In een internationale bedrijfsomgeving speelt efficiënt beheer van de vertalingen een belangrijke rol. Een productlancering die in meerdere landen plaatsvindt of een gelijktijdig geïnitieerde meertalige marketingcampagne vereist dat al het benodigde materiaal in alle doellanden beschikbaar is op het moment van de lancering. Dit geldt ook voor alle andere documenten. Ze moeten gemakkelijk beschikbaar zijn, en bij voorkeur met minimale inspanning.
We nemen een voorbeeld: een vertaalproces dat verloopt als project per e-mail:
Meestal omvat het vertaalproces op basis van e-mail acht of negen afzonderlijke stappen, afhankelijk van de situatie. Iedere stap vraagt om actie van de klant of van de vertaalleverancier. Het is heel goed mogelijk dat er voor het versturen van een vertaalaanvraag of een offerteaanvraag ook interne processen bij de klant hebben plaatsgevonden.
Het vertaalproces begint dus al eerder, dagen of soms zelfs weken, voordat de vertaler de te vertalen tekst ontvangt.
Als de behoefte aan vertalingen frequent en continu is, is het optimaliseren van het proces zinvol. Daarom zijn er implementaties / koppelingen in het softwarelandschap ontwikkeld om het vertaalproces zoveel mogelijk te automatiseren: connectors. Livewords biedt bedrijven de mogelijkheid de modernste connectors te implementeren die bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren en voldoen aan de hoogste (cybersecurity) eisen.
Het idee achter de integratie is om het beoogde vertaalmateriaal van het bedrijf met zo weinig mogelijk moeite naar de vertaaldienstverlener te laten sturen en terug te sturen. Zo kan bijvoorbeeld de vertaling van een webpagina in meerdere talen worden geïmplementeerd. Daarbij wordt het materiaal na het voltooien van een nieuwe webpagina automatisch doorgestuurd ter vertaling in de andere, gewenste talen. Als de vertalingen klaar zijn, worden ze teruggestuurd naar het systeem en wordt er automatisch een nieuwe taalversie van de webpagina gemaakt.
Het doel van de integratie is het minimaliseren van de hoeveelheid handmatig werk en het maximaliseren van de automatisering, zodat de medewerkers zich kunnen concentreren op de kernactiviteiten van het bedrijf.
Wat zijn de voordelen van integratie via een connector?
Procesautomatisering helpt bedrijven op verschillende manieren. Zoals hierboven vermeld, vermindert een integratie de hoeveelheid handmatig werk. Concreet betekent dit dat het te vertalen materiaal niet apart als bestand hoeft te worden gedownload en doorgestuurd per e-mail.
Het downloaden van bestanden en het verzenden ervan per e-mail lijken slechts een kleine hoeveelheid tijd te vergen, maar als deze routine regelmatig wordt herhaald op een wekelijkse basis of zelfs dagelijks, wordt het een aanzienlijke last. Ook mag niet worden vergeten dat het vertaalde materiaal weer in het systeem moet worden geüpload.
Zo zou een technisch schrijver of een schrijver van marketingcontent zich ongetwijfeld liever richten op het verbeteren van de originele inhoud dan een groot deel van de werktijd te besteden aan de distributie van de vertalingen.
Automatisering vermindert de kans op menselijke fouten. Was al het materiaal dat moest worden vertaald in de e-mail opgenomen? Is de laatste versie van het document vertaald? De automatisering die opgenomen is in de connector-oplossing, zorgt ervoor dat al het te vertalen materiaal wordt vertaald en dat er rekening wordt gehouden met eventuele updates van de documenten.
Het gebruik van een connector helpt ook om de time-to-market te versnellen. De door de automatisering bespaarde tijd kan vervolgens worden toegewezen aan andere activiteiten die de toegang tot de markt en de verkoop van het product bevorderen. Dit betreft niet alleen nieuwe producten. Het geldt ook voor nieuwe markten.
Het toevoegen van een nieuwe doeltaal aan een bestaande connector is eenvoudig. En nadat de taal is toegevoegd, zijn de vertalingen in de nieuwe taal net zo moeiteloos als de vorige. Het gebruik van een connector vergemakkelijkt ook de uitbreiding naar nieuwe markten.
Eén van de voordelen van een connector is ook de beveiliging van de gegevens. De te vertalen inhoud wordt op een veilige manier tussen het contentmanagementsysteem van het bedrijf en het vertaalmanagementsysteem overgedragen. Het gebruik van een connector zorgt ervoor dat bedrijf kritisch materiaal niet in handen van derden kan komen.
Bent u op zoek naar een integratieoplossing die voldoet aan uw contentwens? Neem contact met ons op!
De voordelen van integratie in een notendop
- Het zorgt voor minder handmatig werk.
- Met een lagere hoeveelheid handmatig werk is er minder kans op menselijke fouten.
- Vergemakkelijkt uitbreiding naar nieuwe markten.
- Verbetert de cybersecurity, omdat het te vertalen materiaal alleen tussen het contentmanagementsysteem en het vertaalmanagementsysteem wordt overgedragen.
Welke connectoropties zijn beschikbaar voor de implementatie van de integratie?
De productiesector maakt, net als andere sectoren, gebruik van een grote verscheidenheid aan contentmanagementsystemen. En het is niet ongewoon dat er volledig op maat gemaakte systemen zijn ontwikkeld om aan de specifieke behoeften van het bedrijf te voldoen, waarbij ERP (Electronic Resource Planning), contentmanagement en productinformatiesystemen worden gecombineerd.
Er bestaat niet één systeem dat voor iedereen geschikt is als meerdere variabelen een rol spelen. Geïntegreerde oplossingen kunnen grofweg worden onderverdeeld in drie categorieën: kant-en-klare oplossingen, “hot folder”-oplossingen en maatwerkoplossingen.
Kant-en-klare connectoren
Een kant-en-klare connector is een bestaande integratie die snel kan worden geïmplementeerd voor gebruik tussen het contentmanagementsysteem (CMS) en het vertaalmanagementsysteem ook wel Translation management System genoemd. (TMS).
Afhankelijk van het CMS kan de implementatie van de connector net zo eenvoudig zijn als het downloaden van een CMS-extensie die een verbinding tussen het CMS en het TMS tot stand brengt. In sommige gevallen is de connector ingebed in het CMS en is deze zichtbaar als een van de functies binnen het systeem.
Het belangrijkste principe is dat de toepassing en het gebruik van de connector eenvoudig wordt gemaakt. De geproduceerde content kan met een paar muisklikken rechtstreeks vanuit het CMS ter vertaling worden aangeboden aan de betreffende vertaler. De voltooide vertaling wordt automatisch teruggestuurd naar het CMS, zonder dat daar een aparte actie voor nodig is. Afhankelijk van het systeem kan de gebruiker ook een melding krijgen wanneer de vertaling klaar is.
Met Livewords kan een kant-en-klare connector worden geïmplementeerd voor verschillende contentmanagementsystemen, zoals Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver en SAP Hybris.
Kant-en-klare connectoren zijn op hun best als de content bijvoorbeeld als eenvoudige webpagina wordt gepubliceerd. Ideaal voor kant-en-klare connectoren is een CMS waar nog geen plugins of koppelingen bij zijn aangebracht.
De belangrijkste kracht van kant-en-klare connectoren is dat ze snel en eenvoudig kunnen worden geïmplementeerd. Er zijn geen wijzigingen in de code van het systeem nodig.
Integratie via Hotfolder
Een hotfolder-oplossing kan worden gebruikt wanneer een kant-en-klare connector niet beschikbaar is, en een aangepaste connector te tijdrovend en te arbeidsintensief is voor de projectvereisten.
Met een hotfolder-oplossing wordt de te vertalen content geüpload naar een cloudservices zoals SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP of Google Drive. De dienst kan worden geprogrammeerd om automatisch nieuwe inhoud door te sturen naar de vertaaldienstverlener. Nadat de vertaling is voltooid, wordt de vertaalde content teruggestuurd naar de clouddienst, waar de klant deze kan ophalen.
Een hotfolder-oplossing is niet het hoogst mogelijke automatiseringsniveau, omdat de te vertalen content eerst uit het contentmanagementsysteem moet worden gehaald voordat deze voor vertaling kan worden doorgestuurd. Dit soort oplossingen zorgt echter nog steeds voor een aanzienlijke stroomlijning van het eigenlijke vertaalproces.
In de praktijk gebeurt het vertaalproces als volgt: de maker van de oorspronkelijke inhoud uploadt een bestand naar een actieve map, wat bijvoorbeeld een Dropbox-map op het bureaublad kan zijn. De inhoud wordt automatisch doorgestuurd naar het vertaalmanagementsysteem, waar deze wordt doorgestuurd naar een vertaler die gespecialiseerd is in het onderwerp. Nadat de vertaler klaar is met zijn vertaling, wordt de inhoud teruggestuurd naar de hotfolder, waar de klant deze kan ophalen en kan controleren of de tone of voice en de in de tekst gebruikte terminologie overeenkomen met de andere communicatie van het bedrijf. Afhankelijk van het CMS kan het uploaden naar en downloaden uit de hotfolder geautomatiseerd worden door middel van een script.
Zoals de naam al aangeeft, is deze oplossing zichtbaar voor de eindgebruiker als mappen. Als een bedrijf bijvoorbeeld in tien verschillende talen werkt, kunnen deze tien talen worden gedefinieerd als afzonderlijke submappen in de actieve map. Het bestellen van vertalingen kan bijvoorbeeld worden geïmplementeerd, zodat de inhoud wordt geüpload naar de mappen van de talen waarvoor een vertaling nodig is.
Een hotfolder-oplossing is ideaal in gevallen waarin af en toe vertalingen nodig zijn en u de content niet vaak hoeft te updaten. Het voordeel van deze oplossing is dat het gemakkelijk schaalbaar is naar een grote gebruikersgroep.
Hoewel dit niet het hoogst mogelijke automatiseringsniveau is, maakt de hotfolder-oplossing het verzenden van materiaal voor vertaling per e-mail overbodig. Aan de andere kant kunnen de vertalingen gemakkelijk worden gevalideerd door de persoon die de opdracht voor de vertaling geeft of door een persoon in het doelland.
Heeft u hulp of advies nodig bij het kiezen van een geschikte connectoroptie? Neem contact met ons op!
Connectors op maat
Het doel van een aangepaste connector is om het volledige potentieel van de automatisering te benutten. Een aangepaste connector is ook een goede optie wanneer een kant-en-klare connector niet alle vertaalbehoeften van de klant kan dekken. Als er bijvoorbeeld een persoonlijke validatie van de klant nodig is tijdens het vertaalproces, kan dit met een aangepaste connector worden uitgevoerd. Als er een aparte weergave nodig is waarbij de gebruiker de vertaalopdrachten in het contentmanagementsysteem kan bekijken, kan dit ook door middel van maatwerk worden geïmplementeerd.
Het uitgangspunt van een aangepaste connector is hetzelfde als dat van een kant-en-klare connector, namelijk het minimaliseren van de hoeveelheid handmatig werk en het maximaliseren van de automatisering. In de praktijk kan het proces zo worden geautomatiseerd dat de vertaler de eerstvolgende persoon is die de content aanraakt na de auteur van de oorspronkelijke content, het is deze vertaler die de content uiteindelijk ook weer terugstuurt.
Het aanpassen van het vertaalproces maakt het ook mogelijk om workflow-selectie in het proces op te nemen. Eén van die workflows zou machinevertaling kunnen zijn. Dit is slechts een voorbeeld van de beschikbare mogelijkheden; we raden geen ruwe machinevertaling aan voor externe communicatie. Door post-editing van de automatische vertaling toe te voegen aan het proces, kan een eindresultaat worden bereikt dat geschikt is voor publicatie.
Oplossingen op maat worden mogelijk gemaakt door een Application Programming Interface (API). Via de API kunnen het contentmanagementsysteem en het vertaalmanagementsysteem met elkaar communiceren.
Een API wordt gebruikt in gevallen waarin een kant-en-klare connector niet aan alle behoeften voldoet. Het gebruik ervan is ook vereist wanneer het contentmanagement- of productinformatiesysteem niet standaard kan communiceren met het vertaalmanagementsysteem. Dat wil zeggen, als er nog geen connector tussen de systemen bestaat. De behoefte kan ook ontstaan in gevallen waarin het contentmanagementsysteem sterk is aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf.
Zoals bij alle aanpassingen vereist het maken van een aangepaste connector tijd en inzet. Een oplossing op maat loont zich echter al zodra de processen zijn gestroomlijnd en de mate van automatisering is toegenomen.
Een aangepaste connector is op zijn best als er regelmatig en voortdurend vertalingen nodig zijn. Voor de productiesector kan dit betekenen dat bijvoorbeeld documentatie, handleidingen of marketingmateriaal moet worden bijgewerkt.
Als er in meer dan tien talenparen vertaald moet worden, biedt een kant-en-klare of aangepaste connector de beste hulpmiddelen voor het automatiseren van het vertaalproces. Automatisering levert een aanzienlijke kostenbesparing op nadat de hoeveelheid handmatig werk zoveel mogelijk is verminderd.
Bij gebruik van een maatwerkoplossing kan de klant ook gebruik maken van de API om de connector aan te maken. Dit vereist natuurlijk dat het bedrijf over de nodige competenties voor API-programmering beschikt. Livewords helpt graag bij de ontwikkeling van een connector als een vertaalklant bereid is een connector te maken tussen zijn productinformatie- of contentmanagementsysteem en het vertaalmanagementsysteem van Livewords.
Tijd- en geldbesparing door integraties
Door het vertaalproces te automatiseren worden middelen vrijgemaakt die gebruikt kunnen worden waar ze het meest nodig zijn. Zelfs een eenvoudige verbinding elimineert al handmatige werkstappen uit het vertaalproces. Door meer te automatiseren kan het vertaalproces vloeiender verlopen en kan het aantal handmatige stappen worden geminimaliseerd. De partijen die de content verzorgen kunnen zich dan richten op hun kerntaken. Tegelijkertijd kan de productiviteit worden verhoogd en kan de toegang tot nieuwe markten worden vergemakkelijkt door een gestroomlijnd vertaalproces.
Heeft uw bedrijf behoefte aan technische documentatie en andere content in meerdere talen? Wilt u geen vertaalopdrachten meer per e-mail versturen? Neem contact met ons op – onze experts helpen u bij het kiezen van de oplossing die het beste aan uw behoeften voldoet.