Eenvoudig een werkplek reserveren dankzij Microsoft Power Apps

Nadat de meesten van ons ruim een jaar lang meerdere pandemiegolven hebben meegemaakt en verplicht thuis moesten werken, keren veel landen langzamerhand weer terug naar het oude normaal. De kantoren gaan weliswaar weer open, maar nog wel met een beperkte capaciteit. Om voldoende afstand te kunnen bewaren, kan slechts een deel van alle werkplekken worden gebruikt.  

Sommige organisaties hebben voor een andere aanpak gekozen: zij laten hun werknemers nog steeds thuis werken (deels of helemaal), zodat ze minder kantoorruimte nodig hebben en kosten besparen. In beide gevallen zal er op kantoor lang niet altijd plek zijn voor iedereen die daar wil gaan werken.  

Bij Acolad moesten we ook op zoek naar een oplossing om werkplekken te reserveren en daarom hebben we naar diverse SaaS-tools gekeken. Uit onze evaluatie bleek dat deze allemaal drie nadelen hebben:  

• We kunnen geen gebruik maken van onze eigen kantoorplattegrond.
• De gebruikerservaring liet veel te wensen over. 
• Ze waren te duur.

Toen hebben we een beroep gedaan op de knappe koppen van het Power Platform team van Acolad. In slechts een paar dagen ontwikkelden zij een reserveringsapp voor werkplekken die gebruikmaakt van onze kantoorplattegrond, waarin we zelf de maximumcapaciteit kunnen instellen, die zowel op mobiele en desktopapparaten als in Microsoft Teams bijzonder gebruiksvriendelijk is én die bovenal gratis te gebruiken is in combinatie met een licentie voor Office 365. 

Hoe kun je Microsoft Power Platform precies gebruiken om werkplekken te reserveren? 

De identiteitscontrole vindt plaats op basis van het Active Directory-profiel. Zodra je identiteit is bevestigd, kun je op de welkomstpagina een nieuwe werkplekreservering doen of bestaande reserveringen beheren. 

• Je kiest op de kalender de datum waarop je naar kantoor wilt gaan. Op de kalender zie je meteen welke datums je hebt gereserveerd (blauw) en welke dagen al vol zijn (rood).  
• Zodra je een datum hebt gekozen, bevestig je het gewenste tijdvak: ofwel een vooraf gedefinieerd tijdvak (de hele dag, ’s ochtends of ’s middags) ofwel een aantal specifieke uren. 
• Bij de derde stap kies je een werkplek op de kantoorplattegrond. Ook deze plattegrond heeft slimme extra’s: alle gereserveerde werkplekken zijn rood, vrije werkplekken zijn groen en de werkplek die je het meest gebruikt is alvast geselecteerd en heeft een blauwe kleur. Je kunt een van de groene bureaus kiezen als werkplek voor die dag. 
• Tot slot krijg je nog een overzicht van je reservering te zien. Als alles klopt, kun je meteen bevestigen, maar je kunt ook nog terug naar de vorige stappen als je nog iets wilt veranderen. 

Kies via de kalender de gewenste datum. Rood duidt op geen vacatures.

Kies je gewenste tijdslot.

Kies een beschikbaar bureau (groen aangegeven).

Bevestig uw boeking!

Power Platform mailt dan een bevestiging naar de gebruiker en zet de reservering automatisch in diens agenda in Outlook.  

 Officemanagers kunnen een overzicht van alle reserveringen inzien, zodat zij maatregelen kunnen nemen als de gezondheid van de medewerkers in het geding dreigt te komen.  

 Het voorbeeld hierboven is een eenvoudige en toch heldere illustratie van de toegevoegde waarde die Power Platform kan bieden door processen te digitaliseren. De ontwikkeling en automatisering van de app, die geen complexe code vergde, kostte maar een paar dagen en geen weken of maanden.  

Een extra voordeel is dat je deze app op desktopcomputers, op mobiele apparaten én in Teams kunt gebruiken. En aangezien we in de back-end alleen SharePoint gebruiken, valt deze app zonder extra kosten onder een bestaande licentie van Office 365. 

Wil je dat wij deze app toespitsen op jouw organisatie en kantoorplattegrond? Of wil je met onze gecertificeerde Power Platform-experts in gesprek om te zien welke bedrijfsprocessen nog meer gedigitaliseerd en in een app gegoten kunnen worden? Laat het ons vooral weten!