Het staat vast dat processen inzake verzoeken tot voorstel (RFP) voor vertaling heel wat resources vergen. Dit geldt zowel voor klanten als voor dienstverleners die hun antwoorden moeten opstellen. Maar hoewel het RFP-proces om diverse redenen nuttig kan zijn, hoeft het niet steeds op dezelfde "oude vertrouwde manier" te worden uitgevoerd.
Nu het RFP-seizoen al van start is gegaan en de aanstaande recessie gevolgen heeft voor het lokalisatiebudget, is het belangrijk om hoogwaardige vertalingen te behouden en tegelijkertijd de kosten te beperken. Maar hoe slaag je erin om snelle winsten te realiseren wanneer het RFP-proces soms zo omvangrijk kan zijn?
Het is tijd voor transformatie: selecteer de doeltreffendste onderdelen van het RFP-proces en combineer deze met nieuwere methodes om het juiste talent te vinden. Dat is exact wat wij deden.
Hieronder vind je vijf manieren om jouw toekomstige RFP's voor vertaling te transformeren. Zo heb jij alles wat er nodig is om sneller beslissingen te nemen op basis van data en om je een weg te banen door deze woelige tijden.
Sommige bedrijven kozen voor een snelle oplossing en stuurden een beknopt verzoek voor informatie (RFI) naar potentiële partners. Belanghebbenden binnen het bedrijf stellen een vereistendocument van één bladzijde op met een overzicht van hun voornaamste uitdagingen of behoeften. Vervolgens wordt tijdens een videoconferentie een aantal bijkomende vragen gesteld aan de dienstverlener, die binnen een beperkt tijdskader mondeling moet antwoorden.
Via dit proces weten klanten welk gezicht en welke persoonlijkheid horen bij de antwoorden van de dienstverleners en krijgen zij inzicht en vertrouwen in hun mogelijkheden.
Afhankelijk van de opdrachtbeschrijving kan het project na deze vragenronde toegekend worden of kun je het proces met een veel kortere lijst van dienstverleners voortzetten.
Nadat je een aantal potentiële partners geselecteerd hebt, kun je elk van hen uitnodigen voor een persoonlijk gesprek tijdens een vergadering die voorafgaat aan het RFP. Tijdens dit bezoek krijgen zij de kans om kennis te maken met jouw teams, processen en huidig technologisch landschap, alsook met jouw bedrijfscultuur en de manier waarop jullie te werk gaan.
Hierdoor kunnen dienstverleners – wanneer jij het RFP lanceert – hun antwoord veel beter afstemmen op jouw behoeften en uitdagingen, want nu hebben zij een veel beter inzicht in jouw vereisten. Hierdoor zijn later in het proces veel minder vragen om informatie nodig.
Een ander alternatief is een proof of concept (PoC). Dit helpt niet enkel om het risico te beheren, maar maakt het ook mogelijk om nieuwe, innovatieve technologieën of diensten te introduceren, te begrijpen welke meerwaarde die kunnen hebben, en die waarde op schaalbare wijze vast te leggen voor de organisatie.
Dankzij het iteratieve proces kan de PoC zorgen voor een andere manier van samenwerking en innovatie dan het traditionele RFP. Dit helpt ook om draagvlak voor de verandering te creëren bij andere essentiële belanghebbenden in jouw organisatie.
Stuur een opdrachtbeschrijving (SOW) naar een shortlist van vooraf geselecteerde dienstverleners en beschrijf de behoeften van jouw bedrijf in detail. Vraag dan aan elke dienstverlener een creatief, op maat gemaakt voorstel op basis van jouw SOW.
Je kunt een template voor antwoorden verstrekken. Zo zorg je voor consistentie en kun je later vlotter vergelijken. Laat hen wel zelf bepalen hoe zij willen antwoorden en welke extra informatie zij nodig vinden om toe te voegen.
Het traditionele RFP-proces omvat een vraag-en-antwoordproces waarbij dienstverleners vragen kunnen stellen om hun voorstel beter af te stemmen op de specifieke vereisten van de klant. Wil je echt gaan experimenteren en voor een volledige transformatie gaan? Kies dan dit als jouw RFP.
Laat een beperkt aantal potentiële partners elk maximaal 10 vragen stellen over de unieke uitdagingen van jouw business en laat hen een voorstel opstellen om jou te helpen deze uitdagingen op te lossen.
Als je potentiële partners evalueert met het oog op uiterst creatieve lokalisatiediensten voor e-learning, marketingcontent of zelfs websites en apps, krijgen potentiële partners bij voorstellen in de standaardformaten Word/pdf mogelijk niet de kans om te laten zien wat ze allemaal kunnen.
Geef dienstverleners de kans om hun RFP-antwoord te geven in een video van vijf tot tien minuten om hun unieke verhaal te vertellen. Laat de dienstverlener zijn creativiteit botvieren binnen het kader van jouw RFP-richtlijnen over vereiste/voorgestelde ontwerpen en videolengte.
Uiteraard weet niemand exact wat de toekomst zal brengen. Maar als het tot een economische recessie komt, zullen de huidige uitdagingen voor organisaties alleen maar groter worden. Houd bij de evaluatie van een potentiële vertaalpartner rekening met waarden zoals bescheidenheid en de bereidheid om onzekerheid te omarmen en zich snel aan te passen aan jouw omstandigheden.
Wil jij meer weten over de beste praktijken voor RFP's voor vertaling en bewezen strategieën voor het plannen van een RFP om jouw bedrijfsdoelen te bereiken tegen lagere kosten? Raadpleeg dan onze Volledige stapsgewijze gids voor een succesvol RFP voor vertaling.