professionele vertaalpartner worden gebruikt.
Een vertaalgeheugen is het bekendste en meest gebruikte instrument van professionele vertaalpartners om de kosten te drukken. Een vertaalgeheugen bespaart ook tijd. Afgeronde vertalingen worden opgeslagen in het vertaalgeheugen en kunnen worden gebruikt in toekomstige vertaalprojecten. Het voordeel is het grootst wanneer soortgelijke teksten vaak worden vertaald. Technische documenten en software zijn goede voorbeelden. Aangezien er in dergelijke teksten veel herhaling zit, kan de vertaler veel efficiënter werken wanneer een deel van de tekst uit het vertaalgeheugen kan worden gehaald of slechts licht hoeft worden aangepast. De vertaler hoeft er dan enkel op te letten dat de zin of passage die hij uit het vertaalgeheugen heeft gehaald, in de nieuwe context past.
Het gebruik van een vertaalgeheugen kan de totale prijs van een vertaalproject met enkele of zelfs tientallen procenten verminderen.
Hoe meer vertalingen een vertaalgeheugen bevat en hoe beter het wordt bijgehouden, hoe nuttiger het is. In de praktijk betekent dit dat het vertaalgeheugen een toenemend aantal vertaalde zinnen met voldoende contextinformatie bevat. Het voordeel neemt toe naarmate er minder handmatig werk hoeft te worden verricht, terwijl het vertaalgeheugen steeds uitgebreider wordt.
Een en hetzelfde vertaalgeheugen is echter niet geschikt voor alle vertalingen. Een vertaalgeheugen dat bestaat uit vertalingen van handleidingen, is bijvoorbeeld niet nuttig bij het vertalen van jaarverslagen van bedrijven, en vice versa.
De kosteneffectiviteit van een vertaalgeheugen komt in beeld wanneer er een kostenraming voor een vertaalproject wordt gemaakt. Het te vertalen materiaal wordt geanalyseerd aan de hand van het vertaalgeheugen. De prijs van zinnen die uit het vertaalgeheugen kunnen worden gehaald is lager, omdat vertaler daar minder werk aan heeft. Dit komt terug in de totale prijs van het vertaalproject. In de offerten van Acolad voor vertaalwerk wordt de prijsverlaging door het gebruik van een vertaalgeheugen bij elk vertaalproject duidelijk aangegeven.
De besparingen in de onderstaande grafiek zijn gebaseerd op een statistische analyse van de historische voordelen die dankzij de vertaalgeheugens van Acolad zijn gerealiseerd en die het best mogelijke scenario voor de geselecteerde projecten laten zien.
Machinevertaling is een sterk alternatief wanneer bijvoorbeeld grote hoeveelheden tekst in zeer korte tijd moeten worden vertaald. Machinevertaling is een van de toepassingen van kunstmatige intelligentie en machineleren: de structurele modellen van de doeltalen worden aan de vertaalmachine geleerd door middel van enorme hoeveelheden modelvertalingen. Met name moderne vertaalmachines op basis van neurale netwerken leren steeds nauwkeuriger vertalen naarmate ze meer worden gebruikt en meer krijgen aangeleerd.
Het probleem bij machinevertaling is echter dat de machine de diepere betekenissen van de tekst of de context niet begrijpt. Daarom is het mogelijk dat de vertaalmachine de context volledig verkeerd interpreteert en een onjuiste vertaling in de tekst invoegt, of een zeer onnauwkeurige interpretatie geeft van een tekst met meerdere betekenissen. Bovendien werkt het taalmodel niet altijd perfect: de woorden in de vertaling kunnen in de verkeerde volgorde staan, maar de tekst kan toch begrijpelijk zijn. Op dit moment leggen vertaalmachines het qua vertaalkwaliteit nog vrijwel altijd af tegen de mens.
Ze kunnen echter wel veel tijd en geld besparen omdat menselijke input niet nodig is, zolang de vertaalmachine maar heeft geleerd tekst te produceren die aan de criteria voldoet.
Vertaalmachines worden reeds op grote schaal gebruikt om gebruikersdocumentatie en vaak bijgewerkte inhoud te vertalen. Ze kunnen bijvoorbeeld in webwinkels worden gebruikt om gebruikersbeoordelingen in andere talen te vertalen. Zo kunnen klanten over de hele wereld beoordelingen in hun eigen taal lezen. De kwaliteit van de vertaling laat misschien te wensen over, maar de tekst is begrijpelijk en brengt de kern van de boodschap over.
Benieuwd naar de toekomst van vertaalmachines? Lees hier verder
Multinationals moeten interne en externe communicatie in meerdere talen vertalen. Soms is het bij meertalige communicatie een uitdaging om de terminologie binnen het bedrijf consistent te houden, om nog maar te zwijgen van de externe marketing- en verkoopcommunicatie. Voor deze uitdagingen biedt een termenbank op bedrijfsniveau meestal een oplossing. Deze dient de eigen werknemers van het bedrijf, maar ook communicatie- en marketingpartners en vertalers.
Consistente terminologie binnen de onderneming of groep van ondernemingen vermindert het risico van misverstanden en onduidelijke communicatie. Wanneer reeds in de fase van de opzet voor inhoud van hoge kwaliteit wordt gezorgd, kunnen vertalers een consistente terminologie waarborgen door dezelfde termenbank te gebruiken. Lees meer over de terminologieoplossing die we in samenwerking met ABB hebben ontwikkeld.
De vertaalbehoeften van bedrijven die op meerdere markten actief zijn, zijn gewoonlijk continu en frequent. In dergelijke gevallen is het door de dienstverlener gebruikte vertaalbeheersysteem of online klantenportaal niet per definitie voldoende. Dit soort problemen kan vaak worden opgelost door integratie.
In het ideale geval worden de te vertalen bestanden probleemloos overgebracht van het systeem van de zakelijke klant naar het beheersysteem van de vertaalpartner, waarna ze, vertaald in de gewenste talen, worden teruggestuurd naar het systeem van de klant.
Typische voorbeelden van systeemintegratie zijn de integratie van een inhoudbeheersysteem (content management system, CMS) of productinformatiebeheersysteem (product information management, PIM) in het vertaalbeheersysteem van de vertaalpartner. Het uiteindelijke doel is het orderproces te stroomlijnen en het zo gemakkelijk en naadloos mogelijk te laten verlopen. Ook in dit geval wordt de belangrijkste kostenverlaging behaald door tijdsbesparing. Vertaalopdrachten kunnen snel worden verwerkt en afgeronde vertalingen kunnen worden opgenomen in de eigen systemen van de klant. Afhankelijk van de mate van integratie kan dit ook tijd besparen door het aantal goedkeuringsprocessen te verminderen.
Een andere optie voor integratie is het opslaan van het vertaalde materiaal in de cloud zodat het validatieteam van de klant of landspecifieke kwaliteitscontroleurs het kunnen ophalen en bewerken. Dit betekent één fase minder in het proces van de klant.
Integratie betekent vaak procesoptimalisatie tijdens de orderfase. De zakelijke klant optimaliseert zijn inkoopgoedkeuringsproces en orderproces om zo flexibel mogelijk te zijn. Zo kan het proces zo soepel mogelijk verlopen als de klant een vertaling wil laten maken. Tussenliggende fasen waarvoor goedkeuring vereist is, kunnen uit het proces worden geschrapt. Daardoor is er meer tijd voor ander werk.
Kostenbesparing kan vooral worden gerealiseerd als iedereen binnen het bedrijf op de hoogte is van de vertaalpraktijken. Bedrijven kunnen verschillende wereldwijd opererende afdelingen hebben, en de vertaalbehoeften van die afdelingen kunnen sterk uiteenlopen. Als er geen gemeenschappelijke praktijken zijn vastgesteld en gecommuniceerd, doen die afdelingen wat zij binnen hun lokale context het beste achten. Zo kan de marketingafdeling bijvoorbeeld haar vertalingen afnemen van een vertaalbureau dat wordt aanbevolen door haar reclamebureau. Een filiaal in een ander land kan de voorkeur geven aan een plaatselijke vertaler. In zo’n geval worden de voordelen van integratie en procesoptimalisatie nooit verwezenlijkt. Mogelijk worden er helemaal geen vertaalgeheugens gebruikt, en vereist het lokale proces met de eigen goedkeuringspraktijken de inbreng van meerdere werknemers.
Door gebruik te maken van vertaaltechnologie en het vertaalproces te stroomlijnen, kunnen de kosten met we; 30 tot 50% worden verlaagd. Vraag een offerte aan en ontdek hoeveel u kunt besparen.
Zoals uit de bovenstaande voorbeelden blijkt, zijn er veel mogelijkheden om de kosten te verminderen tijdens het hele proces, van de offerte tot de levering. Sommige technologieën leveren onmiddellijke kostenbesparingen op, terwijl die besparing in andere gevallen gerealiseerd wordt door tijdwinst. Met een gestroomlijnd vertaalproces hoeven werknemers geen tijd te besteden aan overbodige zaken.
Heeft uw bedrijf doorlopend vertalingen nodig? Neem contact met ons op, en onze experts zullen u helpen de oplossingen te vinden die het best bij uw bedrijf passen. Lees hier over een klantcase waarin wij als vertaalpartner voor Alfa Laval fungeerden.
Heb jij hulp nodig met een vertaal- of lokalisatieproject? Of bij de creatie en/of verwerking van jouw meertalige content? Wij zijn er voor jou!