Het valt niet mee om een aanbieder van vertalingen te selecteren. Om te beginnen moet u beslissen of u gebruikmaakt van freelance vertalers, in-house vertalers of externe aanbieders van taaldiensten (of een combinatie hiervan).
Is uw keuze gevallen op professionele aanbieders van vertalingen, dan het is uw volgende uitdaging om te beslissen met welke aanbieder u in zee gaat. Er zijn tienduizenden aanbieders van taaldiensten, variërend van kleine Single Language Vendors (SLV’s) van twee personen die in één taal zijn gespecialiseerd, tot multinationale Multi-Language Vendors (MLV’s) met duizenden medewerkers die alle talencombinaties bestrijken en een scala aan diensten met toegevoegde waarde leveren.
Een goede manier om uw opties in te perken en ervoor te zorgen dat u de beste aanbieders van vertalingen voor uw bedrijf selecteert, is via een oproep tot het doen van voorstellen (RFP, Request for Proposal) voor vertaaldiensten oftewel een vertaal-RFP.
Om u op weg te helpen hebben wij een eenvoudige model-vertaal-RFP samengesteld, met daarin een reeks vragen die u naar wens in uw RFP kunt opnemen, afhankelijk van uw specifieke situatie.
Download onze gratis model-RFPWilt u met een vertaal-RFP werken?
Om een vertaalbureau te kiezen hoeft u niet altijd een volledige RFP voor vertaaldiensten uit te sturen. Soms volstaat het om een paar vragen te stellen en een voorbeeldvertaling op te vragen.
Er zijn echter scenario’s waarin een vertaal-RFP mogelijk wel de juiste aanpak is:
- Als u al een aantal jaren vertaalt, maar nog geen gecentraliseerd standaardproces hebt ingericht voor het optimaliseren van vertaalkosten en het monitoren van vertaalbureaus.
- Als u niet tevreden bent over de manier waarop het vertaalproces momenteel is ingericht, gewoonlijk om een van de volgende redenen:
- ontoereikende kwaliteit van vertalingen
- matige kwaliteit van de dienstverlening (communicatie en omlooptijd)
- onvoldoende vertaalprocessen en technologie
- het ontbreken van een volledige serviceoplossing
- uit de hand lopende vertaalkosten
- Als u een specifiek grootschalig project hebt dat op korte termijn specifieke ervaring en expertise vereist
Het verzoek om informatie aan vertaalbureaus
Afhankelijk van uw situatie kunt u ook een RFI (Request for Information, verzoek om informatie) uitschrijven in plaats van direct tot de vertaal-RFP over te gaan. Het RFI is een voorlopige fase die nuttig is in de volgende situaties:
- Als u nog geen shortlist van vertaalbureaus hebt
- Als u geen duidelijk idee hebt wat u zoekt
Neem enkele algemene open vragen in het RFI op, maar maak het niet te gek. Het doel van een RFI is om informatie te verzamelen en om in te schatten of potentiële leveranciers in aanmerking komen voor de volgende ronde. Als u te veel vragen stelt, zullen niet alleen de vertaalbureaus aarzelen met antwoorden, maar bent u ook veel tijd kwijt aan het doornemen van honderden antwoorden. Vergeet ook niet om achtergrondinformatie over uw situatie en behoeften op te nemen. Op die manier vergroot u de kans om nuttige input te ontvangen.
De vertaal-RFP – plannen en opzetten
Wat de reden ook is waarom u een RFP voor vertaaldiensten uitstuurt, als u iets meer tijd besteedt aan het plannen en opzetten van uw RFP, vergroot u de kans op een goed resultaat.
Inrichting en distributie van vertaal-RFP
Om te beginnen moet u beslissen hoe u de RFP bekendmaakt en de antwoorden verzamelt. Hiervoor hebt u verschillende opties. Elke optie heeft zijn voor- en nadelen:
- RFP-automatiseringssoftware: Grotere bedrijven beschikken waarschijnlijk over software voor elektronische aanbestedingen waarmee ze grote RFP’s kunnen beheren. Dit heeft als voordeel dat het proces gemakkelijker is in te richten. Bedenk echter wel dat inkoopveilingsystemen contraproductief kunnen zijn als het gaat om het evalueren van vertaaldiensten, omdat er geen rekening wordt gehouden met de variabelen die worden genoemd onder het kopje “Prijzen” hieronder.
- Enquêtetools in de cloud: Een andere mogelijkheid is het inrichten van een RFP in een enquêtetool in de cloud zoals SurveyMonkey. Deze tools hebben als voordeel dat u de manier waarop de vragen worden beantwoord, in de hand kunt houden (door velden te definiëren en verplichte vragen te bepalen). Daarnaast kunt u ook profiteren van rapportagefuncties waarmee u antwoorden gemakkelijk kunt filteren en analyseren. Als u voor deze optie kiest, is het echter een goed idee om daarnaast een downloadbare kopie van de RFP-vragen te verstrekken, zodat de vertaalbureaus hun antwoorden offline kunnen opstellen.
- Excel: Spreadsheets zijn toegankelijk en worden daarom vaak gebruikt om antwoorden te verzamelen die gemakkelijk kunnen worden gefilterd en vergeleken. Het nadeel is echter dat ze niet erg gebruikersvriendelijk zijn voor de bedrijven die ze moeten invullen. Daarnaast gebeurt het nogal eens dat cellen beschadigd raken, dat werkbladen zoekraken enz.
- Word: Veel bedrijven kiezen ervoor de RFP in pdf-formaat uit te sturen en de leveranciers te verzoeken hun antwoorden in Word te leveren. Deze aanpak is aan te bevelen als u de voorkeur geeft aan open en inventieve antwoorden. Bedenk echter dat deze methode alleen geschikt is als u uw RFP naar een klein aantal leveranciers stuurt. Het kost namelijk veel meer tijd om alle antwoorden door te lezen en de resultaten te analyseren.
Evenzo moet u beslissen hoe u eventuele vragen afhandelt. Hebt u een vragenbeheersysteem dat u hiervoor kunt inzetten? Handelt u vragen per e-mail af? Zo ja, dan loont het misschien de moeite om een specifiek e-mailadres of een specifieke e-mailmap speciaal voor de RFP in te stellen. Ten slotte moet u bepalen of vertaalbureaus alleen op uitnodiging op de RFP kunnen reageren of dat u de RFP liever openstelt voor alle geschikte vertaalbureaus. In het laatste geval moet u ook overwegen een uiterste datum te stellen waarop u blijken van belangstelling in behandeling neemt.
Tijdlijn van vertaal-RFP
Een RFP-proces is niet het juiste moment om uw potentiële vertaalbureaus onder druk te zetten. Een goed gepland RFP-proces neemt in totaal ongeveer zes tot tien weken in beslag (afhankelijk van of u er een RFI-fase in opneemt).
- Week 1 – Bekendmaking van RFI
- Week 2 – Deadline voor reacties
- Week 3 – Analyse van RFI-reacties
- Week 4 – Bekendmaking van RFP
- Week 5 – Deadline voor potentiële vertaalbureaus om vragen in te dienen
- Week 6 – Vragen van alle deelnemende vertaalbureaus beantwoord
- Week 7 – Deadline voor indienen van voorstellen
- Week 8 – Analyse van voorstellen
- Week 9 – Uitnodiging voor definitieve presentatie
- Week 10 – Definitieve beslissing
Selectiecriteria voor vertaal-RFP’s
Het is een goed idee om, voordat u uw vertaal-RFP uitstuurt, een overzicht te maken van uw prioriteiten en voorkeuren, zodat u uw einddoel in zicht kunt houden. Ook is het een goed idee om een scorekaart van vertaalbureaus op te stellen, zodat u de reacties gemakkelijk en objectief kunt analyseren.
Wat er in uw vertaal-RFP moet staan
Geef ruim voldoende informatie over uw bedrijf en uw eisen. Leg in detail uit waarom u de RFP voor vertaaldiensten uitstuurt en wat u aan vertaalwerk nodig hebt, waaronder:
- Wat ontbreekt er in uw huidige inrichting van de vertaaldiensten?
- Wat zijn de belangrijkste kwesties en uitdagingen waar u mee te maken hebt?
- Wat zijn uw interne processen en vereisten?
- Hoe is uw bedrijf technologisch ingericht?
- Hoe vaak doet u een vertaalverzoek en om wat voor hoeveelheden gaat het?
- Wat is het vakgebied, het tekstformaat en het type content?
- Welke talencombinaties hebt u nodig (inclusief eventuele lokale taalvarianten)?
Hoe meer informatie u geeft over uw behoeften en eisen, hoe groter de kans dat u voorstellen ontvangt die op maat zijn gemaakt voor uw specifieke situatie.
Wat te vragen
Algemene informatie
Informeer behalve naar de algemene contactgegevens ook naar de volgende onderwerpen:
- Omvang van het bedrijf – Zowel qua omzet als qua aantal voltijds werknemers ingedeeld naar functie.
- Informeer naar de belangrijkste klanten van het vertaalbureau. Dit geeft u een idee van de manier waarop men met u zal omgaan (VIP-klant tegenover kleinere klant).
- Informeer naar het personeelsverloop onder belangrijke werknemers: of het contact met een vertaalbureau goed verloopt, hangt vaak af van de persoonlijke betrekkingen die gaandeweg met belangrijke contactpersonen worden opgebouwd. Het is dus nuttig om te weten hoe groot te kans is dat u vaak met nieuwe medewerkers te maken krijgt.
- Locatie(s) van het bedrijf – Hiermee komt u te weten of een vertaalbureau bij uw bedrijf past qua lokale aanwezigheid. Als u weet dat een vertaalbureau lokale kantoren heeft op belangrijke locaties, kunt u er daarnaast achter komen wat de sterke en zwakke punten van het bureau zijn wat betreft talencombinaties en deskundigheid
- Organisatie en management van het bedrijf – Als u weet hoe het bedrijf qua organisatie en leiding in elkaar steekt, kunt u inzicht krijgen in de bedrijfscultuur.
Klantreferenties en casestudy’s
Een van de beste manieren om erachter te komen of een vertaalbureau al ervaring heeft in uw vakgebied is om klantreferenties op te vragen.
- Vraag om specifieke details over vertaalde woordaantallen, talencombinaties en type content.
- Casestudy’s geven u inzicht in de manier waarop vertaalbureaus proactief innovatieve oplossingen hebben geïmplementeerd om problemen van klanten op te lossen.
Technologie
Controleer of het vertaalbureau beschikt over de technologische mogelijkheden om uw bestanden te verwerken en om gestroomlijnde workflows te creëren die passen bij uw technologische inrichting.
- Informeer naar de specifieke taaltechnologische hulpmiddelen die het vertaalbureau gebruikt en probeer erachter te komen of het de voorkeur geeft aan oplossingen van eigen makelij (waardoor later overstappen mogelijk lastiger wordt) of zich zonder bezwaar aanpast aan een oplossing die op de markt verkrijgbaar is.
- Vraag wie de eigenaar van de vertaalgeheugens is en hoe deze worden onderhouden. Bedenk dat uw meertalige content een belangrijk bedrijfsmiddel is dat moet worden beschermd.
- Vraag welke tools voor workflowmanagement worden gebruikt en welke gegevens worden getraceerd.
- Als u nog geen vertaalmanagementsysteem hebt, vraag dan of vertaalbureaus een klantportaal beschikbaar stellen en wat voor functies dit biedt.
Kwaliteit
Alle vertaalbureaus zullen zeggen dat ze hoogwaardige vertalingen leveren, dus het is zaak om in de RFP-fase de juiste vragen te stellen om echt te weten te komen of zij voldoen aan uw behoeften. Doorgaans zijn voor het leveren van hoogwaardige vertalingen gedegen vertaalprocessen nodig met enerzijds handmatige en automatische kwaliteitscontroles en anderzijds uitstekend vendormanagement. Hier volgen enkele tips:
- Stel specifieke vragen over erkende kwaliteitscertificeringen zoals ISO 17100 en ISO 9001.
- Vraag naar de resultaten van eventuele klanttevredenheidsonderzoeken.
- Vraag hoe non-conformiteiten worden bijgehouden en beheerd.
Projectmanagement en vendormanagement
Projectmanagement en vendormanagement zijn twee belangrijke afdelingen bij vertaalbureaus, dus u moet er zeker van zijn dat de mensen die uw vertalingen beheren bekwaam zijn. Vraag om de profielen en/of cv’s van de projectmanagers en vertalers die aan uw projecten worden toegewezen, en om informatie over vendormanagementprocessen. Hoe gaat bijvoorbeeld het werven, testen en monitoren van freelance vertalers in zijn werk?
IT-infrastructuur, beveiliging en gegevensbescherming
Vertaalbureaus krijgen doorgaans te maken met grote hoeveelheden vertrouwelijke content. Het is dan ook zaak om te garanderen dat het vertaalbureau over de benodigde technologie beschikt en de benodigde veiligheidsmaatregelen treft om te voorkomen dat uw gegevens in verkeerde handen terechtkomen. Vraag bij het vertaalbureau naar veiligheidsmaatregelen en toegangsrechten, en naar voorzorgsmaatregelen die worden genomen om de bedrijfscontinuïteit te garanderen.
Prijzen
De juiste prijsstelling van vertalingen is altijd een van de lastigste onderdelen van een RFP. U wilt uiteraard zo voordelig mogelijk uitkomen, maar doorgaans zijn in de kosten van vertalingen allerlei besparingen en bijkomende kosten verwerkt die niet onmiddellijk duidelijk zijn. Hierdoor krijgt u door alleen naar een tarief per woord te vragen onvoldoende inzicht in de algehele kosten van een vertaalbureau. Op zijn minst moet u specifieker zijn en vragen naar kortingen voor het gebruik van vertaalgeheugens, DTP-kosten, projectmanagementkosten en eventuele kosten voor technische ondersteuning en verwante technologieën zoals online lokale validatie of terminologiedatabases enz. Een goede manier om inzicht te krijgen in de algehele prijsstelling is vragen om een voorbeeldofferte op basis van een doorsnee project.
Capaciteit en beschikbaarheid
Ten slotte is het mogelijk dat u specifieke eisen hebt ten aanzien van omlooptijden en beschikbaarheid en dat u er zeker van wilt zijn dat het vertaalbureau de woordaantallen die u te vertalen hebt, aankan. Hieronder volgen enkele tips waarmee u kunt bepalen of het vertaalbureau aan uw behoeften kan voldoen.
- Vraag naar de gemiddelde omlooptijden voor doorsnee projecten.
- Vraag hoeveel vertalers met kennis van uw specifieke vakgebied beschikbaar zijn voor elke talencombinatie.
- Vraag wat de kantoortijden zijn en wanneer het kantoor gesloten is.